“十四五”時期我國智慧檔案館（室）建設“晉級”之路
——基于全國和各省市檔案事業發展“十四五”規劃的分析

孫常程/鄭州大學醫學院綜合辦公室

智慧檔案館是繼傳統檔案館（室）及數字檔案館（室）之后的第三代檔案館（室），是檔案館（室）的3.0版[1]。智慧檔案館既是社會高度信息化發展后的高級別形態的檔案信息管理服務系統，又是檔案資源全面加速轉型升級數字化、數據化背景下檔案館發展的必然趨勢[2]，更是“十四五”乃至未來一個時期我國檔案館（室）發展的新方向和重要建設目標。2021年6月以來，國家和各省、直轄市、自治區等陸續發布了“十四五”檔案事業發展規劃，其中不少規劃都對“十四五”時期智慧檔案館（室）建設有所著墨，部分省份明確提出了建設目標和具體任務等。那么，“十四五”時期乃至未來一段時間我國智慧檔案館（室）發展建設的主要目標、核心任務和具體要求都是什么？又該如何有效推進實施？筆者對全國及各省、直轄市、自治區“十四五”檔案事業發展規劃中的智慧檔案館（室）建設內容進行梳理分析。

1 “十四五”規劃中關于智慧檔案館（室）建設的內容梳理

全國和各省、直轄市、自治區等“十四五”檔案事業發展規劃中都間接或直接提出了“十四五”時期我國智慧檔案館（室）建設的目標任務甚至具體實施措施等，這為“十四五”時期深入研究和大力推進我國智慧檔案館（室）發展提供了重要的政策依據、支持和明確要求。

1.1 《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中關于智慧檔案館（室）建設的內容梳理

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》雖然沒有直接明確列出“十四五”時期我國智慧檔案館（室）建設目標、任務和具體措施等，但整個規劃中有多處都對智慧檔案館（室）建設密切相關的內容提出了明確任務及具體要求。相關內容主要體現在三個方面。一是在“發展目標”中明確要求“檔案信息化建設進一步融入數字中國建設，新一代信息技術在檔案工作中的應用更為廣泛，信息化與檔案事業各項工作深度融合，檔案管理數字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現數字轉型”[3]。二是在“主要任務”中明確提出“健全‘互聯網+監管’手段，建立檔案數字治理新模式，推動檔案工作融入各項業務全流程，推進檔案業務在線監督指導，提升檔案治理網絡化、智能化、精細化水平”[4]。三是在“加速數字檔案館（室）建設”中明確提出“加大機關數字檔案室建設力度，深入開展企業數字檔案館（室）建設。各級國家檔案館大力推進數字檔案館建設，建設中央檔案館數字檔案館。加強大數據、人工智能等新一代信息技術在數字檔案館（室）建設中的應用，推動數字檔案館（室）建設優化升級”[5]。

傳統檔案館、數字檔案館、智能檔案館是檔案館發展建設的三個階段[6]，智慧檔案館（室）是我國檔案館（室）建設的新方向和新目標[7]，智能檔案館乃至具有一定“智慧”功能和特征的數字檔案館等都是數字檔案館向智慧檔案館發展過程中的過渡形態。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》“主要任務”中明確提出不斷提升檔案管理數字化、智能化水平和檔案治理網絡化、智能化、精細化水平，特別是要大力“推動數字檔案館（室）建設優化升級”。那么大力優化升級發展數字檔案館（室）的主要方向和最終目標是什么？自然是逐步建設成智能檔案館（室），并最終優化升級為智慧檔案館（室）。

1.2 多地檔案事業發展“十四五”規劃中關于智慧檔案館（室）建設的內容梳理

分析發現，浙江、江蘇、上海、海南、云南、湖北、內蒙古、貴州等地檔案事業發展“十四五”規劃中明確地列出了“十四五”時期當地智慧檔案館（室）建設的目標、任務和具體措施等。

