網絡時代文書檔案管理信息化探究

文/鄒少姣（山東省煙臺市芝罘區檔案館）

信息化技術的高度發展，在一定程度上推動了各行各業的進步，特別是在文書檔案管理當中，更是起到了提升管理效率、保障管理質量、優化管理流程等一系列積極作用，在提升文書檔案管理綜合水平方面扮演著不容忽視的重要角色。但是也必須要看到，受到理念更新不及時等問題的影響，許多單位在建設文書檔案管理信息化的過程中，并沒能取得實質性成果，在這種情況下對本課題進行研究可謂是勢在必行。

一、網絡時代文書檔案管理信息化意義

文書檔案是十分重要的檔案資料之一，指的是單位日常工作中涉及的各類文書形成的檔案資料，從文書檔案的具體內容來看，其主要包括命令、指示、決定、會議記錄、工作總結等材料信息，在單位的運營管理過程中發揮著重要作用，通過文書檔案，能夠明確過去的工作方式、決策內容等，在此基礎上進行總結分析，往往能積累更多的工作經驗，從而保障后續工作的有效性[1]。在信息化技術高度發展的今天，文書檔案管理工作也必須要朝著現代化方向發展，及時進行信息化建設，是未來檔案管理部門的必然選擇，通過行之有效的信息化文書檔案管理手段，將原有的紙質版文書檔案轉化為信息化檔案資料，能夠在降低工作人員工作量的基礎上，提升文書檔案管理的效率，更重要的是，在進行文書檔案管理信息化建設的基礎上，可以更加便利地調閱需要的文書檔案材料，這對于整個單位的發展都有一定的裨益。相比于傳統的文書檔案管理模式，信息化技術模式下的文書檔案管理工作顯然具有不可估量的優勢：第一，其有利于減輕勞動強度。在過去的文書檔案管理模式下，工作人員需要始終面臨歸檔、管理、存儲等方面的挑戰，需要花費大量時間重復機械性的工作，而信息化文書檔案管理則能夠解決這一問題，能夠從根本上降低工作人員的勞動強度，同時還能保證管理的準確性。第二，有利于查漏補缺。傳統的文書檔案管理工作中，工作人員需要對收集不齊或遺漏歸檔的文檔進行重新拆卷裝訂等，這些文書檔案的順序一旦被打亂，工作人員必須要重新對其排列、編排檔案頁碼、編抄卷內目錄等，整體工作難度比較大，而信息化文書檔案管理模式則不存在此類問題。第三，有利于節約庫房空間。傳統模式下，紙質文書檔案的體積非常大，進行儲存往往需要大量的空間，但是在信息化建設的基礎上，文書檔案資料都能夠直接儲存在數據庫當中，進行查閱的時候也可以直接進行檢索，便利性非常突出。第四，有利于文檔資料的保密。在文書檔案管理信息化建設取得成果以后，調閱文書檔案時可以有針對性的只提取某一份文書資料，這解決了過去整卷文檔直接查閱帶來的保密性風險，更重要的是，在信息化技術的支持下，文書檔案資料可以更加便利地進行備份，相比于傳統文書檔案管理模式下資料易丟失和缺損，信息化文書檔案管理模式完全不存在此類安全風險[2]。

二、網絡時代文書檔案管理信息化既存問題

第一，缺乏應有的信息化管理重視度。文書檔案管理工作本身具有一定的重要性，但是一些單位的領導管理層時至今日也沒有認識到文書檔案的重要性，這給文書檔案管理信息化建設帶來了一定的不便。另外，部分工作人員本身也沒有認識到文書檔案管理的價值，在工作中得過且過的問題比比皆是，造成了文書檔案管理較為混亂的問題，歸檔標準不清晰、檔案資料查閱難度大等情況并不少見，長此以往，工作人員的積極性也逐漸下降，在煩瑣復雜的文書檔案管理工作中失去了工作熱情，這必然會影響到文書檔案管理的最終效果，即使進行信息化建設也無法取得預期效果[3]。第二，缺乏專業的檔案管理隊伍。信息化技術的應用，改變了許多行業的發展模式，進行文書檔案管理信息化建設可謂是勢在必行，但是在這個過程中，工作人員往往需要面臨著從傳統工作模式到信息化工作模式的轉變，其工作能力是否突出、信息化素養是否過硬、工作態度是否積極，都決定著其能否在文書檔案管理信息化模式下取得應有的工作成績。在實際工作中，有很大一部分工作人員一味地沿用過去的工作模式，不愿意更新知識體系，對信息化技術的使用方法毫無了解，也不愿意學習有關設備的使用技巧，這在一定程度上影響了文書檔案管理信息化的有效性。第三，文書檔案信息化管理缺乏業務支持。文書檔案管理信息化絕非易事，除了檔案管理部門本身要做出努力之外，業務部門也需要進行配合與協調，才能取得實質性成果，但是在實際工作中，許多單位的業務部門都未能按照要求提供信息化檔案。這導致檔案管理工作人員還需要將紙質檔案不斷地轉化為電子檔案材料，工作量非常大，需要消耗大量的時間，在這種情況下文書檔案管理效果可想而知。除此之外，檔案管理人員在收集文書檔案的過程中，也存在工作態度不端正、收集分類不到位的問題，這也影響了文書檔案的管理效果[4]。

