蔡春英
(帝森克羅德集團(tuán)有限公司,江蘇 昆山 215300)
存貨是企業(yè)的一項(xiàng)重要資源,是流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分,在企業(yè)的資產(chǎn)負(fù)債表中占有較大的比重。儲(chǔ)備一定數(shù)量的存貨是企業(yè)開(kāi)展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的基本保障。存貨也是企業(yè)營(yíng)運(yùn)資金的重要組部分,如果庫(kù)存占用資金過(guò)多,會(huì)降低資產(chǎn)運(yùn)作效率,給企業(yè)帶來(lái)巨大的資金壓力。所以,存貨管理越來(lái)越受企業(yè)重視。然而,中小民營(yíng)企業(yè)在存貨管理中存在不少問(wèn)題,這很大程度制約著企業(yè)的發(fā)展。因此,中小民營(yíng)企業(yè)想要提升競(jìng)爭(zhēng)力,必須對(duì)存貨管理中存在的問(wèn)題認(rèn)真總結(jié)并逐一解決。本文在分析了中小民營(yíng)企業(yè)存貨管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題基礎(chǔ)上,闡述了存貨管理的必要性;結(jié)合存貨管理的方法,提出存貨管理的有效改善措施,使企業(yè)的存貨管理水平更上一個(gè)臺(tái)階,從而增加企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。
存貨是指企業(yè)為滿(mǎn)足生產(chǎn)及銷(xiāo)售需求而儲(chǔ)備的物資,包括產(chǎn)成品、原材料及半成品、在制品、發(fā)出商品、在途物資等。它是中小民營(yíng)企業(yè)的一項(xiàng)重要流動(dòng)資產(chǎn),也是企業(yè)營(yíng)運(yùn)資金的重要組部分。存貨管理就是對(duì)存貨的有效控制,即通過(guò)對(duì)存貨的請(qǐng)購(gòu)管理、采購(gòu)管理、生產(chǎn)管理、銷(xiāo)售管理,以及庫(kù)存管理等環(huán)節(jié)的有效控制,使企業(yè)持有合理的庫(kù)存量。既能滿(mǎn)足企業(yè)生產(chǎn)及客戶(hù)需求,又能使存貨資金占用最低、存貨周轉(zhuǎn)率最高、并提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益。
常見(jiàn)的存貨管理方法主要有以下幾種,結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況,可以采用一種或多種方法。
1.ABC分類(lèi)管理法
根據(jù)物料的價(jià)值從小到大排序,將存貨分成A類(lèi)、B類(lèi)和C類(lèi)。A類(lèi)存貨:定義為非常重要存貨,價(jià)值占全部存貨的80%左右,品種占全部存貨的10%-15%左右,在日常管理中進(jìn)行重點(diǎn)管控。B類(lèi)存貨:定義為一般重要存貨,價(jià)值占全部存貨的15%左右,品種占全部存貨的20%-30%左右,在日常管理中進(jìn)行適當(dāng)管控。C類(lèi)存貨:定義為不重要存貨,價(jià)值占全部存貨的5%左右,品種占全部存貨的60%-65%左右,在日常管理中進(jìn)行一般管控。
在日常存貨管理中,可以將主要精力放在A(yíng)類(lèi)存貨的管理上,制定合理的采購(gòu)計(jì)劃。此類(lèi)存貨最好買(mǎi)了就用,用了再買(mǎi),這樣會(huì)降低儲(chǔ)備量,從而提高資金周轉(zhuǎn)率。
2.MRP庫(kù)存控制法
是根據(jù)市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)或顧客訂單制定產(chǎn)品的生產(chǎn)計(jì)劃,并通過(guò)物料清單(BOM)、現(xiàn)有庫(kù)存量、預(yù)計(jì)到貨量、最低安全庫(kù)存量等數(shù)據(jù),通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)每種物料進(jìn)行計(jì)算并指出何時(shí)將會(huì)發(fā)生物料短缺,以最小庫(kù)存量來(lái)滿(mǎn)足需要求并避免物料短缺的方法。
3.經(jīng)濟(jì)訂購(gòu)批量法(EOQ)
是一種固定的訂貨批量模型,是大多數(shù)企業(yè)最常采用的定購(gòu)方式。根據(jù)模型公式,計(jì)算出經(jīng)濟(jì)訂貨批量。當(dāng)企業(yè)按照經(jīng)濟(jì)訂貨批量法訂貨時(shí),可以達(dá)到存貨總成本最小,即訂貨成本和儲(chǔ)存成本之和最小,從而解決“需要訂購(gòu)多少”這一問(wèn)題。
4.JIT庫(kù)存管理法(又稱(chēng)為零庫(kù)存管理法)
