涉農會計檔案管理存在的問題及對策

王 雨

農業農村會計檔案，是指在農業農村會計工作中形成的會計賬簿、記賬憑證及其他會計資料，是直接記述和反映農業農村各項財務活動的重要史料和證據。農業農村會計檔案不僅具有現實的記載依據，而且具有長遠的歷史查核價值和稽考作用。2021年8月，筆者在山東省鄄城縣農業農村部門調研中了解到，經過農業農村會計工作者的努力，會計檔案管理取得了很大成績，為農業農村經濟工作提供了有效服務。但是由于種種原因，農業農村會計檔案工作體制還不健全，管理手段相對滯后，遠遠不能適應新時代中國特色社會主義現代農業發展和新農村建設的需要，會計檔案工作亟待加強，不容遲緩。

一、現狀和問題

（一）管理手段落后，各項制度不健全

部分單位缺少各類會計檔案管理制度，沒有專門的檔案工作計劃和程序，檔案利用率低下，制約了會計檔案作用的有效發揮，影響了會計檔案管理水平提升，導致會計檔案管理處于混亂狀態。突出表現在，目前還沒有一套成熟的農業農村會計檔案管理模式，在檔案管理中存在著重微觀輕宏觀的現象，管理手段較為落后，很難創新開展工作，現代化的農業農村會計檔案管理方法仍處于探索之中。

（二）思想認識不到位，法制意識淡薄

農業農村會計檔案是在會計工作中形成的文字、圖表、賬簿、憑證等載體，社會效益轉化率相對較低，無法產生直接經濟效益，加之部分會計檔案工作者和相關負責人檔案意識淡薄，沒有把會計檔案列入本單位工作計劃，使檔案缺乏完整性和系統性，不能有效地為農業農村會計工作服務。

（三）信息渠道不暢，系統不夠健全

筆者在部分農業部門和農業產業化龍頭企業了解到，會計檔案信息系統還比較滯后，突出表現在信息渠道不夠暢通，系統不夠健全，上級部門對下級部門缺乏經常性的業務指導，部門之間、部門與企業之間缺乏溝通與交流，導致室藏檔案處于封閉狀態難以有效利用，影響了檔案工作質量和工作效率提高。

（四）檔案標準不配套，急需制定完善

1998年8月21日，財政部與國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》已實施20多年，目前仍沒有相配套的行業制度范本和規范。在農村會計檔案管理工作中，基層農業農村部門大多參考部分科研院所（如中國農科院）和涉農團體（農民專業合作社）的檔案實施辦法操作，針對性與可行性差。

（五）檔案分散管理，缺乏完整性準確性

沒有按照要求集中統一管理檔案，而是各自為政，分散管理，日常工作中也不注重積累會計文件資料，使會計檔案達不到完整性的要求。同時，在會計檔案形成過程中，檔案鑒定工作存在偏差，保管期限判定不準確，嚴重影響了會計檔案的質量和準確性。對于形成周期長的會計檔案，沒有明確劃分收集的時間區段，達不到會計檔案的完整性。

（六）沒有專職檔案管理人員，職責不明確

許多單位沒有設立專職會計檔案管理人員，特別是在機構改革中從其他系統轉屬到農業農村系統的部門，會計檔案工作基本是空白。另外，有些兼職會計檔案管理人員業務素質不高、責任不明確，有的未經過檔案業務培訓就上崗，工作效率低，難以勝任所擔負的工作，導致部分會計檔案人員連最基本的歸檔方法和修裱技術都沒有掌握。

（七）保管條件低劣，工作進展緩慢

會計檔案基礎工作差，“五防”設備不齊全，沒有專門的檔案室，且會計檔案櫥大多放在會計室，還有的會計檔案和其它文件材料共用一個櫥。由于存放會計檔案的環境條件不達標，檔案形成年代久遠，導致有些檔案“得病”痕跡發生褪變。由于沒有納入電腦管理，亦未適時采取修補措施，存在嚴重安全隱患，稍有不慎就會造成難以彌補的損失。

（八）會計檔案流失嚴重，制約了規范發展

農業農村部門會計檔案出現流失現象，特別是在農業項目和農業技術推廣中形成的部分會計資料，未能及時征集歸檔存放；部分借出的重要會計檔案材料，不能按時歸還，而任其失散；有的會計檔案在某些工作人員家中保存，極易丟失。

