信息化賦能高校教代會提案工作提升教職工滿意度研究

張開元 趙靜 熊燁明 張 明 魏甜 浮晶晶

引 言

當今世界正在經歷一場范圍廣、層次深的科技革命，大數據、云計算、物聯網、移動互聯網、人工智能等信息技術不斷取得新突破。高校教職工代表大會提案工作（以下簡稱“教代會提案工作”），作為大學治理的重要組成部分之一，是教育變革和引領創新的關鍵要素，是教代會代表依法參與民主治校、行使民主權利、有效履職的重要載體。教代會提案工作是教代會工作的一項重要內容，是教代會代表在廣泛征集教職工意見的基礎上，經過調查研究，就學校的改革發展以及教職工普遍關心的重要問題，按照規定程序提請教代會討論，并轉交學校相關部門處理答復的意見建議。提案工作內容不但涉及學校長遠發展的各個方面，還包括與教職工切身利益相關的現實問題。因此，在信息化賦能的背景下，教代會借助現代信息技術優勢，構建多元主體參與的教育治理機制，激發教職工的主人翁意識，積極為學校發展建言獻策，同時形成大規模意見交互，提升學校科學決策、民主決策的水平，增強高校教育治理的參與性、多元性，將對提高學校民主建設水平、建設和諧校園起到極大的推動作用。

當前教代會提案數量多少、質量如何、不同類型提案分布情況怎樣，教代會提案立案后的承辦情況如何，教職工是否清楚提案的處理情況，是否真正落到實處等。這些問題對于學校教代會事業發展、教代會的權威性起到關鍵作用，同時也關乎教職工參與其中的積極性和獲得感。因此，本文主要通過分析當前高校教代會提案工作的現狀及問題，提出信息化賦能教代會提案工作的思路，利用信息技術提高提案的代表性、全局性、可行性、規范性，實現教代會提案工作的高效開展與精準決策，通過數據驅動，對各類提案進行分析，提前預判、干預、化解，提升教職工的獲得感與滿意度。

教代會提案工作現狀

1.提案主體有限，缺乏充足反饋渠道

提案數量及參與主體有限，難以覆蓋全體教職工需求。這與提案方式有較大關系。首先，提案收集工作基本是在教代會召開前夕進行，代表們需要在有限時間內進行民意收集、調研，提交紙質版提案材料等，時間緊湊、線下采集工作繁重導致僅能觸及有限數量的教職工以及他們的意見。其次，教職工訴求得不到有效回應。教職工按流程向代表們表達對相關問題的意見、建議和解決辦法，部分提案無附議或需要被舍棄，此種情況導致提出該提案的教職工個人訴求得不到解決，而教職工又缺乏其他適合的途徑去反饋意見，進而使得其提出提案的主動性降低，不再行使該項權利，長此以往，每年征集到的提案數量將逐年減少。最后，部分教代會代表責任意識不強，對提案工作的認識不足，缺乏熱情，不能很好地履行教代會提案代表的職責。

除教代會外，缺少有效的意見反饋渠道。在日常管理工作中，除教代會能夠收集、處理教職工反饋的意見和建議外，一網通辦、智能客服等途徑也可以進行反饋，但涉及場景復雜，相關信息未得到整合利用，導致過程中常態化的意見收集和處理缺乏有效方式來解決，這導致日常需求無從解決，從而打擊教職工參與校園管理工作的積極性。

已解決問題重復提交，原因有二。首先，每年教代會只是確認待辦或已解決的問題，缺乏給全校教職工的反饋意見。其次，教代會代表對于往屆辦理情況不了解，教職工也看不到其他人的提案內容，最終導致問題被重復提及，提案不具有有效性。

2.站位片面，提案內容缺乏全局性

提案角度片面，意見缺乏代表性。雖然高校的教職工代表多為高級知識分子，群體素質較高，但由于缺乏精準推送教代會提案內容相關文件、線上開展提案工作等便捷獲取提案線索的信息化手段，導致教職工對學校的管理工作缺乏全面認識，難以從全局角度提出問題和看法，或提出的問題和意見缺乏廣泛的代表性、全局性和前瞻性。據提案質量統計顯示，大部分提案存在立意不高的問題，僅從個人角度或小部分人的立場出發，角度較為片面，缺乏代表性。

提案脫離校情，可操作性不強。首先，由于提案工作過于簡單、快速，沒有深入調查研究，只看表面現象，故而有的提案名不符實或不屬于本校和本屆教代會職權范圍的內容，脫離學校實際。其次，有些提案涉及學校政策法規，但教職工對于相關規定一知半解，提出的解決建議與現行的政策法規相違背，沒有針對性和可操作性。最后，提案立案辦理需要考慮學校發展狀況、職責、資金、人力、物力、環境條件等綜合因素，但身處各部門的教職工對于學校建設、整體規劃等方面不了解，對學校中心工作掌握不充分，導致提案內容超出學校承受能力，可執行性不強。

