立足本職不斷創新全面提升事業單位檔案管理工作水平

劉素珠

（菏澤市自然資源和規劃局）

一、引言

不動產登記檔案是一種涉及不動產開發、交易等方面資料的總稱。2013年底，中央人民政府在全國人大常委會上正式批準了不動產統一登記；2014年11月《關于不動產登記的暫行規定》的頒布，標志著我國不動產市場的發展進入了一個新的階段。在不動產登記系統的建設過程中，要大力推動有關的檔案管理，確保系統的有效運行。因此，則需要在全面理解和把握不動產登記檔案管理的必要性的前提下，根據這一新的形勢，探討一種切實可行的管理對策。

二、不動產登記檔案的內容特點

（一）形成區域的唯一性

不動產登記檔案客觀、真實地記錄了具體物權的狀態和所有權情況，是物權公示的重要憑證。為充分體現不動產所有權的獨特性，某一地區的不動產登記檔案應具備唯一的特征：只有國家不動產登記機關統一形成、積累、保管和使用。在同一行政范圍內，為了全面、準確、及時地反映某一特定的物權和有關的權利限制，在同一不動產登記檔案中進行統一登記，從而能夠全面、準確、及時地反映某一行政區域的物權流轉狀況，進而為保障物權交換的安全性和便利性提供有效保障。

（二）制作主體的法定性

不動產登記檔案是經國務院批準的專門機構依照法律程序制作的有關不動產權屬的文件。雖然《物權法》至今尚未出臺（十屆人大常委會已經審議了四次《物權法(草案)》，并將《物權法》的制訂和頒布納入了全國人大常委會的立法規劃），相關的不動產登記法律法規仍在不斷完善，但從《土地登記規則》《城市房屋權屬登記管理辦法》中可以看出，不動產登記檔案的制作主體是國家指定的、具有法律效力和社會公信力的機構。

（三）記錄內容的規范性

不動產登記檔案以登記簿的方式進行，其格式要求十分嚴格。因此，對不動產登記檔案的記載，將需要切實落實具體、規范、翔實、詳細等原則，由此使其在根本上保證不動產登記檔案的合法性，并且維護國家的尊嚴和法律嚴肅性。

（四）查詢利用的公開性

不動產登記檔案是我國建立不動產登記體系的必然結果。它的一個重要目標就是要達到“物權公示”的積極效果，維護物權的權利人和第三人的合法利益，保證物權交易的安全性。期間要將記錄內容的公開化，就是對不動產登記檔案中所記載的一切都要公開。允許當事人、利益相關者及有關部門合理使用、查閱、復制等，由此更好地凸顯不動產登記檔案的利用效果。

三、不動產登記檔案的作用效力

不動產登記檔案是不動產登記制度的必然產物，其作用效力具體表現在：

（一）不動產登記檔案是保證不動產物權登記社會公信力的根本途徑

不動產登記的宗旨就是要實現物權公示的原則，使其能夠真實、準確地反映物權的所有權、變動狀況，并將其公之于眾，以便當事人、利害關系人和有關業務部門查閱。所以，只有在“公示”的過程中，才能充分體現不動產登記檔案的功能。同時，我國法律對不動產登記檔案的公示方式也具有很高的社會可信度。如果不動產登記的權利狀態與實際的權利狀態不符，則國家法律也應給予有關當事人以保護，確認并支持其交易行為的合法性和有效性。不動產登記檔案的這種功能，對維護社會長期穩定和買賣雙方的權益都有著特殊的意義。

（二）不動產登記檔案是落實不動產物權“公示原則”的有效載體

不動產登記檔案的效力可以通過公開的方式來實現。因此，建立不動產登記檔案，不僅是提高不動產物權登記的公信力，而且是實現物權公示制度的重要手段。不動產物權公示原則的實現方式是不動產登記，它將具體不動產的現狀、權利狀況和權利的變化情況進行記錄，并將其公開，從而達到風險警示的目的，使相關各方真正認識到與之進行交易的潛在風險，從而在“意思自治”的基礎上作出決定，避免可預見的交易風險。由此可見，不動產登記檔案實際上是實現不動產物權“公示原則”的有效載體。

（三）不動產登記檔案是體現不動產物權狀況的證明文件

由于物權具有強烈的排他性，因此，有關物權的立法大多遵循如下的基本原則：在一個具體的不動產中，不能存在多個相互排斥的權利。因此，在物權登記檔案中，法律本質上賦予了物權文件的獨特性和最高的證明效力。同時，作為國家行為的登記結果與表現方式，不動產登記檔案也必然具有極高的權威：它可以成為買賣雙方對不動產權利狀態的基本信息；同時，它也是最有效的物權爭議的證明。這個屬性不能與其他相關的文檔資料相比。例如，不動產的所有權證書雖然是一種證據，但是它的證明力很難和不動產登記檔案相比，因為它所記錄的內容與文件中所記錄的內容存在矛盾，而在沒有足夠的證據支持下，國家法律的制定和執行都會受到不動產登記檔案的影響。

