優(yōu)化費用報銷流程 加強企業(yè)財務(wù)管理

倪文林

（大同力泰機械有限公司，山西 大同 037000）

所謂費用報銷是指企業(yè)各個業(yè)務(wù)部門在辦理資金支付后，憑借從供應(yīng)商、服務(wù)提供方獲得的費用發(fā)票到財務(wù)部門辦理結(jié)算的過程。費用的報銷流程需要企業(yè)經(jīng)辦人員、部門領(lǐng)導(dǎo)寫明資金支出內(nèi)容并簽字，并按照財務(wù)部門費用報銷規(guī)定填寫報銷單據(jù)，最終由財務(wù)人員、財務(wù)經(jīng)理簽字后，方可辦理資金結(jié)算。費用報銷流程既要簡潔、提高費用報銷的效率，還要具有嚴(yán)格的審核過程，通過報銷單據(jù)可以清晰地了解費用辦理相關(guān)責(zé)任人，為日后內(nèi)部審計、稅務(wù)稽核明確相關(guān)責(zé)任人提供依據(jù)。因此，企業(yè)應(yīng)優(yōu)化費用報銷流程，不斷提高財務(wù)管理效率，并降低企業(yè)財務(wù)風(fēng)險。

一、企業(yè)優(yōu)化費用報銷流程的重要意義

（一）保證企業(yè)財務(wù)管理制度順利執(zhí)行。企業(yè)每名工作人員在各個流程中均需要進(jìn)行費用報銷，財務(wù)部門在審核費用報銷憑據(jù)時，既要高效，又要認(rèn)真核對報銷內(nèi)容、數(shù)量，防止企業(yè)資金浪費：一是如果財務(wù)人員制定的報銷流程過于復(fù)雜，將大大增加經(jīng)辦人員、財務(wù)人員、管理層公文處理效率，使財務(wù)人員將主要的精力放在了審核原始憑證上，影響到了會計信息的質(zhì)量。二是如果費用報銷流程過于簡單，無法受到財務(wù)人員、部門領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控，將極易造成企業(yè)資金浪費或貪污。因此，企業(yè)通過優(yōu)化費用報銷流程，可以保證財務(wù)管理工作正常開展，使企業(yè)經(jīng)辦人員、財務(wù)人員可以明晰報銷具體流程，降低各自工作量。

（二）可以保證財務(wù)信息披露更加真實。財務(wù)人員制定的費用報銷流程中，規(guī)定經(jīng)辦人所在業(yè)務(wù)部門必須為第一審核人，應(yīng)對原始憑據(jù)的數(shù)量、內(nèi)容與實際情況是否相符進(jìn)行審核，以保證費用報銷的真實性、合法性。財務(wù)部門在對費用票據(jù)進(jìn)行審核時，會根據(jù)現(xiàn)行會計基礎(chǔ)核算相關(guān)規(guī)定、稅收法規(guī)對發(fā)票的合法性進(jìn)行再次審核，并通過設(shè)計費用報銷流程來規(guī)范企業(yè)工作人員費用報銷行為，財務(wù)人員通過審核后將一些不符合財務(wù)制度、稅收法規(guī)要求的票據(jù)退回，一來降低了企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險，二來也提高了企業(yè)會計信息的質(zhì)量。

（三）幫助企業(yè)管理層實現(xiàn)管理會計與業(yè)財融合目標(biāo)。所謂的業(yè)財融合是指企業(yè)將財務(wù)管理融入生產(chǎn)經(jīng)營各個流程，通過財務(wù)報表分析、預(yù)算管理等管理會計工具參與到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中，使企業(yè)在降低財務(wù)風(fēng)險的同時，提高經(jīng)營決策的正確度，確保企業(yè)可持續(xù)地發(fā)展。因此，企業(yè)通過優(yōu)化費用報銷流程可以將經(jīng)營業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的票據(jù)不斷進(jìn)行規(guī)范，督促財務(wù)人員參與到企業(yè)經(jīng)營活動當(dāng)中，有助于企業(yè)業(yè)務(wù)與財務(wù)的有機融合。

