談礦山企業檔案管理的實踐與創新

王艷俏

通常情況下的礦山企業檔案，是就該企業成立以來，到目前為止所有過程當中的重大經營事件、核心人物變動、治理方式變革、工程技術資料、企業文化和歷史沿革等關鍵內容的記錄和歸檔。檔案管理的目的就是對信息進行科學的分類規整，并按照相應的規范標準進行合理的保存，確保相關的檔案資料的健全、真實、有效。檔案管理的主要作用在于能夠讓當下的企業關聯者可以對企業過去發生的事項進行追溯，做到以史為鑒，既有助于提升經營管理手段策略，加強企業的創新轉型，也能夠保存關鍵核心的原始資料，應對可能出現的糾紛矛盾，是維護企業合法利益的證據性措施。當然，企業檔案管理是有一套嚴格的標準和規范，礦山企業應當結合其業務特點，建立全面可靠的檔案管理制度，確保檔案管理成效。同時，也要結合而目前管理過程中存在的不足和短板，及時加強相關制度和管理手段的創新，讓檔案管理始終迎合時代的發展要求，促進企業穩健成長。

1 目前礦山企業在檔案管理實踐中面臨的一些不足和短板

1.1 領導層對于企業的檔案管理工作認識程度不足

在當前的市場經濟體制下，能源行業的產能過剩問題一直是壓在各類能源企業身上的一座大山。價值生態環保、能源的可持續利用、去產能調結構等各項政策壓力傳導，讓礦山企業管理層將大部分的精力集中到了如何提升企業現實的市場競爭力方面。特別是在開采技術的研發、設備的引進、工藝的改良、節能減排達標等領域，投入了大量的資源資金資產和人力。高層把開拓市場、生產研發和安全管理作為了主業，有時因為人員和資源能力有限，就會忽略相關的檔案管理工作的重要性。加之企業領導大多關注企業的財務指標和經營效益，本身沒有全面的檔案管理認識和意識，簡單地認為檔案管理只是把相關的資料保存好，在查閱時可以確保有底檔即可。這種錯誤的認知，就導致了很多礦山企業在檔案管理方面的工作經費配備不足，人員配置不到位，檔案管理流程簡單，設施簡陋，相關工作只能維持在一個簡單水平。檔案管理人員的積極性不高，對工作的主動謀劃不夠，工作責任心差，經常會發生原始資料丟失、損毀的情況，造成企業的檔案管理事業發展較為緩慢。

1.2 專業隊伍建設水平不佳

良好的檔案管理工作需要有專門的檔案管理人員來支撐，特別是他們對于檔案管理的技術性水平要過硬，同時在職業道德素養與思想政治覺悟上也要符合相關要求，擁有相關的管理經驗。不過從調研和查閱相關資料的情況來看，目前很多的礦山企業在檔案管理工作崗位上，并沒有配備專職人員，大多是由辦公室、行政部門的業務主辦和技術人員兼任，他們對于檔案管理工作的理解和認知是片面的、淺顯的，不能夠系統化地去設計和執行檔案管理的制度方案，有些還會受到現有工作的思維模式的束縛，以過去的經驗看法來看待檔案管理工作，導致了很多的細節處理不夠合理。同時因為兼職工作無形中增加了工作量，但是礦山企業的人力資源管理制度較為嚴格和固化，職工通常只能按照全職工作崗位的標準去領取工資報酬，兼職大多是義務性工作，這就降低了員工的單位工作量的人力資本價格，很多職工都有抱怨和消極的態度。同時，企業高層認為檔案管理工作并不是核心管理內容，聘用專業人員會增加企業的管理成本，短時間內無法提升效益，降低了企業的成本收入比，是不合理的選擇。再這樣的思想主導下，很多礦山企業檔案管理人才流失嚴重，缺乏一定的專業化人才隊伍，重要的核心崗位工作難以落實，威脅到了企業的整體利益。

