醫院實現檔案管理現代化的要點解析

蘭志芳

（烏蘭察布市中心醫院 檔案室，內蒙古 烏蘭察布 012000）

一、前言

醫院的檔案記載著醫院的發展歷史、病人資料、醫生資料等多方面內容，這些檔案能夠客觀、真實地反映醫院在各個歷史階段的發展情況和各個醫生、工作人員的工作情況等。隨著醫院現代化建設的不斷推進，醫院的檔案管理工作是醫生集成工作的重要組成部分。醫院的檔案管理工作人員應當認識到檔案管理現代化的必要性，增強法律意識，增強自己的專業能力，提升工作效率和工作質量，進而有效提升整個醫院的檔案管理效率。另外，醫院也應當精準把握現代化醫院發展的特點，完善醫院的管理制度，加強醫院的檔案管理，為醫院的自動化建設、發展奠定堅實的基礎。

二、檔案管理現代化

檔案管理現代化是指使用計算機、互聯網等現代化技術處理有關檔案的相關資料、信息等，以實現信息傳送、信息存儲、信息發送與接收等，以達到加快信息流動速度的目的，進而有效保證信息資料檔案的安全性、可靠性、時效性［1］。

三、醫院實現檔案管理現代化的必要性

第一，隨著大數據、云計算等技術的不斷發展，資料搜索是否便捷是衡量醫院信息化建設水平高低的重要標準之一。我國的現代化進程的規劃以服務大眾、信息共享、高效安全為目標。為跟上國家現代化建設的步伐，必須將互聯網技術、數據分析技術等融入醫院檔案管理中，實現醫院檔案管理的信息化、現代化。由此可見，實現醫院檔案管理現代化的意義是利用現代化的科學技術優化傳統的檔案管理方法、手段等，減少檔案存儲成本，提升檔案管理的安全性。另外，實現檔案管理現代化可以利用網絡技術對各類檔案進行分類，并存入不同的文件夾，方便后期使用和查找，能夠為檔案管理人員的工作提供便利，節約工作人員的時間，減少其工作量和工作壓力，進而提升其工作效率和工作質量。

第二，實現檔案管理現代化能夠讓醫院檔案的使用率有效提升，進而提高檔案的價值。與傳統的管理模式相比，現代化的檔案管理不會受到時間、空間等因素的限制，可以隨時隨地使用、查詢各類檔案，進而解決檔案存儲空間不足和儲藏費較高等問題。

第三，醫院傳統的檔案管理主要是將紙質檔案集中存放于檔案管理室，醫院的檔案內容非常復雜，要想精準、快速地從檔案管理庫找到文件、傳輸文件等，幾乎是不可能的。實現檔案管理信息化，不僅能夠提升信息傳遞的時效性，也能提升資料查找的精準性，進而推進醫院資源信息共享［2］。

四、現代化檔案管理工作的新特點

（一）廣泛性

信息時代，醫院的檔案管理方式逐漸走向信息化、現代化，醫院檔案不再是傳統的紙質賬目等，而是電子賬目，其中包括電子文檔、磁性介質數據、醫院檔案管理系統程序等內容。由此可見，電子醫院檔案比傳統的紙質檔案更具廣泛性。

（二）專業性

當下，醫院檔案管理是現代化技術的載體，要求醫院檔案管理人員在具備會計知識的同時，還要具備過硬的計算機使用技能。因此，信息化時代的醫院檔案管理工作相較于傳統的醫院檔案管理工作具有較強的專業性。

（三）規范性

隨著計算機技術的發展，計算機的信息存儲性能、檢索性能等逐漸增強，為醫院檔案管理提供了優質的設備條件。醫院檔案管理一般都具有一個統一、標準的格式，財務人員根據該格式開展財務工作，具有較強的規范性［3］。

五、醫院檔案管理現狀

（一）缺乏信息化管理意識

隨著《中華人民共和國檔案法》的公布與實施，人們對檔案管理的重視度在不斷提升，醫院的管理層也逐漸認識到檔案管理的重要性，且檔案管理工作的質量已成為評估醫院管理水平和治療水平的重要指標。雖然部分醫院已將檔案管理工作融入醫院的日常管理，但由于管理人員對自動化檔案管理的重視度不高，醫院實現現代化檔案管理的進程受阻。與此同時，部分醫院的管理層與檔案管理人員仍未轉變傳統的檔案管理理念，還在使用人工方式管理醫院的各類檔案。另外，部分醫院雖已將現代化管理技術融入醫院的各項管理中，但還未將其應用到檔案管理中，導致醫院檔案管理工作的效率和質量遠不及其他管理工作。

