煤炭企業檔案管理工作現狀及應對措施

喬園園

陜西中能煤田有限公司

一、提高企業檔案管理質量的意義

（一）檔案管理的基本意義

首先，在企業實施科學管理過程中，檔案是必不可少的環節，目前很多企業在進行科學化進程管理過程中，都需要確保檔案管理的有效落實。作為一項基礎的工作，檔案管理工作人員需要將零散的檔案管理信息以及重要數據進行集中整理與收入統一，將相關數據記錄到計算機系統內部或者是合成數字集成系統，以便合理保存不同類型的重要檔案信息，從而為后續的檔案管理工作提供數據支撐與保障。如果被用心不純的人進行使用很有可能使企業管理陷入被動，企業的未來發展產生負面影響[1]。由于企業的人員流動相對頻繁，若不能及時的保存檔案，或者是在檔案管理過程中缺乏專業性與獨立性，實施無效的檔案管理監督，那么面臨關鍵人員跳槽時，很有可能導致企業管理出現斷裂，甚至企業機密自主知識產權泄露，這些重要信息的流失對于企業未來而言所帶來的后果是難以預料的。由此可見，企業想要實現正常的經營發展，必須要立足于頂層設計這一視角，從細節之處合理研究檔案管理工作之中的主要問題，結合具體問題，探索相應的問題和策略新型的檔案管理工作方法。其次，檔案管理工作關系到企業基本信用，社會公認角度認為，企業公認檔案能夠對其性信息作出評判，所以完善的檔案管理，能夠將企業的誠信以及企業建設過程中的綜合管理水平體現出來，在這個信息化的時代，檔案管理受到現代人的重點關注，特別是企業合作與人員擇業過程中，其檔案水平都成為考量的重點之一，在企業文化建設環節之中，需要應用不同類型的檔案資料以及各種關鍵信息，企業內部高層管理人員可以應用檔案信息，進一步完善企業文化建設流程，逐步形成獨具特色的企業文化建設體系，而其核心文化往往和企業的發展歷史之間息息相關，在企業發展與建設等諸多環節之中，會產生各式各樣的檔案信息以及重要數據。因此，企業在開展文化建設工作的過程中，需要充分意識到企業歷史發展與檔案管理工作之間的密切聯系，必須要充分進行不同類型的歷史資源以及檔案信息，探索企業文化建設工作的未來發展方向[2]。

（二）檔案管理在經濟效益方面的重要意義

在企業內部所開展的檔案管理工作要求工作人員廣泛搜集不同類型的達的信息以及各種資料，對工作人員的技術操作專業性要求較高，管理員可以結合具體的信息以及相應資源，快速分析企業當前的經營問題以及管理問題，以便快速明確企業未來的發展方向，開展檔案管理工作可以為企業的經營發展提供一定的發展方向，對于提升企業經營與管理工作整體效益，起到了關鍵作用。我國煤炭企業經濟效益不斷提升，使檔案管理中經濟學和大的教育學成為不可或缺的學術研究內容 ，通過檔案管理，有利于企業視力高質量的發展，這意味著在經濟效益方面大的管理也有了自己的重要價值[3]。

二、煤礦企業檔案管理中的現狀及存在的問題

（一）對檔案管理工作認識不足

長久以來，人們認為檔案管理工作并非一項十分重要的工作，在企業經營與管理等諸多環節之中，并未充分發揮其積極作用，一部分工作人員并沒有充分意識到檔案管理工作的重要性與必要性，無法結合企業經營與建設的具體情況，整合多元化檔案信息與資料。尤其是對煤炭企業來講，企業的經濟效益對于企業的發展而言至關重要，而能夠影響企業經濟效益的，就是煤炭開采與銷售工作過去的經營管理中管理人員對于這兩方面工作，非常重視，所以疏忽了企業的檔案管理工作，致使檔案管理工作進展相對緩慢，造成整個企業對于檔案管理的整體情況缺乏全面認知，企業相關人員很難及時掌握一些產權的變動情況[4]。總體上來講，檔案管理工作認知方面的實際問題主要體現在兩方面，第一方面是工作人員缺乏對檔案管理工作的正確認識，沒有意識到煤礦企業檔案管理的重要性，二是從主觀角度認為檔案管理工作過于枯燥，所以在檔案整理和資料收集上，相關人員表現出了職業倦怠，對檔案工作的視力進行造成影響。

