“定海智慧檔案云”管理新模式的實踐與思考

劉健魯 施冬梅/舟山市定海區檔案館

“檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化”是習近平總書記對檔案工作高瞻遠矚的科學論斷，一直以來是廣大檔案工作者的根本遵循。近年來，在全區檔案工作者的不懈努力下，舟山市定海區檔案管理體系的建設不斷加速，2018年即已實現進館單位數字檔案室創建全覆蓋，各單位檔案室全面實現了業務規范化、管理數字化，但基層檔案室層面的數字化并未實現充分整合，檔案室的管理依然偏向傳統模式，管理效率未獲得信息化浪潮的有效賦能，檔案領域的數字化進程總體上依然處于探索階段。同時，屬于“毛細血管”一級的村級檔案室數字化、規范化需求愈加迫切，各偏僻地區、離島村落的檔案工作較為薄弱，檔案服務村民、服務基層社會治理的能力建設亟待完善“最后一里地”。習近平總書記指出，要推動社會治理重心向基層下移，把更多資源、服務、管理放到社區。省委書記袁家軍要求，要發揮好數字化改革引擎作用，切實把檔案收集好、管理好、保護好、開放好、利用好、宣傳好。在檔案領域整體智治轉型不斷提速的背景下，定海區檔案館于2021年10月啟動了“定海智慧檔案云”管理新模式的實踐進程，積極探索具有海島特色、充分結合信息化賦能的檔案治理新模式，取得了一些進展和成果，獲得了基層干部群眾的好評。

1“定海智慧檔案云”管理新模式的架構與切入點

1.1 縱向打通，構建直達基層的檔案監管平臺

利用數據分析、大數據可視化技術，對數字檔案室管理流程進行遠程智慧監管及直觀可視化展現，把區檔案館與基層檔案室之間的弱連接轉變為強連接，形成更加緊密的互動整體。通過檔案監管平臺，遠程掌握檔案室檔案管理情況，把平臺打造成數字檔案室智慧監管中心，打破各場景、層級之間的藩籬，滿足各層級領導和業務科室監管的需求。

1.2 橫向拓展，推動檔案智治體系向基層滲透擴展

以村級檔案信息化建設為抓手，逐步對村級檔案室的各類文件材料進行全面整理和數字化，完善村級檔案管理制度，落實檔案工作“四有”（有場所、有專員、有案卷、有制度）保障，推動構建區—鎮（街道）—村三級聯動的農村基層檔案工作體系。2020年，定海區第一批3個試點村建設工作順利完成，成果得到了舟山市檔案局高度肯定。2021年，在第一輪試點的基礎上，總結經驗、加大力度，將10個村納入試點范圍，全力擴大基層檔案治理體系基本盤與覆蓋面。

1.3 多跨協同，實現檔案工作和服務閉環管理

以新修訂《檔案法》施行為契機，大力推動法治檔案實踐落地，構建跨部門、跨區域、跨層次的協同機制，整合相關部門職責，打通館室聯通鏈路，貫通用戶需求、平臺接入、庫房調檔、出證管理、快遞送達等多個場景，實現從任務導入、辦理、辦結到效果的全鏈條閉環，全面提升轄區檔案工作效率和管理規范化水平，推動檔案工作體系整體重塑。

2“定海智慧檔案云”的構建及運行

2.1 構建“定海智慧檔案云”綜合管理平臺

2.1.1 完成S0版本建設并上線試運行

S0版本在功能設計上全面承接傳統檔案工作，如全宗統計，主要統計注冊全宗單位數量、使用單位數量、未使用單位數量。比較數據和目標的差異，可對使用系統不積極、管理不到位的單位進行精準督促，進一步普及在線移交檔案。在登錄統計中，著重展示近一年系統登錄情況走勢圖，最近1個月、最近3個月、最近半年登錄單位的數量，以及半年以上未登錄單位數量。通過分析登錄的次數、頻率，了解立檔單位是否充分利用檔案室管理系統開展檔案管理。此外，對數據統計、檔案類別統計、歸檔統計、本年度年檢情況統計、移交統計、各單位合計數據總量等功能進行全面設置，提升檔案數據的全面性和直觀性。通過各項功能及數據的綜合分析，各檔案室的工作開展情況及真實業務水平得到全景呈現，館室之間互動加強，改變了以往需逐家單位實地檢查的被動工作模式，實現了館室一體化更進一步的深化。

