企業(yè)文書檔案收集歸檔管理問題研究

何玉芳

（新疆新鑫礦業(yè)股份有限公司，新疆烏魯木齊 830000）

文書作為公司和機構(gòu)以及各種機構(gòu)或組織的運作核心，是各種信息資源交換的中心。文件、檔案的收集和歸檔對公司來說非常重要。但檔案管理對服務(wù)意識和專業(yè)技術(shù)的要求非常高，檔案管理歷史悠久，是人類文明融合傳播的技術(shù)手段之一。在日常工作過程中，企業(yè)制作的大量書面材料都是文件。文檔可以說是一種用于記錄信息和表達意圖的書面材料。公司文件是信息收集和傳遞的關(guān)鍵，文件歸檔管理是文件的收集、歸檔、存儲和管理。但是，隨著社會的發(fā)展，企業(yè)的工作方式、信息傳遞的媒介、重要文件的制作和傳遞、信息資源的載體都發(fā)生了變化。同時，檔案信息的使用率也在不斷提高，為提高檔案管理質(zhì)量，文件檔案的收集和歸檔方式也必須改變。

1 企業(yè)文書檔案收集歸檔的重要性

企業(yè)的文件和檔案在一定程度上記錄了公司的發(fā)展，可以反映一定階段社會、團體和組織的發(fā)展情況。此外，公司文件檔案中還包含會議錄音、談話及批文等記錄公司發(fā)展歷程、活動、日常運作等資料。因此，文檔文件是文件開發(fā)的重要數(shù)據(jù)，收集和保存文檔文件已成為企業(yè)日常工作的一部分。在此基礎(chǔ)上加強文件檔案的收集和管理，為各項活動和工作提供參考依據(jù)。文件和檔案的收集和存放關(guān)系到公司的發(fā)展，時間越長，工作量越大，文件的數(shù)量也會增加。收集和歸檔企業(yè)文件和檔案非常耗時，對檔案管理人員有一定的要求，管理人員必須具備一定的技術(shù)水平。因此，加強文件檔案的收集和歸檔工作，是提高檔案管理質(zhì)量，是促進企業(yè)檔案管理長遠發(fā)展的重要舉措。

2 企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作存在的問題

（1）收集與歸檔力度不足

從企業(yè)檔案的現(xiàn)狀來看，還存在書面歸檔的情況，這對于無紙化、自動化辦公的發(fā)展趨勢無疑已經(jīng)跟不上企業(yè)發(fā)展的步伐，導致效率和存檔的質(zhì)量下降。此外，提交公司文件的過程還不夠充分。盡管許多文件已被分類，但由于未及時存檔，因此無法訪問它們。最后，文檔文件中存在分頁符和錯誤。由于企業(yè)文件檔案收集和歸檔不規(guī)范，文件檔案缺乏完整性和連續(xù)性。

（2）檔案資料的收集處理方法落后

隨著社會的發(fā)展和科技的創(chuàng)新，檔案管理工作在這樣的背景下受到了一定的影響：傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適應新時代檔案管理的要求。例如，辦公自動化在很多企業(yè)的日常工作中普遍存在，很多原本是體力勞動的任務(wù)逐漸轉(zhuǎn)移到不同的設(shè)備上來執(zhí)行。因此，不僅可以顯著提高工作效率，還可以降低工作強度。文件和檔案的收集和管理也可以通過信息技術(shù)來完成。一方面，利用計算機完成檔案的收集歸檔工作，大大提高了工作效率，避免了檔案收集和歸檔的重復，降低了檔案管理的強度，降低了信息密度。由于文檔檔案的多樣性，文檔檔案的記錄和歸檔也必須基于此屬性。受單位類型影響，文件類型以紙質(zhì)文件和數(shù)字文件為主，使收集歸檔更加復雜。

3 提高企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作水平的措施

（1）完善文書檔案收集和歸檔管理制度

一是在負責人的指導下，提高檔案管理工作的重要性。各部門和檔案管理人員要積極參與文件檔案的收集和歸檔工作，確保各部門和檔案館館藏之間的有效協(xié)作和溝通。要營造良好的檔案工作氛圍；二要制定和完善檔案的收存制度，提高規(guī)范化水平。在當前檔案管理質(zhì)量、檔案秩序、公務(wù)檔案處理等要求的前提下，全面監(jiān)控檔案的創(chuàng)建、打印、執(zhí)行和歸檔工作，確保檔案的收集歸檔質(zhì)量。最大程度做好文件檔案的收集歸檔工作，盡快審核歸檔內(nèi)容，做好敏感文件檔案的歸類、保密、留存工作，避免文件外流或丟失。

（2）增強管理意識

優(yōu)秀的檔案管理人員必須具備檔案管理敏感性、基本的專業(yè)知識和檔案管理能力，因為只有具備專業(yè)能力，檔案管理的效率才能提高。因此，企業(yè)必須進一步提高檔案管理人員的專業(yè)技能，強化責任人的資質(zhì)，提高員工對檔案收集歸檔的敏感度，要求了解檔案收集歸檔的標準化流程。同時要培養(yǎng)員工主動學習文獻管理、建立電子檔案等新管理方法，利用閑暇時間組織網(wǎng)絡(luò)學習培訓和法律學習，參與各類文獻檔案建設(shè)項目等。檔案管理人員積極參與文件檔案的收集和歸檔工作，促進管理效率和質(zhì)量的提高。