基于HRP的醫院全面預算管理信息系統建設

劉勁 萬青華 廣州市婦女兒童醫療中心

引言

全面預算是醫院在戰略目標的指引下對一定期間內人、財、物資源的統籌調配，是推動現代醫院管理建設發展與成熟的重要抓手。凡事預則立，不預則廢，全面預算管理制度有助于在日益激烈的市場競爭環境、日益深化的醫藥衛生體制改革中，通過提高資金使用和資源利用效率，為醫院運營管理提供堅實基礎，提高醫教研防工作業務的協同服務能力。

落實全面預算管理工作，其中關鍵一環是加強預算管理的信息化建設，充分利用現代化信息技術，實現預算流程管理的系統化、規范化和科學化。按照《醫院信息化應用技術指引》等文件要求，預算管理系統還要與醫院其他信息系統互聯互通，實現數據的協同共享，強化管理部門和臨床部門的溝通交流，促進業務與財務的深度融合，保障運營管理規范化和高效協同運作。這實際上是對醫院提出了建設HRP平臺的要求。

一、W醫院全面預算管理遇到的問題

筆者所在W醫院全面預算工作起步較晚，但在《關于建立現代醫院管理制度的指導意見》等相關文件制度相繼出臺后，也逐漸重視預算工作的開展，成立了以院長為主任，總會計師為副主任的全面預算管理委員會，領導決策醫院全面預算工作。根據近三年情況來看，部署全面預算工作取得了一定成績，比如提升了全院人員預算責任意識，支出更具規劃性和前瞻性，財務部門統籌資金管理更有成效，降低了運營風險。但在開展過程中仍面臨不少問題，主要表現在以下幾方面。

（一）忽視戰略目標對全面預算的引導作用

戰略目標，是醫院從全局考慮、從長遠發展角度謀劃所要實現的目標，是編制全面預算要遵循的導向。但在實際預算管理中，醫院管理層并不注重將戰略目標分解傳達至各預算編制部門，導致各部門都習慣從自身角度出發，忽視醫院的戰略規劃。各行其是的結果是預算編制的準確性無法得到保證。

（二）預算編制方法不夠科學

由于沒有成熟的預算系統，預算的編制匯總、平衡上報、批復下達全部依靠Excel表格完成，沒有連貫性，且數據量大，一旦哪個部門或環節數據需要改動，都會給預算會計帶來很多工作量，需要在幾張有勾稽關系的表格中來回修改數據，容易出現工作差錯。另外，雖然設計了制式表格給到各預算編制部門填報，但因為沒有限制功能，收到的表格經常出現漏填項目的情況，比如不填寫預算金額的計算依據，預算會計無法判斷金額是否合理，需要反復和編制部門溝通，這種非增值的溝通占用了工作人員有限的時間。

（三）預算全過程透明度不高

由于采用Excel表格編制預算，預算各歸口管理部門無法及時知曉本部門預算審批的最終情況，也沒有辦法在系統中實時獲取執行情況，追溯查詢預算項目下已發生的經濟業務事項，導致決策者對后續業務是否執行或執行進度的把控沒有資料可以支撐。

（四）預算系統不能與其他信息系統共享數據

預算編制一般需要有歷史數據作參考，對資金投入進行合理規劃，但預算系統無法從其他業務系統，如HIS系統、物流管理系統獲取往年實際發生數，編制者只能登錄其他的系統查詢，更甚者嫌麻煩的直接“拍腦袋”決定。預算執行數據也無法反饋回合同管理系統、財務系統等，數據信息利用率低，無法對一個經濟事項進行閉環管理，預算管理職能得不到發揮。

二、基于HRP的全面預算管理信息系統的意義

HRP是醫院資源計劃（Hospital Resource Planning）的簡稱，是建立在信息技術基礎上，集信息技術與先進管理思想于一身，以系統化的管理思想，為醫院員工、決策層提供數據支持的管理平臺。在各子系統互聯互通、基礎數據字典標準一致的前提下，HRP系統能整合醫院所有業務管理活動，包括財務管理、預算管理、成本管理、資產管理、組織收入等醫院運營管理的全部活動，以達到精細化、科學化、規范化管理的目標。

