“最多跑一次”視域下推進校務服務數字化轉型的研究與實踐

陳韻雯

在互聯網時代背景下，數字化正在深刻地改變高校的教育管理模式。在此影響下，近年來，從中央到地方都對教育管理現代化和教育強國建設提出了新的要求，其中特別針對教育管理方式要實現數字化轉型明確了相關的要求。

一、校務服務數字轉型的背景

（一）教育管理數字化轉型是全面貫徹落實黨的十九大戰略部署和全國教育大會精神、加快推進教育現代化的重要舉措。

習近平總書記在黨的十九大報告圍繞“優先發展教育事業”明確提出，建設教育強國是中華民族偉大復興的基礎工程，必須把教育事業放在優先位置，深化教育改革，加快教育現代化，辦好人民滿意的教育。2019年全國教育工作會議提出要繼續加大力度深化教育管理方式改革，要依托“互聯網+”手段，推廣少跑路的革命。

浙江省委省政府在2020年5月印發的《浙江教育現代化2035行動綱要》中重點部署了面向教育現代化的九大戰略任務，其中提到要全面推進教育信息化，具體是要實現教育管理數字化轉型，建成跨系統、跨部門的全省教育信息查詢、事務辦理“一網通”。浙江省教育廳陸續出臺了《關于推進全省高等學?！白疃嗯芤淮巍备母锏膶嵤┮庖姟贰蛾P于印發浙江省教育公共服務領域深化“最多跑一次”改革行動方案的通知》《2020年浙江省教育領域深化“最多跑一次”改革推進教育治理數字化轉型工作要點》等文件，要求以“最多跑一次”改革為牽引，應用“互聯網+校務服務”，全面深化高?！胺殴芊备母?，梳理公布校務事項清單，建立師生大數據中心，推動跨部門業務協同，更高起點、更高標準、更高質量地推進教育管理數字化轉型。

（二）高質量推進校務服務數字化轉型，通過建設網上辦事大廳平臺解決教育治理“最后一公里”問題，仍然面臨諸多困難，亟待開展針對性研究。

近年來，師生對日常工作學習最緊密最直接的校務服務事項辦理的數字化轉型需求強烈，急需建設一個方便事項辦理的統一辦事平臺，增強服務意識，提升服務水平，提高辦事效率，真正實現“最多跑一次”。許多高校在數字化轉型的道路上邁開步子，高校管理的信息化從單純地提高管理效率、降低管理成本發展到推動高校業務流程改造的新階段，但仍普遍存在著不少問題。如，校務數據的整合與治理，推進校務數據信息有序開放、共享、使用存在壁壘；校務服務手續繁瑣，流程拖沓，效率不高；校務服務開通網上申請渠道的服務事項數量缺少，全流程在線辦理的服務事項辦事指南不規范，辦理不協同等情況。因此，重視基于數字化轉型的校務服務網辦大廳平臺建設迫在眉睫，聚焦校務服務數字化轉型來實現教育管理改革，對推動高校加快建設新型教育管理模式有著深遠和積極的意義。

二、校務服務數字化轉型的原因

校務服務作為高校教育管理的重要內容，近年來，在教育現代化和信息化的建設中仍存在著不少問題。

（一）智慧校園“不智慧”——查詢和匯總信息欠便捷，各業務系統“各自為政”。

一是查詢信息不便。學校的一些常用信息分散在校內不同部門的業務系統中，沒有實現信息的優化、整合，師生查詢使用不方便，需要數據查詢有“統一入口”，線上提供“一站式服務”。二是信息匯總不便。現在是大數據時代，強調從“信息公開”到“開放數據”，從“開放數據”到“開放公共服務數據”。在疫情防控期，每位教職工和學生需申報自身健康狀況，若按傳統方式統計，由部門和二級學院進行匯總，則需每日聯系本部門（學院）教工和學生，工作量大，統計煩瑣，且變動無法及時更新，若能采用統一平臺，由師生各自網上填報，后臺直接抓取數據則更為有利，從而能夠實現公共服務數據的開放。

（二）校務服務“不服務”——辦事指南和流程欠清晰，各服務事項“急需整形”。

如外來人員進校審批制度，過程需要教工依照相關要求填寫表格再交各自部門匯總后，再上報相關職能部門審核通過，最后由各部門將結果通知相關人員，其中的職能部門可能涉及多個，審批順序不明，易造成多頭報送，且整個流程拖沓不僅費時、費力，更易造成信息漏報、錯報，影響工作成效。