（四）不動產登記檔案是構成國家全部檔案的重要成分之一

從社會實踐角度來看，不動產登記檔案是一種獨立的檔案類別，已不再是一個嶄新的課題。但在過去的實踐中，對不動產物權交易的安全性問題一直沒有得到充分的關注，各級檔案館和有關職能部門也沒有把它放在一個突出的地位。隨著物權流轉的日益頻繁，交易安全問題也日益凸顯，而在此時期，及時進行不動產登記檔案工作，恰恰符合了這一社會的根本需要。可以預料，隨著《物權法》的出臺和頒布，不動產登記檔案將會成為檔案管理和有關業務單位的一項重要工作。

四、促進不動產登記檔案管理水平提升的策略

（一）強化對不動產登記檔案管理工作的重視力度

鑒于不動產登記檔案工作的重要性和特殊性，需要在各級領導干部中引起重視。要從思想上高度重視不動產登記檔案的工作，切實做好這方面的工作。要建立健全不動產登記檔案管理制度，堅持集中統一領導，分級分類統籌，使每個環節、每個參與者的積極性都得到最大限度的發揮。要使所有人都參加到不動產登記檔案的管理中來，并將適用于住房保障的對象和宏觀調控的文件分開進行。各類住房保障文件的歸檔、存檔要按照法定的程序進行。確保檔案管理機關立足當前，著眼長遠，為檔案工作創造有利的環境。根據設計要求，配備專門的檔案管理倉庫，配備辦公設備、防護設備和信息設備，以保證文件的安全。負責不動產登記檔案管理工作的資金統籌安排，以保證檔案工作的順利進行。期間，還需要建設專業化的檔案管理環境，同時建設相應的管理規章制度，可以保障整個檔案管理工作的順利開展以及推進。針對當前階段大管理的現狀較為混亂的情形，事業單位在今后的工作中就要重視對內部管理情況的改善，在管理階層以及職工群體當中，加強檔案管理工作重要性的宣傳力度，使工作人員意識到該項工作的重要性以及必要性，從而在規范相關流程的基礎上，提升職工對檔案管理工作的重視程度。

（二）完善軟硬件設施提高不動產登記檔案管理信息水平

建立健全不動產登記檔案管理系統，需要從三個方面著手。一是提高住房保障信息化檔案管理系統硬件條件，提高系統性能。在此期間，要加大對不動產登記檔案管理的資金投入，配備數量充足、性能優良的計算機、通訊設備等基礎設施。二是建立健全的軟件系統，使不動產登記檔案管理部門的各項工作得到合理的細化，對不動產登記檔案整理進行科學的規劃，統一進行不動產登記檔案的分類和歸藏，例如：不動產登記檔案的存儲方式、存儲格式等都要有統一的標準，對不動產登記檔案整理進行科學的規劃，提高不動產登記檔案的管理效率。三是鑒于目前我國不動產登記檔案存在主體眾多、內容復雜的狀況，需要在現有的不動產登記檔案管理體制的基礎上，進一步完善不動產登記檔案的管理。健全不動產登記檔案管理的操作規程，以保證其工作的順利進行。對住房保障房的檔案進行調查，對房屋的資料進行調查和統計。依據調查數據，進一步確定房屋資料的收集范圍。規范房屋檔案的歸集、整理工作，保證房屋安全檔案的完整性，執行“一套一檔”制度。

（三）積極創新不動產登記檔案管理體系

推動不動產登記檔案服務質量提高，需要順應“大數據，大資源，大文化”的時代要求。積極探索新的發展思路、新觀念，充分挖掘和利用好不動產登記檔案的作用。要構建符合新時代經濟、社會發展要求的不動產登記檔案工作制度，以提高檔案管理、服務住房和社會保障制度的整體水平。一是要完善我國的檔案資料系統。其中，要構建健全科學、完備的不動產登記檔案，做到“應歸”。構建包括文字、數據、音視頻、圖片等多種形式的檔案資料系統。二是要加強檔案的安全管理。保證檔案（室）的安全管理設施設置和正常運行，同時，要嚴格落實“九防”，建立健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全保障制度，保障館藏檔案資料的安全。三是要全面梳理館藏檔案資料，進一步挖掘館藏文獻，提高館藏文獻的使用價值，完善館藏文獻的使用機制。四是提升查詢和借閱便利性，實現檔案的利用價值，所以相關人員在進行檔案管理時應以提高檔案的服務質量為根本，在此基礎上進行工作。首先，在信息技術的幫助下，為了方便檔案快速查找，需要對檔案進行編目、檢索等工作，相關技術人員還可以設計一定的檢索工具，以此來完善檢索系統，提高檔案查找效率。其次，需要進行檔案的備份，進行有效的微縮，以此來減少儲存空間。并且相關工作人員還需要將檔案進行有效的分類，并且可以及時對一些損壞的檔案進行修復，以此來增加其保存時間。