（二）醫院工作人員的素質參差不齊

醫院檔案管理人員的個人素質、業務水平、業務熟練程度和認知水平都是影響檔案管理信息化的重要因素。而醫院檔案管理需要工作人員用大量的時間學習信息技術知識。一些年齡較大的檔案管理人員可能無法適應這一要求，從而使醫院檔案管理工作效率較低，難以順應新的時代潮流［4］。

（三）檔案管理理念陳舊

在過去很長的一段時間，醫院的檔案管理只是單純地提供檔案保管和檔案查詢服務，更深層次的作用沒有被挖掘出來，所謂的檔案管理也形同虛設。由于對檔案管理沒有引起重視，很多醫院總是無法深入剖析檔案材料，相關的檔案數據庫也亟待建立健全，無法讓檔案為醫院領導作出戰略決策提供有力支撐。另外，醫院對檔案的利用率相對較低，專門負責管理檔案的人員只能被動地提供檔案資料，很少主動積極地開發利用檔案信息，導致醫院檔案管理的效率難以有效提升，對醫院的發展造成一定的負面影響。

（四）缺乏完整的現代化醫院檔案管理制度

目前，我國大部分醫院都存在重視醫護人員的工作而忽視對病例、文書進行管理的問題，導致醫院的檔案管理制度不完善，醫院的檔案管理人員開展檔案管理工作沒有統一的指導標準，進而導致醫院的檔案管理混亂，效率低下，難以跟上醫院的現代化發展進程［5］。

六、醫院實現檔案管理現代化的要點

（一）對醫院的檔案實施系統化管理

對檔案進行分類，即細分為財務信息檔案、人事檔案、病例資料等，并根據分類為每一份檔案編號，如財務檔案編號為01，這樣不僅便于管理，而且能更方便地查找檔案。具體操作流程如下：若A員工接收到甲文書檔案，就須先檢查甲文書檔案是否完整，隨后對甲文檔進行分類，并為其編號，再將甲文檔的文檔名、文檔編號、文檔類型和A員工的姓名、工號錄入辦公室文檔檔案管理系統，最后將甲檔案收入檔案室，甲檔案便屬于A管理員工的管理范疇。B醫生要借閱甲檔案，則須登記B醫生的姓名、科室等信息。若甲檔案因管理不當而丟失，便要對A員工問責；若B醫生在借閱甲檔案期間將甲檔案弄丟，則要向B醫生問責。系統化管理醫院的各類檔案資料，能夠為醫院的檔案管理工作人員提供便利，有效防止檔案因記錄不清晰而丟失，還能有效提升查詢效率，進而提升醫院檔案管理人員的工作效率［6］。

（二）定期清理過期、無效的檔案

醫院的部分病例資料具有一定的時效性，這些檔案一旦超過使用期限，便會成為一張廢紙，繼續保存這些檔案不僅會占用檔案室的空間，還容易與其他檔案混淆，加大醫院檔案管理工作人員的工作量。因此，定期清除過期檔案，以提升醫院的各類檔案資料管理工作效率也是醫院檔案資料管理工作中的重要環節［7］。在清除過期檔案時，可以根據檔案的性質選擇清除方式，如紙質檔案可以循環利用，以達到環保節約的目的；電子檔案則需要將其壓縮或刪除，減少其占用的空間。重要檔案也會有一定的時效性，若對其長期保管，會影響其密封性，清理過期失效的重要檔案資料也是文書檔案工作人員的一項重要工作。在處理這類檔案時，紙質檔案可以直接利用粉碎機粉碎，必要時還可采取焚燒處理手段，進而保證重要文件的隱秘性；電子文稿應實行粉碎性刪除，防止有人通過文件恢復功能將該類文件恢復并盜走。