（四）明確財務(wù)管理職責(zé)，提高財務(wù)管理效率。財務(wù)人員通過優(yōu)化費用報銷流程，加大原始憑證審核力度，可以使企業(yè)業(yè)務(wù)部門工作人員了解費用報銷流程與財務(wù)管理的重要性。并使工作人員真正了解國家財稅政策與制度，督促工作人員在法律允許范圍內(nèi)開展經(jīng)濟業(yè)務(wù)。同時，能夠加快企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度的執(zhí)行，各個企業(yè)針對自身的發(fā)展情況制定了相應(yīng)的財務(wù)管理及費用報銷規(guī)章制度，能夠有效地對企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)管理及費用報銷流程產(chǎn)生具體的指導(dǎo)作用。

二、目前我國企業(yè)費用報銷中存在的問題

（一）費用報銷流程不規(guī)范。費用報銷是企業(yè)財務(wù)管理的重要內(nèi)容，它需要企業(yè)財務(wù)人員以流程或制度的形式加以監(jiān)控、規(guī)范。而目前，一些中小型企業(yè)由于對財務(wù)管理工作的漠視，在費用報銷過程中只要是領(lǐng)導(dǎo)簽字即可辦理支付，使費用報銷流程流于形式，無法發(fā)揮監(jiān)控作用。例如，一些具有責(zé)任心的部門經(jīng)理可以對費用報銷事項做到心中有數(shù)，一旦部門經(jīng)理出現(xiàn)記憶偏差或違背企業(yè)利益準(zhǔn)則現(xiàn)象則直接影響費用報銷成效。這就需要企業(yè)以費用報銷流程為依托推行配套制度加以管理，確保費用報銷流程管理科學(xué)高效，財務(wù)管理內(nèi)容更為精細(xì)全面。

（二）企業(yè)費用報銷未得到有效的監(jiān)管。費用報銷從表面上來講是支出事宜，實則涉及發(fā)票、報稅、會計信息質(zhì)量等企業(yè)財務(wù)管理事項，通過監(jiān)管可保障費用報銷按照流程合理、合法進(jìn)行，這就需要企業(yè)做好費用報銷程序監(jiān)管工作，規(guī)避財會信息質(zhì)量降低、偷稅漏稅等問題的發(fā)生。目前，我國絕大部分企業(yè)的費用報銷是由具體經(jīng)辦人持有原始費用憑據(jù)到業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門進(jìn)行審核。這種傳統(tǒng)的費用審核流程的主要弊端在于審核的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、管理層對某個專業(yè)領(lǐng)域缺少必要的了解，并對財務(wù)管理與內(nèi)部控制制度也缺少必要的認(rèn)知，常常造成費用報銷過程中出現(xiàn)審核不嚴(yán)、違反財經(jīng)紀(jì)律問題。正是由于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)核算、稅收法律等財經(jīng)理論知識的匱乏，使已經(jīng)獲得領(lǐng)導(dǎo)審批的費用票據(jù)交到財務(wù)人員手中時，財務(wù)人員有時會無奈地對該票據(jù)審核通過，增加了企業(yè)財務(wù)風(fēng)險、稅務(wù)風(fēng)險，擾亂了企業(yè)費用報銷流程。

（三）企業(yè)費用報銷受到管理層干預(yù)。費用報銷的審核是確保經(jīng)濟業(yè)務(wù)實質(zhì)合法、合規(guī)的前提條件，但由于企業(yè)日常費用報銷頻率的加大且種類繁多，對于一些不經(jīng)常發(fā)生的特殊費用并沒有通過制度、流程形式加以限定，導(dǎo)致財務(wù)人員在審核費用報銷票據(jù)時，出現(xiàn)不同財務(wù)人員審核結(jié)果不一致，對同一性質(zhì)的報銷所附單據(jù)的要求也不一致，甚至?xí)霈F(xiàn)同一人在不同時期審核同一性質(zhì)的費用也會產(chǎn)生不同。產(chǎn)生這種問題的主要原因是不同的人對企業(yè)費用報銷管理辦法和會計準(zhǔn)則的理解不一致。