1.3 檔案管理的信息化水平低

目前企業業務規模的擴張、流程的增多，檔案管理覆蓋的內容也在呈指數級的增長，如果依靠傳統的紙質資料和人工記錄，勢必會降低效率，擴大成本。而電子信息技術的出現，改變了原有的檔案管理模式，以電子化數據的形式將檔案資料存儲在電子設備上，依托互聯網和移動存儲設備進行交互和存儲與計算，大大地提升了檔案信息化管理效率和質量。當前，信息技術在檔案管理工作中的應用已經非常廣泛，同時根據數字化技術的持續升級，也在不斷更新和優化管理體系。不過就礦山企業而言，因為前期的資金人力投入不足，在信息化方面的建設更是相對滯后。企業管理者依舊秉持著固化的思維，認為一切對于檔案管理改良的工作都是在額外增加企業的費用，又無法凸顯相應的效益成效，信息化轉型工作也包含其中，為此，企業在檔案管理上的信息設備投入、網絡建設、軟件引進開發、人才隊伍培養方面，都沒有投入較大資源。一些企業盡管出臺了信息化建設的方案和計劃，但在實際的執行過程中，總是層層的敷衍、層層變形，信息化并沒有對檔案管理的能效有了實質性的提升，而是額外增加了很多管理工作人員本身的工作負擔。有的企業沒有領悟信息化對檔案管理工作真正的變革價值，依然實行紙質資料和數字化資料同步保存的制度，不管是《檔案法》《檔案管理規定》當中需要永久保存或者有最低保存年限的資料，還是有些并不需要長時間留存的紙質檔案資料，都要花費大量的時間精力去開展檔案信息資料備份，這樣對于整體的工作效率很難有大的提升。

1.4 檔案管理的制度建設不夠健全，執行力不夠

很多企業在檔案管理的制度建設方面，對于檔案管理的程序、質量、手段沒有及時地進行更新和調整，導致與現實情況不夠相符，造成了制度執行難、落地難。有些企業在制度設計方面的能力較為出色，能夠緊跟政策法規和時代發展的需求，頂層設計能夠與時俱進，但是在最終的執行監督和責任落實方面，卻是形式主義突出。因為監督、待遇、評價、整改等關鍵工作不到位，很多檔案的一線工作人員，對于制度不夠重視，經常搞變通執行，甚至怠于執行，比如有些煤礦開采的前期勘察勘驗資料、工程設計的關鍵圖紙的原件保存不合理，容易發生毀損。同時其他業務部門人員與檔案管理部門的銜接不到位，一些需要盡快報送的檔案資料沒有按時報送，經常延遲，甚至是不報送。例如在礦山開采期間的重要的地質、煤存儲結構分布數據，在早期還能按照規定定期地報送到檔案信息管理部門，在中后期生產任務較重的情況下，有些人員就把這些工作一拖再拖，有時沒有檔案工作部門的有效銜接，就會發生漏報的情況，造成了檔案原始資料的不全面。此外有些檔案資料報送的質量低，原件內容不清晰，有涂改跡象，為檔案的可靠性和真實性埋下了隱患。

1.5 礦山企業檔案資料繁多，各部門責任劃分不清晰

首先，內容繁雜，缺乏科學的檔案編碼體系。礦山企業的生產、銷售、安全管理、物資采購、人員信息、現有工程機械設備等都是其檔案管理的重要內容，但是這些繁雜的內容增加了檔案管理的難度，如何將這些檔案資料以清晰的編碼方式實現分類，這是檔案管理中應該優先解決的問題之一，并且企業的生產經營活動是一項長期性的工作，檔案資料數量和規模會逐漸增大，越積越多。因此，企業在檔案管理工作中應該形成統一的編碼規則，編碼方式應該具備足夠的容量，滿足企業長期發展的需求。而實際情況是有些礦山企業缺乏編碼設計的意識，導致其在檔案編碼中處于相對隨意和混亂的狀況。其次，責任劃分不清晰。礦山企業部門眾多，通常情況下是由各個部門獨立完成各自的檔案編制工作，但是有些業務上存在交融性，如果職責劃分不清晰，就會導致檔案編制工作陷入停滯。即使在同一個部門之內，檔案編制也常常是由多個崗位共同完成，如礦山企業的工程建設中，技術人員、安全管理人員以及質量管理人員都要參與到檔案管理中。每一類人員對各自的業務內容負責，但實際情況下經常出現崗位責任模糊，制約了檔案編制和管理的效率和效果。

