文化數字化時代下檔案管理信息化建設探究

吳尚諭 陳瑞祥

（1.婁底幼兒師范高等專科學校，湖南 婁底 417500；2.湘潭大學公共管理學院，湖南 湘潭 411105）

1 檔案管理數字化建設中的困境分析

1.1 硬件與專業人才稀缺

數字化建設設備的更新與引進，需要一定的資本量投入，過于陳舊的電腦配備以及各類軟件已經遠遠不能滿足數字化建設的發展需求。要想加速推進檔案管理數字化進程，相應的先進數字化設備、軟件資源、硬件資源以及網絡資源等都是必不可少的資源。除了設施的資源配備，相關領域的人才引進也是一大問題。專業化的人才可以一改往日的傳統紙質化的檔案管理模式，應用新型管理理念，全面利用其現代化的信息設備，從而進行優質的數字化管理。而現如今相關人才比較稀缺，設備的更新換代也需要大量的資本投入，這些都是檔案數字化建設中所面臨的困境[1]。

1.2 政策部分戰略部署不完備

可能是由于數字化建設尚在起步階段，許多檔案管理部門在面對這一新型挑戰時，準備并不充分，導致在整體戰略部署上安排較為模糊，大方向上把握不明確，這勢必會使數字化建設一波三折。所以在數字化建設過程中，就容易出現諸多問題。比如說引入檔案管理體系時，可能未詳細考慮與實際情況的貼合度，而是盲目地選擇一種可能并不符合實情的系統，這無疑對數字化建設有整體性的影響[2]。再比如說，忽略集成化處理檔案管理，引入的專業人才和相應的軟件技術與當前的設備不匹配，造成資源的不適用和浪費。這些都會導致檔案管理工作效率極低，嚴重影響數字化的整體建設。

1.3 安全保障方面檔案數字化存在一定風險

隨著信息時代的到來，網絡在給人們帶來許多便利的同時也引發了信息安全問題，特別是計算機系統中的檔案信息極易受到病毒與黑客攻擊，這對檔案管理的數字化建設是致命的打擊。在整個流程中，每一個環節都有可能被意圖不軌的不法分子鉆漏洞，造成信息的流失，我們難以確定這些信息的流傳去向，這些都是極大的信息安全隱患。檔案編輯多采用電子編碼技術，但該技術在實際應用中存在一定的缺陷，其表現為資料會被無痕修改，這是一個極大的安全隱患。所以在實際的數字化建設過程中一定要加強信息安全保護，確保網絡空間的這一片凈土。

2 檔案管理信息化建設的路徑探究

2.1 加強檔案管理的基礎設施建設

加強檔案管理信息化發展的先決條件，就是完善基礎設施的建設。完善軟硬件的基礎設施，是加強檔案管理建設的必須。在基礎設施的建設過程中，配置適應信息網絡平臺所需要的計算機、掃描儀、攝錄器、打印機和復印機等信息處理設備，為檔案信息處理提供必要的硬件支撐。由于檔案管理工作較為復雜，需要信息搜索、實時更新和資源共享，這就需要檔案管理工作的開展需要硬件設施的適配，滿足檔案管理工作的需求。同時開發對應的檔案管理系統運行程序，實現對檔案信息化的智慧搜集、智慧管理和智慧存儲。在檔案信息化建設的過程中，還需要不斷擴大資金的投入，加強對軟硬件基礎設施的優化建設，為檔案管理的信息化建設打下扎實的基礎[3]。

2.2 規范檔案資源的信息化建設

2.2.1 檔案資源數字化

作為現階段檔案資源數字化建設的一個重要前提條件，新技術的應用起到了決定性作用，包含：大數據技術、物聯網技術、文件掃描技術、數字檢索技術等，以上相關技術的應用是決定著檔案資源數字化建設是否能夠成功的關鍵性指標，是衡量檔案管理中心數字化水平的一項標準，在進行檔案資源數字化建設的過程中，應當從以下幾方面入手：

一是提前完成實體業務數字線上化，改變傳統的檔案生成模式，改變以往僅僅只有文字檔案的形式，在社會活動運行的過程中必定會產生大量的數據，并且數據包含圖案、文字、視頻等各種類型。因此，檔案管理中心應當根據文件的屬性展開檢查以及入庫工作，將上述文件轉化成為MP3、MP4、電子文檔的形式，能為檔案資源數字化建設形成良好的基礎。

