信息技術在事業單位檔案管理中的應用

蘇景云

鄆城縣退役軍人事務局 山東 菏澤 274700

引言

事業單位承擔著為社會提供公共產品和公共服務的責任，而檔案管理工作是一項專門的事業，是服務社會主義建設，履行專門職能的重要表現。同時檔案管理也是一項基礎性的工作，能為事業單位開展黨建、業務培訓、思想教育和綜合管理提供服務和支持。而信息技術的融入能夠提升事業單位檔案管理的智能化水平和數字化水平，有效加強了檔案管理的效率和質量。

1 相關概念闡述

1.1 信息技術

很多學者對信息技術的概念進行了研究，但是由于研究視角的不同，目前還沒有形成統一的認識，一般認為信息技術是信息和通信技術的統稱，是進行信息管理和信息分析時所用到的各種技術和程序的總和。有學者認為信息技術存在廣義和狹義兩個方面的內涵[1]。就廣義角度而言，信息技術指的是能夠拓展人類信息功能的所有技術和程序的總和[2]。而狹義角度的信息技術指的是能夠利用各種智能終端對文字、圖像、視頻和音頻等信息資料進行收集、存儲、加工和分析的技術總和。由信息技術的概念，可以延伸至教師的信息技術應用能力。

1.2 事業單位檔案管理

事業單位指的是由國家黨政機關領導的，承擔著為社會提供公共產品和公共服務職責的，部分經費由公共財政負擔的社會公共組織，如科學技術協會、文化館、公立醫院、公立學校等。由此可見，事業單位是受政府領導的以組織或法人實體為表現形式的公共機構。檔案管理是對檔案實體和檔案信息進行管理，并且能夠提供各種服務的工作，具體內容包括檔案的收集、整理、檔案價值鑒定、檔案編輯和檔案的研究和利用等。檔案管理的對象是檔案，所要解決的關鍵問題是解決檔案分散、零亂、質量低下等[3]。

首先，事業單位檔案管理具有公共性特征。事業單位同純營利性的經濟組織不同，它向社會提供的是公共產品和公共服務，而檔案管理作為事業單位的基本職能之一，涉及其職能的各個方面，比如科、教、文、衛等[4]。因此，事業單位的檔案管理同私營企業不同，具有很強的公共性。其次，服務性。事業單位的檔案作為記錄國家科學、教育、文化、衛生等多方面業務的資料。基于事業單位為人民服務的宗旨，因此，事業單位檔案管理具有很強的服務性。

2 將信息技術引入到事業單位檔案管理的意義

2.1 提高信息的搜集信息

在傳統的檔案管理模式中，管理人員主要通過手工的方式對紙質版的檔案進行管理，管理的效率低下，而且檔案搜集的過程中也較為煩瑣。但是隨著信息技術的發展，信息技術能夠有效提升檔案信息搜集的效率，而且大大減少了資源浪費的情況。檔案管理者可以將紙質信息拷貝到移動U盤中，可以隨時實現信息的傳輸。

2.2 信息存儲方便

在信息技術引入之前，檔案主要通過紙質的資料進行存儲。一旦存儲的環境遭到破壞，檔案很容易發生損壞，進而影響檔案的有效性。但是信息技術的發展催生出了電子檔案。管理人員可以將檔案信息儲存在數據庫中，同時做好備份，這大大提升了檔案資料的安全性。一旦出現紙質檔案丟失的情況，就可以通過電子信息檔案發揮作用。

2.3 提升信息檢索效率

在傳統的管理模式中，管理人員要實現對檔案信息的查詢就必須根據一定的編碼，到指定的檔案室，去查詢檔案。由于檔案數量眾多，往往需要耗費管理人員一定的時間和精力。但是在檔案信息化建設的背景下，管理人員完全可以在網絡上進行檔案的查詢，比如可以在檔案管理信息系統上輸入關鍵詞，就可以得到指定檔案的全部信息。這種模式大大減少了檔案管理人員的數量，同時提高了信息檢索的效率和準確率。

