電子發(fā)票在出版業(yè)的實踐應用

施玲玲

一、引言

2015年，國家稅務總局發(fā)布了《關于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關問題的公告》，并于2016年1月1日起正式推行，電子發(fā)票在國內得到廣泛使用。電子發(fā)票的出現(xiàn)給企業(yè)帶來了發(fā)票申領更便捷、交付更便利、財務管理更高效等諸多好處，但同時也出現(xiàn)了一些新的問題。本文試就電子發(fā)票在出版行業(yè)使用中的便利、遇到的問題和風險及應對措施進行闡述。

二、電子發(fā)票給出版業(yè)務帶來的便利

（一）發(fā)票領購更便捷

未使用電子發(fā)票前，財務人員需帶上已開票清單及稅盤到現(xiàn)場進行發(fā)票繳銷、申領、購買，每次排隊等待就要耗費大量時間。使用電子發(fā)票后，我們只需在電子稅務局網(wǎng)站上完成申購流程，審核通過后便可下載到開票系統(tǒng)，這樣及時滿足了企業(yè)開票需求，避免了發(fā)票存量不足等情況的出現(xiàn)。

（二）發(fā)票交付更便利

紙質發(fā)票開具后需打印、保存、傳遞，每一個環(huán)節(jié)都會產生相應的成本，且存在遺失、損毀等風險。由于出版業(yè)務周期長，紙質發(fā)票交付時間長，拉長了整個經(jīng)營周期。電子發(fā)票實行后，業(yè)務人員可通過掃描二維碼申請開票，客戶通過郵箱、短信方式即可獲得，整個過程無需打印、蓋章，也不用寄遞，不受時間、空間的限制，縮短了交付時間，同時加快了企業(yè)應收賬款周轉速度，減少了成本。

（三）財務管理更高效

紙質發(fā)票在打印時可能存在實物與系統(tǒng)錯號的現(xiàn)象，在傳遞過程中容易遺失、損毀等，且難以辨別發(fā)票的真實性，使得報銷變得困難。而電子發(fā)票由系統(tǒng)自動生成，數(shù)字化存儲，可實時在發(fā)票查驗平臺進行查驗，隨時下載獲取，降低了財務風險，提高了財務管理效率。

三、電子發(fā)票在管理中面臨的問題及風險

（一）電子發(fā)票存在重復報銷問題

雖然電子化使發(fā)票在交付環(huán)節(jié)已實現(xiàn)無紙化流轉，但是大部分企業(yè)仍以紙質打印件報銷入賬。電子發(fā)票可重復打印以及無需額外加蓋發(fā)票專用章，使得常規(guī)的審核方法很難識別該張發(fā)票是否入過賬，容易被重復報銷，這就給財務人員帶來了審核難度，甚至給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟損失。例如，筆者所在出版社正處于媒體融合發(fā)展的大環(huán)境下，企業(yè)開始多元化經(jīng)營，導致業(yè)務票據(jù)數(shù)量劇增，在報銷過程中，業(yè)務人員會將發(fā)票積攢在一起，如果不做標記，可能會忘記哪些已報哪些未報，也容易出現(xiàn)跨月重復報銷的情況。

（二）電子發(fā)票存在電子檔案存儲問題

《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》發(fā)布以后，對財務工作提出了新的要求。電子發(fā)票在打印入賬的同時須以電子形式歸檔。然而，在實際工作中，業(yè)務人員通常通過微信等通訊工具一張張進行傳遞，財務人員在下載過程中容易出現(xiàn)遺漏，未及時下載時，還可能出現(xiàn)文件過期的情況；同時，對電子發(fā)票命名不規(guī)范不統(tǒng)一，導致后續(xù)管理無序，查找困難。當前，多數(shù)企業(yè)尚未將電子文檔與記賬憑證直接關聯(lián)起來，各自獨立，沒有達到數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。

（三）電子發(fā)票運用存在制度不完善問題

電子發(fā)票給企業(yè)帶來便利的同時，也隱性地增加了稅負。有些企業(yè)(尤其電商平臺)為圖方便，節(jié)省開具紙質專用發(fā)票的相關成本，只愿提供電子發(fā)票，設置了提供專用發(fā)票的門檻。另外，目前除ETC電子普通發(fā)票可以抵扣進項稅額外，其他普通發(fā)票都不得作進項稅額抵扣。對于客戶企業(yè)來說，無法抵扣進項稅額，客戶企業(yè)就要承擔更高的稅負。這些問題都需要國家對電子發(fā)票制度進行改進和完善。

（四）電子發(fā)票存在被篡改風險

由于電子發(fā)票的電子化特性，使得其極易通過專業(yè)的修改軟件進行內容篡改。例如，有些蓄意造假的人利用Photo-Shop等工具對發(fā)票內容進行部分修改，保持發(fā)票編碼不變，財務人員根本無法用肉眼識別，即使通過校驗，也很難發(fā)現(xiàn)問題，從而給企業(yè)帶來了經(jīng)濟損失。

