數字化設計背景下的型號檔案管理轉型發展研究

楊娟

（中國直升機設計研究所，江西景德鎮 333000）

1.背景

數字化設計已經在航空制造行業廣泛應用，航空產品研制從二維設計、三維建模發展到全三維設計（MBD技術），設計人員將設計思想轉化為空間的三維模型，并將制造和檢驗的相關要求及部分制造所需信息集成在三維模型中，利用零件的三維模型對產品進行全面直觀的定義，制造部門的工藝及檢驗人員直接從三維模型中提取信息指導產品生產。MBD技術在型號研制上的應用推進了設計與制造的高度并行和快速協調，也給型號檔案管理提出了新的要求。型號檔案是在型號立項論證、初步設計、詳細設計、產品鑒定/定型等過程中形成的具有保存價值的數據、知識積累，是國家和單位的重要資產，檔案部門必須要積累和保存好型號研制檔案，延續型號研制經驗、保護知識資產[1]。

在數字化設計背景下，型號研制的環境和研究方式都發生了巨大變化，型號檔案從形式、管理方式等方面也隨之產生了新的變化，傳統的型號檔案模式已經不能適應新的信息化環境，型號檔案工作需要探索創新發展模式。目前，部分單位的檔案管理與信息化已經開始進行融合，檔案管理系統的建立、數字檔案館的建設、檔案數據挖掘技術的探索……檔案部門正在探尋型號檔案管理新的轉型方向，提升檔案工作的適應性。

2.數字化設計給型號檔案管理工作帶來的變化

2.1 檔案的載體、記錄方式的變化

伴隨設計數字化的發展，型號檔案的載體也在發生變化，在以2D工程圖樣設計的階段，型號研制工作參與單位較少，單位之間依靠紙質圖樣、文件進行研制、制造信息的溝通，型號研制產生的檔案主要有幾個類型：產品圖樣、零件明細表、技術單和各類文件等，在這一階段，型號檔案的載體與信息統一為一體。在數字化設計、MBD技術應用之后，型號研制的參與單位轉變為跨領域、多部門協作，型號數據的來源也更加多元，型號檔案的載體也更加豐富，型號檔案的類型在原有紙質檔案的基礎上增加了電子文件、三維數字化模型及產品結構信息和裝配位置信息等，數據類型更加多樣，包含了結構化的數據和非結構化的數據。電子數據可在各種計算機、存儲介質上備份、交換，新的檔案載體具有不穩定、極易流逝、背景信息難以獲取的特點，如果沿用紙質檔案的管理方法，只關注存儲實體的管理，已難以滿足數據保存的需求。

2.2 檔案的管理方式的變化

傳統的型號檔案管理方式中，檔案管理屬于后置的環節，設計部門負責圖樣文件設計、審簽，到達歸檔狀態或者型號部分工作告一段落后，將紙質圖樣、文件拿到檔案部門歸檔，檔案人員再進行歸檔審查，審查合格歸檔，不合格退回更改，工作之間交集較少。檔案人員接收紙質圖樣文件歸檔之后按照型號檔案類別分類，再完成編目、分發、組卷、上架等工作，按照單位保密和知識產權的要求對紙質檔案提供利用。在數字化設計的背景下，檔案人員管理的不再是紙質圖樣文件，設計的三維數模也無法進行直接打印，管理方式無法沿用之前的紙質審查、整理的后置工作模式，檔案管理由實體管理向內容管理轉移，管理過程中更多的是對數據的審核。針對電子數據具有依賴信息系統，具有特定要求和格式等特點，在PDM系統前期設計的時候檔案部門就需要參與進來，將檔案相關的需求融入系統，檔案部門在型號研制數據產生之前也要和形成部門進行檔案需求的宣貫溝通，保證電子檔案的正常歸檔。現階段的管理方式依賴于信息系統，型號研制數據通過信息系統集成歸檔，業務和系統二者之間更加緊密，借助信息系統管理、分發、存儲檔案。檔案的整理工作也在不斷地拓展業務范圍，超越單一的數據條目整理，開始探索信息的整理、聚合[2]。