二是需要對檔案數據進行淡化處理，在社會活動運行過程中所產生的數據其重要性都有著一定的差別，需要對檔案的重要性等級進行劃分，并且采取差別管理，合理地投入管理資金以及管理人員，并且對以往的檔案數據進行歸類，在數據庫中進行以重要性為檢索標準的檢索目錄，在信息入庫之前應當對信息的真實性以及正確性進行檢查，再做進一步的整合梳理，能夠為檔案管理信息安全提供一個良好的保障，為未來的社會活動開展提供一個正確、完整的數據參考，有利于社會未來的健康有序發展，在重要的數據中心需要進行防火墻的設計工作，加強對機密文件、重要文件的保護，安排專業進行數據庫的維護和升級工作，避免因為外部網絡入侵而導致的文件損壞以及文件泄露的情況。

三是逐步完善歷史檔案數字化，在一些基礎設施維護以及社會活動開展的時候，都需要進行年代較為久遠的檔案調取工作，如果翻閱紙質檔案必然會增加工作內難度，因此在檔案管理的過程中對以往的紙質文檔進行復刻，將其轉化成為電子文件，注重檔案復刻的速度和效率，積極針對年代久遠的檔案進行修復以及錄入工作，避免因為長時間的存儲而造成的數據記錄損壞[4]。

2.2.2 業務流程數字化

檔案管理部門可以根據業務流程來進行自動化的數據截取以及檔案錄入工作，就一般情況而言，檔案管理相關的業務流程都呈現出線性的特點，應當在業務流通的過程中加強對數據的抓取工作，計算機軟件支持下的信息抓取能有效避免因為人工錄取而導致的誤差，且更符合未來檔案管理工作的智能化、信息化、自動化的特點，減少在信息錄入階段的人員投入，縮減檔案管理的流程。舉例來說，在某社會部門進行檔案資源管理的過程中，采取流程數據化的方法開展業務流程改革，具體的操作方法為：

一是對系統進行升級，對相關的功能進行集成化發展，將功能劃分為一級功能和二級功能。在用戶選擇完一級功能之后，其后續所產生的數據都會錄入相應的數據庫中，加強對敏感數據的抓取能力，以此來確保檔案管理中心能實現對自主抓取數據的分類。

二是在檔案管理系統中進行智能AI 的設計，對數據的抓取進行模式的固定，如果在抓取的過程中出現異常數據則是交由人工進行處理，并且AI 還能完成檔案的分類整理工作，大幅度地縮減人力成本。

三是簡化業務流程，在進行紙質檔案信息錄入時，需要繁雜的審批流程，例如發票，需要檢查發票的真偽、部門蓋章是否齊全等，這些流程都可以通過智能化AI的應用來實現簡化，自動檢查紙質檔案是否符合錄入的標準。

2.2.3 檔案利用服務數字化

檔案管理的數字化轉型能夠使得其為相關政策的制定、社會活動的開展提供數據的主動支持，并且通過分類、檢索等功能的應用能在不同的計算機終端上實現數據的查找，避免傳統檔案管理服務被動的情況。在實現檔案管理數字化轉型之后，不同的人員可以在計算機上通過IE 網站登錄檔案管理平臺，使用用戶名與密碼進行登錄。但不同用戶的權限需要注意做好差別設置，避免出現信息泄露的情況。除此之外，檔案管理數字化的優勢還體現在以下幾個方面：

一是進行數據庫的更新換代，大型的檔案管理中心可以在部門內進行專用數據庫的建設工作，有效提升數據的安全性，而預算較少的則是可以進行云數據庫的租賃，例如：阿里云服務、百度云服務等，同樣可以實現效果良好的數據庫服務支持。

二是通過新設備的應用來提升數據錄入以及檢索的速度，并且與各種打印設備、復刻設備進行互聯互通，有效提升數據應用的效率，根據用戶的需求豐富檔案管理系統的功能，強化用戶的體驗感，使檔案管理中心成為社會發展的數據庫與知識庫[5]。

2.2.4 文件資源數字化

電子文件管理是檔案形成的重要基礎。在推進綜合檔案管理信息化進程中，有必要將加強電子檔案管理作為重要前置條件。

一方面，檔案管理部門應與業務部門和其他生成電子文件相關部門加強溝通和協調，廣泛宣傳電子文件規范化、科學化管理的重要性，要求電子文件生成部門在電子文件形成過程中遵守檔案管理部門所提出的各項要求和意見建議，確保電子文件的內容和格式符合檔案收集的相關要求。

