紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的必要性分析

邱常宇

（洮南市價(jià)格認(rèn)證中心，吉林白城 137100）

0.引言

在信息技術(shù)的支持下，為電子檔案的發(fā)展提供了技術(shù)支持，極大提高了檔案的利用效率和價(jià)值，能更好地為社會(huì)發(fā)展和建設(shè)提供檔案上的支持。不過(guò)從當(dāng)前電子檔案應(yīng)用問(wèn)題看，在紙質(zhì)檔案朝著電子檔案的轉(zhuǎn)換過(guò)程中，兩種檔案管理方式各有價(jià)值，所以如何結(jié)合管理環(huán)境選擇合適的檔案儲(chǔ)存管理方式便成為每個(gè)檔案管理者必須要考慮的問(wèn)題。在當(dāng)前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，紙質(zhì)檔案和電子檔案都有著不可替代性，兩者都不能在短時(shí)間內(nèi)互相進(jìn)行取代，且都能滿足社會(huì)的發(fā)展需要，所以要求兩種檔案管理形式并存。下面將具體分析促進(jìn)兩種檔案管理形式并存的措施，希望為相關(guān)檔案管理工作者提供幫助。

1.紙質(zhì)檔案的特征和優(yōu)缺點(diǎn)

1.1 紙質(zhì)檔案的特征

首先，紙質(zhì)檔案中信息對(duì)載體的依附性較強(qiáng)，需要以紙質(zhì)作為媒介完成信息的記錄和傳遞。其次，檔案信息會(huì)跟載體緊密結(jié)合，無(wú)法做到徹底分離，而且檔案信息可以做到長(zhǎng)期有效的保管，相較于木板、皮革和石頭等載體，紙張明顯更具有保存能力。最后，紙質(zhì)檔案在進(jìn)行歸檔時(shí)，在人力和時(shí)間上需要的較多，而且同一紙質(zhì)資源無(wú)法在同時(shí)間內(nèi)完成不同地點(diǎn)的分享，且有管理工作量大和信息獨(dú)占性突出的特點(diǎn)。

1.2 紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

首先，紙質(zhì)檔案有著更強(qiáng)的直觀性，且紙質(zhì)檔案會(huì)在形成過(guò)程中得到相關(guān)人員的蓋章確認(rèn)，所以既可以保證檔案信息的真實(shí)有效性，也會(huì)使其具有一定的法律效益。其次，紙質(zhì)檔案有著更強(qiáng)的人文價(jià)值，紙質(zhì)檔案在完成對(duì)信息的整理后，可以隨著時(shí)間的推移形成富有價(jià)值的寶貴資源。最后，紙質(zhì)檔案有著更強(qiáng)的可操作性，對(duì)于檔案管理人員專業(yè)技能水平的要求較低。不過(guò)紙質(zhì)檔案在新時(shí)代的發(fā)展中同樣也露出了一些缺陷，影響著紙質(zhì)檔案價(jià)值的體現(xiàn)，具體缺陷：紙質(zhì)檔案在儲(chǔ)存中需要的空間較大，且對(duì)空間中的環(huán)境要求也較高，從而增加了工作人員的工作量加劇了空間資源的浪費(fèi)；紙質(zhì)檔案在調(diào)閱過(guò)程中無(wú)法高效率的完成所需檔案的查找工作，且在檔案損壞、丟失和不完整的影響下也會(huì)影響紙質(zhì)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2.電子檔案的特征和優(yōu)缺點(diǎn)

2.1 電子檔案的特征

首先，在信息存儲(chǔ)密度上較高，例如光盤、磁盤等設(shè)備有著空間占用少和文件存儲(chǔ)內(nèi)容多的特點(diǎn)。其次，在信息形式上更具有多樣化，區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理，可以在檔案展現(xiàn)形式上具有多種形式，利于圖片、視頻、文字和聲音等，能更直接的展現(xiàn)檔案的內(nèi)容。最后，具有較高的信息共享能力，同一檔案可以在同一時(shí)間進(jìn)行不同地點(diǎn)的共享傳遞，不僅提高了檔案利用的效率，也能充分發(fā)揮出檔案利用的價(jià)值，且電子檔案內(nèi)容還可以和電子載體進(jìn)行隨時(shí)分離，能夠快速實(shí)現(xiàn)電子檔案的復(fù)制和傳輸工作。