2.3 檔案的利用方式的變化

隨著信息技術的發展，檔案的利用方式也隨之改變，傳統的紙質利用服務是被動的等用戶上門，用戶如果有需要到檔案部門提出檔案的查詢、借閱等需求，辦理相應的利用手續，進行查閱/借閱登記，檔案部門進入庫房找出需要利用的文檔，提供利用，日常通過借閱登記表來定位超期文件，進行催還。隨著數字化的發展，網絡化利用更加便利，用戶也提出了更高的利用需求，用戶希望快速、簡便、及時、準確地獲取檔案信息。檔案部門需要將紙質檔案數據化，減少紙質檔案的利用，可以更好地保護檔案。搭建用戶訪問平臺，建立專業的搜索引擎，收集、分析用戶瀏覽、搜索習慣，構建用戶需求模型，根據用戶需求將檔案信息推送給用戶，實現個性化的檔案服務，電子檔案在利用時設定訪問期限，到期權限自動收回，減少傳統的人工催還過程。

3.型號檔案管理方式轉型趨勢

面對數字化設計帶來的變化，型號檔案管理要開闊思路，主動作為，結合型號檔案管理需求，利用信息技術手段，針對性地對檔案管理方式進行優化和轉型，如從單一末端到并行管理，從粗放管理到精準定位，從手工操作到人工智能，提高型號數據處理速度，提升型號檔案信息精度，充分拓展型號檔案管理的發展空間。

3.1 系統集成—型號檔案管理的宏觀轉型

型號檔案管理的主要數據來源是型號研制數據，為保證型號研制數據的及時性、準確性、一致性，需將檔案管理系統與產品數據管理系統接口集成，利用系統狀態集成的方式讓檔案人員清晰地了解目前型號研制的狀態信息，對型號的各個環節及可能產生的數據及時掌握，為下一步檔案管理策劃提供參考。通過系統數據集成，可將歸檔檢查合格的數據通過接口寫入檔案管理系統，避免手工錄入，有效地保障電子數據的真實有效性，確保型號歸檔和發放的數據統一。檔案管理系統接收產品數據管理系統數據，解析、自動創建層級以及子節點，并將數據掛接到對應裝備件和零件的節點上，檔案管理系統記錄完整的產品結構信息，包含所有初始及更改版本，并實現數據的發放、管理與利用[3]。

通過系統集成，減少人工干預，可有效保證型號檔案的歸檔質量，使檔案管理更加高效、便捷，實現檔案管理的流程化、標準化。產品數據管理系統中型號電子數據在檔案管理系統中完整的保存。同時需要關注其他相關信息系統中型號檔案的數據，還有大量有價值的信息存儲在各個信息系統中，未進入產品數據管理系統。由于數據管理成本不高，樹立型號檔案“大數據”概念，可適當擴大歸檔范圍，做到“數據連通，應歸盡歸”，結合現有的系統集成技術，將型號相關的質量信息管理系統、標準系統、適航管理系統等典型業務系統資源庫進行集成，在信息系統中辦結的數據都及時歸檔至檔案數據庫，豐富檔案數據庫。同時構建檔案共享空間，將未進入信息系統但已經形成知識積累的數據進行歸納收集，為建立檔案知識庫、提升檔案信息資源質量奠定基礎[4]。

檔案系統將各類型號研制數據通過接口進行收集、整理，在建立檔案知識庫、長久保存的基礎上，還要發揮檔案數據的全生命周期管理的作用，保證歸檔數據的重用性，檔案系統保存的數據應可通過集成接口再次導入產品數據管理系統等其他系統中進行恢復，確保型號研制數據的可追溯性、可重用性。

3.2 協同管理—型號檔案管理的組織轉型

數字化設計背景下，設計與制造的高度并行和快速協調，型號研制速度加速，檔案部門要想實現高效率的數據處理，必須以型號研制需求為中心，與設計部門、信息化部門進行實現跨流程的、高效率的數字業務協同。

型號研制數據最終會轉變為型號檔案，為保證研制數據的規范歸檔，檔案的前期介入顯得非常重要，前期介入包含在型號策劃時需將檔案的要求、規劃納入，在下達型號研制計劃的同時下達型號數據歸檔的計劃，在設計型號管理流程時充分融入檔案部門的需求。檔案部門在產品數據管理系統設計時就要積極和信息化部門協同，關注信息系統設計情況，及時融入檔案審查重點項要求，如圖樣文件必填屬性項的設置、發送單位規則等要求設計到流程中，采用系統控制，在數據審簽完畢后再次檢查，保證系統形成的電子文件滿足歸檔要求[5]。