（三）提升醫院檔案管理工作人員的綜合素質

隨著互聯網技術的不斷發展，信息傳播速度越來越快。在這樣的背景下，醫院的檔案管理工作不能再拘泥于傳統的管理手段，而是要跟上時代潮流和科學技術的發展步伐，實現醫院檔案管理信息化。建立專業的人才隊伍是提升醫院現代化檔案管理水平的關鍵，醫院的管理工作、教學工作等若離開人才，則難以發展和創新。因此，醫院應組建一批專業水平高、現代化檔案管理意識強的檔案管理人員來管理醫護人員資料、病例資料等檔案，為建設現代化醫院奠定堅實的基礎［8］。具體方法如下：首先，醫院應當定期組織檔案管理工作人員參加培訓，讓其了解并掌握檔案管理信息化的新方法、檔案管理信息系統的操作方法等，滿足信息化、現代化檔案管理的要求。其次，檔案管理工作人員應當實現自我提升、自我突破，以增強自身的工作能力，防止自己因能力不足、觀念老舊而在信息化檔案管理改革浪潮中被淘汰。再次，醫院可將檔案管理工作人員參與培訓的情況計入日常考核，進而強化培訓效果，有效提升工作人員的能力。最后，醫院還應招聘專業素質高的工作人員負責醫院的檔案管理工作，為保證醫院檔案管理朝著現代化方向發展，辭退無法促進機構文件和檔案信息化管理發展的老員工。并且醫院還應提升現代化檔案管理人員的薪資水平，以留住人才，為醫院實現檔案管理現代化夯實基礎。

（四）構建醫院檔案信息化管理平臺

醫院的檔案資料管理應以集中存放、統一管理的方式進行，為提升醫院檔案的安全性，檔案資料管理信息化系統的建設應以保證檔案數字化和系統安全為目標。保障檔案信息的安全應先保證錄入系統信息的有效性和完整性，即在錄入信息時，相關工作人員應當嚴格審查檔案信息，并完善數字備份和歸檔制度、系統管理人員的責任制度、重要系統和程序的管理制度等；在系統管理安全方面，應保證信息服務軟件和系統的網絡安全、操作系統安全、數據庫安全和應用程序安全，設置多重安全保障機制，且為防止檔案信息丟失，應在醫院檔案資料管理系統中設立防火墻，防止不法分子侵入檔案資料管理系統破壞、盜取檔案資料，對醫院的運營和發展造成負面影響。

（五）建設完善的現代化管理制度

首先，應根據國家頒布的《檔案管理辦法》和醫院的實際情況制定醫院現代化財務檔案管理制度，以保證醫院所制定的現代化檔案管理制度與我國的法律要求相符，與醫院的管理情況、經營情況、發展情況相符。其次，醫院的檔案管理人員應將醫院的檔案管理工作納入醫院的議事日程，及時研究、分析并解決檔案管理過程中存在的問題，有效提升醫院檔案管理的效率。另外，醫院還應明確檔案管理工作人員的工作責任，并以一套具有完整性、科學性和合理性的考核制度約束、監督與管理醫院的檔案管理人員［9］。

（六）及時優化信息化檔案管理的硬件設施

為保證醫院現代化檔案管理工作的正常推進，醫院還應定期更新現代化檔案管理的硬件設施，以確保醫院的檔案管理工作正常、穩定開展。首先，醫院的管理層應當加大檔案管理的投資和宣傳力度，讓現代化檔案管理能夠得到社會的支持。為解決優化檔案管理帶來的資金問題，醫院應當拓寬融資渠道，獲取社會資源為醫院實現現代化檔案管理籌得更多的資金，為醫院實現檔案管理現代化、信息化奠定堅實的基礎。

七、結語

實現醫院檔案管理現代化對加快醫院現代化建設進程具有重要意義。檔案管理是醫院管理的重要組成部分，醫院的管理層和檔案管理工作人員必須強化檔案管理的現代化意識，同時不斷提升檔案管理人員的專業水平，增強相關工作人員的工作能力。另外，醫院還應構建信息化檔案管理平臺，制定符合法律和醫院情況的現代化檔案管理制度，優化信息化檔案管理的軟件設施和硬件設備，為醫院實現現代化檔案管理和現代化建設奠定堅實的基礎。