以智能增效能——“檔案資源建設”應用場景介紹

浙江省檔案館

2021年以來，按照檔案數字化改革的要求與部署，省檔案館緊緊抓住省檔案數據共享中心建設契機，高標準謀劃、高質量推進，組織構建了集數據集成、統計分析、指數評價、督查督辦等功能于一體的“檔案資源建設”智能化應用場景，著力推動解決全省檔案館資源建設不均衡問題。

1 建設情況

1.1 總體思路

“檔案資源建設”應用場景貫通全省檔案資源建設工作，主要設立“依法接收”“應收盡收”“專題檔案”3個板塊10個指標項、1個指數，旨在對全省檔案資源建設情況進行數據實時歸集分析，掌握全貌、樹立標兵、發現問題、評估業績、指導工作，重塑資源建設與資源建設工作兩個體系，打造基層業務指導與治理新路徑。

1.2 基本情況

“檔案資源建設”應用場景于2021年12月底上線試運行，全省101家檔案館的檔案資源建設情況實現了全過程可視化，比學趕超的氛圍日漸形成，彰顯了檔案數字化改革的使命擔當和檔案工作智能智治的可喜成果。

依法接收板塊，設置3個指標項，堅持問題導向，檢測預警突出問題，形成發現、處置、整改的工作閉環，推動檔案依法接收工作。一是“年計劃接收完成率”，是對檔案館年初接收計劃落實情況的量化，完成率越高，說明落實情況越好；二是“接收同比增長率”，是當年和上一年度的同比，從時間維度體現接收數量變化情況；三是“接收滯后預警”，顯示各檔案館超期未接收的全宗單位數量，以紅色預警形式督促各檔案館依法按期接收檔案。

應收盡收板塊，選取3大指標項，堅持目標導向，突破資源建設盲點，確保經濟社會發展全過程和各領域形成的檔案應收盡收、全面覆蓋。一是“全宗覆蓋率”，主要考量檔案館的全宗設定是否覆蓋了所有同級別的機關企事業單位；二是“全省館藏量分布”，以一圖涵蓋全省檔案館館藏檔案整體數量與檔案結構分類分布情況；三是“政務電子檔案”，展現各檔案館政務電子檔案本年度接收數量。

專題檔案板塊，通過4類指標項，堅持需求導向，聚焦為新時代重大活動建檔，實現全省優質檔案資源共建共享。第一類是“紅色檔案”，匯總了特藏于各檔案館的革命歷史檔案數量；第二類是“新時代重點檔案”，主要是圍繞黨委、政府重要戰略部署、重點事項、重大活動等進行建檔，體現了各級檔案館緊貼中心、服務中心，全面履行職責使命的責任擔當，是全省檔案館今后一個時期檔案資源建設的重點；第三類是“地方特色檔案”，集中展現全省獨具地方特色的歷史事件、重大活動、民族宗教、著名人物、非物質文化遺產、民間藝術、鄉土風情、典籍掌故等內容；第四類是“重大突發事件檔案”，為我省一些重大突發事件留痕，發揮檔案存史、資政、維權的作用。

一個指數，即“檔案資源建設工作指數”。由檔案資源建設各指標加權計算得出，并按得分高低進行動態展示并排名，正數排名發揮標桿引領作用，倒數排名發揮督促倒逼作用，正反合力形成比學趕超氛圍，提升各檔案館工作積極性，推動全省檔案資源建設轉型升級。

2 改革突破

一是暢通知情明政渠道。應用系統建立了省、市、縣（市、區）三級檔案館數據交互機制，便于各檔案館了解不同指標的內容、數值及全省排名位次，全面掌握本館資源建設成效與差距，提升工作的科學性、針對性。如，分析“年計劃接收完成率”指標項數值，可以讓各檔案館更精準地制定全年檔案接收計劃；分析“地方特色檔案”指標項，可以加大地方特色資源挖掘力度，推動特色檔案資源建設工作。

二是構建在線督辦機制。通過指標項動態展示與評估分析，直觀呈現資源建設存在的問題，前移監督關口，提升督促整改成效。如“全宗覆蓋率”指標項要求各檔案館及時更新所有同級別機關企事業單位名稱、數量，對指標數值未達到100%的，進行問題預警，落實整改責任；“接收滯后預警”指標項則以直接、明了的方式提示檔案依法接收中存在的短板、弱項，未來數據集成到全省統一的大平臺，可以直接督促超期不移交檔案的相關單位及時做好檔案整理與數字化工作。

三是做好分析反饋文章。應用系統升級后，將實現多維度挖掘和分析數據的功能，從而推動全省檔案資源建設工作的高質量發展。如，分析“新時代重點檔案”指標項數據，精準指導工作薄弱的市縣檔案館變被動為主動；分析“紅色檔案”指標項數據，可以有目標地整合全省資源，形成合力，開展深層次的檔案合作開發；綜合分析數據更新情況、辦理答復情況等，可以讓省檔案館發現需要持續跟蹤的問題。

3 存在困難和下一步打算

由于檔案系統數字化改革工作起步較晚，省、市、縣（市、區）三級檔案館雖建有相關系統，但是三級數據倉并未徹底打通，大部分初始數據尚需人工錄入，數據的精準度有待提升；應用上線時間較短，數據的集成還不夠豐富，數據的分析功能比較弱；部分指標項的設置不夠科學，系統設計、數據采集等功能尚需進一步完善、提升。

下一步，省檔案館將加強與各市、縣（市、區）對接，加快實現省、市、縣（市、區）三級貫通；做實做好系統平臺的應用推廣與指導服務工作，切實做到讓“數據多跑路”，以智能化手段來提升工作實效。