（五）電子發(fā)票存在業(yè)務真實性風險

在企業(yè)日常經(jīng)營中，發(fā)票內容與業(yè)務是密切關聯(lián)的，然而發(fā)票的真實性卻不完全等同于業(yè)務的真實性。通常情況下，企業(yè)財務人員很難直接對業(yè)務進行辨析，這就導致業(yè)務人員為了迎合財務制度要求開具一些非真實業(yè)務的發(fā)票，甚至虛開金額。特別是當業(yè)務運營范圍增加、項目增多時，財務人員很難做到對每項業(yè)務的支出來源及合理性做出正確判斷。如果電子發(fā)票內容存疑，將會給企業(yè)帶來稅務、財務等風險。

四、電子發(fā)票在出版管理中的應對方法

針對重復報銷、電子歸檔、內容篡改、業(yè)務真實性等問題，筆者結合自身業(yè)務實踐提出相應的應對辦法。

（一）自動化搜索解決重復報銷問題

對于業(yè)務人員重復報銷電子發(fā)票的問題，筆者在實際工作中主要通過小工具和自動化查詢相結合的方式進行規(guī)避，具體如下：首先，設立文件夾并以當日命名存儲當天接收的發(fā)票。然后，利用OCR自動識別小工具對電子發(fā)票進行內容讀取，把讀取到的發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、購買方名稱、貨物或應稅勞務、服務名稱等內容存儲到一張臨時表中。接著使用自動化查詢腳本，把臨時表中的發(fā)票代碼逐條讀取后在已存在的匯總電子發(fā)票信息表中進行查詢。如果查詢結果為0，則把該條記錄存儲到匯總電子發(fā)票信息表中，在臨時表中把該條記錄刪除。最后，臨時表中留下來的記錄就是重復報銷的數(shù)據(jù)，可供后續(xù)反饋給相關人員。

（二）智能化分類解決電子歸檔問題

對于電子發(fā)票檔案存儲困難的問題，筆者在實際工作中主要通過規(guī)范化操作和智能化分類相結合的方式來解決。具體如下：首先，在電子發(fā)票上傳環(huán)節(jié)，在內網(wǎng)設置業(yè)務部門發(fā)票上傳文件夾和接收文件夾，報銷人員把需要報銷的發(fā)票上傳到自己所在業(yè)務部門的上傳文件夾上。上傳文件夾只能用于報銷人員進行發(fā)票上傳和查看操作，接收文件夾只能用于報銷人員和財務人員查看操作。對于外網(wǎng)則通過統(tǒng)一的郵箱來收集電子發(fā)票。為了管理好后續(xù)發(fā)票，對于電子發(fā)票文件的命名，也要求報銷人員按照“報銷人+聯(lián)系方式+報銷時間”進行。其次，在電子發(fā)票下載環(huán)節(jié)，使用定時腳本對上傳文件夾和郵箱中的電子發(fā)票進行下載并存儲到財務人員專用的電子發(fā)票存儲文件夾。與此同時，把合格的上傳電子發(fā)票轉移到接收文件夾，這樣可以方便報銷人員清楚地知道自己的發(fā)票是否已被財務人員接收。接著，在電子歸檔存儲環(huán)節(jié)，智能化程序調用OCR智能化小工具對電子發(fā)票進行識別及內容讀取，讀取后的內容都存儲到統(tǒng)一的匯總電子發(fā)票信息表中。智能化程序還會根據(jù)發(fā)票的上傳來源和時間信息自動填寫到匯總表中。

（三）科技手段規(guī)避內容篡改風險

對于電子發(fā)票存在篡改的風險，筆者在實際工作中主要通過小工具和人工模擬等科技手段來規(guī)避。具體如下：首先，對接收到的電子發(fā)票使用OCR電子發(fā)票識別工具進行內容的讀取。其次，通過自動登錄程序，對讀取到的發(fā)票內容在國家稅務總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺進行查驗。如果查驗結果存在不符合的內容，則認定該張發(fā)票有內容篡改，并反饋給相應的報銷人員。

（四）科學化管理降低業(yè)務真實性風險

對于業(yè)務真實性的風險，筆者在實際工作中主要是通過了解業(yè)務流程，參與項目例會，與業(yè)務人員交流等方式來降低。對項目進行全過程跟蹤，全過程參與，做到了然于心。當對業(yè)務流程有了足夠了解后，財務人員就可以更好地指導報銷人員合理合規(guī)地進行發(fā)票報銷。而且，財務人員越熟悉業(yè)務，越能做到業(yè)財融合，更好地發(fā)揮企業(yè)財務管理效能，給企業(yè)經(jīng)營決策提供更有力的支撐。

五、結語

隨著數(shù)字化理念深入人心，電子發(fā)票的使用必將越來越廣泛。然而，當前電子發(fā)票帶來的新問題也給管理者帶來了新的挑戰(zhàn)。對于電子發(fā)票當前常見的易重復報銷、電子歸檔難、內容篡改識別難、業(yè)務真實性判斷難等問題，筆者結合自身工作實踐給出了一定的解決方法。仔細思考和分析后，我們可以發(fā)現(xiàn)，這些問題的來源是當前電子發(fā)票使用中產生的信息“孤島”問題所致。要解決這一問題，需要國家從頂層設計的角度打通財稅相關的信息系統(tǒng)，改進和完善相應的電子發(fā)票制度，實現(xiàn)全鏈路連通。唯有這樣，才能真正發(fā)揮電子發(fā)票便捷的作用，幫助企業(yè)降本增效，為國家數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展助力。