在全面預算管理中，HRP系統的有效應用，可以進一步提升醫院全面預算管理水平和效果。通過構建HRP，醫院可以將目前散點式存在的財務、物資、預算、成本、人力、HIS等眾多業務系統集成在一起，實現整合跨越式發展及預算管理的信息化，達到預算管理與醫院運營系統整合的目的。例如，當一項經濟業務發生時，在與該業務最直接相關的信息系統中錄入交易數據后，HRP能實時驅動其他相應的子系統獲取信息，抓取數據。預算系統接收到數據后，控制器可以將計劃數與執行數對比，進行實時的預算控制。因此，醫院在HRP快速、高效的信息環境下實施全面預算管理，有助于預算信息的及時傳遞與共享，以及對預算進行即時監控與修正，可以避免一些錯誤的發生，從而達到全面預算管理防范風險的目的。HRP最大的特點是數據同源、互聯互通、信息共享，這些對提高現代醫院管理水平、有效控制醫院運營成本、促進精細化管理理念在醫院運營中的充分運用和進一步發展具有較為重要意義。

三、基于HRP的全面預算管理信息系統構建

全面預算管理需要醫院大量經濟運行數據來支撐，比如門急診量、出院人次、大型設備檢查人次、資金支出數據、合同執行情況等等，這樣才能實現以全面預算為抓手提升醫院管理水平的目的。這些數據如果不能實時共享，而需要通過業務科室逐個系統登錄，手工統計分析報送，會導致耗費大量時間且數據可信度低。HRP中全面預算管理系統應與其他運營系統在統一的基礎平臺上開發，因為要高質量完成預算管理中每一環節，都需要預算系統在這些過程中與HRP其他子系統間發生數據交換。通過數據交換平臺傳遞數據，一旦發現問題，就可以追溯相關業務和責任人，及時查明原因。

HRP環境下，全面預算管理信息系統構建的實施關鍵點有兩方面。第一，全面預算管理信息系統的管理架構與HRP中各子系統的要求保持一致。根據醫院預算管理的顆粒度和層次，我們將這個龐大的醫療體劃分成若干個預算歸口管理部門和預算業務科室。為了能實現和其他子系統間進行數據交換并找到對應關系，需要保證預算科室（部門）的基礎檔案，與HIS、LIS、PACS這些臨床業務系統、財務核算系統、成本管理系統、人力資源系統、物資管理系統中的部門基礎檔案內涵和外延完全對應一致。這是實現數據共享的前提。第二，完善內部控制流程，確定各歸口管理部門的預算管理職責和審批權限。通過這兩年從事全面預算管理工作發現，有些歸口部門在編制預算時推諉所管理的歸口費用，或對所管理的費用項目掌握不全面，存在漏報的情況；預算執行報銷時，預算科室經辦人不清楚費用歸口管理部門，審批流程經常是只有科室科部主任簽字就流轉到分管院長，缺失了歸口管理部門的意見，導致管理部門發揮不了管理控制職能。即便日后引入預算管理信息系統，制度流程的不完善也會使系統的作用大打折扣。因此需要醫院管理層梳理各經濟業務事項的發生軌跡，制定完善的流程并以制度為載體予以明確，這樣在系統正式上線后，將內控流程固化到信息系統中，實現內控管理與運作效率的平衡，這樣系統所發揮的效用和便捷性更得以顯現。

一般來說，全面預算管理信息系統構建可以根據醫院管理的實際需求，遵循以預算管理各個環節為主體，以項目管理為基礎，滿足多層次管理需求的流程化體系設計思路，具體如下：

（一）從預算編制層級來看

建立由預算管理委員會、歸口管理部門和基層業務科室組成的三級預算管理體系，相應的預算編制層級可分為院級預算、部門預算和科室預算。其中收入預算實行自上而下的編制方法，即先有院級預算，醫院預算管理委員會根據制定的戰略規劃進行戰略目標分解，然后將下一年度要完成的目標分解下發至各科部，由于醫院的公益屬性，一般不以貨幣表達，而是以工作量的形式。各科部再根據預算系統從醫院信息系統（HIS）、實驗室信息系統（LIS）、醫學影像系統（PACS）同步過來的各預算科室往年工作量完成情況，結合考慮預算年度變量，繼續分解下發各科室的預算工作量。支出預算分為費用預算和資本性預算，采用自下而上的編制方法。預算科室主要針對自身可控成本編制預算，再上報至歸口管理部門。歸口管理部門在系統審核后自動匯總，合并需要部門直接填報的預算項目金額，形成部門預算上報至預算管理辦公室。預算管理辦公室通過物資管理系統、財務管理系統、成本核算系統同步過來的歷史數據參照，并與業務科室、歸口部門反復溝通確認，在系統中進行院級匯總平衡上報。收入和支出預算的確定均需經過“兩上兩下”審批。