JIT是Just In Time的縮寫(xiě),翻譯成中文其實(shí)就是“正好準(zhǔn)時(shí)”的意思。假如我們把它同生產(chǎn)管理與庫(kù)存管理兩方面相聯(lián)系起來(lái),那么也可以理解為“準(zhǔn)時(shí)到貨”的意思。
盡量減少或者是消除企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中從投入原材料到產(chǎn)出成品這全過(guò)程間的工廠(chǎng)存貨,從而建立起更高效的生產(chǎn)流程,是JIT管理法的目標(biāo)之一。在此體系設(shè)計(jì)下,成品完工下產(chǎn)線(xiàn)之時(shí)即是發(fā)貨給客戶(hù)之時(shí);各生產(chǎn)所需材料到某生產(chǎn)工序時(shí)即是此工序開(kāi)工之時(shí)。理想之狀態(tài)即為:生產(chǎn)過(guò)程中所有存貨都在產(chǎn)線(xiàn)上,任何當(dāng)下生產(chǎn)不需要的原材料不會(huì)被提前采購(gòu)入庫(kù),也沒(méi)有成品被提前加工出來(lái)。以此做到降低庫(kù)存至最低。
中小民營(yíng)企業(yè)在市場(chǎng)占有率、資本、人力、資源等方面與大、中型企業(yè)相比無(wú)優(yōu)勢(shì),所以加強(qiáng)存貨管理,降低企業(yè)成本,具有非常重要的意義,主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中,必須儲(chǔ)備一定數(shù)量的原材料,作為企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)的物質(zhì)保障。加強(qiáng)存貨管理,可以防止出現(xiàn)停工待料、生產(chǎn)中斷的風(fēng)險(xiǎn);也可以提高存貨周轉(zhuǎn)率,保持流動(dòng)資金高效循環(huán)利用。
中小民營(yíng)企業(yè)與大中型企業(yè)相比,品牌的知名度處于劣勢(shì)地位,企業(yè)為了滿(mǎn)足客戶(hù)需求,做到“以客戶(hù)為中心”,必須儲(chǔ)備一定數(shù)量的存貨。因此,有效的存貨管理,可以防止因產(chǎn)品儲(chǔ)備不足而失去銷(xiāo)售良機(jī),給企業(yè)帶來(lái)極大的損失;也可以靈活應(yīng)對(duì)客戶(hù)的各種變更,有利于企業(yè)提高銷(xiāo)售競(jìng)爭(zhēng)力,提高市場(chǎng)占有率。
企業(yè)經(jīng)營(yíng)從原材料采購(gòu)開(kāi)始、經(jīng)過(guò)生產(chǎn)加工轉(zhuǎn)為成品、再銷(xiāo)售給客戶(hù)、收回貨款完成一個(gè)經(jīng)營(yíng)循環(huán)。企業(yè)經(jīng)營(yíng)就是將實(shí)物資產(chǎn)轉(zhuǎn)化為貨幣資金,實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)增值。因此,加強(qiáng)存貨管理,不但可以減少資金在存貨環(huán)節(jié)的沉淀,保證營(yíng)運(yùn)資金連續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn),而且可以加快運(yùn)轉(zhuǎn)速度,提高資金使用效率,獲得增值效益。
存貨管理就是存貨在請(qǐng)購(gòu)管理、采購(gòu)管理、生產(chǎn)管理、銷(xiāo)售管理,以及庫(kù)存管理等各環(huán)節(jié)的有效控制,如果管理不善,就會(huì)增加企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本。比如請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過(guò)多,會(huì)造成存貨積壓,長(zhǎng)期占用流動(dòng)資金,嚴(yán)重會(huì)資金斷裂而破產(chǎn);采購(gòu)價(jià)格過(guò)高,會(huì)造成產(chǎn)品成本高,銷(xiāo)售競(jìng)爭(zhēng)力下降;如果物品存放時(shí)間過(guò)長(zhǎng),可能會(huì)損壞、變質(zhì)或者因產(chǎn)品更新?lián)Q代而不再適用;因此,加強(qiáng)存貨管理,可降低經(jīng)營(yíng)成本,提升企業(yè)的盈利能力。
