事業單位數字檔案管理的重要性和應用分析

周穎 王穎 鄭黎明

（保定市人力資源和社會保障局人事考務中心）

事業單位檔案內容復雜、數據量巨大，過往在管理過程中需要消耗大量的物力以及人力，管理成本較高，難以徹底發揮出檔案信息具備的價值。而在計算機、辦公軟件以及多媒體技術快速發展下，合理構建數字檔案館，可以讓資源存儲量不斷擴大，提升檔案檢索的效率與速度。不過在實際開展數字檔案管理中，存在一定的問題，數字檔案的應用效果仍舊有待提升。因此必須要重點針對數字檔案展開全面研究，探索檔案管理中數字化的全面應用策略。

一、數字檔案概述

數字檔案主要就是指將電子檔案當作對象，把計算機等電子設備當作手段，依托網絡展開檔案收集、整合、保存、保護以及共享使用的新型檔案管理模式。我國在2002年通過發布《全國檔案信息化建設實施綱要》正式推動事業單位數字檔案館建設，后續在2006年發布《全國檔案事業發展“十二五”規劃》，使得數字建設逐漸成為各個檔案部門的重要工作內容，后續全國各地逐漸將數字檔案事業建設當作重點，持續推動檔案建設任務的落實[1]。

二、事業單位數字檔案管理的重要性

我國檔案事業十三五規劃當中提出“四個全面”戰略發展布局以及大數據發展戰略，推動“互聯網+”行動發展計劃，對于檔案工作觀念、方法、模式以及技術帶來深刻的影響，檔案工作領域更加廣闊，內容也更加多樣與豐富。必須要緊跟國家創新以及改革步伐，明確推進數字檔案建設。

（一）增強檔案管理效率

與傳統的檔案管理方式相對比，數字檔案管理具備的信息承載量更加優異，并且兼備有高質量傳播、更容易分享以及更改等各種優勢，檔案管理人員可以充分利用數字檔案以及計算機實施瀏覽、編輯、存儲等各項操作，還可以借助網絡平臺或者局域網實現檔案信息資源的全面傳輸、共享以及瀏覽，這樣檔案信息資源具備的時效性以及安全性將會進一步增強。

（二）提升經濟效益

過往我國大部分事業單位對于檔案管理一直使用粗放型模式，即將增加辦公費用以及辦公人員當作解決檔案管理難題的唯一方式，這也就造成管理成本呈現出大幅度提升的情況[2]。而數字檔案能夠把過往將紙質當作重要載體的檔案信息對象轉變成為電子檔案存儲在計算機或者云空間內，這樣不僅節約保管費用，還節省大量的占地空間，并且查閱文獻十分便捷與迅速，進而避免因為反復的印制資源導致人力資源以及設備資源出現浪費。

（三）有效保護檔案原件

目前，我國多地在發展中時有地震、洪災等自然災害，這種災害一旦出現對于承擔檔案的建筑物、各類設備以及載體會產生難以磨滅的損害，對于災后檔案的重建與使用也會產生十分嚴重的影響與制約。而通過數字檔案針對檔案原件展開全面的備份，合理進行保存，把各種紙質化的檔案轉換成為電子檔案，檔案的應用將會更加便捷與安全[3]。特別是一些歷史較為久遠的檔案資源，數字化對其進行處理無疑是一種優異的保護手段。此外，在數字化處理檔案信息之后，可以通過設置相應的權限以及全面備份來避免檔案出現被篡改的情況，這也能夠為檔案管理奠定一個優異的基礎。

三、影響事業單位數字檔案管理的常見問題

（一）對于數字檔案管理安全問題缺乏重視

眾所周知，在新時代信息技術是一把“雙刃劍”，其在保證人們生活更加便利與智能化的同時也存在一些安全隱患問題。首先，互聯網上的操作系統以及網絡協議大部分都是對外開放，網絡主體間存在的聯系也都是匿名，私密性并不高，很難確保各種資金以及信息數據安全。其次，信息數據安全問題會隨著事業單位內網絡基礎設施建設力度提升以及因特網的全面普及而不斷擴大，木馬等各種病毒可能會通過互聯網進行全面滋生與傳播，對于信息帶來一定程度的破壞以及竊取，并且不會受到地點或者時間的約束，在實施各種破壞行為之后甚至不會留下痕跡。最后，事業單位內檔案管理在數字化發展中存在一定薄弱環節，各種電子政務或者信息數據經過互聯網進行大量發布、傳遞等，會被大量群眾掌握，可能會出現人為修改或者刪除的情況，若是處理不合理可能會威脅事業單位發展。因此，現階段安全問題仍舊是數字檔案管理中需要重點關注的內容。