2 應對礦山企業檔案管理實踐之中出現的問題的創新對策和建議

2.1 以平臺創新為基礎，提升礦山企業的檔案管理效率

針對傳統的礦山企業檔案管理方式效率低下的現實難問題，要切實加強管理平臺創新。引入信息化管理技術和理念，加快新型的檔案平臺建設，以集約化、網絡化、實時化、標準化為方向，加快企業橫向到彼岸縱向到底地全方位的企業檔案管理平臺建設。這一平臺兼容生產管理、財務管理、人力資源管理、內部控制管理、風險管理、市場營銷管理等多個業務模塊的各類資料數據，依托信息化網絡架構，實現了與檔案管理部門的互聯互通，實時交換。這樣對于檔案信息的存儲、歸檔、查閱都是十分的便捷和高效。既方便了檔案部門對資料的收集和規整，又能滿足相關部對資料的調閱、復制和借用，加大地提升了礦山企業管理效率。企業一定要加強觀念創新，認識到良好的企業檔案管理體系對企業的可持續、穩健、合規發展意義重大，是企業的第二生產力。只有在這樣的思想指引下，檔案管理平臺創新建設的保障措施才能得以到位，尤其是各類信息化數字化的管理技術，才能更好地應用到檔案管理平臺之中，實現了礦山也管理的數字化、高效化的轉型。

2.2 礦山企業信息化檔案管理平臺功能要求

企業信息化檔案管理系統是建立在大數據存儲基礎上的網絡系統，其主要構成包括了數據庫、服務器、前端企業管理軟件操作界面等。礦山企業可自行建立信息化系統，包括購置服務器、定制軟件平臺等，也可直接租賃第三方公司推向市場的云存儲系統，由專業的互聯網企業負責系統的運維。礦山企業的信息化檔案管理系統應該具備以下幾個基本功能。①權限管理。企業內部管理崗位眾多，不同的崗位可接觸的數據級別存在很大的差異性。礦山企業應該根據不同崗位分管內容的差異性和管理人員的崗位級別，設置合理的權限；②數據采集。礦山企業在當前的信息化時代應該積極構建信息化的管理體制，檔案資料既要存儲蓋有企業印章的紙質性文件資料，同時也要注意同步生成信息化資料。信息化檔案管理系統在采集數據時要支持多種方式，最重要的方式為接口數據上傳，數據通過接口將直接進入到礦山信息化管理系統中的數據庫中，對于蓋有印章的文件類資料，一般是直接上傳掃描件；③歸檔管理。礦山企業建立的信息化檔案必須與其實體檔案保持一致性，企業管理人員通過這些信息化系統直接檢測到檔案基本信息，并據此獲得實體檔案的存放位置，電子檔案作為實體檔案的備份資料；④查閱功能。查閱的基本操作時檢索，因而企業檔案信息化管理系統中應該設置檢索功能，在前端軟件上設置搜索入口，輸入關鍵詞或者檔案名稱，然后系統以列表的方式展示檔案基本信息。查閱主要是檔案的借閱，軟件管理系統中要對借閱人、借閱時間、借閱狀態、歸還與否作出動態化的確認，這是確保礦山企業檔案管理規范性和高效率的重要舉措；⑤鑒定銷毀。企業檔案資料管理通常保存一定時長后就會銷毀，否則維護管理的難度和成本都會大幅上升。信息化檔案管理系統也要具備鑒定銷毀的功能，超過保存時限的數字化信息可做刪除處理。

2.3 強化檔案管理體系和流程的創新

管理流程決定著效率和質量，在傳統的紙質檔案資料的管理模式下，很多的管理程序都耗時較長、繁瑣復雜、容易出現差錯和漏洞，這些現實問題都要在信息化的檔案管理模式下進行流程創新和優化。一是要深入了解信息化檔案管理模式的特征和要求，對各項流程的工作進行梳理，將不符合或者是不需要的無關流程全部取消，簡化管理各項環節。對于剩余的流程環節，在工作規范、資料準備、審核審批等要求上進行進一步的優化，把人工作業紙質的媒介，都納入信息化管理平臺之中，實現存量資料的數字化管控，以計算機去取代常規性、程式化的檔案管理作業，比如信息存儲記錄、分類、查閱記錄、信息檢索、調閱登記和歸還提醒等等，都可以在信息化管理平臺上實現，以此來讓流程更加的簡潔高效、讓檔案資料管理能夠避免過多的人為失誤，同時，也能緩解檔案管理專業人員配置的壓力，實現了成本效益的均衡管控。

