試論用大數據的方式進行檔案開發利用

張啟霞

1 檔案的認識

1.1 檔案的概念

《法蘭西共和國檔案法》（1979年公布）表述為：“任何自然人或法人，任何國家機關活組織，任何私人機構或部門，在自身活動中產生貨收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料，都是檔案”?！短K聯大百科全書（第三版）》表述為：“檔案室機關、個人、家族在活動中形成的文件才材料的總和”。美國現代著名檔案學者謝倫伯格在其名著《現代檔案——原則與技術》中說：“檔案是經鑒定值得永久保存的供查考和研究之用，業已藏入或者選出準備藏入某一檔案機構的任何公私機構的文件”。中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作術語》對檔案的定義表述是：“國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄”。

以上檔案定義雖然認識有所不同，但都認為檔案必須具有三個基本要素：形成者、具有查考價值、載體和形式的多樣性。

1.2 檔案的重要性

檔案作為現代社會發展史上最為重要的文獻參考資料之一，其重要性在漫長的歷史長河中是毋庸置疑的，中華五千年的文明史，檔案是人類記憶延續和傳遞信息的紐帶，是后人探索研究歷史發展的信息庫，通過借古觀今，古為今用，檔案為我國經濟社會發展、推動文明進步發揮了巨大重要。

1.3 檔案的價值

檔案是歷史原始記錄。檔案記載歷史發展過程，具有法律性；檔案記錄歷史，保留原始真跡具有客觀性。

檔案是生產活動的參考依據。檔案可為社會建設提供重要的依據，助力當今社會重大建設項目不斷增值，為企業生產經營發揮重大作用。

檔案是科研的基礎。檔案不僅直接提供原始憑證作為科研的參考和借鑒，還可提供大量的實驗數據被直接利用。

總之，檔案作為各項事業發展的基礎性工作，其價值愈來愈重要，也愈來愈被重視。

1.4 溯本追源，檔案的繼承與發展

在古代，檔案雖然存在著不同的稱謂，但檔案作為客觀的主體身份記載著歷代歷朝在變遷沿革中形成的人文情懷、文化精髓、治國安邦政策、軍事理論等等，為后世所查考。檔案的稱謂隨著時代的的變遷，朝代的更迭一直在發生著變化，先后從“冊”“中”“典籍”“文書”“文案”“案牘”“案卷”“簿書”到現在統稱“檔案”。從中我們可以發現這樣一件事—漢承秦制。在漢初，漢朝對秦朝一些制度律法進行了改進和沿襲，也就此奠定了漢朝的立國之基。這是古人站在前人肩上的一個典型例子，而今，中國能取得如此巨大的進步，能站在國際舞臺的核心位置，一是在不斷地吸取過去的經驗，汲取檔案中可供參考的利用價值，在一步一步地改革、試驗中總結規律，制定出更為科學的發展規劃。二是通過引進頂端先進設備，通過技術人員鉆研，掌握原理從而研發自己的科技產品，解決國內對高端先進產品、設備的需求。三是引進高端人才，或鼓勵出國留學，學習外來文化、先進的技術，而最后形成的成果都以檔案的形勢留存到國內，甄別價值并開發利用。隨著時代的變遷，顯而易見，檔案的載體已經發生了巨大的變化，從千年前的甲骨文、金石、簡冊、竹簡木、紙張，到現在的電子載體，這期間的迭代更新，穿越了千年，同時發生著變化的還有檔案的傳輸方式、保護手段、檢索利用手段，立足當下，我們有幸深刻體會了這一跨越千年時空的巨變，有幸成為這場巨變的見證者、經歷著和記錄著。