在較多的服務事項中，均存在師生需要一個部門多次往返或多部門之間往返的情況，各服務事項急需“整形”“瘦身”。

（三）現代管理“不現代”——辦事過程和反饋欠透明，高職院校治理體系有待完善。

有相當數量的校務服務事項，沒有開通線上辦理的渠道，師生需要跑多個部門辦理業務，找辦事人員簽字，效率較低。且無法及時跟蹤事項辦理的進度，透明度不高；等待時限拖沓，師生的相關訴求無法進行及時的評價和反饋，滿意度不高，高校管理現代化水平有待提升。

因此，急需以師生工作學習最緊密最直接的事項和業務作為突破口，運用“互聯網+校務服務”的模式，通過校務數據的整合與治理，推進校務數據信息有序開放、共享、使用，建設一個方便事項辦理的統一辦事平臺，增強服務意識，提升服務水平，提高辦事效率。構建一個更加公平、更加優質、更加高效的校務服務新模式，做到讓數據多跑路，讓師生少跑路，使師生辦事更便捷，推動高?！白疃嗯芤淮巍备母镎嬲涞兀箮熒嬲玫綄嵒?，增強師生對學校的歸屬感和幸福感。

三、高校校務服務數字化轉型的探索與實踐——以杭州科技職業技術學院為例

杭州科技職業技術學院作為一所省會城市的地方性高職院校，在校務服務數字化轉型方面近年來做出了積極的探索和實踐，也發現了一些問題。

（一）主要做法

1.重視頂層設計，明確工作實施路徑

學校重視頂層設計，配強專班，成立了“最多跑一次”改革工作領導小組，由校長擔任組長，組員包括校內各部門、二級學院（部）、校屬企業負責人；領導小組下設辦公室，定期召開例會，研究部署工作。結合實際制訂出臺《杭州科技職業技術學院關于推進“最多跑一次”改革的實施方案》，明確了指導思想、工作要求、主要任務和工作保障等內容，明確改革工作以網上辦事大廳建設為重點，共分為工作啟動、全面推進、優化改進、總結提升四個階段，根據基本實現校務服務事項網上、掌上辦事全覆蓋的目標，倒排計劃，掛圖作戰，按月報表，推動網上辦事大廳平臺項目的建設工作，同時建立督查和考核機制，將此項內容列入年底考核指標體系。

2.抓住工作重點，構建“一網通辦”平臺

按照構建“服務更集聚、數據更集中、管理更集成”的一體化新型校務服務體系的目標，牢牢抓住“一網通辦”的工作主線，在征求師生意見的基礎上系統全面梳理公布教師、學生、家長和社會到學校各部門辦事事項清單，全面開通校務服務事項網上辦事通道，并將部分已相對成熟的業務子系統統一納入平臺，一些校務服務事項采用了單點跳轉的形式即可訪問。充分體現“一網通辦”、只進“一扇門”的便捷服務理念。

3.聚焦民生服務，優化服務事項流程

校務服務數字化轉型著力服務師生的理念，聚焦民生服務事項，逐項細化辦理流程、明晰辦事指南、優化服務流程，提高工作效率，提升師生滿意度。以學校中層干部因私出國（境）審批流程改革前后為例，改革前，所有流程線下辦理，申請人需跑多個部門、多次往返，共需要5個環節；改革后，申請人線上辦理，流程簡化，只需跑一個部門，跑一次，實際只需2個環節。

（二）建設成效

一是完成校務服務數字化轉型全覆蓋。各職能部門、校屬企業做到全覆蓋，高頻服務事項全部上線辦事大廳，多則十幾個，少則兩三個，做到了“應進盡進”。通過全面梳理職能部門服務事項，一期推出了100項校務服務事項，內容涵蓋教育教學、人事勞動、醫保計生、出國出境等方面，其中流程類事項63個，指南類事項25個，信息查詢類事項12個。

二是實現高頻服務事項一次不用跑。隨著辦事大廳的上線，師生辦事不再受到時間和空間的限制，相當一部分業務可以實現24小時受理，教工在家里也可以在線辦理相關業務，時空雙緯達到“跑一次”。100項事項中，即辦件62項，占比62%；辦事大廳上線后，實現“零次跑”事項81項，占比81%。“跑一次”事項19項，占比19%。校務服務數字化成效明顯。

新冠肺炎疫情發生后，還針對疫情防控和返校復學開發了進校審批、健康打卡、一人一表三個新增事項。月流量分別為3003、2924、1340人次，體現了強大的需求空間。

（三）校務服務數字化轉型中存在的問題和困難

一是高校內各個職能部門重視程度冷熱不均，存在“溫差”。一些部門對辦事大廳建設的意義理解不夠，認識上僅停留在事項“上線”的階段，對流程瘦身的重視不夠，整體推進較慢。還有一些部門認為能夠開通網上申請渠道，實現“跑一次”就夠了，而沒有意識到還需要盡可能地“跑得快”，三天能辦結的事項，就不應該拖到五天，自我加壓不夠，對事項辦結時間的壓縮意識有待提高。