（二）檔案質量不高，收集不夠完整

專業化企業檔案管理工作，要求每一位工作人員廣泛收集不同類型的信息與資源，為煤炭企業的快速發展與后期管理奠定良好基礎。然而在當前的煤炭企業檔案管理期間，很多線上妨礙了檔案管理正常的進行。例如缺乏良好的檔案管理場所，檔案管理場所無法滿足相應的管理條件，問題往往會導致大，缺失或損壞最大的完整性構成威脅，另外缺少檔案保存的設備，現有設備過于落后，很難滿足煤炭企業的管理的多樣化需求。但管理的專業性很強，所以煤炭企業的涉及面也相對較廣，整體體現出一定的多樣性和復雜性，這難免使工作人員的工作面臨著很大困難，接到記錄過程中，還存在人為書寫不夠規范的問題，沒有統一的格式標準，致使大量煤炭企業檔案質量落后。

（三）檔案管理手段落后，工作效率低下

20世紀90年代初期，我國煤炭價格逐漸下跌，煤炭資源的市場價格經歷了一番波動。企業內部相關管理人員將過多精力投入煤礦銷售領域之中，并沒有考慮到煤炭企業檔案管理工作方面的整體問題，這種形勢下，檔案管理工作基本上處于長期狀況，于是后續企業的檔案管理工作也面臨著諸多困難，由于檔案管理機制落后相關人員很難了解企業的現狀，在檔案管理工作方法以及實際的管理策略方面也存在一定漏洞，一部分工作人員無法及時在日常管理環節之中及時查找具體的工作問題及管理問題，導致細微方面的管理問題進一步擴大，比較復雜的管理問題逐漸堆積，最終積重難返。

三、煤炭企業檔案管理問題的應對對策

（一）加強對檔案管理員工的培訓

目前檔案管理工作中人員的能力素質對于檔案的效率起到直接影響，煤炭企業內部高層管理部門需要積極引導每一位工作人員主動參與職業技術培訓活動以及主題教育活動，引導工作人員正確意識到檔案管理工作的重要價值與實際地位，不斷鼓勵工作人員快速提升自身的專業工作能力以及職業素養，或者是直接為工作人員提供大量的實習、實訓機會，提升工作人員以及管理員的責任意識、問題意識、管理意識以及工作意識。另外每個部門要做好人員離職和調動的檔案管理工作，這是哪個企業都非常常見的事情，需要注意的是工作的交接，避免出現信息泄露和交接紕漏，對于一些復雜的工作，交接部門領導有重點參與，同時對人員電話的信息記錄做好，妥善保存。

首先，在正式開展檔案管理工作之前，煤炭企業內部高層管理部門需要統一選拔高素質、高水平、現代化管理人員，隨后組建專業化管理團隊，統籌規劃煤炭企業檔案管理工作。企業高層管理部門需要及時選派專業工作人員進入檔案管理部門，引導每一位工作人員以及管理人員及時了解檔案管理工作的實際現狀及時，引導工作人員主動參與新型的檔案管理工作，了解現代化檔案管理工作的主要工作模式以及具體的工作方法，鼓勵工作人員以及管理人員認真思考現代化檔案管理工作的未來發展方向。

1.明確學習教育的方向。明確的目標是帶領與指引檔案工作人員進行學習培訓與自我提升的重要因素，當有目標后才會專注投入，當期待有收獲與回報時才會有動力與希望。而針對煤炭企業檔案管理工作而展開的培訓教育的目標應為專業檔案知識的系統化學習、新概念與方法的傳輸與培訓、煤礦安全專業知識的學習、計算機與科學領域知識的學習等。

2.加強培訓力度。伴隨時代發展檔案管理工作必然會不斷的改革與創新，而為了使管理人員可以迅速適應常態變化，優化管理人員工作完成質量與履職實效性，企業必須加強管理人員的培訓力度，通過學習培訓讓檔案工作者可以正式檔案工作的重要性，在學習中有所感悟與升華。

3.要建立學習和教育的約束激勵機制。很多普通工作者是缺乏主動進步的內在動力與意識的，企業若想督促檔案工作者不斷提升自身職業素養與業務水平，則需要建立系統的學習與繼續教育約束獎勵機制，以危機緊迫意識推動管理人員積極投入各項學習活動中，以精神與物質獎勵支持管理人員有效利用空余時間進行主動學習，不斷提升業務能力。

（二）提升檔案資料和相關設備的質量

檔案資料的質量與檔案管理設備的專業度會直接影響煤炭企業檔案管理水平，因此，煤炭企業應重視檔案收集與管理體系的建設，最大程度保障檔案的完整性，追求檔案質量水平的最優化，并引進與購買最專業的管理設備，保障管理工作的質量與效率。檔案管理工作中應踐行分層管理、責任到人的模式，將管理責任與管理者相互對應，確保在問題產生時第一時間明確責任人，提高問題解決的速度與效率，同時還應該通過監督與考核機制對管理者進行激勵與約束，并在企業內部全面宣傳檔案管理工作的重要性，給予優異的檔案管理人員表彰及獎勵。