2.2 電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

首先，在電子檔案管理中，可以高效率完成對(duì)各類信息的查詢、存儲(chǔ)、提取和使用，而且占用的實(shí)際空間也遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于紙質(zhì)檔案管理所需要的空間。同時(shí)也可以及時(shí)完成對(duì)檔案信息的更新，保證各類檔案信息具有時(shí)效性。其次，在利用電子化進(jìn)行檔案管理時(shí)，可以有效降低工作人員的人為因素所造成的檔案損失問(wèn)題，從而做到對(duì)檔案的保護(hù)。最后，電子檔案可以高效率的進(jìn)行檔案信息的交流和傳遞，提高了社會(huì)發(fā)展的速度。不過(guò)電子檔案管理也面臨著一些挑戰(zhàn)，具體缺陷：黑客技術(shù)容易威脅到檔案管理的安全性，會(huì)出現(xiàn)重要檔案信息被竊取和肆意篡改的問(wèn)題，不利于發(fā)揮電子檔案管理的價(jià)值；對(duì)信息設(shè)備的依賴于過(guò)強(qiáng)，容易受到設(shè)備的影響降低相關(guān)檔案的查詢和調(diào)閱。

3.紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的必要性

3.1 兩種檔案儲(chǔ)存形式都能滿足社會(huì)的需要

從紙質(zhì)檔案和電子檔案的功能特征看有著明顯的不同，在紙質(zhì)檔案的收集和管理中重點(diǎn)是對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間進(jìn)行分類、整理、歸檔，而電子檔案管理中則重點(diǎn)要求在技術(shù)條件轉(zhuǎn)換下獲得必要電子設(shè)備的支持。不過(guò)這兩種檔案儲(chǔ)存形式卻都是社會(huì)發(fā)展所必需的，且雙方都不能完全取代對(duì)方。針對(duì)紙質(zhì)檔案而言，雖然在信息傳遞方面不如電子檔案方便，不過(guò)卻具有較強(qiáng)的原始性。對(duì)于電子檔案而言，雖然有著較強(qiáng)的儲(chǔ)存能力和分析交流能力，但是電子檔案在儲(chǔ)存上需要依賴電子設(shè)備有著載體不耐用的問(wèn)題，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失和失竊的風(fēng)險(xiǎn)[1]。此外，電子檔案的開(kāi)發(fā)需要大量的資金支持，一些地方政府或者單位受到資金不足的影響便無(wú)法及時(shí)進(jìn)行檔案儲(chǔ)存的電子化管理，所以在檔案的依賴上還是使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式，能結(jié)合各個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況使各項(xiàng)檔案工作獲得有效落實(shí)。最后，電子檔案還需要配備專門的管理人員并重視后期的設(shè)備維護(hù)，這都需要政府或者單位投入資金給予支持，而紙質(zhì)檔案無(wú)論在人員管理還是資金利用上都較為成熟，在當(dāng)前新時(shí)代的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，需要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的認(rèn)識(shí)，從而讓兩種檔案管理工作方式共同滿足社會(huì)發(fā)展的各項(xiàng)需求。

3.2 紙質(zhì)檔案有不可替代性

首先，紙質(zhì)檔案具有權(quán)威性。人類在歷史上對(duì)紙質(zhì)檔案的利用時(shí)間較長(zhǎng)，所以在紙質(zhì)文件上的管理經(jīng)驗(yàn)更豐富，而且也習(xí)慣利用紙質(zhì)文件進(jìn)行各項(xiàng)工作。同時(shí)我國(guó)司法部門在檔案鑒定上也有著較為成熟的技術(shù)，在法律文件上也認(rèn)同紙質(zhì)檔案的效力，所以目前紙質(zhì)檔案依然在法律體系中發(fā)揮著作用。其次，電子檔案中具有憑證的電子文件在復(fù)制時(shí)需要進(jìn)行存檔，以保證電子檔案的安全性。在信息時(shí)代的高速發(fā)展下對(duì)電子檔案管理既有機(jī)遇也有挑戰(zhàn)，電子檔案依然面臨著嚴(yán)峻的檔案損失風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)前需要兩種檔案儲(chǔ)存形式的并存[2]。