三、網絡時代文書檔案管理信息化舉措

（一）創新管理理念

文書檔案管理的重要價值不言而喻，在進行信息化管理的過程中，必須要從理念角度入手，改變傳統工作理念帶來的問題，讓信息化、現代化文書檔案管理模式成為后續工作的重要支柱。創新管理理念應從兩方面分別入手，首先單位的領導層人員應盡快改變傳統觀念，認識到文書檔案管理的重要性，并對借助信息化技術開展文書檔案管理工作的積極作用進行了解，在此基礎上為文書檔案信息化管理提供符合實際需求的各方面支持，提升其信息化建設的有效性。其次檔案管理部門的工作人員本身必須要扭轉錯誤思想，從自己的本職工作入手，充分認識到文書檔案信息化管理的重要性，在單位開展信息化建設的情況下，積極主動地學習信息化系統操作方法，并對文書檔案資料的電子化處理措施進行細致研究，保證每一份紙質文書檔案都能被轉化成電子版文檔，為后續的文書檔案管理打下堅實的基礎[5]。

（二）打造優質隊伍，提升管理水平

文書檔案信息化管理工作的難度不言而喻，其中涉及各類系統軟件的使用、數據庫的管理等，對工作人員的專業化素養和信息化素養有極高的要求，想要保證文書檔案信息化管理效果，就必須要從建成高質量檔案管理團隊入手，著力提升檔案管理工作人員的工作水平、業務水準，確保其能夠在文書檔案信息化管理的過程中取得實質性成果。

進行工作隊伍建設主要從兩方面進行:首先，要從在崗的工作人員入手，結合文書檔案信息化管理對工作人員的素質要求，組織工作人員參加相應的培訓活動，比如可以組織信息化素養比較差的員工接受系統性的操作培訓，使他們更好地了解文書檔案信息化管理系統的使用方法，避免因人為操作問題導致文書檔案信息化管理失誤。其次，要加強對新進人員的招聘工作，文書檔案信息化管理實際上具有一定的復雜性，可以通過提升薪酬待遇水平的方式，吸引更多具有專業化素養和信息化素養的綜合性人才加入文書檔案管理團隊，從源頭上提升工作隊伍的整體素質[6]。

（三）完善信息化平臺

文書檔案信息化管理工作包含多方面內容，而建成信息化平臺、提升檔案信息采集效率，無疑是行之有效的管理措施之一，能夠從根本上提升文書檔案管理效率，將零散的文書檔案材料整合到信息化管理平臺上，從根本上提升文書檔案資料的收集、整合、存檔、查閱工作一體化程度。從實際情況來看，高質量的文書檔案信息化管理平臺，能夠協助工作人員更好地完成工作任務，在先進管理軟件的作用下，其管理質量將會得到進一步提升。另外，在建設文書檔案信息化管理平臺的過程中，工作人員必須要認識到文書檔案資料安全保障的重要性，對重要的文書檔案進行集中保護，利用防火墻技術等，對無權限人員的訪問行為進行管控，從而避免出現不必要的安全風險。

（四）加強基礎設施建設，更新軟硬件

文書檔案信息化管理模式的落實，能夠在一定程度上提升其管理效率，但是從實際情況來看，目前很多單位并沒有建成配套的信息化軟件系統，在硬件設備更新換代方面也存在速度比較慢、投資比較少的問題，這嚴重影響了文書檔案信息化管理的順利進行。在今后的發展中，必須要針對這兩方面問題進行研究，對軟件系統進行升級改造、對硬件設備進行更新換代，使之能夠滿足新時期文書檔案信息化管理的需求。在建設文書檔案信息化管理軟件系統的過程中，工作人員應結合實際工作經驗，對文書檔案信息化管理標準及要求進行總結歸納，并積極引進自動化辦公系統，從而使信息化技術在文書檔案預歸檔、整合、歸類、管理等方面發揮應有的作用。單位的領導層也需要在扭轉思維誤區的基礎上，從資金、技術和人員等幾個方面分別入手，為信息化建設提供各方面的支持，從而在最短時間內建成具有實用價值、符合單位文書檔案信息化管理需求的信息化系統。另外，還需要對采購的計算機設備等進行檢查，確認其性能符合文書檔案信息化管理的要求，避免因硬件設備不過硬導致一系列問題發生。