提案表述不明確，跟進處理難度大。由于教代會提案委員會對提案工作指導服務不夠、教代會代表自身專職工作繁忙，對提案工作缺乏時間和精力投入，從而導致部分提案格式不夠標準，表述不夠清晰，分析問題不夠具體深入，一案多議、多案多議或僅提出問題并未給出解決辦法及建議，相關部門對提案中的問題無從辦理，導致該提案被拖延、不被重視、不被采納等狀況。

從以上問題可以看出，當前提案內容質量不高，提案工作重形式輕內容。無論是作為提案人還是提案辦理人，對提案工作缺乏一定深度的理解，對提案的辦理落實缺乏足夠重視和認識，對提案的處理過程和效果缺乏信心。

3.信息不對稱，缺乏溝通渠道

按照提案流程，提案審議通過后由承辦部門進行辦理，且須對辦理過程及結果進行及時反饋，以切實體現提案工作的實際意義。但現實中提案辦理過程會出現各種問題，導致辦理信息傳遞受阻。

職能部門和提案人之間缺乏溝通渠道。在現行高校管理運行體制下，當教代會審議結束后，提案承辦部門、負責人、辦理人和提案人之間缺少暢通的信息交流渠道，在辦理過程中未針對辦理時間、辦理進展等情況與提案人進行充分溝通，辦理過程不透明、反饋機制不健全等問題突出，導致提案落實、反饋不及時，甚至出現擱置的現象，提案人對后續具體落實結果缺乏了解，進而導致其參與感降低，對職能部門的滿意度不高，一定程度上打擊了為教代會建言獻策的積極性。

提案辦理流轉過程中信息傳遞停滯。在提案辦理過程中，需要各職能部門之間相互配合，當某一流程轉到下一個辦理單位時，該單位和提案人之間信息并無互通，前一辦理單位也未告知提案人辦理過程轉移。故在承辦過程中容易出現信息遞減、過濾、丟失等情況，加劇信息不對稱的趨勢。對提案人而言，出現了辦理過程停滯、信息丟失，進而導致其對職能部門缺乏信任感，提案辦理效果大打折扣，上述情形對教代會工作的后續發展均產生了不利影響。

4.承辦全過程，缺乏數據支撐

數據作為高校的戰略資源之一，可以為學生學習、教師教學、管理決策、民主管理等提供更好的支撐。在教代會提案工作中對提案進行分類分級處理，如添加非常緊急、緊急、重要、個人、小事、未列入議題等標簽，能夠明確處理規則，提高辦理時效性和辦結效率。但在辦理全過程中尚且缺乏針對提案內容、提案人年齡、提案附議人數、提案學院、提案人才層次等方面進行數據采集、整理、挖掘分析的工作，對于突發事件、苗頭事件、輿論熱點等缺乏預警機制，對于不同學院、不同年齡、不同人才層次的訴求缺乏整體了解。因此沒有信息化賦能的教代會，還是采取“一案一辦”、“有案才辦”、“你提我辦”的機制，對下一屆教代會工作沒有實質性幫助，應該積極推動信息化和教代會相結合，暢通更多渠道，實現共治、自治。

5.提案辦理質量不高

提案辦理質量不高的原因主要集中在辦理過程不透明、反饋不及時、辦理時間過長、辦理效率低下、辦理過程中出現推諉扯皮等方面，究其原因如下：

承辦單位之間分工不明確，提案辦理一般需要多個部門共同參與，但往往各部門間不能形成合力，出現推諉現象，導致辦理效率低下、辦理時間過長等不良處理效果。

承辦單位內部分工不明確。每年提案工作都直接交給承辦單位，但沒有落實到個人，或納入績效考核范圍中，導致內部工作出現混亂、推卸現象，提案往往不能高效辦理。

督辦單位工作未落實。提案辦理過程中，承辦單位缺乏監督，而負責監督的委員會缺乏足夠的人力物力，從而導致提案辦理過程拖沓。

信息化賦能教代會提案工作的思路

信息時代為提案工作管理提出了更高要求，信息流轉速度快、去中心化意見反饋渠道多、協同辦公、數據驅動成為可能。因此，我們要充分發揮信息化的優勢，圍繞解決當前提案工作暴露的問題展開。針對當前業務流程中提案重復、缺乏反饋等難點，我們以業務重構為核心，建設全生命周期提案管理平臺，為教職工、代表、業務承辦單位、校領導設計不同的操作權限和流程體驗，促進各部門間的信息共享，打破獨門獨院的信息孤島，保障提案工作從提案申請到數據分析、預警、實時辦理等全過程信息化，實現從教代會代表在線提交、委員會分類立案、業務部門處理答復等在內的全過程無紙化辦公。

1.提案申請信息化，實現分類管理

對比原有線下提案工作的流程，通過搭建教代會提案管理平臺，如圖1所示。優化現有提案收集流程，將提案申請、提案部門處理等環節信息化。

圖1 提案工作新舊流程對比

（1）在系統中集中進行教代會相關規章制度、相關知識以及提案撰寫技巧等基本功的學習，并定期組織代表們線下共同學習、了解學校發展現狀，擴大其知情面，使提案內容更具有可執行性。