2.1.2 打造S1版本實現功能迭代升級

基于S0版本數月的運行，結合業務科室和基層單位的意見反饋，定海區檔案館對各項功能進行了進一步挖掘和優化。對移交檔案的增長量進行月度統計和展示，以反映檔案實時增長情況，促進檔案資源建設。對檔案歸檔情況進行統計和展示，對未及時歸檔單位進行點名，突出顯示一年以上未歸檔單位，提升各單位檔案工作責任意識，保障工作時效性。新增編研成果統計功能，對館內已有的編研成果及黨史、年鑒方面的出版物進行集成和展示，便于利用，并對館內檔案編研方面的薄弱環節進行督促，加強對館藏檔案的整理研究和編研力度。對文書、會計、照片、實物、業務等11類檔案進行全類別統計，使各單位檔案構成類別清晰、重點明確，便于有針對性地開展檔案管理和指導培訓，同時便于區檔案館掌握檔案資源建設的薄弱環節，提升檔案類別的豐富程度，促進多維度、多類別、全方位的檔案資源建設。優化年檢情況統計，對近年來以及今年正在進行的檔案年檢工作進行統計和展示，對年檢未通過以及未年檢單位進行展示和督促，并反饋未通過原因，推動問題整改。專設按時移交單位展示欄，對檔案工作及時、規范的單位進行正面展示和正向激勵。開通重大事項、突發事件上報及督辦功能，實現緊急信息的上下直達和處置記錄，便于監管部門和上級單位及時掌握有關情況并迅速作出反應，特別是對汛期及臺風等災害天氣期間檔案管理和檔案安全保障工作提供支持。同時，強調信息報送的實效性，要求各單位檔案員不得瞞報、遲報，確保責任落實清晰，安全保障工作有力。

2.2 推進村級檔案信息化規范化管理，探索檔案工作服務農村基層社會治理的“定海之路”

2.2.1 著力提升基層檔案規范化管理水平

按照《舟山市定海區推進行政村檔案規范化建設的實施意見》，從多個層面對街道和所屬行政村進行制度性保障，全面完善村級檔案管理、保密、查閱等機制。專門組織召開村級檔案信息化建設培訓班，對相關工作規范和操作方法進行全面講解，并多次組織館內業務骨干前往各村實地指導，督促檔案整理工作開展。同時，與街道方面積極對接，督促街道綜合檔案室對內履行本單位檔案收集整理、保管利用職責，對外履行行政村檔案監管職責，整體提升街道全域檔案工作規范化程度和查檔便利度。

2.2.2 著力下沉檔案信息化管理體系

在各村實體檔案得到規范整理的基礎上，分批次對各村歷年室藏的村級檔案進行數字化掃描，并安排業務督導科和信息技術科的業務骨干全面跟進指導，把關數字化質量。為試點村檔案室配置并開通檔案室管理系統，將檔案數字化成果上傳至系統中，使厚重實體檔案轉化為信息化數據，實現數字化管理，使“館室一體化”進一步滲透到村級檔案室，極大提升村級檔案管理效率。

2.2.3 著力踐行檔案服務基層群眾理念宗旨

以博通數字檔案管理系統為載體，把民生檔案利用服務向各鎮（街道）轄區內的村級便民服務終端延伸，推動檔案數據下沉到村，實現資源共享。村級檔案員不僅可通過系統查詢新完成的村級檔案數字化成果，還可查詢原館藏該村檔案。同時，借助浙江檔案服務網，各檔案室還可查詢長三角地區及貴州省的檔案，實現館際、區、鎮（街道）、村四級聯動檔案查詢，助力各村村民擁有“家門口”的檔案室。

3“定海智慧檔案云”管理新模式探索實踐的主要成效

數字化改革開展以來，縱橫兩個方向的舉措均取得了顯著進展，“定海智慧檔案云”應用場景完成初步構建并不斷優化，已迭代升級至S1版本，增加了臨時全宗統計、村級檔案數字化率統計、重大事項突發事件督辦等功能。行政村試點建設指導與培訓工作實現全覆蓋，信息化建設進程高速推進。新的整體智治模式下，數字化的優勢正不斷得到呈現。

3.1“定海智慧檔案云”運行成果及監管成效

3.1.1 統計更加全面

全宗統計、登錄統計、歸檔統計、類別統計等各類數據的實時全面呈現，構建起一幅立體的“檔案室地圖”，大大方便了監管部門對基層檔案室開展分類管理和針對性指導。并且對有數據單位、無數據單位、登錄單位、未登錄單位、注冊全宗、臨時機構等各類單位進行全面管理，使進館單位的覆蓋面和管理有效性得到前所未有的提高，實現了管理無漏洞，確保了檔案不流失。全類別檔案的分類統計和檔案增長情況的實時呈現，為定海檔案資源建設提供了清晰的數據指導，促進了檔案移交收集的積極性和資源建設的全面性。