（五）重視安全建設，做好檔案備份

第一，要加強文書檔案信息化安全文化建設。文書檔案信息化管理模式的落實，能夠從根本上提升管理的效率和質量，但是其本身也存在一定的安全風險，為了進一步提升文書檔案信息化管理安全性，必須要樹立安全文化理念，打造更加合理的安全思維模式、安全流程、安全管理制度及安全行為規范等，對文書檔案信息化管理過程進行細致分析，形成安全思想蔚然成風、安全制度高效落實的新局面。第二，要加強文書檔案信息化管理的組織領導。檔案管理部門應對文書檔案信息化管理安全發展的需求進行了解，建立健全安全管理制度，要求工作人員在后續工作中積極貫徹落實安全責任，解決過去部分工作人員對安全問題認識不深刻的問題[7]。通過建立文書檔案信息化管理安全制度執行檢查機制等方式，明確安全管理標準是否得到了落實，從而保證檔案信息的安全。第三，要加強對檔案管理人員安全培訓。文書檔案信息化管理能夠提升管理效率，但是其帶來的安全風險同樣不容忽視，想要保證文書檔案信息化安全管理取得實質性成果，就必須要從提升檔案管理工作人員安全意識水平入手，使他們從理論層面認識到進行文書檔案信息化安全管理的必要性，要求其嚴格遵守安全管理的有關要求，對文書檔案資料進行仔細收集和妥善存儲，每隔一段時間對文書檔案資料的完整性進行一次檢查，確認無誤后方可進入后續工作，只有這樣才能讓文書檔案信息化管理效果更上一層樓。第四，要加強文書檔案信息化管理的安全防范，通過建設內部網絡的方法，提升文書檔案資料管理系統的穩定性，避免與外網直接接觸帶來的安全風險，在有必要的情況下也可以在本單位的局域網上建立監控點，及時發現文書檔案信息化管理的安全風險。另外，還需要做好數據備份工作，對重要的文書檔案資料進行備份儲存，以便于在數據庫信息丟失的情況下及時恢復文件，為后續的文書檔案信息化管理提供支持。

（六）建立文書檔案信息化常態機制

第一，要盡快建立健全規范性機制。文書檔案信息化管理工作中，工作人員必須要始終遵循信息真實性的原則，對重要的文書資料進行準確精細的收集，涉及復印件、電子圖片等特殊資料時，可將其納入電子檔案管理系統進行統一管理。對過去產生的紙質文書檔案，應通過數字化技術等對其進行全文識別，利用文字識別轉換技術在最短時間內將其轉化為電子版文書檔案，無論是檢索速度還是處理速度，都能夠得到提升。為了提升文書檔案信息化管理的質量，還需要嚴格遵守國家法律法規的格式要求，對文書檔案資料進行歸檔管理等，從而規避不必要的檔案風險。除此之外，要嚴格遵守《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T18894)的相關內容，對不同工作崗位的工作責任進行分配，從而保證其整體的規范性。第二，要建立健全實用性機制。文書檔案管理信息化建設絕不能成為空中樓閣，其必然要在實際工作中發揮一定的作用，因此在今后的發展中，應盡快建立健全實用性機制，結合本單位的文書檔案資料特點，對信息化建設的先后順序進行調整，在保證系統完善性的同時，考慮不同功能模塊的實際應用價值，從而提升文書檔案信息化管理的實效性。第三，要建立健全一體化機制。國家檔案局2018年第13號令《機關檔案管理規定》當中明確提出，電子檔案和傳統載體檔案具有同等效力，一些不能轉化為紙質文件的檔案資料可以僅以電子形式進行歸檔，在法律層面具有同等效力，因此，在今后進行文書檔案信息化管理的過程中，工作人員可以秉持著一體化原則，把檔案信息化、辦公自動化等融合起來，從而提升文書檔案信息化管理效率[8]。

（七）建立共享機制，發揮主體配合優勢

除了上文已經提到過的幾方面措施之外，文書檔案信息化管理工作還可以從建設共享機制入手，將十分重要的文書檔案資料錄入到數據庫當中，為其他業務部門等提供資料共享支持，這能夠從根本上提升文書檔案信息化管理的有效性。

在單位發展規模越來越大的今天，文書檔案資料的數量越來越多、管理難度越來越大，但是與此同時負責文書檔案管理的工作人員數量卻沒有明顯增長，這給管理工作帶來了一定的挑戰，而通過建立文書檔案信息共享機制，對文書檔案資源進行共享，則能夠讓文書檔案資料發揮出更大的作用，同時縮減工作人員查找調閱檔案資料的時間，使之能夠將精力放在更加重要的工作內容上。為了達到這一目標，檔案管理部門應對文書檔案管理工作與云存儲存技術結合的方法進行探索，通過設置訪問權限等方法，允許各部門根據需求在云終端上查看文書檔案資料，另外可以在數據庫當中內置搜索引擎，有需求的工作人員就可以通過關鍵字檢索、時間檢索等方法快速找到特定的文書檔案，從而達到提升文書檔案信息化管理質量的效果[9]。

四、結語

文書檔案資料在單位發展過程中扮演著極為重要的角色，加強文書檔案管理，是未來工作的重中之重。因此，必須要充分認識到網絡時代背景下信息化技術的優越性，采取加強基礎設施建設、做好檔案備份、建立文書檔案信息化常態機制、建立共享機制等一系列措施，提升網絡時代文書檔案管理信息化水平。