另一方面，檔案管理部門也應與電子文件生成部門就相關電子文件收集和交接問題進行對接，進一步明確電子文件的收集范圍、分級分類、保管期限、元數據標準等，商討電子文件的歸檔原則及歸檔方式，確保有價值的電子文件信息能夠及時歸檔。檔案管理部門也要對電子文件管理出現的問題進行研究和總結，始終堅持動態化管理原則，對更新的數字化技術、綜合檔案信息化管理的系統更新情況向電子文件生成部門進行通報，盡量減少人為因素、技術因素等方面的不良影響。

2.3 強化檔案管理的安全建設

互聯網的發展在促進了公眾生活便利的同時，還帶來了網絡安全問題。信息化建設依托應用網絡和計算機技術，一旦出現網絡安全問題，很容易造成操作系統故障，信息資源丟失和數據庫的損壞。網絡安全也是制約檔案管理質量和效率的問題之一，在檔案信息化建設的過程中，加強對檔案管理的安全建設，就需要檔案管理人員提高網絡警惕性，通過安全規范，加強對檔案管理的安全保護。在日常的管理工作中，管理人員加強對每個工作流程的安全檢查，消除內部和外部因素的安全影響。在管理工作過程中可以采取防火墻、數據備份、身份認證等方面進行安全防護。同時在對檔案進行數字化存儲的過程中，對檔案信息進行電子簽章和水印的防偽技術的運用，對于重要的檔案信息還可以加強信息驗證等措施，提升檔案管理的安全建設。在檔案信息化建設的過程中，提升工作人員的安全風險防范意識，保障檔案管理工作的安全防護。

2.4 提高工作人員的信息化建設意識

在社會各界的綜合檔案管理信息化建設中，提高管理人員的信息化建設意識極為重要，只有管理人員的信息化建設意識得到提高，社會各界的綜合檔案管理信息化建設工作才能夠順利開展，并持續向前發展。促進管理人員綜合檔案管理理念的轉變，使他們能夠從傳統的綜合檔案管理理念向信息化綜合檔案管理理念轉變，從而實現社會綜合檔案管理的信息化建設目標。建立可行的綜合檔案管理信息化網站是人們在互聯網暢游中經常使用的信息查詢工具，因此，社會各組織應該建立可行的綜合檔案管理信息化網站，為各組織綜合檔案信息的上傳和查詢提供一個有效的媒介，使群眾能夠在網站中快速、便捷、準確地查詢到所需要的相關檔案信息，幫助人民群眾更加全面地了解社會的發展等信息，提高綜合檔案資源的利用價值。

同時，加強對信息化技術人才的培養。社會各團體或組織在推動檔案管理的信息化建設工作時，加大對信息化技術人才的培養和聘用力度非常重要。檔案信息化建設工作的必備要素就是信息化技術人才，具備優秀且充足的信息化技術人才是成功建設檔案信息化網絡的基礎。因此，社會各組織或團體在建設過程中，應該加強對社會各團體或組織中綜合檔案管理人員信息化技術的培訓，或者加大對專業信息化技術人才聘用，以推動社會綜合檔案管理工作的開展，從而組建一支具備專業知識和技能的綜合性檔案管理團隊。滿足社會組織或團體檔案管理信息化建設的資金需求社會組織或團體在進行檔案管理信息化建設工作時，需要充足的資金支持，只有具備充足的資金，才能夠保證社會組織或團體檔案管理信息化建設工作的順利開展，保證基礎設施的建設，為更新信息化網絡系統提供支持，從而提高數字化時代背景下檔案管理信息化建設的成效，提高社會各界的現代化檔案管理信息化水平。

綜上所述，我國信息化時代的發展勢頭越來越強勁，在此背景下，社會組織、團體的檔案管理信息化應運而生，利用信息化建設開展檔案管理工作，使得檔案管理的方式出現了根本性的變革——由紙質化轉為電子信息化。在數字化時代推動檔案管理的信息化建設工作中，人們或許會遇到許多問題，如基礎設施不完善、專業技術人員短缺等，但我們應當根據建設中遇到的這些問題有針對性地探討有效的解決措施，從而推動數字化時代檔案管理信息化建設工作的順利進行，奮進“十四五”，目標基本建成文化數字化基礎設施和服務平臺，打通線上線下互動，構建立體的文化服務供給體系。