如《浙江省檔案事業發展“十四五”規劃》在“‘十三五’時期發展情況”中指出，“‘十三五’期間，全省檔案部門……深化推進……智慧檔案……建設，各項目標任務如期完成，多項工作走在全國前列”。在“高能級建設智慧檔案”中明確提出“加強檔案數據管理與應用，探索建設一批智慧檔案館，拓展智慧檔案應用場景”[8]。《浙江省檔案館“十四五”發展規劃綱要》在智慧檔案館建設方面著墨更多，具體內容包括“到2025年具體實現的目標有‘可視化、智慧化等技術在檔案開發領域中得到應用’”“探索智慧庫房建設”“推進……檔案資政智慧化”“建設數智檔案館。利用數字化改革成果和人工智能等新技術，實現數據智慧采集、智慧推送、智慧整理、智慧管理、智慧利用，推動數字檔案館向數智檔案館轉變，實現檔案資政智慧化精準化，檔案編研數字化智慧化，檔案展覽宣傳數字化全媒化”“實現檔案館系統主要業務數字化、一體化、智慧化”“開展檔案館建筑防火安全……智慧安全管理系統建設”等。

此外，《江蘇省“十四五”檔案事業發展規劃》在“推進數字檔案館（室）建設”中明確提出“有條件的地區適時開展智慧檔案館（室）建設，探索智慧檔案應用場景”。《上海市檔案事業發展“十四五”規劃》在“大力推進數字檔案館（室）建設”中提出“推動有條件的檔案館（室）實現業務工作全過程數字化管理，并向智能化、智慧化轉型升級”“豐富數字檔案場景應用。市檔案館加大‘一屏觀全館’‘一屏管全館’等場景應用建設，積極探索智慧庫房、智能講解等，使上海數字檔案建設領跑全國”。《海南省檔案事業發展“十四五”規劃》提出，“力爭從數字檔案館建設轉型升級為智慧檔案館，為加快海南自由貿易港建設貢獻檔案智慧和力量”“將海南省檔案館建成數字檔案館并轉型升級為智慧檔案館，形成‘互聯網+’檔案事業發展新格局，助力‘數字海南’建設”[9]。《“十四五”云南省檔案事業發展規劃》在“推進數字檔案館（室）建設”中明確提出，“探索打造與當地信息化發展及電子政務建設相適應的智慧檔案館，鼓勵已建成的數字檔案館轉型升級”[10]。《“十四五”湖北省檔案事業發展規劃》在“提升檔案公共服務能力”中明確提出“支持十堰等地建設智慧檔案館”。《“十四五”內蒙古自治區檔案事業發展規劃》在“探索建立智慧檔案館（室）”中明確提出，“鼓勵有條件的地區和單位運用大數據、云計算、物聯網、人工智能等技術手段感知、分析、整合檔案環境信息、檔案實體信息、檔案數據信息，實現環境監控、檔案管理、安防控制等智能聯動，提高檔案管理智能化、便捷化水平”[11]。《貴州省檔案館事業發展“十四五”規劃》提出，“到2035年，館藏檔案資源實現數字轉型，智慧檔案館建設取得明顯成效；綜合服務能力、服務水平大幅提升”。

還要注意到，不少市、縣的檔案事業發展“十四五”規劃也明確提出了建設智慧檔案館（室）的目標和任務。如《浦東新區檔案事業發展“十四五”規劃》提出“到2025年，……努力從數字檔案館轉型升級為智慧檔案館，繼續走在業界前列，為浦東打造社會主義現代化建設引領區貢獻檔案智慧和力量”“展望2035年，基本實現檔案資源數據化、檔案管理智能化、信息服務智慧化”[12]；“作為新時代檔案智慧建設‘無縫銜接’的樣本，最終實現對包括政務信息、業務數據等在內的各類電子文件的‘單套制’歸檔”“強化檔案數據智慧管理和應用能力。開發更多實戰管用、群眾受用的智能服務場景，針對各類數據查詢利用現實需求，研發館庫數據資源智慧解讀、智能篩選、智能著錄、智能劃控等‘智慧檢索’技術，提高檔案利用的精準度和快捷性”[13]。

