數字背景下科技檔案信息化建設與管理研究

趙玉萍

（核工業甘肅礦冶局，甘肅蘭州 730030）

0.引言

基于數字時代背景下，很多事物都發生了明顯的改變，特別是在人們的生活以及工作方面，各種信息化的技術手段、應用設備等都開始大規模普及。在大數據時代的影響下，傳統行業的發展也遭遇了很多沖擊，企業想要不被拋棄，就必須進行不斷轉型，在這種情形下，傳統檔案管理的發展也遭遇了障礙。檔案資源是人類知識和信息資料的主要組成部分，其發展受到大數據時代的影響，檔案資源量也發生了顯著的增長[1]。數據時代對人們的影響頗大，隨著科技體制的深化變革，在其不斷優化的過程中，也會遇到不少問題。根據目前的情況來看，科技檔案方面勢必要展開深入革新，在其發展變化的過程中，要逐漸朝著科技檔案便捷化的方向不斷前進。

1.數字時代背景

大數據最開始出現于2008年，在這一年的《自然》雜志中，出現了一個較為新鮮的詞匯，即大數據，其以該名詞為主題進行了相關分析。同樣在這一年，某一聯盟組織發表了一篇報告，主要內容為大數據計算的相關情況，在報告中，我們可以看到基于信息化的時代下，大數據計算怎樣實現對商業等領域的改變。在此之后，2011年，EMC在一年會中總結了大數據的概念，在此之后，關于大數據的研究開始不斷增多。

經過對大數據的進一步分析表明，它主要指向的是使用傳統軟件技術工具無法實現在特定的時期內獲取、加工和加以管理的數據信息集合體。而麥肯錫國際研究所給的定義則是一種數據收集，該規模可以在信息收集、儲存、管理和大數據分析等領域，達到傳統數據庫軟件工具所不能達到的水平。

2.科技檔案信息化建設與管理的特點意義

2.1 科技檔案信息化建設與管理的特點

數字背景下科技檔案信息化，從載體、形態、建設管理等方面都發生了較為明顯的變化，其特點也有了更新。詳細來講，檔案信息化特點新的表現主要有以下幾方面：

2.1.1 非人工直讀性

在傳統的紙質檔案中，其具有一個重要特點即直讀性，但是與之相比，在數據時代下的科技檔案信息化建立及其管理模式已經產生了很大的變革，所有檔案的記錄存儲方式都將采取數字式代碼形式，并使用專門的載體介質對文檔內容進行保存，常見的存儲介質包括云盤等。并且從檔案讀取方面來看，其也需要進行解碼，利用計算機或其他專業化的設備，將以數字式代碼存儲的檔案信息轉化為人們可以理解的文字、聲音等[2]。

2.1.2 依賴專用設備

在數字時代下，計算機技術的應用十分普遍，而科學檔案與信息化也必然離不開電腦等軟硬件儀器設備的支撐，科技檔案信息化載體，和有關設備軟件之間聯系密切。在這種情況下，檔案不再受潮濕、火災等因素的干擾，由于其必須要依靠專門的儀器設備，設備型號、軟件的規范度等一躍成為新的影響因素。

2.1.3 信息易更改性

基于數字背景下，數字信息將會借助一定的數字編碼形式加以記錄存儲，將記錄好的信息放置于專門的設備載體上。在這種情景下，科技檔案信息的可變更性更為突出，在傳統紙質檔案方面，如果想要更改信息，勢必會有涂改等跡象，但是在科技檔案信息方面，如果信息被增、刪、更改，則不容易被發現，隱蔽性比較強。

2.1.4 載體間分離性

數字背景下的科技檔案信息化和管理載體之間存在著較為明顯的可分離性，也就是說，在數字背景下，科技檔案信息的內容能夠借助不同的管理載體實現相互查看、交換。在這過程中，檔案的所有信息沒有被修改，這對其存儲不會產生影響。

2.1.5 信息具有共享性

科技檔案基于網絡技術的支持，其打破了傳統物理空間以及時間的限制，促使科技檔案在傳播、傳閱等方面的效率變得更高。除此之外，利用數字技術，科技檔案信息共享性會變得更為突出，并且集成性也會變得更高，人們可以突破時間、空間的束縛，利用專門化的渠道進行科技檔案的查詢利用。