（四）提高檔案從業人員專業素質和業務水平

加強檔案管理，需要提高檔案從業人員的專業素質和業務能力。定期舉辦不動產登記檔案管理培訓班，宣傳《不動產登記檔案管理辦法》及有關文件的管理、使用方法，并在實際工作中不斷完善，加強溝通、強化責任、規范管理。對從事不動產登記檔案管理工作的工作人員進行專業技術訓練和業務操作培訓，以保證他們能夠適應和滿足工作需要。不動產登記檔案管理的訓練與教育，從理論與實際兩個層面，對檔案管理人員進行專業知識的培養，并使之具備對電腦操作能力的要求。在此期間，檔案管理員要進行專門的模擬演練，并熟悉相關的程序。同時，還可以將培訓成果與績效考核、年終考核有機地結合在一起，激發員工的工作熱情、責任心。在大數據和信息化背景下，檔案數字化、信息化是必然趨勢。新時期不動產登記檔案工作的工作人員要主動適應新的形勢，掌握信息化技術、數字技術等知識，掌握好專業、會技術、會操作并熟練運用。而在檔案管理中，以能力建設為先決條件，以社會和公民的力量為主導的管理體制，注重多方主體能力的提高。由于檔案管理工作的復雜性，需要具備多種功能，而檔案管理工作又缺少涵蓋多個方面的綜合管理，則很難達到檔案管理的根本目標。

（五）不動產登記檔案實行專人專職管理

在工程施工中，檔案管理人員的變動是很常見的，其工作人員的不穩定，會直接影響到資料的完整性和歸檔的正確性。尤其是在檔案管理中遇到問題時，往往以人事變動為由互相推諉，難以解決問題，從而影響到檔案的驗收和入館。所以，將不動產登記檔案的管理與其他檔案工作分離，并由專門的人員進行管理。同時，還將需要繼續加強檔案管理隊伍的建設和管理工作。明確住房保障職業檔案的管理，及時組織學習和培訓，提高工作的責任感。不動產登記檔案具有政策性強、形成速度快、專業性強等特點，對其具體變化要進行動態的把握，因此，需要配備專職的工作人員，以保證其工作的連續性和穩定性，進而改善不動產登記檔案的工作質量。檔案的使用與服務是檔案工作的一個重要方面。擴大檔案服務與使用范圍，可以有效地提高檔案管理的效率。要積極推進不動產登記檔案的改革，需要在服務觀念、服務方法等方面進行創新。要堅持以人為本、從消極到積極、從落后到超前的轉變。要大力推動智慧檔案館（室）的建設，以數字化、信息化的方式，運用現代科技，做到“讓科技多跑，讓群眾少跑腿”。

（六）推動不動產登記檔案工作向法治化轉型

不動產登記檔案是反映經濟適用房公平分配的最基本的原始數據。近年來，隨著經濟適用房建設、購置、建設等方面的不斷發展，保障房的數量不斷增加。作為不動產登記檔案資源的集中管理機構，應順應時代潮流，積極推動檔案管理向檔案治理轉變，主動承擔起檔案治理的主體角色。在檔案管理機構制訂的制度框架下，積極構建檔案資源體系、檔案安全體系、檔案利用體系，為我國的住房和社會保障體系提供有力的支撐。檔案管理要以人民為中心，以群眾為中心，以群眾為本，以中國特色的社會主義事業為己任。要轉變以往陳舊的、不合時代的管理模式，主動適應檔案管理的高要求，通過制度創新、服務創新、人才培養等途徑，不斷提高檔案治理能力。同時在信息化管理中，還要及時對不動產登記檔案館進行控制，檢查各時期不動產登記檔案館是否保存完好，是否及時歸檔，反復檢測是否能查閱到每位單位員工的不動產登記檔案館信息，避免在使用時出現問題。

五、結束語

總之，不動產登記檔案作為一種權威的文件，可以為解決物權人的利益糾紛提供法律依據，其證據的力量和說服力無可辯駁。因此，強化不動產登記檔案管理，是歷史發展的必然要求。在此基礎上，不動產登記檔案工作也要與時俱進，加強責任和義務，并需要嚴格執行各項工作程序，確保不動產權市場平穩健康發展，進而為維護社會安定與和諧奠定良好基礎。