2 “十四五”時期我國智慧檔案館（室）發展建設的主要目標和重要任務

2.1 智檔：高能級建設智慧檔案

當前學界對“智慧城市”“智慧政府”“智慧檔案館”等概念和內容的研究日益廣泛深入，各種各樣的“智慧+”應用服務實踐場景也不斷涌現并日趨成熟。檔案工作和檔案治理的未來范式智慧檔案范式產生所需的各種條件正在逐漸具備并已開始深入發展。智慧檔案就是借助各種新興信息技術，對傳統實體檔案和數字檔案等檔案資源進行智能感知和智慧化管理，由此提取并形成智慧信息，以滿足“智慧政府”“智慧城市”等智慧需求。智慧檔案既要有對檔案信息進行感知與協調治理的能力，又要實現對檔案信息進行深度挖掘并相互關聯，形成智慧信息并提供智慧服務的效果[14]。智慧檔案建設包括原有全部檔案的智慧化升級建設和各種新生成的智慧化檔案。“十四五”時期我國智慧檔案館（室）建設的首要目標和任務就是深入推進智慧檔案、智慧服務場景等建設，即檔案機構各項工作要全面主動融入智慧政府、智慧社會建設進程中，充分運用各種新興前沿信息技術如人工智能、云計算、區塊鏈、物聯網、移動應用、增強交互技術、數字孿生、大數據挖掘和分析等新一代數據技術、通信技術和網絡技術等，加快推進檔案資源數字化、數據化轉型建設，加強數字助力和賦能，不斷提升檔案各項業務工作的自動化、智能化、智慧化能力和水平，進而大力推動智慧檔案建設工作，并為探索檔案智慧服務場景和智慧檔案館（室）建設提供堅實而又豐富的檔案資源基礎。

2.2 智場：積極搭建并拓展豐富檔案智慧服務應用場景

智慧檔案的智慧性功能和價值發揮必須依賴于一定的應用服務場景。搭建并拓展多跨場景的檔案智慧服務應用場景就是要構建能夠充分發揮智慧檔案功能和價值的應用平臺和支撐通道。智慧檔案館（室）建設的一個重要目標和內容就是要盡可能地創設具有自動泛在感知、能實時虛擬交互、可智能協同管控且情景高度交融等特征的智慧服務場景，從而使檔案館智慧服務更加普及和多樣化。加快推進智慧檔案館（室）建設就是要積極探索、搭建檔案智慧化服務的多跨場景等，為充分發揮檔案的智慧性功能和作用提供適用、可行的物理、網絡或虛擬場景、“微場景”等，并最終讓檔案智慧服務場景融入智慧政府、智慧城市乃至智慧社會形成全域全場景智慧奠定基礎。檔案智慧化服務應用場景與智慧化服務內容及項目等密切相關。智慧檔案館（室）不僅能夠為人們提供檔案業務智能化管理服務，還可以提供檔案信息的智慧化開發挖掘及高效服務、檔案知識服務等。為此，就需要緊緊圍繞“數字賦能、多跨協同”等目標，通過搭建智慧化管理的基本應用場景，拓展典型場景，形成檔案工作智慧化協同管控治理及服務應用的標準化場景和系列化成果，從而打造智慧檔案助力檔案工作“三為”“三服務”等重要目標的典型應用。隨著智慧化服務內容及項目的不斷豐富拓展，檔案智慧服務應用場景也將日益豐富多樣，智慧服務場景也需要不斷拓展深化和創新。

2.3 智館：積極探索建設一批智慧檔案館（室）

智慧檔案館（室）既是智慧檔案的歸集和價值發揮之地，又是檔案智慧服務應用場景的實踐場所，更是檔案整體智慧治理的重要場域。當前智慧檔案館（室）建設的重要與可行模式之一就是在既有的眾多數字檔案館（室）基礎上開發疊加“智能性”“智慧性”等功能，讓數字檔案館首先迭代升級為智慧型數字檔案館（室），然后再逐步優化轉型為智慧檔案館（室）。數字檔案館（室）通過廣泛應用物聯網、人工智能、大數據等新興信息技術，搭建拓展檔案業務智慧應用服務實踐場景，并融入智慧感知和協同處理等功能，實現檔案資源數據化、管理智能化、服務智慧化、系統集成化。因此，依托數字檔案館（室）建設智慧檔案館（室）就需要充分借助各種新興技術感知和處理檔案數據、信息、知識，包括檔案實體等，使之上升到智慧的高度，并最終實現智慧化服務[15]。在數字檔案館逐步優化升級到智能檔案館、智慧檔案館的發展過程中，檔案館（室）庫房的智能化建設及其再智造則應成為智慧檔案館（室）的基本前提和場域支撐，進而推動檔案館（室）轉型迭代發展和功能升級。從各地檔案事業發展“十四五”規劃和實踐來看，當前我國智慧檔案館（室）發展探索主要集中在長三角等沿海發達地區省市，大多數試點也主要是在數字檔案館（室）的基礎上探索建設更加自動化、智能化、系統化、人性化的智慧檔案館（室）。如浙江省紹興市上虞區2020年5月將智慧檔案館建設項目列入浙江省檔案工作試點，著力打造以“資源歸集、智慧運行、文化共享”為核心的智慧檔案館1.0版，建成了智慧檔案核心業務管理平臺、智慧檔案綜合政務服務平臺和智慧檔案安全管控平臺等，實現了數字檔案館的迭代升級，也取得了良好的實際應用效果，并于2021年7月通過了省級驗收[16]。