（二）在日常管理中存在誤區

目前，事業單位對于數字檔案關注程度不斷增強，并積極引入各種管理機制以及標準來落實數字檔案管理工作。但是受到各種因素限制與檔案有關的管理工作明細不夠詳細和完善，在日常管理過程中可能會出現誤區問題，例如：并沒有積極展開篩選，直接將所有數字文檔打印，使得文檔難以得到高效管理；或者對于數字信息化管理過度依賴，對于數字檔案沒有積極實施備份處理，若是出現問題可能會導致檔案文件發生丟失情況，對于數字檔案應用價值也會帶來影響。

四、事業單位數字檔案管理的實踐應用策略

事業單位內部檔案管理數字化的轉型是信息時代的必然結果。必須要對其進行高度關注，將各種信息技術當作依托，不斷優化數字檔案管理環境，完善檔案管理機制，改進檔案共享使用機制，將數字檔案與事業單位辦公設施有機聯合。

（一）優化數字檔案管理環境，提升數字檔案使用水平

環境是檔案管理數字轉型的重要基礎，也是支撐檔案轉型的核心設施，對其的優化一般從以下幾個方面進行。

（1）提升資金投入力度。數字檔案館工作有著較強的系統性，需要大量的財力、物力以及人力提供支撐，簡單而言要想合理使用數字檔案，就需要充足的資金。因此事業單位需要充分結合相關的政策以及補助，不斷強化對數字檔案管理資金投放力度，結合資金使用做好前期預算，讓資金作用可以最大程度發揮，以此來為數字檔案使用提供一個最有利的條件。

（2）完善載體環境。需要從事業單位實際發展狀態出發，詳細分析數字檔案管理存在的不足，并在這一基礎上制定一個合理、科學的方案，有效利用公開招標的形式采購檔案管理設施，依據檔案數據管理庫的格局安置相應的目錄架、計算機、復印機、打印機、防磁柜、放映機、掃描儀等各種數字檔案管理必備的器材以及設施。并積極利用各種設施來將紙質檔案數字化轉變，全面保護檔案資料[4]。以掃描儀等設施利用為例，使用掃描儀合理掃描錄入各種紙質原件，掃描儀色彩模式使用彩色、黑白二值或者灰色的模式，對于頁面當中有印章、紅頭、黑白照片、彩色插圖或者彩色照片的紙質檔案，可以使用彩色模式展開掃描，并將分辨率參數設置在100dpi往上，圖紙的參數則設置在200dpi2往上，最終掃描出來的圖像不僅完整、清晰，并且對于圖像后期利用效果并不會產生影響，此外，在確保圖像清晰的基礎上，適當將其進行壓縮，還可讓存儲容量最大程度減少，為數字檔案使用以及管理提供牢固基礎環境。

（3）軟件環境。結合資金投入情況及時采購或者更新檔案管理軟件，構建一個數字化的數據資源庫，針對各類檔案資源展開全方位的保存以及管理。同時，還需要提升安全方案以及保密意識，邀請專業的團隊安裝最正版的防火墻或者殺毒軟件，以此來防止檔案資源受到病毒或者黑客的攻擊出現損害的情況，讓數字檔案安全性不斷提升。

（二）完善數字檔案管理機制，保證檔案的安全與完整

隨著事業單位內部信息化建設的持續推進，數字檔案已經逐漸取代過往紙質檔案，成為檔案管理與使用領域的“主角”，在這種背景下檔案管理機制也需要隨之展開完善與調整，真正做到“與時俱進”。

（1）做好頂層管理機制設計。檔案數字化建設有著十分重要的意義，為保證建設水平，一般需要在全面推進這一工作之前，前往平行單位積極展開實地調查與研究，針對數字轉型時期可能會遇到的各種問題展開積極的預測，從職能、意義、路徑以及要點等幾個方面實施探索，為數字檔案管理的全面落實提供方向性指導[5]。二是積極針對頂層制度體系進行設計，把數字檔案資源的全面整理、匯總、保管以及歸檔等各種工作有效融入到檔案程序當中，為有關檔案管理職能部門以及工作人員提供，保證所有人員都可以明確的掌握數字檔案的實際類型、歸檔標準、歸檔方式以及范圍，以此來讓檔案工作人員更好地承擔自身具備的職責，確保檔案資料的安全性與完整性[6]。三是明確制度細則。就歷史檔案建設時間、權責、評估以及流程等各種事項作出明確的規定，以此來為具體的歸檔、整理、備份等操作提供指導與幫助。