3.3 電子檔案的不可替代性

首先，紙質(zhì)檔案在形成上較為復(fù)雜，需要公文歷經(jīng)接收、篩選、歸檔、入庫(kù)等復(fù)雜的程序，且在這些過(guò)程中需要耗費(fèi)大量的人力、物力和時(shí)間，不能擁有電子檔案成檔的工作效率。其次，電子檔案符合時(shí)代發(fā)展的要求，既可以降低檔案管理人員的工作量和節(jié)省工作人員的時(shí)間，也可以大大提高檔案的應(yīng)用效率和價(jià)值，能促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境需要電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理的并存。

4.紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的措施

4.1 不斷建立并完善檔案管理的制度和標(biāo)準(zhǔn)

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，在各種信息技術(shù)的不斷影響下，給予了檔案管理新的機(jī)遇，使其朝著電子檔案的方向發(fā)展，在檔案管理智能化的不斷深入下，需要檔案部門及時(shí)建立并完善對(duì)應(yīng)的電子檔案管理制度和規(guī)范，從而確保紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的轉(zhuǎn)換、對(duì)接和管理工作的有效性。具體而言，相關(guān)檔案部門需要結(jié)合電子檔案管理的特點(diǎn)及時(shí)制定電子數(shù)據(jù)的格式標(biāo)準(zhǔn)，并通過(guò)對(duì)電子檔案著錄和標(biāo)引規(guī)則的頒布來(lái)統(tǒng)一電子數(shù)據(jù)的格式。同時(shí)也要對(duì)電子檔案信息的硬件設(shè)備、載體、轉(zhuǎn)換格式和儲(chǔ)存格式的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，使電子檔案滿足當(dāng)前時(shí)代發(fā)展中的需求，最終形成電子檔案和紙質(zhì)檔案并存為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)的局面[3]。

4.2 實(shí)現(xiàn)兩種檔案之間的同步歸檔

從我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況看，受到電子檔案管理投入資金大和信息安全問(wèn)題的影響，未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)紙質(zhì)檔案會(huì)和電子檔案進(jìn)行共存。為此，需要從檔案管理和利用的角度出發(fā)，將富有價(jià)值的檔案進(jìn)行有效的歸檔和記錄，保證檔案資源可以得到充分的共享。首先，相關(guān)檔案管理人員要在紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的基礎(chǔ)上完成對(duì)兩種檔案的同步歸檔工作，同時(shí)促進(jìn)紙質(zhì)檔案朝著電子檔案的轉(zhuǎn)換，在不斷地掃描和轉(zhuǎn)換中提高電子檔案的儲(chǔ)存量。其次，要將部分電子檔案進(jìn)行復(fù)制儲(chǔ)存或者轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案，從而可以讓這部分電子檔案可以脫機(jī)保管，提高電子檔案和紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系，從而盡量避免因?yàn)閿?shù)據(jù)丟失而對(duì)電子檔案管理造成的不利影響[4]。

4.3 創(chuàng)優(yōu)化電子檔案管理的體系

隨著電子檔案管理在全國(guó)各地的不斷興起，使檔案價(jià)值得到了巨大的體現(xiàn)，為了保證電子檔案管理可以一直發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值，需要及時(shí)在電子檔案的管理模式、手段和理念上進(jìn)行創(chuàng)新，使之符合時(shí)代的高速發(fā)展。首先，部分單位中的內(nèi)部檔案管理部門缺乏獨(dú)立性，其主要的職能是執(zhí)行上面的決策而非自行對(duì)檔案管理進(jìn)行決策，所以在落后的檔案管理模式影響下，無(wú)法適應(yīng)社會(huì)的高速發(fā)展，無(wú)法體現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值。為此，需要單位和企業(yè)提高檔案管理的意識(shí)，重視檔案管理工作的發(fā)展，積極將內(nèi)部檔案管理部門設(shè)置為直屬單位提高其管理的權(quán)限，為檔案管理工作創(chuàng)作良好的環(huán)境。其次，各企業(yè)和單位也要重視對(duì)內(nèi)部檔案管理人員在思想上的解放，改變以往的重視館藏輕視利用的理念，既要發(fā)揮信息技術(shù)的特點(diǎn)不斷充實(shí)館藏內(nèi)容，也要提高各檔案的利用價(jià)值，并在不斷對(duì)電子檔案管理的體系進(jìn)行優(yōu)化后，保證兩種檔案儲(chǔ)存形式的并存[5]。