2.4 智治：初步形成檔案整體智慧治理新格局

“智慧治理”是由新技術革命引發的治理范式新變革，它深度融合了新一代信息技術的工具屬性和治理主體的價值規范追求，是各種新興智能技術廣泛深入應用與國家治理理念和目標的協調統一，以滿足國家和社會多主體、多元化、多層次的多重利益需求和訴求等。作為智慧政府的重要組成和核心推動者之一，智慧檔案館（室）建設情況、檔案機構智慧化治理狀況等都是全國檔案事業能否實現全面高質量發展和政府及社會智慧治理的關鍵要素。智慧檔案館（室）建設實質就是要在與檔案相關的各種資源數據化的基礎上，主動利用各種新興智慧化信息技術開發挖掘檔案資源，提煉出新信息、創造出新知識、形成新智慧進而發揮并創造出更多更大的價值和作用，并推動某一館（室）、地區、行業乃至全國檔案工作的全方位變革、系統性重塑和整體性升級發展，加速推進檔案局館融合化運行以及傳統檔案管理模式向數字化、數據化、智能化、智慧化治理范式轉變，力爭在“十四五”時期初步形成檔案工作智能化、智慧化建設乃至全國檔案事業整體智慧化治理體系發展新格局，并最終推動智慧政府、智慧城市和智慧社會建設取得新突破、呈現新局面。為此，各級各地檔案局館也瞄準檔案工作整體智治新目標，積極探索實踐區域乃至全域檔案智慧治理新模式，努力搶占“十四五”全國檔案智治建設新高地。如近年來浙江省麗水市檔案館聚焦檔案便民服務、智慧監管、治理模式變革、安全防御、整體智治等五大領域，推動檔案工作系統性重塑和整體性變革，積極搭建檔案工作整體智治的現代化檔案治理體系，奮力打造了具有麗水特色和辨識度的市域檔案整體智治先行樣本[17]。

3 “十四五”時期我國智慧檔案館（室）建設推進之策

3.1 加快檔案資源數據化建設

數據是智慧檔案館（室）的根基和核心資源。“智慧檔案館（室）的數據=檔案全文數據＋物流數據＋人流數據＋環境數據”[18]。智慧檔案館（室）建設首先要把全部檔案資源數據化或信息化，這是智慧檔案館（室）建設的首要基本目標和核心支撐。在所有的檔案數據中，各種檔案資源全文數據是智慧檔案館（室）建設過程中最關鍵、最重要、最根本、具有決定性的部分。智慧檔案館（室）建設最重要的是運用各種手段盡快地把紙質檔案和紙質檔案數字化圖像及錄音錄像檔案等全部轉化為電腦可以檢索的電子文檔，把檔案里的前人智慧挖掘出來，轉化為今人的智慧，這就是檔案數據化，即檔案的數據轉化工作[19]。因此，加快推進智慧檔案館（室）建設首先必須加大檔案資源數據化建設力度。為此，《浙江省檔案事業發展“十四五”規劃》提出了明確目標和任務，即到“十四五”末，各級國家綜合檔案館（室）藏傳統載體檔案實現電子目錄全覆蓋，保管期限30年（長期）以上檔案100%數字化、50%數據化[20]。