3 信息技術在事業單位檔案管理應用中存在的問題

3.1 重視程度不足

實現事業單位檔案管理的信息化建設是一項系統性工程，需要多個部門共同發力，而從實際情況來看，很多事業單位的領導者對于檔案信息化工作的重視程度不足，一方面，開展信息化管理需要建設一個能夠適應事業單位經營特點的檔案信息管理系統，這需要事業單位投入大量的人力、物力和財力，而且很難在短時間內見效。另外一方面，檔案管理人員缺乏參與信息化工作的積極性。部分檔案管理人員已經習慣了傳統的工作模式。一旦引入信息技術，檔案管理人員就不得不去提高信息技術的應用能力和學習相關檔案管理知識，這往往會引發檔案管理人員的抵觸情緒。

3.2 管理機制不健全

事業單位檔案信息化管理機制不健全主要體現在2個方面。一方面，很多事業單位在開展信息化工作之前，缺乏統一的規劃和論證，不能夠根據事業單位的業務運營特點選擇合適的第三方，不能建設適宜的檔案管理信息系統。因此，在開展信息化建設時體現出很強的隨意性，往往出現后續增加經費、管理難度提升、無法滿足實際工作的情況，這就需要事業單位不斷進行維護和改進。另一方面，安全保障機制不健全。檔案信息具有機密性。所以事業單位在開展信息化建設時應該配備防線路截獲、電源保護等硬件設備。

3.3 管理模式有效性不足

事業單位檔案信息化管理模式有效性不足主要體現在3個方面。首先，事業單位檔案信息化建設水平還比較低。實際上各個事業單位的檔案管理工作主要依托在各個職能部門中，缺乏頂層設計和制度建設。檔案管理崗位的職責權限還不明晰，檔案管理的標準還不健全，這就導致在檔案管理的前端，各個職能部門根據自身的主觀經驗進行歸檔。其次，檔案管理的信息化建設還不規范。在實現信息化以后，應該對檔案的編碼、歸檔制度、電子信息的儲存制度、共享制度進行規范，然而這項制度建設經常出現空白。最后，事業單位檔案開發利用的針對性不足。

3.4 工作人員素質不足

檔案事關事業單位工作人員的個人信息和與之相關的重要文件，其重要性不可忽視。而檔案管理的有效性同工作人員的素質息息相關，其是在開展信息化建設的前提下。如果檔案管理人員不能夠具備較高水平的素質，就無法為工作人員提供及時、細致和耐心的服務。但是在實際上，部分事業單位檔案管理人員的素質不足。一方面，基于歷史原因部分員工缺乏過硬的檔案管理專業知識，對檔案管理工作的認識不深刻，不能依據嚴格的檔案管理流程開展工作。

4 完善信息技術在事業單位檔案管理應用的策略

4.1 提高對檔案管理信息化的重視程度

首先，有關部門應該積極的加強檔案管理信息化的宣傳工作，讓事業單位的領導都認識到檔案管理不僅能夠為單位的人事管理提供服務，另外一方面，還能夠在單位內部營造出一種嚴謹、認真、求實的工作氛圍。而且開展檔案管理的信息化工作有可能會帶動其他業務工作的信息化，從而促進事業單位工作的全面信息化。其次，有關部門還應該加強《檔案管理法》的宣傳工作，提高檔案管理人員的法律意識。最后，還應該深刻管理人員對檔案管理工作的認識，努力提高自己的思想道德水平，加強職業道德建設，努力提升自身的信息技術應用能力。