很多中小民營(yíng)企業(yè)為了提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力,縮短產(chǎn)品交貨期,往往儲(chǔ)備的庫(kù)存量會(huì)高于大、中型企業(yè)。還有一些中小民營(yíng)企業(yè)缺乏對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的科學(xué)合理的規(guī)劃,僅僅是依靠以往的請(qǐng)購(gòu)經(jīng)驗(yàn)、近期或歷史同期的銷(xiāo)售情況,或者供應(yīng)商的折扣、市場(chǎng)的缺貨來(lái)請(qǐng)購(gòu)。采購(gòu)計(jì)劃規(guī)劃不科學(xué),很容易造成企業(yè)存貨過(guò)多、存貨周轉(zhuǎn)率慢,大量流動(dòng)資金被占用;也會(huì)造成缺料待工的狀況;同時(shí)物料采購(gòu)頻繁,會(huì)增加物料的運(yùn)輸成本和采購(gòu)成本。
有些中小民營(yíng)企業(yè)雖然有合同評(píng)審流程,但是大部分是流于形式。在日常采購(gòu)過(guò)程中只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行“貨比三家”,采用低價(jià)采購(gòu)策略,即哪家價(jià)格低就用哪家。因?yàn)椴少?gòu)人員對(duì)產(chǎn)品的專(zhuān)業(yè)知識(shí)了解不夠、采購(gòu)技能不強(qiáng),所以很難分析出產(chǎn)品的價(jià)格真正差異原因。采用低價(jià)采購(gòu)策略,不僅容易導(dǎo)致產(chǎn)品來(lái)料不良,也會(huì)影響生產(chǎn)缺料,以及增加后續(xù)的售后服務(wù)費(fèi)用。
部分中小民營(yíng)企業(yè)存貨管理制度不完善,內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置不完整,部門(mén)內(nèi)部職權(quán)不明確、崗位間缺少相互制約,這很容易出現(xiàn)管理責(zé)任難以落實(shí)的現(xiàn)狀。因此,企業(yè)也無(wú)法形成有效的監(jiān)督管理機(jī)制。還有部分中小民營(yíng)企業(yè)的績(jī)效考核中,沒(méi)有體現(xiàn)庫(kù)存管理的考核,也沒(méi)有建立有效的激勵(lì)機(jī)制;由于存貨管理的主體責(zé)任不明確,當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí),沒(méi)人相關(guān)人員負(fù)責(zé)。
也有部分小民營(yíng)企業(yè)在日常的存貨管理過(guò)程中,會(huì)出現(xiàn)新產(chǎn)品升級(jí),老庫(kù)存未能及時(shí)消耗;銷(xiāo)售訂單變更或取消,沒(méi)有對(duì)應(yīng)的應(yīng)急機(jī)制;生產(chǎn)過(guò)程中的物料超領(lǐng),沒(méi)有認(rèn)真尋找原因;完工產(chǎn)品因檢驗(yàn)不合格長(zhǎng)期停留在產(chǎn)品狀態(tài);倉(cāng)庫(kù)的呆滯料長(zhǎng)期無(wú)人問(wèn)津;安全庫(kù)存量設(shè)備不合理等。這些問(wèn)題的存在,在不同程度上增加了存貨的成本;更有甚者,有人會(huì)利用企業(yè)管理上的漏洞,監(jiān)守自盜或內(nèi)外勾結(jié)等舞弊行為,致使企業(yè)招受損失。
還有部分中小企業(yè)由于管理的粗放性和人員素質(zhì)等原因,對(duì)于存貨管理制度的執(zhí)行也不盡人意。表現(xiàn)在:制度已明確規(guī)定物料到后,先辦理驗(yàn)收入庫(kù),再進(jìn)行生產(chǎn)領(lǐng)料;產(chǎn)品生產(chǎn)完工之后,先辦理產(chǎn)成品完工入庫(kù),再安排銷(xiāo)售發(fā)貨。但在實(shí)際執(zhí)行中往往打了折扣,很多時(shí)候會(huì)因?yàn)檫@樣那樣的主觀(guān)客觀(guān)原因,產(chǎn)成品都發(fā)給客戶(hù),但原材料還處于缺料狀態(tài)導(dǎo)致ERP中不能扣賬。只要不影響銷(xiāo)售發(fā)貨,中間環(huán)節(jié)的違規(guī)問(wèn)題都會(huì)被掩蓋了。在這個(gè)過(guò)程中,很容易造成存貨庫(kù)存的不準(zhǔn)確。
中小民營(yíng)企業(yè)中,大部分倉(cāng)庫(kù)員學(xué)歷偏低、專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平不高、沒(méi)有管理思維,倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)導(dǎo)也很少系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過(guò)庫(kù)存管理。由于管理意識(shí)薄弱,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)無(wú)單發(fā)料;單據(jù)簽核手續(xù)不齊全,也照常發(fā)料或入庫(kù)。良品倉(cāng)中的物料,混入了很多不良品,很容易造成生產(chǎn)缺料;對(duì)供應(yīng)商的送貨數(shù)量沒(méi)有合理的規(guī)劃,造成倉(cāng)儲(chǔ)成本增加;倉(cāng)庫(kù)的呆滯料及報(bào)廢物料沒(méi)有及時(shí)處理,造成公司損失。大部分中小型民營(yíng)中,倉(cāng)管員一般待遇偏低,人員流動(dòng)性高,容易造成存貨賬面混亂、賬實(shí)不符,存貨管理質(zhì)量低下。