3.2 加強數據挖掘和主動推送等新一代信息技術的推廣與應用

檔案整體智慧治理理念的出現并得以展開的首要基礎是檔案工作的各個領域和環節以及檔案服務過程中積極采用了各種先進的治理工具和技術，進而實現了檔案信息資源以數字化、數據化形態在不同時空中高效流轉、科學整合、智能管控及智慧服務應用等。智慧檔案館（室）建設不僅需要豐富的檔案數據資源，還需要充分應用數據挖掘和主動推送等新興前沿信息技術充分挖掘并集聚檔案數據中的智慧，最終實現智慧檔案館（室）的智慧化治理、服務等功能。可以說，大數據挖掘與主動推送技術是智慧檔案館（室）的關鍵技術和核心支撐。數據挖掘技術實際上就是對大數據進行智慧性處理的技術，是把信息變成智慧的技術，是讓蘊含在檔案里的智慧更加顯性、更加集中、更加智慧的技術。通過數據挖掘技術，能夠挖掘出檔案的潛在價值和潛在用戶，挖掘出用戶的潛在需求，從而大大提高檔案的價值。更為重要的是還能對挖掘出來的數據進行關聯性推送、自主推送、定向推送，這就是主動推送技術[21]。這些新興前沿信息技術對智慧檔案館（室）的檔案數據智慧化開發挖掘、智慧服務多跨場景搭建拓展、智慧治理及服務模式構建創新等都發揮著核心支撐和重要推動作用。因此，必須加大各種智能技術、智慧技術等新一代信息技術、人工智能等前沿科技在智慧檔案館（室）建設過程中的深度應用和廣泛普及。

3.3 探索與創新智慧檔案館（室）建設機制體制和檔案智慧服務模式

智慧檔案館（室）是“智慧政府”“智慧城市”“智慧社會”的重要子系統，應與之協調發展、同步推進。因此，代表著未來發展趨勢的智慧檔案館（室）在“十四五”時期應當進入實質性的探索和建設階段。智慧檔案館（室）在其建設模式、管理范式、安全防護、現代化治理水平、智慧化服務能力和整體服務效果等方面都有著更高的目標和要求，其發展建設思路、服務模式和治理機制體制等都必須在充分了解其內在發展規律并準確把握其未來發展趨勢的基礎上，勇于變革、主動創新、大膽實踐，探索適合各館各地發展的“基本模式”，并努力為更多地區智慧檔案館（室）發展建設提供可以復制推廣的“地方樣本”“標準模式”“典型示范”等。智慧檔案館（室）建設是在現有的數字檔案館（室）基礎上優化升級迭代發展，還是另起爐灶發展建設，需要各館各地深入研究并積極探索。就目前各地檔案事業發展“十四五”規劃來看，大多數地區提出通過對數字檔案館優化升級進而推動其向智慧檔案館迭代轉型。事實上，這種模式既符合檔案館發展的內在規律和現實要求，也是“十四五”時期乃至未來我國智慧檔案館（室）發展建設的必然和最佳選擇。各地檔案事業發展“十四五”規劃均提出“十四五”時期要高質量加速推進數字檔案館（室）建設，這既是當前全國各級各地數字檔案館（室）發展建設要求，其實也是在為各地未來智慧檔案館（室）建設奠定堅實基礎和提供可能。此外，關于智慧檔案館（室）的智慧服務場景搭建、智慧服務模式構建以及智慧治理機制體制等全新課題也都需要業界緊緊圍繞“十四五”時期智慧檔案館（室）建設目標和任務不斷深化研究、深入探索。

3.4 強化組織落實并充分發揮督促檢查評估考核等措施的推動作用

全國和各地檔案事業發展“十四五”規劃為包括數字檔案館（室）、智慧檔案館（室）建設在內的各項檔案工作提供了重要依據和有力指導。智慧檔案館（室）是我國檔案館未來發展方向和重要建設目標，當前有關智慧檔案館（室）的理論研究和實踐建設也方興未艾，雖有一些地方探索嘗試并取得了一定成果，但畢竟無標可循、無本可依。“十四五”期間加快推進智慧檔案館（室）建設需要各地各館加強規劃指導和組織實施，在明確總體發展思路、主要建設目標、核心任務和關鍵環節以及支持保障措施的基礎上，大膽探索創新、主動融合拓展，大力推進檔案資源數據化建設，主動構建智慧檔案館（室）要件，積極搭建拓展智慧服務應用場景平臺，深入研究探索適合我國智慧檔案館（室）發展建設的機制體制和服務模式等。此外，還需要及時總結經驗，并充分發揮督促、檢查、評估、考核等手段在發展建設過程中的有力推動作用，推動智慧檔案館（室）建設盡快取得新突破和實質性新成果。