（三）構建完善的檔案管理制度，實現管理工作的有序性和規范性

健全的檔案管理制度是提高管理工作效率，確保檔案管理工作有效推進的重要保障，通過制定檔案管理制度明確相關工作的規范與要求，對具體的管理工作進行有效的指導，能夠提高檔案管理的利用效率，為煤炭企業提供更好的檔案服務。作為最基礎的檔案管理工作，在進行檔案收集與整理時管理人員需利用科學的管理方法對其進行歸檔與保管，每一份檔案都需要仔細核對后加蓋公章。而為了保障檔案歸檔的完整性與規范性，管理人員需按照時間順序對檔案資料進行逐頁編號。檔案管理人員還需確定檔案的保密等級，根據其保密等級完成加密工作，從而保障檔案的安全性。

（四）借助現代信息化管理模式，提升管理的整體效能

1.實現辦公與檔案管理的一體化發展。大數據時代的到來帶動了煤炭行業的迅速發展，業務的增多與辦公規模的擴大也直接提升了煤炭企業檔案文件資料的規模與數量，企業在產品開發、技術研究、銷售經營、財務管理與人事管理等領域會產生數量龐大的檔案文件，這些文件都需要通過檔案管理部門統一的整理、提交與歸檔，面對日益增高的工作量，僅通過傳統的辦公手段難以實現高效管理，極易產生檔案管理混亂等問題。因此，煤炭企業應通過信息技術手段建立檔案管理自動化系統，實現辦公與檔案管理的一體化發展，將檔案管理工作融入企業基本辦公工作中，節約檔案管理所消耗的人力與時間。

2.提供煤炭企業檔案文件存儲與檢索的便捷性。煤炭企業檔案管理工作之中不僅僅包含著煤炭企業的歷史發展情況以及經營情況，也包含著諸多重要信息與合同信息，這些重要檔案信息在煤炭企業日常經營管理、安全生產與項目規劃中都能夠起到重要的參考作用。在傳統檔案管理模式中，管理人員會對各領域資料進行收集，并分門別類地進行保存，從而便于企業在產業升級、生產經營與人員管理工作中調取檔案信息。但在新時期，這種固化的檔案管理模式硬，不適用于企業的發展與升級，其信息存儲的全面性及檢索的便捷性接相對較低，收集與歸納檔案資料就需要耗費檔案人員大量的精力與時間，若想要快速精準的檢索與尋找目標資料，更是具有極大的難度。因此，煤炭企業應通過建設信息化檔案管理系統提高文件存儲與檢索的便捷性。信息化檔案管理系統是將紙質版資料文件掃描為數字化文件，并對其進行細化分類，通過數字化處理紙質檔案形成信息化數據庫，從而為其他部門提供更及時有效的檔案服務，管理人員可通過信息平臺檢索精銳，迅速地捕捉目標檔案，有效地提高了檔案使用的便捷性與及時性。

3.重視檔案信息的安全性。隨著信息技術在各行各業中的普遍應用，檔案管理的數字化與自動化建設腳步不斷加快，大部分煤炭企業紛紛開始或已完成檔案管理的數字化轉變，但隨之而來的是檔案信息安全性問題。在工作人員應用互聯網信息技術整合多元化數字信息以及檔案資料的過程中，可能會由于工作人員的不當操作，從而出現數據泄漏問題以及數據被篡改問題，可能會對煤炭企業的日常經營與管理工作造成一定影響。為了避免信息泄露對煤炭企業造成的損失，也為了提高檔案信息的使用價值，必須要在推進煤炭企業檔案管理工作信息化發展的過程中，合理保護重要的檔案信息，加強對檔案資源的有效保護與管理。

四、結語

檔案管理工作不僅是對生產經營與煤炭工作系統信息的記錄與采集，通過高效的檔案管理工作可以間接的為企業帶來極大的效益，同時也能為企業的發展與決策提供有效的參考。因此，煤炭企業的管理人員應重視檔案管理工作的開展，檔案部門工作者應具備先進的管理意識，可以有效利用現代化的管理模式與技術優化檔案管理水平，在推動檔案管理數字化發展的同時有效保護檔案信息的安全，使檔案管理工作能夠為企業發展提供供有力的服務，充分挖掘檔案管理的內在價值。