（四）企業(yè)未樹立規(guī)范報銷流程意識。優(yōu)化費用報銷流程一方面需要企業(yè)制定完善的流程與制度，另一方面需要企業(yè)工作人員真正樹立良好的報銷意識。而目前，一些企業(yè)工作人員將財務(wù)人員費用報銷審核認(rèn)為是走形式，認(rèn)為只要是領(lǐng)導(dǎo)簽字就可以辦理一切費用報銷，尚未能樹立財經(jīng)法律意識。

三、企業(yè)優(yōu)化費用報銷流程，加強企業(yè)財務(wù)管理的具體途徑

通過以上對費用報銷流程現(xiàn)狀的分析可行，一些企業(yè)由于缺少了費用報銷意識，費用報銷審核要點存在缺失，費用報銷程序監(jiān)管不佳，相關(guān)制度有待完善等問題客觀存在，影響企業(yè)費用報銷綜合成效。基于此，企業(yè)應(yīng)持續(xù)優(yōu)化費用報銷流程，通過財務(wù)管理完成相關(guān)報銷任務(wù)，繼而使企業(yè)得以良性發(fā)展。

（一）建立完善的費用報銷流程與制度。首先，應(yīng)對費用報銷的流程進(jìn)行有效的管理。財務(wù)部門應(yīng)征求各業(yè)務(wù)部門意見，要求各業(yè)務(wù)部門申報部門費用報銷的特點與流程，使財務(wù)部門制定的報銷流程更加符合業(yè)務(wù)需要，具有一定的可操作性。同時，征求各業(yè)務(wù)部門對費用報銷流程的意見與建議，為日后費用報銷積累更加科學(xué)、有效的素材。其次，強化對費用報銷憑證進(jìn)行管理。財務(wù)人員應(yīng)針對不同業(yè)務(wù)類型，以制度的形式對票據(jù)樣式、內(nèi)容、抬頭、數(shù)量等進(jìn)行限定。再次，對于提交預(yù)支差旅費、采購或借款資金等業(yè)務(wù)，財務(wù)人員應(yīng)在制度中明確相應(yīng)的流程，避免因資金大量被占用而使企業(yè)承受過多的財務(wù)風(fēng)險。同時，按照內(nèi)部控制相關(guān)要求，對不同金額的費用報銷制定不同的審批權(quán)限與流程，以此來規(guī)范、約束大額費用報銷業(yè)務(wù)。從次，費用報銷制度中應(yīng)明確報銷憑證填寫、處理的時效性，以保證會計核算可以及時反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的本質(zhì)，避免因費用報銷滯后而增加企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險。最后，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)強化費用報銷管理。隨著企業(yè)資金流加大及費用報銷筆數(shù)的增加，引入信息化管理措施可強化企業(yè)報銷審核能力，為避免信息化管理數(shù)據(jù)遺漏等現(xiàn)象，需從安全管理、流程合規(guī)、精準(zhǔn)核算角度出發(fā)推行管理制度，突出信息化費用報銷優(yōu)勢，規(guī)避人為因素對企業(yè)費用報銷精確性、時效性帶來的不良影響。