中小民營(yíng)企業(yè)雖然資產(chǎn)規(guī)模不大,但部分中小民營(yíng)企業(yè)因?yàn)樾袠I(yè)特點(diǎn)不同,企業(yè)的產(chǎn)品系列齊全,原材料種數(shù)很多,核算復(fù)雜及工作量比較大。在信息化投入方面,小中民營(yíng)企業(yè)會(huì)購(gòu)買(mǎi)一些標(biāo)準(zhǔn)化的ERP 產(chǎn)品,但其中的一些標(biāo)準(zhǔn)的模塊功能不能滿(mǎn)足企業(yè)的具體要求。在日常工作中,還是以傳統(tǒng)的EXCEL、WORD等辦公軟件作為主要的計(jì)算工具,這不僅時(shí)效性慢,而且容易出錯(cuò)。也有一部分中小民營(yíng)企業(yè)的某些部門(mén)雖然實(shí)行了信息化,但是信息不能共享。如果采購(gòu)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)和銷(xiāo)售部門(mén)不能了解存貨的時(shí)時(shí)庫(kù)存,各部門(mén)獨(dú)立運(yùn)作,容易造成庫(kù)存積壓。
對(duì)于企業(yè)銷(xiāo)售的常規(guī)產(chǎn)品,可以利經(jīng)濟(jì)訂貨批量模型對(duì)企業(yè)的原材料及成品的采購(gòu)進(jìn)行合理規(guī)劃。經(jīng)濟(jì)訂貨批量模型主要是根據(jù)原材料或成品的年需求量、每次訂貨成本、單位產(chǎn)品的年保管費(fèi)用來(lái)計(jì)算一次訂貨的數(shù)量,按這個(gè)數(shù)量訂貨可以使訂貨成本和儲(chǔ)存成本之和最小,從而可以避免企業(yè)不必要的大規(guī)模采購(gòu)和多次采購(gòu)。同時(shí),企業(yè)也要根據(jù)供應(yīng)商的交貨期及原材料的日使用量,制定存貨的安全庫(kù)存量。安全庫(kù)存量可以保證訂貨期間的生產(chǎn)用量、額外的銷(xiāo)售訂單,或者供應(yīng)商及市場(chǎng)的缺貨。
對(duì)于企業(yè)銷(xiāo)售的訂制產(chǎn)品或常年銷(xiāo)售量非常少的產(chǎn)品,可以利用MRP庫(kù)存控制法,按銷(xiāo)售訂單,計(jì)算出每個(gè)訂單所需要的物料。基本上是用多少買(mǎi)多少,保持企業(yè)的庫(kù)存量最小,同時(shí)也能避免物料短缺。
采購(gòu)成本控制是多維度的,總結(jié)有以下幾種方法:第一,了解物料的成本、了解原材料的市場(chǎng)行情、分解供應(yīng)商報(bào)價(jià)組成,真正做到“貨比三家”。第二,控制來(lái)料質(zhì)量、減少售后服務(wù)費(fèi)用。第三,擴(kuò)大供應(yīng)商選擇名錄,淘汰不合格供應(yīng)商。第四,與供應(yīng)商保持良好的戰(zhàn)略合作關(guān)系。第五,對(duì)于研發(fā)材料,保持最小起訂量訂購(gòu)。第六,要求供應(yīng)商按規(guī)定的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)交貨,防止延遲交貨或提前交貨。提前交貨會(huì)增加企業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)空間,占用庫(kù)存資金等。第七,使用替代料。
掌握方法的同時(shí),也要提高采購(gòu)人員的綜合素質(zhì),具有主人翁精神。采購(gòu)人員只有真正認(rèn)識(shí)到降低成本的重要性,才能把降低采購(gòu)成本的工作做好。當(dāng)然,也不能一味地追求成本最低,同時(shí)也要兼顧產(chǎn)品的質(zhì)量、持有成本等,以大局的眼光統(tǒng)籌安排。
公司可以制定年度降價(jià)目標(biāo),定期對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)價(jià)格和質(zhì)量的評(píng)比考核,建立獎(jiǎng)懲機(jī)制,調(diào)動(dòng)采購(gòu)人員的積極性。