4.4 重視檔案儲(chǔ)存基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

為了保證紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存，需要重視兩者在檔案儲(chǔ)存設(shè)備上的建設(shè)。對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，一般會(huì)將檔案進(jìn)行分類分件的保管，所以在相同內(nèi)容的檔案保管上，紙質(zhì)檔案所使用的儲(chǔ)存空間要更大，而且在檔案的不斷累積下對(duì)于紙質(zhì)檔案管理空間上的需求也就越大，所以紙質(zhì)檔案在儲(chǔ)存時(shí)要重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。對(duì)于電子檔案而言，雖然在空間占用上較少，且隨著檔案數(shù)量的累計(jì)不會(huì)在占用空間上有著明顯增加。不過(guò)電子檔案在進(jìn)行檔案的儲(chǔ)存和應(yīng)用中需要依賴電子儲(chǔ)存設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，所以要重視電子檔案儲(chǔ)存對(duì)各類信息設(shè)備的采購(gòu)。結(jié)合電子檔案和紙質(zhì)檔案在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上的要求，需要各個(gè)企業(yè)或者事業(yè)單位重視對(duì)檔案庫(kù)房的規(guī)劃和建設(shè)，既要使檔案庫(kù)房的位置具有合理性，也要求內(nèi)部的設(shè)備具有全面性，可以滿足電子檔案和紙質(zhì)檔案管理中的保密、防火、防水、防塵、防盜等要求，使電子檔案和紙質(zhì)檔案得到并存[6]。

4.5 及時(shí)進(jìn)行電子檔案的理論研究

對(duì)于當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而言，電子檔案的產(chǎn)生極大的促進(jìn)了社會(huì)各項(xiàng)建設(shè)工作的進(jìn)行，為此需要重視對(duì)電子檔案管理的理論進(jìn)行研究，在了解好電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展背景后，及時(shí)完善相關(guān)制度使電子檔案管理具有科學(xué)性。此外，需要相關(guān)的檔案管理部門和管理人員及時(shí)總結(jié)工作中電子檔案管理上的經(jīng)驗(yàn)，并做好電子檔案和紙質(zhì)檔案的對(duì)比工作，在了解二者之間的差異后，不斷提高對(duì)兩種檔案管理應(yīng)用的認(rèn)知，學(xué)會(huì)在不同環(huán)境中使用不同的檔案管理形式，從而發(fā)揮出兩者在新時(shí)代的發(fā)展中的價(jià)值，使其在互補(bǔ)中實(shí)現(xiàn)發(fā)展的良性循環(huán)。

4.6 加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

在當(dāng)前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，對(duì)于各行各業(yè)的發(fā)展而言，人才有著不可替代的作用。隨著信息技術(shù)水平的不斷提高，很多單位或者企業(yè)的檔案管理工作都朝著電子化管理的方向發(fā)展，盡管在硬件上的有著充足的支持，不過(guò)相關(guān)的管理人員因?yàn)槭艿絺鹘y(tǒng)管理方式的影響，不僅不能提高電子檔案管理的質(zhì)量和效率，也會(huì)影響電子檔案管理價(jià)值的體現(xiàn)。為此，需要單位或者企業(yè)聘請(qǐng)專業(yè)的電子檔案管理團(tuán)隊(duì)對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案管理員工進(jìn)行培訓(xùn)，不僅要提高管理人員的專業(yè)檔案管理技能，也要在學(xué)習(xí)中跟上時(shí)代發(fā)展中有關(guān)檔案管理的新理念和新思想。此外，在進(jìn)行培訓(xùn)中還要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，在職業(yè)素養(yǎng)的支持下保證各項(xiàng)檔案管理工作的高效率完成。需要注意的是要在培訓(xùn)過(guò)程中輔助良好的獎(jiǎng)懲制度，從而提高檔案管理人員在培訓(xùn)過(guò)程中的積極性，提高檔案管理培訓(xùn)工作的價(jià)值。

5.結(jié)語(yǔ)

隨著越來(lái)越多的企業(yè)或單位不斷向電子化方向發(fā)展，企業(yè)或單位需要結(jié)合自身發(fā)展合理選擇檔案管理模式。針對(duì)當(dāng)前紙質(zhì)檔案和電子檔案的發(fā)展，要建立健全檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)二者的銜接，建立和優(yōu)化電子檔案管理體系，注重檔案存儲(chǔ)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，及時(shí)開(kāi)展電子檔案理論研究，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，確保兩種檔案管理形式合理共存，共同促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。