（二）從預算管理環節來看

全面預算管理系統應體現預算管理的各個環節，主要包括預算編制、預算執行、預算調整和預算評價。

1.預算編制

所有科室和歸口部門均在同一系統中填報預算項目，實現預算信息的自動傳遞、匯總、審批和反饋，克服手工編制的繁雜和低效率。系統通過設置用戶權限，限制各科室（部門）只能查看和操作本科室（部門）的數據；同時支持預算審核崗根據預算項目中的具體明細內容配置會計科目，以便通過系統接口獲取財務系統同一會計科目下各科室輔助核算發生數。

2.預算執行

依托HRP平臺，將預算管控與業務流、信息流無縫銜接。預算系統與報賬系統互通，經辦人在報賬系統中申請開支事項時，能根據所選擇的業務類型同步預算系統的預算事項和可用額度，如果預算通過則可以提交，同時凍結預算數。該流程最終經各環節審批得以通過并付款時，則正式扣減預算額度；如在某一環節審批駁回流程時，則釋放凍結的預算數。預算系統與合同系統交互，當合同進入簽訂環節時，能獲取預算系統中對應的預算項目，保證合同金額控制在預算額度內。預算執行時能獲取合同簽訂情況，保證付款進度符合合同條款，同時將預算執行數反饋至對應合同項目，計入合同已執行金額。

3.預算調整

預算執行過程中會遇到各種復雜的外部、內部因素，導致與預算發生偏離，因此系統需要具有調整功能。根據調整的項目和金額大小，在系統內設定不同的審批流程。

4.預算評價

為了解實行預算管理所起到的效果，分析預算目標的完成情況，可以從定量和定性兩方面來進行預算評價。定性分析是對項目實施過程和結果進行主觀評判，不適合在預算系統中設置固定模板。而定量分析可在系統內置評價指標庫，不僅包括以往工作經驗積累的通用評價指標，比如預算執行率、預算執行偏差率等，也可根據預算項目實際開展情況，在指標庫內新增更有針對性的指標。在預算編制階段，項目負責人可從指標庫挑選合適指標作為該項目的評價考核指標。通過設置評價周期，預算系統通過數據交換平臺，自動完成指標計算。

四、對全面預算管理信息系統應用的思考與建議

在醫院推行全面預算管理工作的過程中，所出現的幾個問題值得我們深入思考，并提出有針對性的解決辦法，通過制定預算管理配套的政策制度等將解決辦法流程化、固定化，以便后期上線預算管理信息系統時，能最大程度發揮信息化的優勢和便利性。

1.固定歸口部門預算管理員

歸口部門的預算管理員，承擔著本部門及部門歸口管理的預算項目的編制和匯總工作，其對系統操作的了解程度、對政策的掌握程度、對部門和基層科室收支情況的熟悉程度等，直接關系著預算編制質量。因此如果預算管理員更換頻繁，預算管理辦公室或財務部門需要重復花費大量時間培訓，工作效率低下。因此，建議預算管理制度能明確預算管理員的任職期限，以三年以上時間為宜，有益于提高預算編制質量。

2.明確各項費用會計報銷時限

醫院全面預算一是以收付實現制為基礎，二是以權責發生制為基礎，這意味著考核預算執行時，不僅要從資金支出方面來衡量，也要從費用歸集方面來衡量。但實際情況往往是預算科室或歸口管理部門由于各種主觀原因，不能及時將報銷材料遞交財務部門進行賬務處理，導致會計期間歸集的費用小于或大于12個自然月，與收入不配比，各年間盈余情況失真，預算執行率虛低或虛高。為保證費用能準確歸集至相應會計年度，亦為下一年度預算編制提供準確參考數據，提高編制質量，有必要用制度約束報銷行為，對科室延遲提交的報銷單據不予報銷或給予懲罰措施。

3.完善預算績效評價機制

“花錢必問效，無效必問責”，預算執行是預算管理的過程，預算資金使用產生的效益和正面影響才是預算管理的目的。醫院要自上而下樹立預算績效理念，針對不同預算項目制定合理的績效目標和績效指標，并定期考核目標完成程度，強化預算分析與控制，通過不斷反饋、改進的閉環管理，推動醫院管理整體提質增效。

結語

基于HRP的預算管理信息系統是保障全面預算管理工作全方位發揮效能的一種工具，也是財務與業務緊密融合的載體，因此搭建互聯互通的預算管理信息系統是醫院實現精細化運營管理必經之路。醫院要從戰略角度認識該項工作的重要性，做好頂層設計、精細部署、扎實推進，不斷提高各項工作的協同服務能力。