2.2 科技檔案信息化建設與管理的意義

顯而易見，檔案的重要性不言而喻，其對于我們每個人而言，都有著不小的影響。因而這給檔案保存工作提出了嚴格的要求。在數字時代的背景下，傳統檔案行業隨之展開了改革變新，科技檔案的產生使得檔案存儲、管理等工作變得更為便捷化。由于檔案十分重要，因而科技檔案保存工作必須要做到嚴密、謹慎、不容出錯，對有關科研人員來說，是一個不小的挑戰。從整體的角度分析，很多檔案都要求保存較長的時間。通過對傳統檔案的調查了解可知，傳統檔案很容易殘缺甚至消失。給紙質檔案維護工作提出了較高的要求。很多科研機構在檔案存儲方面耗費了較多的心血，這使得潮濕、火災等情況發生的概率大大降低了，但是仍然還有一些問題沒有得到妥善解決，這使得檔案損毀等情況沒有完全消失。上述提出的諸多問題，在傳統檔案管理工作中無法得到有效解決。但是隨著信息化技術的不斷應用，在網絡技術的支持下，檔案可以與信息化技術融為一體形成檔案信息化，在這種情況下，潮濕、火災等情況將迎刃而解，避免了查閱檔案出現的丟失、破壞等情況，有效提升各檔案管理的安全性以及方便性。

3.科技檔案信息化建設與管理面臨的問題

3.1 科技檔案信息化發展缺乏均衡性

現如今，檔案管理部門對信息化檔案建設管理工作較為重視，但是根據實際發展情況來看，檔案管理部門之間的發展存在較大的差異性。科技檔案信息化建設需要有真實行動，單憑講口號并不能達成目的，在建設過程中，必然需要人才的支持，除此之外相應的數據庫以及一系列設備也是不可或缺的。紙質檔案的數字化需要從多方面進行考慮，實現軟硬件的同時發展，但是要想達到這一目的，需要投入較多的精力、資金等。除此之外，檔案管理工作的優化需要建立在局域的基礎上，在這一前提下展開檔案管理工作，能夠為相關部門創造較高的收入。

3.2 檔案管理管理落后

對于一些從事科技檔案管理的人員而言，其對于檔案信息化建設的含義沒有一個清晰的認知，在大多數管理人員的理解中，引入檔案信息管理系統等同于檔案信息化建設。但是從實際的角度來看，二者之間還是存在較大的區別的，檔案管理信息系統包含在信息化建設的范疇，前者相當于一種工具、模板，其能夠幫助檔案信息化建設工作順利展開。對于從事科技檔案管理工作的人員而言，其首先需要考慮的是管理理念以及方法的改變，在這一前提下，建立科學、規范的系統。檔案管理方面存在多種概念，有些概念在科技檔案信息化方面已經不再適用，但是不少管理人員并未及時反應過來。這些錯誤觀念的存在嚴重影響到了科技檔案信息化管理工作的順利開展。

3.3 科技檔案信息化建設缺乏整體規劃

在科技檔案信息化建設的初始階段，缺乏全局觀念，沒有制定、落實整體的規劃，在建立檔案管理信息系統方面沒有對實際情況進行合理思考，引入的信息系統與檔案管理之間缺乏科學聯系。除此之外，可能還存在檔案管理未集成的問題，使得歸檔管理工作受到了極大的阻礙。在這種情況下，管理系統與傳統檔案管理之間無法相互協調，甚至還會因為兼容不理想等問題導致檔案信息化建設工作無法正常進行。

3.4 管理人員能力不足

隨著檔案管理工作的不斷發展，管理模式方面也得到了良好的創新，涌現出了一大批新的管理模式，多方面的變化對檔案管理人員的綜合能力提出了嚴格的要求。相關工作人員不僅需要掌握相應的知識結構，還要具備過硬的技能。但是從科技檔案信息化建設的進展情況來看，從事檔案管理的工作人員不僅需要掌握相應的計算機技能，也要掌握對檔案管理信息進行處理的技能。