（2）數字檔案保護與保密機制設計。無論是傳統的紙質載體還是電子載體，檔案保存與保密機制的完善都是必不可少的內容。我國檔案管理局《機關檔案管理規定》當中也明確指出，信息以及實體資源的安全都應該被保障，事業單位需要結合《檔案館建筑設計規范》（JGJ25）等有關規定維護檔案安全，并針對機制做出一些調整。一是數字檔案管理工作人員需要擁有安全保密意識，在保管數字檔案中，確保檔案信息以及原件的安全性，定期組織開展各種事故演練，將應急預案全面融入到檔案工作當中。二是需要針對檔案辦公地點的濕度與溫度進行管理，定期定時檢查數字檔案室內部的防水、防潮以及防電性能。三是定期針對數字檔案室的數字資源展開統計，包含數字檔案原件數據存儲、檔案數據等，做好登記記錄、說明處理內容。四是定期備份各種數字檔案資源，可以使用異地備份或者離線備份的形式，避免各種原始數據發生丟失或者被篡改的情況，若是有條件可以展開容災或者近線備份[7]。五是定期鑒定事業單位檔案資源，需要由事業單位內領導人員以及業務工作人員共同進行，針對檔案保管期限、保密登記、檔案實際續存時間等展開全面鑒定，出具相應的書面報告，合理處置正在變更的數字檔案。

（三）改善檔案共享機制，實現遠程的使用與共享

數字檔案在使用上有著較高的靈活性，不會拘泥于固定的時間或者地點，事業單位檔案管理部門可以充分借助數字檔案這一特征實行遠程共享，創建一個專屬數字檔案的開放網站以及管理平臺。一是將事業單位當作核心提供非個人的公開的數字檔案資源目錄，促使政府機構與公共之間展開雙向的交流與溝通。需要多渠道地將檔案信息資源進行整合，不斷完善數字檔案公開內容，改進數字檔案服務力度，優化查閱、檢索等服務。二是持續助推遠程使用與異地使用，無論是事業單位內部工作人員，還是外界的社會公眾都可以利用平臺和開放網站進行現場查閱操作，內部人員主要是使用系統平臺，而社會公眾則可使用外界開放網站。三是不斷改進數字檔案查找方式以及類型，用戶能夠結合自身需求采取各種類型的查找方式進行快速查詢，例如：支持條件組合檢索、積極檢索等特色查詢功能，以此來保證檢索結果更加精準。四是網站平臺需要提供一定的進階檢索功能，實現在檢索結果內部展開二次檢索，并為用戶提供一定的數據導出功能，讓用戶可以有效遷移檔案目錄、分類號、原文、數據字典等各種數據，為使用者提供便利條件[8]。此外，需要完善遠程查詢系統當中的電子光盤制作能力，可以把系統當中數據全面導出成為附帶檢索能力的數據包。

（四）助推數字檔案系統與辦公系統融合，發揮數字檔案作用

事業單位數字檔案建設的最主要目的就是為事業單位工作以及發展提供支撐，因此必須要將辦公系統與檔案管理進行有機結合，拓展數字檔案資源的使用范圍。一是在執行時期，要成立資源連接，保證資源查詢能力的實現，即在單位原有的數字化辦公軟件系統當中合理設置檔案資源查詢與檢索的功能，讓二者能夠無縫銜接。并將其當作使用基礎，以此來促進事業單位數字化發展目標的實現。二是需要不斷強化事業單位內數字化檔案管理體系建設，讓事業單位管理可以穩定推進。例如：建設并不斷完善文檔一體化管理制度、檔案歸檔制度、數字檔案使用制度等，在提升數字檔案使用效率以及水平的基礎上，為數字檔案提供全面化、整體化與自己拓展化發展機會。

（五）增強事業單位檔案管理人員信息素質

檔案管理人員是檔案實現數字化轉換重要的保障，也是事業單位內部關鍵的技術人員。為促使數字化進程可以不斷加快，必須要進一步強化對檔案管理人員綜合素質培養力度。首先，需要管理人員全力創建一支有著優異素養的檔案管理團隊，合理優化檔案工作環境以及待遇，吸引高校以及國內外一些十分優秀的檔案管理人才，為檔案數字化轉型儲備充沛的人才資源。其次，要提升檔案人員具備的職業素養、專業能力，首先為檔案工作人員普及各種檔案數字化發展政策方針以及管理文件，讓檔案工作人員對于國家最新政策以及法律法規有著一定的了解，在助推檔案管理自動化開展的基礎上做好保密工作[9]。再次，需要定期組織檔案人員前往現代化檔案專業人員培訓機構進行深造與學習，了解更多與數字檔案有關的云計算技術、計算機技術以及大數據等，讓檔案人員可以真正結合事業單位工作內容來優化檔案數字管理系統。最后，需要適當采取激勵手段，激發檔案人員對于自身本職工作的熱情，鼓勵其在數字建設的洪流當中積極主動地獲取更多知識以及工作技能，全方位投身到單位數字檔案管理以及高質量使用當中。

五、結束語

綜上所述，現階段信息與大數據時代對于事業單位帶來的沖擊與影響不斷加大，各種技術逐漸滲透到事業單位內各項工作以及發展戰略規劃當中。檔案數字化已經成為事業單位檔案領域必然發展趨勢，必須牢牢把握檔案領域這一重要發展機遇，持續改進事業單位數字檔案管理環境以及管理機制，將數字檔案全面引入到事業單位內部，為事業單位持續發展提供積極正面的影響與幫助。