2.4 創新組織管理模式，落實檔案管理責任

組織領導是礦山企業檔案管理工作得以有效創新的關鍵保障。企業領導層一定要轉變觀念，重視檔案管理各項工作，在原有的行政部門和辦公室的職能機構基礎上，建立檔案管理工作專項工作組，統籌協調部署相關創新措施實施、制度設計、人員配置、資金資源投入等各項工作，協調好檔案管理和日常生產業務的調度配合關系，形成企業各方面支持、助力檔案管理工作的新局面。要進一步的壓實檔案管理負責人、一線基層操作人員的責任義務，加強考評和檢查，獎優罰劣，設立相應的檔案管理獎勵績效制度，有梯次的提升其檔案管理人員的薪資待遇。在信息化條件下，優化人力結構，減少替代性崗位人員的數量，招聘一批更加專業的檔案管理人才進入專職崗位，這樣可以實現人盡其才，盡可能地發揮他們的專業水準。這些專職人員在進行檔案管理的工作中，也能夠找到個人的工作價值，以更加嚴謹、細致的工作態度對待各項工作，從而讓檔案管理更加的合規、標準、高效。

2.5 形成科學的檔案編碼規則

首先，礦山企業的總部應該通過頂層設計，制定出統一的檔案編碼規則。顯然，檔案編碼應該體現出時間、部門、業務等各種分類指標，做到清晰、完善、統一、便捷。并且應該考慮到編碼的容量，滿足海量數據存儲需求。其次，礦山企業的分公司、總部以及企業的其他各個部門統一按照企業設計的檔案編碼規則，完成日常檔案編碼、數字化信息錄入等一系列工作。礦山企業在日常的內審管理中要對檔案編碼的合理性加以檢查，可采用隨機抽查的方式，檢查信息化系統中的檔案編碼是否和實體檔案完全一致。需要指出的是，企業檔案管理工作在末端容易出現執行落實不到位的情況，因而在日常檢查中應該加大力度。

2.6 培養專業化的檔案管理人員

檔案管理是一項細致嚴謹的工作，在高等教育體系中還存在圖書檔案管理相關的專業，但信息技術的引入改變了傳統的檔案管理工作模式，同時也對礦山企業各級檔案管理人員的工作理念和信息化應用能力提出了更高的要求。鑒于此，礦山企業應該根據自身的檔案管理現狀以及信息化建設需求，組建起一支高水平的檔案管理人才隊伍。首先，企業應該為檔案管理人員提供學習信息化管理系統的機會，通過系統化的培訓在，指導企業檔案管理人員掌握信息化工具。其次，檔案管理人員對信息化管理平臺使用頻繁，事實上他們在長期使用過程中有可能提出一系列優化流程的積極建議，這一點對于礦山企業提升系統性能具有重要的意義。

3 結語

總之，在科技日益進步的新時代，礦山企業要想獲得長遠而持久的發展，就必須提升內部控制管理水平。檔案管理作為其內控管理的重要方面，要信息化轉型為創新方向，通過加強組織領導、優化管理流程、建立專業人才隊伍等方式，切實提升創新實效，助力企業的健康發展。在信息化檔案管理系統方面要突出權限設置、數據采集、檢索、借閱、鑒定銷毀等一系列功能。礦山企業在檔案管理中還應該設計出統一的編碼規則，這一工作對后期的檔案信息入庫具有重要的作用。礦山企業在管理中對專業化的檔案管理人員存在一定的依賴性，在信息化時代要建立一支高素質的檔案管理人才隊伍，并且這些管理人員在日常工作中應該不斷優化檔案管理的流程。