（二）強化對費用報銷監(jiān)督與管理。一是財務(wù)人員應(yīng)強化費用報銷憑據(jù)的審核。財務(wù)人員可通過初步對費用報銷憑據(jù)進(jìn)行審核來實現(xiàn)報銷業(yè)務(wù)的真實性、合法性，嚴(yán)格按照企業(yè)制定的內(nèi)部控制、財務(wù)結(jié)算流程及會計基礎(chǔ)規(guī)范等要求，對費用憑據(jù)進(jìn)行審核，避免一些非法票據(jù)來掩蓋非法目的行為的發(fā)生，切實地降低企業(yè)財務(wù)風(fēng)險。例如，企業(yè)財務(wù)人員在審核費用報銷憑據(jù)時應(yīng)關(guān)注以下關(guān)鍵點，包括費用報銷經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容、經(jīng)辦人員與業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字、發(fā)票開具單位名稱及發(fā)票專用章等。二是具備條件的企業(yè)可以將OA系統(tǒng)與ERP綜合管理軟件相結(jié)合，通過信息化技術(shù)實現(xiàn)網(wǎng)上費用報銷程序，通過0A系統(tǒng)提醒業(yè)務(wù)部門、財務(wù)人員、管理層及時處理未報銷單據(jù)。三是通過信息化系統(tǒng)將預(yù)算指標(biāo)與報銷系統(tǒng)融合，使財務(wù)部門在審核費用報銷業(yè)務(wù)時，對于一些超出預(yù)算范圍的報銷憑據(jù)直接提示停止報銷，這樣可以保證企業(yè)費用報銷得到有效的預(yù)算控制，降低企業(yè)資金浪費風(fēng)險。四是通過制度明確各個業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)理、總經(jīng)理的費用報銷審批權(quán)限，一旦財務(wù)部門審核發(fā)現(xiàn)某筆費用報銷單據(jù)出現(xiàn)違反財經(jīng)紀(jì)律行為時，直接追究相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。五是財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)會計核算中的收入與支出配比原則，以制度形式明確費用報銷具體時限要求，例如，一般經(jīng)濟業(yè)務(wù)要在業(yè)務(wù)完成的一個月內(nèi)進(jìn)行報銷，3個月內(nèi)報銷的需要報分管領(lǐng)導(dǎo)審批，超過個三個月的，不能報銷。六是限定網(wǎng)上報銷流程的審批時間。超過規(guī)定的時間未審批，系統(tǒng)會自動跳入下一個審批環(huán)節(jié)，系統(tǒng)會默認(rèn)本環(huán)節(jié)已審批通過，如果在本環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，仍由本環(huán)節(jié)的審批領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。

（三）強化財務(wù)人才的培訓(xùn)。一是制定再完善、再科學(xué)的費用報銷流程與制度，應(yīng)由具備責(zé)任心、業(yè)務(wù)能力的財務(wù)人員實施方可保證作用的發(fā)揮。因此，企業(yè)應(yīng)提高對財務(wù)人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，為財務(wù)人員落實報銷制度提供環(huán)境。二是為財務(wù)人員在晉升、考察、學(xué)習(xí)等方面提供機會，充分調(diào)動企業(yè)財務(wù)人員參與業(yè)務(wù)管理的積極性。三是定期組織企業(yè)財務(wù)人員就內(nèi)部控制、預(yù)算管理、報銷流程等業(yè)務(wù)知識進(jìn)行培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。財務(wù)部要定期給業(yè)務(wù)部門講解報銷管理辦法及其在報銷中需注意的事項，這樣可以大大減少不合規(guī)、不合理費用的產(chǎn)生。第四，財務(wù)部內(nèi)部采取定期輪崗，業(yè)務(wù)互查等方式，對發(fā)現(xiàn)的問題及時整改，降低糾錯成本，提高工作質(zhì)量。

（四）企業(yè)內(nèi)部應(yīng)樹立正確的費用報銷意識。企業(yè)管理層及工作人員應(yīng)樹立起正確的費用報銷意識，保證獲取的發(fā)票真實、合法，避免個別工作人員利用報銷流程混亂、財務(wù)審核不嚴(yán)的機會貪污企業(yè)資金。同時，企業(yè)管理層應(yīng)廣泛宣傳優(yōu)化費用報銷流程的重要意義，督促各個業(yè)務(wù)部門嚴(yán)格按照財務(wù)部門制定的流程開展報銷業(yè)務(wù)。另外，企業(yè)應(yīng)建立財務(wù)管理業(yè)績考核機制，對于能夠按照預(yù)算指標(biāo)辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù)的部門及工作人員給予一定的獎勵，特別是對于節(jié)省企業(yè)費用資金的工作人員給予精神上、物質(zhì)上的獎勵。除此之外，企業(yè)應(yīng)將費用報銷系統(tǒng)與業(yè)務(wù)模塊、預(yù)算管理模塊、會計核算模塊統(tǒng)一，實現(xiàn)自動化費用報銷管理。隨著電子發(fā)票、移動互聯(lián)及大數(shù)據(jù)等新技術(shù)的日益成熟，將會推動費用流程化報銷不斷創(chuàng)新，為企業(yè)財務(wù)管理、戰(zhàn)略管理提供強有力的數(shù)據(jù)支撐，為企業(yè)未來更快適應(yīng)時代變革提供輔助力量。