二是流程類事項數量偏少，需要“加菜”。部分指南類的事項因開發時間有限，仍為線下辦理，線上僅僅只是辦事指南，未及時更改為流程類，這需要相關部門進一步明晰工作流程和職責權限，盡快實現指南類事項改為流程類事項。

三是部門之間聯動不夠，需要“大循環”。上線辦理的許多事項的流程大多還停留在職能部門自身內部的“小循環”，部門與部門之間聯動的“大循環”還比較缺乏。從一開始的明確事項名稱，到規范細化辦事指南，以及最重要的優化辦事流程和最后的測試階段都不能僅僅是以某個部門為單位，應該站在師生的角度，通盤考慮部門與部門之間的流程關系。

四是系統對接數據共享的協同不夠，有待“深整”。一些業務系統本身已比較成熟，個別部門對與辦事大廳進行系統整合、數據共享有些抵觸情緒，存在一定程度上的“數據壁壘”現象，這需要信息技術部門的配合和各個職能部門的落實。高校把“最多跑一次”工作納入考核體系，但存在考核細則尚未健全的情況，調動相關部門的積極性還有待提高。

四、對校務服務數字化轉型的實踐性思考

（一）要把握數字化轉型的實質——“集成”，統籌業務系統，實現平臺便捷最優化，讓校園更智慧

要對高校的辦公系統、學工系統、財務系統、教務系統、科研系統、后勤服務等事項綜合集成，網上辦事平臺除具備內容管理和發布的功能外，還要兼具資源整合、應用集成等功能，用戶只進一扇門，即進入網上辦事大廳一個平臺，就能進入各個業務系統，進行業務的辦理。同時打通數據接口，實現數據共享最優化。通過數據共享，來建立信息數據資源大系統，使各個業務系統的數據整合在網上辦事大廳的平臺上，做到資源共享。

各個職能部門要建好本部門數據倉、單個事項的數據串，技術部門要建好數據庫。上下聯動、互相配合、協同作戰，使平臺具有較強的靈活性和可維護性，從而打破信息孤島。人靜數據動，師生“不用跑”，數據“跑起來”，實現數據流與業務流同步。

（二）要抓牢數字化轉型的重點——“增效”，推進流程瘦身，實現事項服務最優化，讓服務更到位。

一是要更充分地調研業務部門的流程需求。前期調研是基礎。除了單一部門申請和審批的業務，必須重點針對跨部門業務的流程，開展一定范圍內的師生調研，為網上辦事大廳制定可行的實施方案奠定基礎。二是要增加業務部門網上辦服務事項數量。通過調研讓更多事項實現網上辦或者開通網上申請渠道，滿足師生需求。變“部門上什么菜”為“師生要吃什么菜”。三是持續徹底地梳理事項清單，優化事項流程，細化辦事指南。堅持問題導向，通過規范事項名稱、明確辦事流程、承諾辦結時限，事項流程進一步得到優化。將流程開發與系統對接相結合，構建開放、易部署、適應事務流程變化和崗位調整的“一站式”網上辦事中心。

（三）要圍繞數字化轉型的核心——“共享”，理清管理體制，體現跨部門協同最優化，讓管理更現代。

高校數字化轉型領導小組的工作重心需要轉移到重點做好跨部門協同和專題協調上。數轉工作專班要集中攻堅，重點抓職能部門校務服務事項流程優化、數據整合、系統對接。通過將業務流程再造，創新服務模式，依據業務流程對部門人員的職責進行配置，設定相應的崗位權限，有利于規范崗位職責及辦事流程，有效支持跨部門協作流程，做到信息對稱及協同配合，快速方便地對業務事項進行統計及管理，實現精細化管理。同時建立健全督查機制，將督查結果納入年度綜合考評，確保改革有效落實。要持續對網上辦事大廳各部門辦事滿意度等情況進行跟蹤調查并公布。管理體制的理順，使網上辦事大廳的聯動性、持久性能夠跨越提升，也使得高?，F代管理體系更加完善。

五、結語

數字化轉型的外延和內涵豐富，大有文章可做。高校的數字化轉型之路還很長，而作為教育管理顯性特征的校務服務，更是首當其沖。隨著改革的深入，問題也會不斷涌現，要牢牢抓住數字化轉型的核心，通過不斷創新和改革來提升師生的幸福指數，促進教育管理的現代化。