（2）提案管理平臺提供網頁、移動端等多渠道提交方式，所有教職工均可進行查看并附議。

（3）設置日常校園發展建議專欄，為教職工提供時時可提、處處可提的線上操作途徑。

（4）系統中面向全體教職工開展相關提案線索征集，并公開、擴大調研方式，為教代會代表撰寫提案提供相關調研內容，使提案內容更具有深度與廣度。

（5）在提案工作信息平臺引入文本挖掘與人工智能技術，通過匹配關鍵詞語或近義詞進行相似度分析，篩選重復提交的事項或建議，對于篩選出來重復的事項由負責人進行二次審核，以達到對提案分類管理、自動合并的目的，有效提升提案的內容質量，去除冗余、重復提案，節省提案過濾篩選的時間。

2.優化提案辦理流程，實現進度實時可查

通過提案平臺，可清晰追蹤提案的辦理進度與結果。每項提案從提出、公開到落實需要經歷十幾道程序，每個流程節點通過人機交互的方式自動發送提示消息，提醒督辦單位進行相應操作，實現全流程的跟蹤反饋與監督，避免因人工處理導致時效延誤，從而使教職工更加便利地行使知情權、參與權與民主監督權。

增加業務互動窗口，減少提案處理中的信息不對稱。針對提案內容的疑問和辦理情況，可通過平臺互動窗口與教職工代表充分交流，便于管理部門充分了解提案產生的背景和原因，準確識別教職工遇到的痛點、難點；實時反映處理進度，切實提升教師的滿意度和獲得感。

3.建立數據沉淀機制，實現提案數據分析

全流程線上管理的提案工作流程可沉淀包括文本、數字、圖片等多種數據源，為開展提案數據分析提供基礎。通過數據采集（設置提案提交專區）、數據治理（數據清洗、數據共享、數據整合）、數據存儲構建提案數據庫，為教代會提案工作相關數據的再利用奠定“標準化、匯總性、指標化、集市化”基礎。

通過數據分析從多角度直觀了解信息化提案工作的內容分布與應用效果，抓取教職工關心的熱點問題，為進一步提高教職工滿意度提供改進方向，從而推進學校業務部門職能轉變，為部門業務優化提供思路，為學校“雙一流”建設與高質量發展提供指引，為建設和諧校園保駕護航。

4.監控提案內容，實現提案決策預警

平臺通過重點提案預警功能，防范重大風險。在提案數據庫中添加高風險、緊急、不合規、重大、小事、未列入議題等標簽，對所有提案進行分類分級，按職能劃分安排專人進行有序處理。

對涉及重大風險應及時予以警示，作出響應；對于往年已辦結的提案再次出現的情況進行預警，不再辦理，但由相關部門重點回復；對于緊急提案，按照嚴重等級劃分派專人負責，一人一案，重點快速響應。對于高頻提案，平臺設立處理專區，并及時公布、推送處理結果。引入文本分析與數據挖掘功能，對提案內容進行分析，挖掘提案建議的分布、規律、特點和發展動向，及時發現學校管理及民生方面存在的問題，從而幫助相關部門及時處理反饋，提升服務師生的效率。

5.對接業務部門數據，助力提升立案質量

將業務部門數據引入提案工作管理流程，既能作為提案內容的數據支撐，便于開展數據驅動的提案信息化工作，也能通過業務部門數據的變化反映相關部門的提案處理效率。

（1）依托高校已經建成的數據中臺，分主題域接入業務部門數據，在提案形成初期，設置數據權限，辦理單位依據主題抽取相關數據，作為立案的數據支撐，確定提案內容的真實性，分析其可行性，建立緊急程度分類標簽，為分級管理提供幫助。

（2）教代會討論通過的提案，在辦理過程中需要各部門協同配合，打通數據壁壘，形成行之有效的解決方案，提升辦理效率。針對已經處理的提案建議，建立相關業務數據進行動態追蹤，實現正向反饋機制，提升師生的獲得感和管理部門的服務效率。

總 結

教代會提案工作是高校依法辦學、民主治校的重要一環，是教代會代表履行職權、參與學校民主管理、反饋自身訴求、維護自身合法權益的直接方式。本文基于當前高校提案工作的現狀和問題，創新性開展在智能時代信息技術助力下的提案管理機制方法研究。通過提案信息化，實現了提案工作業務重構、流程優化、分級分類管理、數據分析、數據沉淀、預警干預和業務數據融合，可及時防范和化解重大風險事件、發現輿論熱點。對比新舊提案工作流程，新方案在擴大服務范圍、擴展服務對象、提高提案質量、提升業務部門響應、優化業務部門和教職工反饋等方面具備顯著優勢，對于大幅提升教職工參與度和滿意度、職能部門工作效率、推動實現學校治理現代化水平有明顯助力效果。