二、措施與對策

（一）理順管理體制，科學管理會計檔案

認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》和《會計檔案管理辦法》，按照檔案法規的要求，切實加強對農業農村會計檔案工作的領導，根據檔案形成的規律，科學管理會計檔案，積極主動地開展會計檔案服務工作，不斷增強會計檔案人員的檔案意識和法制觀念，做到會計工作發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。同時，根據會計檔案工作的特點，理順農業農村會計檔案工作管理體制，探索符合會計檔案實際的管理模式，集中統一管好會計檔案，維護檔案的完整、系統與安全，實現會計檔案有效利用。

（二）完善制度規范，健全檔案管理責任制

在落實《會計檔案管理辦法》的基礎上，強化制度建設，把制度建設納入檔案規范化軌道，制定一套適合農業農村工作實際的會計檔案標準規范和規章制度，用制度規范當事人行為，做到有章可循。同時，抓好會計檔案管理的各個環節，健全完善會計檔案目標管理責任制，將會計檔案工作目標任務分解到相關工作人員身上，簽訂目標管理責任書，使會計檔案工作與農業農村工作同步發展。

（三）更新思想觀念，加強人才隊伍建設

要適應新形勢，更新觀念，促進農業農村會計檔案人才數量的自身積累，盡快培養一支忠于職守，遵紀守法，具備相應專業知識與技能，有較強事業心和責任感，有會計檔案管理專業知識的農業農村會計檔案隊伍，并注意解決其職務、職稱和待遇問題，使他們安心工作，形成一個上下結合、條塊結合、宏觀微觀結合的農業農村會計檔案管理格局。

（四）強化監督管理，做好檔案保護工作

首先，要因地制宜，強化農業農村會計文件材料的監督管理，健全單位會計文件材料收集和積累保障機制，提高檔案管護水平；其次，克服和防止一切損害會計檔案的不利因素，采取傳統手段與現代技術相結合的方法管理檔案，確保會計檔案的載體材料和線條、字跡不受損壞；第三，對利用頻率高的檔案，采取數字化、仿真復制等方法進行保護，對破損檔案采用修裱、絲網加固等方法進行搶救，以達到延長會計檔案壽命的目的。

（五）抓住關鍵環節，強化會計檔案收集

收集工作是決定會計檔案工作存在和發展的重要條件，會計檔案是靠收集工作取得的。要按照相關規定和會計檔案征集辦法，疏通和確定收集渠道，定向、定內容收集；要把會計室和會計人員個人手中的會計賬簿、憑證等資料，集中到檔案室統一管理，對于分散在社會上的各個歷史時期形成的會計檔案要及時征集接收，對于撤銷單位的會計檔案要與單位文書檔案、人事檔案同步接收。

（六）采取有效措施，加快會計檔案信息系統建設

積極推進農業農村會計檔案管理信息系統建設，盡快完成會計檔案由手工操作向信息化管理轉變，把會計檔案信息化與農業農村工作信息化和辦公自動化相互銜接。有條件的單位和部門，要進行會計檔案信息數據庫和檔案信息網站建設，由當前傳統的人工管理方法逐步轉變為以電腦為中心的自動化管理方法，實現會計檔案管理和檢索自動化，充分發揮會計檔案的查證鑒證作用。

（七）推動機制創新，拓展檔案服務新領域

以標準化、規范化為目標，以會計檔案管理現代化為方向，加強會計檔案基礎工作，積極探索新形勢下農業農村會計檔案工作新的服務機制和服務形式，大力開發會計檔案信息資源，按照集中統一管理的原則，采取措施，保證歸檔會計文件資料的齊全完整。同時，積極推行服務機制改革和電子文件管理，加快會計檔案管理現代化步伐，建立科學、實用的檢索工具體系，提升會計檔案基礎工作水平。

（八）把握新常態，建立檔案管理新目標

農業農村會計檔案工作是為農業農村現代化建設和鄉村振興服務的一項重要基礎性工作，功在當今，利在后世。農業農村會計檔案工作者應當進一步解放思想，更新觀念，轉變服務態度，創新服務方法，提高服務質量，增強服務效果，積極探索會計檔案服務的新思路，拓展服務的新領域，充分發揮積極性和創造性，把握新常態，建立新目標，實現農業農村會計檔案工作新提升。