信息技術在高校資產管理系統設計中的應用

鐘 磊

(南京工程學院,江蘇 南京 210037)

1 高校資產管理的現狀以及問題

隨著高校本科擴招及基地擴招,教育辦學總體規模已經有了突飛猛進的快速擴張。隨之而來的問題是高校的教育資產購置管理突出問題:高校不同主管部門之間的高校資產相似,長期擱置,資產綜合利用率低;高校資產長期購置費用價格過高,使用壽命短,性價比低;嚴重浪費高校資產。在長期的高教會計管理實踐過程中,學校已經積累了大量的教學設備、儀器和材料耗材等相關會計管理問題,導致學校歷史會計數據記錄復雜。

高校動態資產經營管理人員往往無法及時理清各類高校資產管理賬目。資產包括購置、報廢、借出等,無法得到有效及時的高校動態資產管理,數據信息來源混亂。具體而言,高校固定資產配置管理的突出問題主要體現在以下3 個主要方面。

1.1 現有的資產管理系統比較落后,無法支持日益龐雜的資產賬目問題

當前,高校招生擴招嚴重,國有資產管理規模日益擴大,形成了復雜的資產歷史數據管理記錄,而高校所需要采用的國有資產信息管理軟件系統大多數只是簡單的企業辦公管理軟件,在管理處置國有資產時所需要采用的也只是簡單的,基于計算機數據信息流的錄入管理功能,對于國有資產信息流不能直接進行任何動態數據管理。

高校國有資產經營管理人員在對高校資產管理數據信息進行分析處理的工作過程中,只能夠進行自動數據分析統計,缺乏自動數據管理和專業數據分析兩個功能,無法為高校決策實施提供有力的數據支持[1]。

1.2 資產管理缺少規劃

在國有資產使用流動中往往需要預先進行規劃,而在民辦學校的國有資產使用管理工作過程中,管理者缺乏購買和評估使用資產的經驗,缺乏理性分析和事先規劃[1]。

在設備賬簿中,設備應在購置前由國有資產經營管理人員負責收集各主管部門定期上報的設備數據庫,進行簡單分析統計后憑借相關經驗進行購買。一種不合理的資產判斷或合理的資產規劃,往往就會導致同一固定資產的個人重復分配購買和使用資源嚴重浪費。在一個集體化的采購管理過程中,經理質量取決于每一個人是否選擇其他供應商的種種好處和采購經驗,而不是在一個供應商沒有提供關于產品成本以及績效的質量綜合數據分析和質量比較之前就做決定。這種費用采購方式是由主觀行為決定因素形成的,隨意性強,給高校教育資源利用造成了巨大的留學費用采購浪潮。在資產購置后高校使用資產管理建設的過程中,缺乏有效的使用合力管理規劃,資產的長期使用和管理報廢問題僅憑實踐經驗很難處理,缺乏長期的使用規則管理劃界,就會造成大量高校使用資產快速流失。

1.3 信息傳遞存在障礙

信息的順利傳遞是高校資產高效利用的保障。針對高校資產管理的現狀,只有管理部門才能掌握高校資產的全部信息,部門之間的信息是封閉的。每個專業部門只有自己相關資產的專業信息,只有少數專業信息和其他資源,這些信息根本無法在各專業部門之間進行共享,導致部門重復資產購買和資產閑置。同時,各相關部門之間不僅存在很多溝通上的障礙,管理各部門與實際使用設備資產的相關部門之間也可能存在很多信息來源傳遞上的障礙。為了有效確保高校設備資產的使用完整性,管理者每年都需要定期進行資產盤點準備工作,但在資產管理盤點工作過程中,資產財務管理辦公室只為每個實際使用資產單位的人,提供一份資產賬目填寫清單,每個實際使用資產單位根據一份實物使用磁盤填寫清單,然后資產管理辦公室可能會根據實際使用賬目對高校設備資產進行臨時保留或者調整。這種資產清查方法的信息傳遞效率較低,不能滿足高校日益復雜的資產和賬務管理的需要[2]。

2 挖掘分析技術進行設計高校固定資產信用管理信息系統

在高校固定資產風險管理信息系統的整體設計實施過程中,有必要重新確定一個系統中最有價值的企業決策關鍵主題設計領域和每個關鍵主題決策領域的價值維度。對我國大學數字資產存儲管理信息系統的應用需求進行分析,將大學數字資產定義域作為大學存儲數據庫管理系統的一個主題域,即包含大學資產、部門和財務3 個主題域。而這3 個不同主題管理領域之間的數據關系特點決定了資產價值管理信息系統數據是整個主體決策設計的3 個核心。通過對該3 個主題管理領域的數據分析,可以直接得到主體相應的整個主題管理領域數據分析設計結果,從而為主體決策以及支持工作提供一個信息化的基礎。

部門和人力資本這兩個重要主題在該領域特別是IT 領域,在企業系統管理發展過程中一直起著重要支持者的作用,該領域反映了人們使用企業信息化需要關注的一些準備工作。具體而言,使用專業數據挖掘分析技術開發設計各類資產風險管理信息系統,主要有以下3 個重要主題研究領域。

2.1 資產主題:分析各單位的資產運行情況

各職能部門的現有資產使用數據管理信息,實時記錄在現有資產使用管理主體系統中。資產管理主體信息貫穿各部門單位過去和現有資產使用情況并且能夠對數據進行跟蹤分析,以及時獲取現有資產主體更新或使用升級后的數據,從而對現有資產資源進行全面準確管理和有效配置。

數據輸入字段不僅與當前固定資產凈值信息一起直接輸入一年過去的情況,還包括各主管部門下一年的固定資產資金購買活動情況。更新后的財務預算為決策者提供了完整的信息基礎。

2.2 部門主題:高校各部門狀況的分析

不同企業部門的管理職能不同,使其資產在所有人購買的固定資產時在質量上也會有一定的成本差異。而不同專業部門之間的實際工作關系內容往往存在一定的業務相關性,為了有效避免重復資產或收購相同資產,有必要合理解決不同專業部門之間的工作關系,從而有效促進不同部門間人力資源相互共享。

部門財務主題討論區旨在充分容納各業務部門的管理屬性和業務活動,使用的功能包括數據和其他相關信息展示,以便根據不同管理部門的需求特點綜合制定資產采購計劃,在具體編制明年的部門財務預算時也會有所應的側重。同時,關聯規則還可以用于挖掘部門,以避免重復購買資產。

2.3 資金主題:對各部門資產的資金運作狀況分析

資本管理領域主要投入的資源是已經重新購買的現有生產資本管理支出及資金來源。資產資本管理運行過程中需要折舊,以此提升投資收益狀況。不僅如此,本研究課題還重點涵蓋了企業資金分配戰略規劃和資金數據分析信息采集預處理。

通常,高校的資產管理系統應涵蓋上述3 個基礎主題領域。但在實踐中,有時為了簡單起見,會將3 個主題域合并,即合并資產主題域行內的部門和資本主題,但在數據庫設計過程中通過添加維度來實現相同的效果[3]。

3 結語

高校固定資產信息處理系統在實際運行管理過程中會自動收集分析大量的統計數據量和信息量,而目前在實踐中這些系統管理員只需要具備簡單地進行統計分析評估和綜合分析數據功能。但是這些數據背后所隱藏的大量價值資源是根本無法深入分析挖掘和充分應用的。利用最新數據挖掘分析技術重新設計高校教育資產經營管理信息系統,是一個很好的技術應用發展趨勢,可以為高校教育資產經營管理者企業提供有效的資產決策數據支持。