對(duì)于中小民營(yíng)企業(yè),建立和完善存貨內(nèi)部控制制度,可以防止日常工作中的錯(cuò)誤、有利于提高財(cái)務(wù)成本核算的準(zhǔn)確性、同時(shí)也能防止舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。完善企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置,形成科學(xué)有效的內(nèi)部分級(jí)授權(quán)和制約機(jī)制;明確各部門(mén)及部門(mén)人員的崗位職責(zé),確保不相容崗位和不相容業(yè)務(wù)相互分離、相互制約和相互監(jiān)督;同時(shí),加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)、培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。
在存貨的日常管理中,重點(diǎn)關(guān)注新產(chǎn)品升級(jí)與老產(chǎn)品的過(guò)渡的銜接問(wèn)題。近幾年,隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇,產(chǎn)品更新?lián)Q代速度越來(lái)越快。在產(chǎn)品升級(jí)變更中,大部分變更可以采用用完變更,即等舊料用完后再使用新料。在切換過(guò)程中,重點(diǎn)監(jiān)督舊料的消耗,避免圖省事直接采購(gòu)新物料,使大量老物料淪為庫(kù)存。對(duì)于完全切換后確認(rèn)不再需要的剩余物料,要及時(shí)進(jìn)行處置,減少管理成本及倉(cāng)儲(chǔ)成本。倉(cāng)庫(kù)人員在日常巡視中,主要內(nèi)容之一是發(fā)現(xiàn)并處理呆廢料,做到物盡其用,減少積壓、浪費(fèi)。公司可以組織定期盤(pán)點(diǎn)及不定期抽盤(pán),以保證賬實(shí)一致。
完善存貨管理制度,建立考核監(jiān)督制度以及獎(jiǎng)懲制度,通過(guò)考核及獎(jiǎng)懲制度讓各項(xiàng)工作落到實(shí)處。比如:對(duì)于倉(cāng)庫(kù)的呆滯料及安全庫(kù)存量,可以利信息化技術(shù)建立預(yù)警機(jī)制,公司定期召開(kāi)分析會(huì)議,對(duì)于超預(yù)警的部分,需要分析原因并提出相應(yīng)措施。如果存在失職情況,追究相關(guān)人員責(zé)任。同時(shí),公司定期派人了解采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)部門(mén)、生產(chǎn)車(chē)間的工作情況,對(duì)于存貨管理制度執(zhí)行不到位的情況及時(shí)批評(píng)指正;對(duì)于庫(kù)存管理制度中存在的問(wèn)題持續(xù)完善和修正。
企業(yè)招聘具有豐富的庫(kù)存管理工作經(jīng)驗(yàn)的人員來(lái)做倉(cāng)庫(kù)部經(jīng)理,做好倉(cāng)庫(kù)日常管理的同時(shí),監(jiān)督庫(kù)存持有數(shù)量。加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有員工的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn),如庫(kù)存ABC管理,提升員工專(zhuān)業(yè)水平;同時(shí)也要加強(qiáng)企業(yè)文化培訓(xùn),提高員工職業(yè)道德及責(zé)任感,培養(yǎng)以企業(yè)利益為先的意識(shí);建立績(jī)效考核體系,將降低庫(kù)存量、提高存貨周轉(zhuǎn)率作為重要指標(biāo),倉(cāng)庫(kù)部門(mén)所有員工參與考核,對(duì)于優(yōu)秀員工給予表彰及調(diào)薪。
中小民營(yíng)企業(yè)可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要,選擇與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)相匹配的ERP產(chǎn)品,借助信息化管理軟件,實(shí)現(xiàn)銷(xiāo)售模塊系統(tǒng)化、采購(gòu)模塊系統(tǒng)化、存貨管理模塊系統(tǒng)化、生產(chǎn)模塊系統(tǒng)化、成本核算精準(zhǔn)化。通過(guò)信息分享,使進(jìn)、銷(xiāo)、存各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有機(jī)結(jié)合起來(lái),有效地降低庫(kù)存、提高存貨周轉(zhuǎn)率。結(jié)合企業(yè)自己的預(yù)算,可以選擇分階段實(shí)施信息化建設(shè);對(duì)于一些特殊需求,可以定制一些模塊。
綜上所述,存貨管理對(duì)于中小民營(yíng)企業(yè)十分重要,存貨管理的好壞直接影響公司的經(jīng)營(yíng)成本及利潤(rùn)。加強(qiáng)存貨管理,可以提高存貨的周轉(zhuǎn)率及資金使用效率,實(shí)現(xiàn)存貨占用資金最小,企業(yè)效益最大化,使中小民營(yíng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。