城建檔案數字化歸檔方法研究

文｜淮南市城鄉建設檔案館 宮劍

1.城建檔案“雙套制”歸檔

一般情況下，紙質檔案在建設項目中仍占有很大份額。所以在日常的歸檔工作中，雙套制歸檔仍然是主流的歸檔方式。

1.1 雙套制歸檔概念

雙套制歸檔，既紙質文件與電子文件同時歸檔的方式，通過著錄、掃描、OCR識別等流程將紙質檔案完成數字化轉換工作，最終將紙質文件與電子文件同時進行歸檔保存。

1.2 雙套制歸檔流程

“雙套制”檔案加工分為：前處理、數字化加工、檔案驗收、加工收尾四個大環節，通過前處理環節，將未形成案卷的紙質資料進行整理、檢查等操作，此步驟是將紙質施工資料轉化成城建檔案的重要步驟。

1.2.1 前處理

參照《建設工程文件歸檔規范GB/T 50328-2019》，并結合各地城建檔案的實際情況，制定符合當地歸檔要求的《城建檔案歸檔移交目錄》（以下簡稱移交目錄）。根據《移交目錄》的要求，將紙質資料與《移交目錄》的條目一一對應，進行整理、組卷等前處理工作。

進行前處理工作時，需將多余文件進行篩選，保留有效文件，同時將文件中的鐵釘、塑料件等進行剔除。操作過程中，需將圖紙折疊成A4 大小，并對所有文件進行分卷、打碼操作。

整理完成的檔案，需要進行清點和檢查，確定無誤的案卷，移交到數字化加工環節。

1.2.2 數字化加工

數字化加工環節，是將紙質檔案轉換成電子掃描件的過程。通過檔案信息著錄、專業掃描設備進行紙質文件掃描，再通過圖像處理、OCR 識別技術，提高掃描文件的質量，將紙質檔案轉換成可全文檢索的雙層PDF 文件。

（1）檔案著錄

檔案著錄是按照項目級、工程級、案卷級、文件級在檔案管理系統中進行四級著錄，完整填寫著錄單中的項目名稱、工程名稱、地址、建筑面積等各項有效信息。

城建檔案“雙套制”加工流程圖

四級著錄圖

（2）檔案掃描

檔案掃描是按照紙質檔案的規格和質量，選擇使用高速掃描儀、平板掃描儀、大幅面掃描儀等專業設備進行圖像采集工作。掃描完成后，需對圖像的完整性，頁碼的順序，圖像質量進行檢查，根據各文件條目的頁碼情況，對電子圖像進行分條操作。完成掃描和分條后，提交至質檢環節。

（3）檔案質檢

檔案質檢是將掃描完成的電子圖像進行圖像處理、質量檢測的過程，在質檢環節，按照加工標準的要求對圖像資料進行糾偏、去污、裁剪、亮度及對比度調整等操作，旨在將電子圖像的質量進行優化，提高圖像清晰度、整潔性。

①總質檢

總質檢是對加工的所有流程進行全面檢查的過程，主要檢查是否存在電子文件關聯錯誤，電子文件有無漏頁、亂頁，圖像是否清晰，污漬是否去除干凈等情況。另外，還需要對OCR 識別效果進行檢查。

②檔案驗收

檔案驗收是對檔案整理、數字化加工情況進行檢查，確保檔案加工符合標準要求。

A.紙質檔案清點

紙質檔案完成加工工作后，提交到檔案管理科室進行清點工作，確保紙質檔案不出現遺失、錯亂的情況，保證紙質檔案的完整性和檔案整理工作的準確性。

B.電子文件驗收

按照檔案加工標準，對項目級、工程級、案卷級、文件級四級著錄信息以及電子文件情況進行驗收。

驗收過程中，需根據“規劃許可證”“施工許可證”“工程概況”等文件內的信息，對各級目錄的著錄項一一進行核對，確保各級目錄的著錄信息填寫完整、正確。

對各文件下的電子文件，采取抽查的形式進行檢查，對電子文件的掃描質量、圖像處理質量、OCR 識別情況進行抽查，確保電子文件能夠可靠利用。

③加工收尾

加工收尾主要是對檢查無誤的電子文件進行導出、上傳、備份、刻盤、封面、目錄、備考表打印、裝盒、入庫等操作。

A.導出、上傳

完成數字化加工的電子檔案，需導出“項目”“工程”“案卷”“文件”四級目錄的完整數據包。最終將完整的四級目錄數據包，上傳到檔案管理系統中，并檢查上傳目錄的對應關系等準確無誤。

B.備份、刻盤

加工無誤的檔案資料可進行刻盤備份的工作，通常情況下需備份2 套，一套作為館藏備份，一套作為異地備份。備份時通過檔案管理系統按照“項目”或“總登記號順序”的形式導出，備份的數據需具備可導回檔案管理系統的能力。

