堅持檔案數(shù)字化先行服務(wù)長三角生態(tài)綠色一體化發(fā)展示范區(qū)建設(shè)

嘉善縣檔案局 嘉善縣檔案館

檔案工作數(shù)字化，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。過去一年，在省、市檔案局、檔案館的大力支持和指導(dǎo)下，嘉善檔案工作圍繞“雙示范”兩大國家戰(zhàn)略實(shí)施，以數(shù)字化改革為牽引，按照《長三角地區(qū)檔案部門重點(diǎn)協(xié)同項(xiàng)目備忘錄》要求，創(chuàng)新驅(qū)動檔案工作數(shù)字化，在長三角地區(qū)縣級單位中率先通過電子文件單套制歸檔綜合試點(diǎn)驗(yàn)收，完成檔案工作服務(wù)農(nóng)村基層社會治理整縣試點(diǎn)等工作，服務(wù)長三角生態(tài)綠色一體化發(fā)展示范區(qū)建設(shè)。

1 以“小切口+多領(lǐng)域”為路徑，推進(jìn)電子檔案法定化先行

新修訂《檔案法》規(guī)定電子檔案“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，為電子檔案法定化和現(xiàn)代辦公無紙化奠定了基礎(chǔ)。嘉善縣于2020年6月開展電子文件單套制歸檔綜合試點(diǎn)，以電子公文、不動產(chǎn)抵押登記、企業(yè)增值稅電子發(fā)票等為主攻方向，探索解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、電子檔案雙套制管理逐步轉(zhuǎn)向電子檔案單套制管理的“硬核”問題，取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。一是構(gòu)建共同體推進(jìn)、專班化運(yùn)作的新格局，試點(diǎn)工作推進(jìn)到哪個領(lǐng)域，就相應(yīng)成立“牽頭單位+若干試點(diǎn)單位”組成的業(yè)務(wù)和技術(shù)工作專班，形成有分有合的工作格局；二是確立無紙化方向、大一統(tǒng)布局的新定位，制訂試點(diǎn)方案，明確“三統(tǒng)一”基本要求，保障電子檔案符合法定要求；三是探索“小切口”選點(diǎn)、“大場景”依托的新模式，找準(zhǔn)試點(diǎn)單位，優(yōu)選試點(diǎn)“小切口”，確立以點(diǎn)帶面方向，取得明顯效果；四是搭建模塊化改造、全流程管控的新路徑，抓好開發(fā)部署、系統(tǒng)配置和操作使用，推進(jìn)實(shí)現(xiàn)電子檔案單套制全流程技術(shù)管控目標(biāo)；五是重構(gòu)分層級管理、單套制操作的新體系，突出管理功能可行、技術(shù)路徑可行、操作規(guī)范可行，構(gòu)建縣級宏觀管理、職能部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)和歸檔部門規(guī)范操作的層級治理體系。2021年8月，試點(diǎn)工作順利通過驗(yàn)收，縣檔案館成為長三角地區(qū)首個通過省級試點(diǎn)驗(yàn)收的縣級單位。

2 以“基礎(chǔ)性+支撐力”為抓手，推進(jìn)基層檔案數(shù)字化賦能

檔案工作的基礎(chǔ)在基層。以檔案工作服務(wù)農(nóng)村基層社會治理整縣試點(diǎn)為契機(jī)，大力推進(jìn)鄉(xiāng)村檔案體系化治理、規(guī)范化達(dá)標(biāo)、數(shù)字化提升，夯實(shí)檔案工作基層基礎(chǔ)。壓實(shí)檔案治理基礎(chǔ)，以村級檔案規(guī)范化建設(shè)提標(biāo)達(dá)標(biāo)為抓手，分三個批次對全縣118個村（社區(qū)）進(jìn)行實(shí)地檢查認(rèn)定，全縣村級獨(dú)立檔案室實(shí)現(xiàn)全覆蓋，檔案室設(shè)施普遍實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，業(yè)務(wù)基礎(chǔ)普遍得到提升。壓實(shí)數(shù)字資源基礎(chǔ)，村級組織積極響應(yīng)檔案工作數(shù)字化，農(nóng)村按件歸檔存量重要檔案數(shù)字化率由原來54%躍升到99%，為常態(tài)化做好增量檔案數(shù)字化奠定了基礎(chǔ)。推動數(shù)字賦能服務(wù)，一方面，村級組織通過村數(shù)字檔案室查檔，日益成為村級日常工作和服務(wù)村民生產(chǎn)生活需求的重要手段；另一方面，查檔量是基層需求的“晴雨表”，2021年縣檔案館查檔量井噴式增長，調(diào)檔量卷、件分別同比增長177%、242%，其中996批次單位查考均通過自助查檔解決，切實(shí)為編纂村志、慶祝建黨百年、服務(wù)區(qū)域征遷等提供了便利，不僅滿足了精準(zhǔn)、高效查檔需求，更驗(yàn)證了取消傳統(tǒng)紙質(zhì)查檔的可行性和必要性。

3 以“示范區(qū)+引領(lǐng)性”為目標(biāo)，推進(jìn)區(qū)域合作多樣化共享

認(rèn)真貫徹長三角地區(qū)三省一市檔案工作座談會及示范區(qū)嘉善、青浦、吳江檔案部門合作協(xié)議精神，深化示范區(qū)合作。在制度建設(shè)方面，2021年聯(lián)合開展了檔案信息化調(diào)研，共同制定了《示范區(qū)電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理三年行動方案》和4個配套制度，共享先行做法，形成共同行動。在跨館服務(wù)方面，通過省檔案服務(wù)網(wǎng)，2021年辦理長三角地區(qū)跨館查檔377例（其中跨省7例）；通過“三地”法院“長三角示范區(qū)執(zhí)行在線”，辦理遠(yuǎn)程查檔3例。在文化合作方面，2020年聯(lián)合編纂《太浦河工程建設(shè)史》，開展館藏檔案收集和口述資料征集補(bǔ)充，2021年嘉善部分已經(jīng)完成了資料集成和文稿撰寫。《太浦河工程建設(shè)史》將完整版、全景式呈現(xiàn)“太浦河前世今生”，為“同飲一江水，共建示范區(qū)”作出鮮明的時代注腳。

下一步，嘉善將認(rèn)真貫徹落實(shí)好全省檔案局長館長會議精神，積極融入數(shù)字化改革大局和黨政機(jī)關(guān)整體智治，大力推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為嘉善檔案事業(yè)發(fā)展提供持久動力，為長三角生態(tài)綠色一體化發(fā)展示范區(qū)建設(shè)提供基礎(chǔ)支撐。