1.5 檔案歷史中的遺憾

觀古鑒今，不好的例子也并不鮮見。在20世紀70年代，國產大飛機研發項目立項，立項命稱為運-10，項目在1986年徹底終止，不可否認，運-10的研制計劃只能說是進行了一次成功的試驗，而不能說是開發出了一個成熟的產品。但是它依舊有著自己的存在價值，那就是計劃進行中產生的各項數據可以為后來人提供指導，避免彎路。但是檔案工作在當時并不如今天受重視，運-10計劃中產生的很多數據在后來我國真正有實力有需要去開發自己的大飛機時都已無處可查。我們只能重新趟水過河，這無疑是我們的巨大的遺憾，流失的不僅是技術資產，更是前人的心血和汗水。

人生短短幾十年，世界的發展并不能依靠一代人的力量，需要的是人們不斷地汲取前人經驗，往更高的方向攀登。前人的肩膀正是由一卷卷的檔案鑄就而成，豐富的館藏不僅僅是歷史文明的見證、更是無形的巨大財富。

2 檔案開發利用方式創新的重要性

檔案本身為我們提供了基石，包含了前人的經驗、總結，包含了可供參考的重要史料。但是要想借力于檔案的力量，將檔案信息轉變生產力、創造力以及其他經濟價值，我們唯一途徑就是通過檔案開發提取利用價值。準確來說，檔案價值體現就在于它的開發利用、開發利用效果評價及通過檔案的開發利用所帶來的經濟效益等。好的開發利用方法可以為我們提供更便捷的獲取資源信息的捷徑，節省時間、財力、人力，為檔案工作提質增效，為社會創造跟多價值，為建設工程項目增值。怎么去做好檔案的開發利用，為社會創造效益，是我們需要認真思考的問題，也是檔案工作者的重要研究突破的課題。首先，圍繞黨和國家的發展大局，我們需要隨著時代的發展不斷的去適應時代要求，去創新檔案的開發利用方式，用更為科學高效的技術手段來快速提取檔案中的信息資源，這是我們檔案工作者一刻都不能停止的探索和使命。

3 目前的檔案開發利用方式

3.1 傳統借查閱

傳統的借查閱一般是由借閱人員先開具介紹信，由檔案工作人員進行審核確認，進行手工翻閱紙質版案卷目錄進行查詢。這種方式手續繁雜，耗時長久，工作效率底，對于有緊急需求需要快速調卷者來說更是苦不堪言。而且人工查閱，偶爾也會出現紕漏，導致更多的檔案還是被擺于庫房，難以被提取其中的潛在信息價值，影響檔案的使用率，影響它的開發利用價值。

3.2 通過電子信息化手段借查閱

在信息化時代來臨后，迫于工作所需，不少檔案管理機構建立了電子檔案案卷目錄，用信息化的手段來檢索檔案。但是這類方法僅是縮短了檢索查詢時間，確保了查無遺漏，檔案的開發利用主要還是歸位于借查閱。這種方式與傳統借查閱在借閱登記流程上并無二致。不可否認，利用電子檢索目錄查詢方式后，檔案的利用流轉率有了不小的提升。但是，這依舊只能說是對于傳統檔案利用方式的一種改進，而非創新。

3.3 編研

檔案編研工作是檔案開發利用的典型。但是對于絕大多數的檔案工作者來說，檔案的編研都是一個挑戰。組織沿革和大事記等有著固定編研模式的相對可操作性強，檔案工作者只需要按部就班，就能夠依葫蘆畫瓢得到不錯的結果。但是自主編研就是一座大山了，伴隨著時代發展，檔案的累計，檔案管理機構所保存的檔案往往是浩如煙海，越是歷史悠久、規模大的檔案管理機構越是如此。尤其是時代的發展進入新時代后，社會從量變到了質變的飛躍發展，源源不斷的檔案需要移交進館。海量的檔案對于檔案工作者來說任務繁重、責任重大。為適應大數據時代的到來，檔案的各項管理制度、規范作了陸續的調整，檔案工作者不僅要做好日常事務性工作，還需要學習檔案相關的標準規范。檔案者用來參與社會活動，了解利用者對檔案的需求，編制需求率高的編研題目的時間近乎沒有，甚至編研工作都難以進行。