（五）提高企業(yè)全面預(yù)算管理水平。績效評價、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算編制是預(yù)算管理涉及的主要內(nèi)容，其中預(yù)算編制需要依靠預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行實踐檢驗，預(yù)算執(zhí)行管理的過程之一就是費用報銷程序管理。為了實現(xiàn)收支與預(yù)算掛鉤的目的，企業(yè)管理層應(yīng)樹立正確的預(yù)算管理意識，按照相應(yīng)的財務(wù)核算流程填報費用預(yù)算審批表，保證各項費用支出嚴(yán)格控制在限額之內(nèi)，避免企業(yè)資金被浪費、超支。同時，強化企業(yè)全面預(yù)算管理也可有效規(guī)范企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)行為，降低企業(yè)個別業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)隨意支出企業(yè)資金行為。

（六）規(guī)范企業(yè)票據(jù)管理。一是財務(wù)人員在審核費用報銷憑證過程中應(yīng)強調(diào)發(fā)票的合法性，發(fā)票必須加蓋稅務(wù)機關(guān)監(jiān)制章，或加蓋財政部門公章的行政事業(yè)單位收費票據(jù)，并由開具單位加蓋企業(yè)發(fā)票專用章，這樣可以最直接地降低發(fā)票偽造風(fēng)險及與實際業(yè)務(wù)存在差異的風(fēng)險。二是財務(wù)人員應(yīng)要求經(jīng)辦人員提供的報銷票據(jù)必須符合以下要求，不可缺少如經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、發(fā)票開具時間、付款單位（抬頭）等內(nèi)容，發(fā)票表面還應(yīng)該清潔、可辨，不能存在任何挖補、涂改的痕跡。三是對于一些貨品項目與數(shù)量繁多的報銷業(yè)務(wù)，允許在發(fā)票后附貨物清單，并加蓋供應(yīng)商公章，清單的數(shù)量與金額必須與發(fā)票內(nèi)容一致。四是財務(wù)人員應(yīng)通過“金稅三期”、增值稅發(fā)票比對系統(tǒng)，對供應(yīng)商相關(guān)信息、發(fā)票真?zhèn)芜M(jìn)行查驗，這是驗證發(fā)票真?zhèn)蔚淖钪苯印⒆罡咝мk法。五是對于經(jīng)辦人員將發(fā)票遺失的情況，應(yīng)要求經(jīng)辦人員詳細(xì)寫明事件緣由，并由經(jīng)辦人員及業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)共同簽字后方可辦理費用報銷。對于可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)獲得電子增值稅發(fā)票的情況，經(jīng)辦人員應(yīng)積極通過互聯(lián)網(wǎng)下載、打印增值稅發(fā)票，連同情況說明一并向財務(wù)部門提供審批。對于無法提供火車票、飛機票、打車票的費用，經(jīng)辦人需提供的報銷材料包括本人說明、出差地點最近交通距離費用標(biāo)準(zhǔn)證明；對于購物發(fā)票、在住宿發(fā)票丟失的情況，經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)?shù)介_票單位開取單位證明，并將原發(fā)票金額、原發(fā)票號碼、單位財務(wù)專用章附注在證明書上。

四、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)應(yīng)重視優(yōu)化費用報銷流程工作，并通過宣傳、制度建設(shè)、人才培養(yǎng)、意識提升等途徑，督促企業(yè)各個業(yè)務(wù)部門和工作人員嚴(yán)格按照財務(wù)部門制定的費用報銷流程開展工作，使企業(yè)內(nèi)部形成良好的財務(wù)管理氛圍，不斷提高企業(yè)費用報銷效率，降低企業(yè)財務(wù)風(fēng)險、稅務(wù)風(fēng)險，不斷地提高企業(yè)財務(wù)管理的效率與水平，最終確保企業(yè)可持續(xù)地發(fā)展。