4.2 強化機制建設

檔案管理信息化的建設并不是一蹴而就的，而是需要做好機制保障。一方面，應該建立檔案信息化的統一規劃機制。事業單位可以根據自身的經營特點以及工作的需要程度，制定開展檔案信息化的規劃，如檔案信息化五年規劃等，將檔案管理信息化納入到事業單位發展的整體規劃中。事業單位的檔案管理部門還應該根據自身實際，征求多方面的意見，對檔案信息化項目的必要性和可行性進行論證，從而制定信息化建設的標準。另外一方面，應該嚴格經費管理機制。檔案信息化的建設應該遵從“成本效益原則”，提高信息化規劃的科學性，做好經費投入和信息化成果效益的有機統一。

4.3 提高檔案管理人員的綜合素質

由于檔案管理人員是信息化工作的直接參與者，因此，應該著重提高檔案管理人員的綜合素質。首先，當前事業單位招聘應該嚴格遵守“馮進必考”的原則，絕對杜絕“人情化”的人員招錄情況。要在考試中認真考核人員的檔案信息技術素質。其次，針對現有員工，事業單位應該完善培訓機制。一方面，要開展對檔案管理專業知識的培訓工作，尤其是檔案信息化的專業知識，系統學習《檔案法》《山東省檔案條例》《電子文件歸檔與管理》等方面課程和檔案法律法規業務規范。并加強實踐培訓，提高工作人員的操作水平，把知識運用到工作實踐中，接受各科室檔案668盒，照片檔案462張，圖書資料300余冊，每年接待查檔案者500余人，提供檔案資料1500多卷（冊），采集退役軍人和其他優撫對象35536人，協助開展就業創業人員500余人，協助做好退役軍人來信來訪200余人，接待辦理500人，心理疏導、權益咨詢、政策解答無數，負責做好退役軍人及其他優撫對象的服務工作，協助并整理魯西南戰役時期犧牲的烈士檔案1200余份，搜集、整理烈士遺物10000余份等。另一方面，事業單位還應該加強針對職業道德方面的培訓，讓有關人員認識到愛崗敬業、誠信友善、真誠服務的重大意義。最后，事業單位還應該完善檔案管理人員的考核制度。要制定有關信息化工作素質的考核指標，比如，信息技術應用能力、對學習信息技術的積極性、檔案工作的效果、群眾的滿意程度等。績效考核制度還應該根據考核結果調整員工的薪酬待遇。

4.4 完善檔案的安全保障

基于信息技術的固有風險，事業單位還應該加強檔案的安全機制建設。首先，事業單位應該加強安全機制的硬件建設，將硬件建設納入到檔案信息化建設的規劃中，不斷提高保密工作的物防技防措施。其次，還應該建立針對事業單位檔案管理保密工作的考核機制，定期或者不定期對事業單位的保密硬件建設和軟件水平進行考核和評價，及時發現問題，并進行改進。再次，還應該提高檔案管理人員的保密意識，開展案例教學，提高檔案信息泄露的違規成本。

4.5 完善管理模式

完善管理模式應該從2個方面著手。一方面，應該健全事業單位檔案標準化管理制度，要以《檔案法》為基本依據，考慮事業單位的實際特點，制定制度，提高制度的規范性和全面性。積極落實檔案管理職責體系，細化工作標準，明確各個崗位的職責權限，杜絕職責權限相互交叉重疊的情況。另一方面，要統一歸檔標準和工作流程。要求各個部門在收集檔案的前端環節，確定歸檔的范圍和標準，提高檔案收集的質量。最后，檔案管理部門要加強對檔案的管理，要做到檔案編碼標準化，做好信息備份，做好應對檔案管理以外情況的方案。

5 結束語

隨著信息技術的發展，在事業單位檔案管理工作中引入信息技術具有較強的必要性和可行性。文章對事業單位檔案管理信息化工作的概念進行了介紹，并且分析了引入信息技術對檔案管理所產生的重大意義。最后，從多個角度提出了完善事業單位檔案管理信息化工作的策略，比如提高事業單位對信息化工作的重視程度、提高工作人員的綜合素質、完善管理模式、做好安全防范工作等。期望文章的研究能為信息技術在檔案管理工作中應用提供一定的參考和借鑒。