C.封面、目錄、備考表打印

完成加工后，針對案卷的內容，按照標準要求，對每個案卷的封面、目錄、備考表進行制做，并放入對應的案卷中。

D.裝訂、裝盒

完成最終加工流程的案卷，可以進行裝訂操作，文字案卷采用“三點式”裝訂并裝入檔案盒中，確保檔案資料的整齊，圖紙案卷只需進行裝盒，不進行裝訂操作。

E.檔案入庫

裝訂、裝盒后的案卷，進行數量清點，確定無誤后，可移交到庫房管理科室，進行入庫操作，并做好入庫登記。

2.城建檔案“單套制”歸檔

2.1 單套制歸檔概念

隨著互聯網的進步和大數據的推動，施工過程中形成的施工資料，也可以通過“表單編制”“電子簽章”等措施，實現原生施工資料的收集。根據《建設工程文件歸檔規范GB/T 50328-2019》的說明，電子檔案簽署了具有法律效力的電子簽章或電子簽名的，可不移交相應紙質檔案。推動了電子原生檔案的“單套制歸檔”模式。

全程電子化圖

2.2 單套制歸檔流程

針對簽署了具有法律效力的電子簽章和電子簽名的檔案資料，只需要進行電子文件單套制歸檔。

2.2.1 表單編制

通過各類表單編制軟件，實現表單模板的制做和標準化，實現了施工資料從生成到歸檔的全程電子化，為施工資料的編制和歸檔提供很大的便利。

施工人員通過表單編制軟件，將工程施工過程中產生的施工數據填寫到對應的表單模板中，生成具有結構化數據的電子表單。通過導出PDF 和結構化數據的形式，實現電子表單的制做。

2.2.2 電子簽章

導出的PDF 文件，可以通過簽章系統，進行簽章操作，針對不同的表單模板，設置好對應的簽字人員，以系統推送的形式，將各份文件按照簽章流程推送給各位簽章人員，完成所有簽章工作后，即可形成具有法律效力的原生電子文件，該文件即可通過歸檔系統進行歸檔操作。

2.2.3 在線流轉

通過“表單編制”“電子簽章”的原生電子文件，可以進行線上流轉。各參建單位以及主管部門通過在線查看的方式，可以隨時隨地進行施工資料的查看，保障了對施工資料的過程監管和指導力度。

2.2.4 自動歸檔

實現全程電子化的單套制電子文件，可以根據各地的《城建檔案歸檔移交目錄》進行自動對應，完成簽章和審核的原生電子檔案，即可通過互聯網，自動移交至對應到目錄條目中，避免了人工歸檔所消耗的大量人力物力。

3.城建檔案“混合制”歸檔

3.1 混合套制歸檔概念

“混合制”歸檔，顧名思義即“單套制”與“雙套制”混合方式歸檔。因部分檔案資料的特殊性或部分部門無法實現電子簽章的操作，造成城建檔案存在既有紙質檔案也有原生檔案的情況。針對這種情況，也可進行“混合制”歸檔模式。

3.2 混合制歸檔流程

混合式歸檔模式的過程中，紙質掃描件和原生電子文件同時存在。根據不同的目錄條目，對原生電子文件和紙質檔案進行區分。

3.2.1 紙質文件歸檔

根據《移交目錄》的情況，無法實現原生電子文件的紙質檔案，仍然通過“雙套制”的歸檔形式進行移交歸檔，歸檔流程與“雙套制”相同。

3.2.2 原生電子文件歸檔

根據《移交目錄》中已經實現單套制的電子文件，通過表單編制、電子簽章、在線流轉、自動歸檔的形式，推送到對應條目中。

3.2.3 混合制組卷

完成紙質文件和原生電子文件歸檔的工程，因存在兩種形式的文件，且原生件不存在紙質資料的概念。在混合制組卷時，可選擇兩種組卷方式，一種為混合組卷，一種為分開組卷。

（1）混合組卷

將紙質文件和原生電子文件根據移交目錄的順序，組卷到同個案卷中，紙質文件依次打碼，原生電子文件不生成頁碼。并在案卷目錄中進行原生件和紙質文件的區分，在原生件條目后標明原生件的標識。

（2）分開組卷

即將紙質文件與原生電子文件分開組卷，紙質文件按照傳統模式組卷，電子文件形成電子卷，按照歸檔階段、專業等區分，不同階段、不同專業形成不同的電子卷。

4.結論

結合多樣性的城建檔案歸檔方式，簡化了城建檔案的歸檔難度，同時也為不同階段、不同類型的建設項目提供了最適合的歸檔方式。

“雙套制”歸檔，作為傳統的歸檔方式，解決了城建檔案數字化加工的問題，將紙質檔案進行數字化轉換，實現了城建檔案的電子化存儲和利用。

“單套制”歸檔，作為新興的歸檔模式，大大降低了各建設項目施工資料編制的難度，并減少了城建檔案收集過程中產生的大量費用，不再產生紙質檔案也為節能減排、碳中和作出了貢獻。

“混合制”歸檔，為“雙套制”“單套制”歸檔的銜接提供了便利，為正在邁向“單套制”轉變的建設項目，提供了切實有效的解決辦法。