3.5 科技檔案信息化缺乏保障

由于科技檔案的管理水準各有不同，區別比較明確，所以沒有統一的檔案館信息化要求。電子檔案的范圍相對容易限制，科技檔案記載著科學技術工作的全部流程，里面包含的內容非常豐富，許多科技信息以及機密文件就出現在這里，這種信息有著很大的價值，一定要對它進行安全保存和防范。如果檔案管理人員缺乏操作安全意識，在這種情況下，很可能會給不法分子可乘之機，一些犯罪分子會通過計算機病毒等形式竊取數據庫中的有關信息，非常不利于保障檔案管理工作的質量。

4.數字背景下科技檔案信息化建設與管理的優化策略

4.1 賦予檔案新的內涵

建立數字檔案館，拓寬檔案的范圍，把任何有利用價值的信息記錄都歸入檔案的范圍，可以實時生成信息數據，但其中需要做的并不是將它全部收存起來，而是要截獲它并下載到存檔電腦等設備里面。一旦要利用有關數據，則能夠對其直接進行訪問、使用，可以將它作為大數據的一部分來看待。

4.2 及時更新知識結構

科技檔案的信息化結構涉及信息的獲取、管理、分類、保存和傳遞，必須借助軟硬件技術。在硬件設計方面，必須根據科技檔案管理部門需求不同的現實情況進行設計，要為其配置不同的用途。在軟件設計上，必須與科技檔案管理部門工作的實際情況緊密結合，創造完善的網上條件，以科技檔案網站平臺為基礎，逐步引入現代科技檔案系統，達到科技檔案信息管理的數字化和網絡化。

科技檔案網站主要面向的服務對象是一般公眾用戶，從某種意義上來講，也是向世界開放的窗口。在建立有關網站時，必須結合實際具體情況，設置有關科技檔案管理的重要內容，并對檔案信息加以合理利用。檔案網站的網絡形態面向使用者，同時檔案數據庫系統需要同步操作，所以，檔案數據庫系統一定要和實際生產和運行相配套。

4.3 做好信息化科技檔案收集歸檔工作

在信息數字化背景下，科技檔案的信息化前提和基礎是進行文本文檔、圖形文件和視音頻等不同文件格式技術檔案資料的整理存檔。詳細而言，就是每個文件格式下的檔案資料都必須通過適當的方法加以整理，并結合數字文檔存儲載體、信息記錄標準等確定合適的收集歸檔措施。除此之外，還需要結合對不同載體格式的數字科技檔案的了解，進行分類、排序整理。

4.4 拓寬性的檔案利用渠道

要搞好科學技術檔案保護管理工作，要從檔案利用渠道著手進行有關工作，全面發掘科學技術檔案管理部門的潛在價值。通過了解并掌握使用者的實際需要，掌握歸檔部門中各個節點的各種信息，并從中篩選能夠利用的信息，將其發布給社會公眾，并保留數據以進行信息流。

在大數據時代，數據占據著核心地位，必須要明確數據的所有權。無論采用集中式還是分散式模式，科技歸檔部門都應該位于數據鏈接的中心，并且還要位于數據收集和數據價值挖掘視角的頂部。作為科研單位，科技檔案管理人員不僅要保留傳統的科技檔案和資料，還要合理應用電子文件資源。

4.5 加強對信息化科技檔案的保管工作

在數字背景下，科技檔案的保護管理工作非常關鍵，這是確保數字化科技檔案安全的關鍵任務。除必須滿足紙質檔案保管的需要以外，還要根據數字科技檔案不同的載體形式，選擇相應的安全措施。在數字化時代，科學技術檔案信息化建立過程及其管理中最需要重視的就是信息安全問題，除必須確保文檔信息內容保存的安全性之外，還要嚴防文檔信息內容被不法使用、竊取。從一方面來講，要打好安全基礎。在訪問數據信息時，需要通過身份登錄認證，在設備中安裝殺毒軟件等中可以在一定程度上保障數據的安全性。從另一方面來講，還要提高安全意識。對于檔案管理工作人員來講，其需要從思想層面提高科技檔案信息的安全意識，將檔案信息的安全性擺在第一位[3]。

5.結論

科技檔案信息化建設與管理在大數據時代十分重要，其屬于順應時代潮流的產物，同時也是發揮科技檔案自身價值的迫切需要。結合科技檔案的特點意義以及相應的問題，我們提出了幾項優化措施建議，希望能夠讀科技檔案建設管理工作有所幫助。