構建用戶服務為導向的協同管理機制，促進檔案部門與型號設計部門之間的互動，探索檔案數據庫和型號設計部門的聯動機制。開展問卷調查或針對性走訪，收集設計部門需求。通過用戶利用檔案數據庫的瀏覽記錄，分析規律，建立用戶需求模型，預測用戶需求，根據需求主動進行關聯信息的推送服務，實現檔案服務與利用需求的精準對接。同時提升型號設計部門參與檔案管理、型號檔案資源整合、型號檔案服務形式等方面的話語權，突破檔案人員管理數字檔案資源的慣性思維，打破形式固化的局限，最終形成多方需求融為一體的開放性的數字檔案館。在型號到達重要節點時，如詳細設計、轉入鑒定、型號定型等階段，檔案部門要對此階段的檔案歸檔情況進行審查，查缺補漏，確保型號檔案的完整、準確與系統，全過程控制型號檔案管理[6]。

3.3 知識管理—型號檔案管理的理念轉型

檔案管理的目的是知識管理，型號檔案工作不再僅是收集、分發、整理和保管型號圖樣文件，充分發揮型號檔案的參考、查證作用，提升檔案資源價值才是型號檔案管理的最終目標。因此，檔案管理應提升服務意識，由管理實體檔案向深度開發、知識管理型轉型，將收集、管理的信息資源進行層次化分析，建立相應的知識體系，支撐新型號研發的運轉，創造檔案的價值。

型號檔案數據中蘊含了大量的知識，可為后期工作的開展作為參考，但知識比較分散，目前檢索只能通過文件號、文件標題等著錄項去查找，設計人員很難精確地知曉哪些文件里面含有想要的知識。因此，需要利用信息技術建立檔案利用服務平臺，對目前館藏的紙質檔案進行數字化，再進行數據化提取，提供檔案資源網上利用。借助數據挖掘、人工智能等技術將檔案數據中包含的圖表、知識進行細化，梳理，并以一定層次呈現出來。對檔案信息資源進行多角度、深層次的開發和集成，細分處理檔案信息，將以份為單位的型號數據細化成一個個的知識單元，對知識單元進行說明標識，再通過關聯關系來反映不同的知識單元之間、知識單元與所屬檔案數據之間的關系將相同類別的知識單元進行聚類、分層，可形成有體系的知識架構[7]。

設計部門在有利用需求時登陸檔案利用服務平臺輸入關鍵字段可快速的進行知識定位，檔案利用平臺將用戶需求的知識和檔案知識庫進行對比，在保護國家秘密和知識產權的基礎上通過語義聯想、主題或概念的關聯，將相似度高、關注度高地知識推薦給設計人員。如果涉及國家秘密，需審批后才能利用的數據，可由設計人員選中數據后調用利用流程優化流程審批環節快速完成線上審批后可進行知識的瀏覽與利用，實現個性化、精準化、優質化檔案信息服務。

4.結語

型號檔案工作目前正處于挑戰與機遇并存的時代，檔案部門應拓寬視野，積極應對傳統檔案管理向管數據為主體的新型檔案管理模式的轉變，培養檔案人員數據分析、數據管理、知識開發等能力，造就一批檔案管理、信息技術均精通的復合型專業人才。由專業隊伍引領型號設計團隊建立數據意識，針對性地吸納部分型號設計人員，共同參與檔案管理活動，形成多元化型號檔案治理體系。

就轉型路徑而言，應從系統集成、數據采集、協同管理等不同維度入手對型號相關的數字資源進行整合，利用系統存儲、聚類分析、知識提取等手段對各種類型的數據進行過濾、整理和科學存儲。以知識服務和用戶服務為導向增加搜索引擎的語義關聯、數據關聯分析等功能，利用檔案數據挖掘、檔案資源開發、知識服務等方案對檔案服務進行不斷優化，使檔案潛在的價值得以更好的體現，實現型號檔案智慧化管理。