3.1.2 信息上下直達

數據實時統計功能的實現，使區檔案館對基層檔案室運行情況的掌握更加全面直觀，有效避免了基層檔案室在工作進度上“報喜不報憂”、隱瞞工作真實進度的可能性，增加了完成任務的緊迫感和責任感。在歸檔統計和年檢情況統計中，未歸檔單位和未通過、未年檢單位一目了然，對存在問題的反饋清晰明確，促進了基層檔案室規范開展業務、及時整改問題的自覺性，同時提升了看齊標桿、創先爭優的積極性。

3.1.3 監督更加高效

對系統發現的各類問題，監管部門可通過系統提醒、短信提醒等方式直接督促整改，上級單位和分管區領導也可直觀查看信息數據并實現跨層級督辦，使整改的壓力直接傳遞到位，督促的力度和整改效率得到有效提升。

3.2 村級檔案信息化試點建設情況

各試點村檔案規范化程度得到顯著提升，“四有”保障基本落實，區—鎮（街道）—村三級聯動的農村基層檔案工作體系愈加完善。目前，試點村已實現培訓指導全覆蓋，村級檔案管理制度完善健全，13個村已全面完成檔案數字化工作，共計案卷3897卷、電子目錄103983條、掃描件68615件，并將數字化成果導入數字檔案管理系統，實現資源互通共享。同時，“家門口”的檔案室切實發揮作用，各地村民及基層單位查檔便利度顯著提升，檔案工作服務農村基層社會治理的效果越發明顯。

3.3 全區檔案領域多跨協同機制初步構建

通過向上構建檔案監管應用場景、向下拓展檔案數字化改革基本面，定海區檔案領域多跨協同機制得到初步構建，相關部門職責得到更進一步整合，智慧檔案轉型紅利得到初步釋放，貫通用戶需求、平臺接入、庫房調檔、出證管理、快遞送達等環節的檔案業務整體效率顯著提升，為進一步推動定海區檔案工作體系整體重塑和水平提升打下了良好基礎。

4“定海智慧檔案云”構建與運行的經驗體會

4.1 要觀念先行

數字化改革是對傳統理念、制度、體系、手段的系統性重塑，與某些傳統的理念、模式、方法存在一定的沖突。如果固守傳統、不思進取，可能會造成不利后果，如增加基層負擔，甚至失去改革的初衷。因此，必須提高站位、開闊眼界，以數字化思維、數字化技術開拓工作思路，打開檔案工作新局面。

4.2 要思路清晰

數字化改革是一項系統性工程，必須堅持系統思維方法、明晰邏輯關系、找準關鍵變量，一步一個腳印推進。要以核心業務為牽引，圍繞基層所需、群眾所盼、未來所向，尋找與檔案工作相關聯的小切口，圍繞真實需求精心謀劃設計應用場景，不斷突破過程中的困難和障礙。

4.3 要持續迭代

工作新模式的探索與完善并非一蹴而就、一步到位，要找準先易后難的突破口，小步快跑、不斷進化，謀劃一版、試用一版、應用一版，從使用反饋中獲得有效信息，不斷打磨、循序漸進，穩步推進工作新模式。

5“定海智慧檔案云”管理新模式的拓展方向

接下來，定海區檔案館將進一步加大“定海智慧檔案云”管理新模式的探索力度，著力開發和拓展數字檔案管理應用場景，持續提升檔案管理服務水平。

5.1 在針對管理、督辦和數據掌控的問題上瞄準更高目標、提出更高要求

對應在具體的功能開發上，結合人工智能技術，通過進一步開發和升級檔案監管平臺，實現數字檔案館智能監管的目標，省去很多以往需要人工勞動的工作，如過濾敏感信息，以提升信息審核效率。落實到技術層面的實際運用中，未來監管平臺的功能謀劃方向上，要在審核、編研、檢索、推薦、以人搜照片、以人搜視頻、輔助決策上，更多地體現人工智能的運用，拓展智慧管理的定義。

5.2 進一步推進村級檔案規范化管理、數字化建設

加快各村檔案資料的收集、整理和數字化進度，推動各方面制度常態化、規范化運行，確保實現村級檔案管理水平整體提升。同時，加大“村檔鎮（街道）管”機制的推廣力度，提升村、鎮檔案室互動互促水平，以街道為單位提升轄區全域檔案管理規范化、信息化程度，最終使“定海智慧檔案云”覆蓋定海全域。