4 通過大數據進行檔案的開發利用

新的時代其實為我們提供了新的機遇和新的可能。隨著互聯網、大數據、云計算、人工智能、區塊鏈等技術的迅猛發展，數字經濟日益融入社會發展的各行各業，成為重組全球要素資源、重塑全球經濟結構、改變全球競爭格局的關鍵力量。數字經濟是人類通過大數據（數字化的知識與信息）的識別—選擇—過濾—存儲—使用，引導、實現資源的快速優化配置與再生、實現經濟高質量發展的經濟形態。是以數據資源為關鍵要素，以現代信息網絡為主要載體，以信息通信技術融合應用、全要素數字化轉型為重要推動力，促進公平與效率更加統一的新經濟形態。

4.1 檔案與大數據的關系

檔案數據量龐大，且門類眾多、結構各異，而大數據也有此特性?！稒n案法》中，我們僅能得出只有電子檔案的管理和大數據有關聯。而現階段，數字檔案館、無紙化辦公及“智慧地球”等已經在開始逐漸鋪展，全球將會進入大數據時代，檔案在未來的發展中向著數字化靠攏已成必然，檔案將會在健全的制度體系下、安全體系下建立檔案數據庫，在線上對檔案進行系列管理，促進檔案資源的開發利用這也將是時代發展的產物。從這個角度來看，檔案實現數字化后的資源其實就是大數據內容的一部分。

4.2 目前大數據開發利用的典型案例

在近幾年，大數據的應用已經并不鮮見。洛杉磯曾利用大數據理論來預測犯罪發生的幾率，最終取得了不菲的成果。國內也有團隊利用大數據成功預測了指定時段內某高校食堂的人流量，為該校節省了不小的食材采購開支。我們的網頁、淘寶、以及酷狗、抖音等APP的推送都是根據我們平常的瀏覽記錄、偏好量身打造的，我們上網檢索文獻，能從海量的資料里面精準地找到所需的，這也是大數據的信息利用功能的體現。還有一個相對特殊的案例，是值得檔案人員好好思考的。很多的檔案其實是針對單一目標而收集的，通常在使用過后就會被歸檔，然后閑置，其真正價值遠遠未被充分挖掘。他們運用大數據的理論來面對檔案，并最終從中取得了極大的經濟價值。由上所述，大數據已經涵蓋在生活、工作的零死角范圍。

4.3 通過大數據的方式我們可以實現什么

通過利用大數據的方式來利用檔案必然是可行的。以應用大數據的方式來開發利用檔案，通過大數據提供豐富的信息，云計算提供超精細的計算，精準提取我們需要的信息，首先就可以做到降低檔案工作人員對于其他專業知識水平的要求，編研主題對于社會的普遍性的需求，降低檔案編研的門檻。其次，能為社會、為企業提供更便捷的服務。如：我們可以通過歷年來的辦公用品采購及內部流轉情況，統計得出配置處于何種檔位的辦公用品性價比更高。我們也可以通過統計檔案中歷年來的檔案查閱量，統計出檔案的高頻利用率，通過利用效果的反饋，估量檔案的價值，從而在后續收集、鑒定工作中把握規律。再比如，我們可以利用大數據來提高檔案的利用率，通過將審批后準予公開的信息資源掛接于公共網，實現資源共享，滿足社會對檔案資源的需求，提高檔案的利用率，我們還可以利用大數據直接在線上實現檔案的借查閱管理。

4.4 如何通過大數據實現檔案的開發利用

4.4.1 外購非常規軟件，為編研架橋

大數據其實只是一種數據類型，通過大數據實現檔案的開發利用其實就是采用一些非常規軟件使檔案中信息資源的提取更加的高效便捷。找到有價值的數據并最終得到有價值的見解或結論，相當于在汪洋大海中撈取我們所需的那幾根針。在絕大多數企業內檔案的自主編研都難以持續推行，主要是因為完全使用手工流程代替非常規軟件完成所有工作是存在較大困難的。所以要進行更大規模的檔案開發利用，非常規軟件的開發或采購就是重中之重。就目前來說，這一類軟件開發難度較高，企業自行研發的難度很大，而且對于不同的數據，信息采集方式和對應算法都應有所改變。外部采購無疑是更容易操作且現實的選擇。

4.4.2 側重使用功能，為工作提質增效

在當今社會，技術就是資本。尤其是大數據開發這種為人們所重視的技術，只要掌握就可以大量的攫取利潤。更別提與絕大多數數據相比，檔案更需要注重保密與安全。所以針對檔案中信息資源提取的非常規軟件采購應該謹慎而小心。我們應該先瞄準對企業使用簡易高效、安全可靠的方向，或者能在經過調研后有可能節省大量成本的方向投注資金，重點攻克，通過構建檔案的開發利用平臺，更好地為企業、社會及國家的發展提供服務。

4.4.3 加強信息資源的征集，豐富檔案數據庫

因為大數據的在存儲內容、形勢、結構、空間、時間上的寬廣性，我們要盡可能的收集更全更完整、覆蓋面廣的數據，盡可能將館存紙質檔案全部數字化，對即將收集的檔案數據化，然后統一融合在大數據的管理之下，建立滿足社會、滿足個人、滿足全國檔案事業長遠發展的開發利用體系。4.4.4 開掘檔案信息資源，轉變工作理念

大數據時代的到來，檔案的利用從傳統的手工方式轉換到靠技術手段分析檢索，快速提取的方式。大數據能對海量的數據進行高效高速的挖掘，推動著檔案工作者將用戶需求的分析向著廣度和深度邁進，這就要求轉變檔案工作者的服務思維，建立以“借閱為中心、需求為導向”的服務模式，利用大數據進行數據的開采挖掘，實現資源的開發利用向著更加便捷、快速的方向改進。

4.4.5 培養檔案人才隊伍，提升業務水平

黨的十九屆六中全會通過的《中共中央關于黨的百年奮斗重大成就和歷史經驗的決議》（以下簡稱《決議》）指出：“黨和人民事業發展需要一代代中國共產黨人接續奮斗，必須抓好后繼有人這個根本大計”。檔案事業要想長久發展，檔案的價值要想被快速開采利用，必須要樹立人才是第一資源的觀念，建立完善的人才培養機制，培養出一支忠誠、干凈、擔當、政治思想硬、業務能力強的檔案人才隊伍。擴展對檔案人才的培養渠道、方式，提升檔案人才的專業能力，促進檔案事業的發展，讓檔案為黨和國家的各項事業發揮出資政輔治、存史育人的積極作用。

4.4.6 建立檔案資源共享平臺，加強檔案工作效率

《十四五規劃綱要》指出：“要推進網絡強國建設，加快建設數字經濟、數字社會、數字政府，以數字化轉型整體驅動生產方式、生活方式和治理方式變革。企業數字化、網絡化、智能化是基本方針之一”。習近平總書記指出“國家建設是全體人民共同的事業,國家發展過程也是全體人民共享成果的過程”。要實現檔案資源共享，先要做到全民共建。檔案的最終歸屬是被挖掘價值從而創造新的價值，利用大數據技術在浩如云煙的數據中快速、精準地找到所需數據是現階段提升檔案服務能力的當務之急，創建檔案資源共享平臺是最為有效的方式，通過建立檔案資源共享平臺，促進檔案資源整合利用，實現遠距離查檔，落實查檔“最多跑一次”的重大改革，滿足用戶對所需檔案資源的需求，提升滿意度。

5 結語

我們已經進入了大數據時代，高效、快捷、便利的發展是新時代新形勢下的基本要求，龐大的數據信息與供求所需的矛盾在大數據時代能得到有效的解決，檔案里的信息資源在大數據的分析提取下，得到有效的開采并充分的運用，將會為國民經濟的發展起到舉足輕重的作用。