檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值探討

宋雨軒

保定市第一中心醫院 河北 保定 071000

引言

醫院檔案管理是醫院管理中一項重要工作內容，由于醫院檔案不僅涉及醫院以往的醫學技術研究以及疾病治療和醫院人事﹑行政等諸多方面的資料，而且對醫院的運營和未來發展也具有重大影響，因此，必須通過有效手段，切實提高醫院檔案管理工作效率和管理效果，確保檔案資料的完整性和準確性，以保證醫院檔案具備最大的應用醫用價值。目前，很多醫院都在開展檔案管理信息化建設，站在多個視角，深入且廣泛的探索醫院檔案管理的信息化建設有效策略，可以進一步強化醫院綜合管理。

1 檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值

1.1 檔案信息化建設有效降低檔案管理改革成本

檔案管理一直以來的管理方式是紙質存檔，對環境溫濕度以及光照條件和防火要求都非常嚴格，管理質量和水平的提高，首先要對環境溫濕度恒定以及陰涼干燥防火措施進行改革，要明確責權利的劃分，管存制度要嚴厲到近乎苛刻，記錄用墨水要求碳素墨水，紙張為不含酸性材質，檔案袋材質也要不含酸性[1]。儲存要分門別類，備份翻拍須使用黑白膠片，儲存用底片袋材質不含酸性，整個過程需要大量的資金投入，操作流程需要眾多專業技術人才的工作，反觀信息化時代的檔案管理，以網絡通信技術為前提，普及化程度高，管理成本低，尤其適用于醫院的檔案管理工作，以醫院現有信息技術條件為準，對檔案管理的操作程序和管理制度進行優化完善，引入信息技術軟件，培養高素質檔案管理專業人才，實現醫院檔案管理的信息化建設，改革過程效果顯著，成本降低，性價比高。

1.2 保障醫院檔案的全面性

檔案管理采用紙質儲存的方法其不可復制性是非常高的，要由負責檔案登記管理的專業人員用人工方式進行登記整理和儲存，工作方式的主觀程度越高，檔案管理出現不連續，整體性不高的概率就越大。醫療技術近年來取得了日新月異的發展，國家也大力推進醫療保險制度改革，檔案的登記管理方式方法也隨之需要調整和改進，格式混亂和信息不對稱讓后期的檢索查詢面臨諸多難題，醫院的檔案管理要提高工作質量，檔案儲存要實現系統化和專業可靠性，就必須進行醫院檔案管理的信息化建設，利用信息技術的巨大優勢對患者信息數據進行即收即存，實時跟進治療方案的制定和實施過程，并進行全方位記錄，醫院的檔案管理實現完整全面，真實可靠。

1.3 提高醫院檔案的時效性與真實性

醫院檔案管理工作的全面信息化建設，對患者從掛號到出院報銷等全住院就診流程的所有信息，進行實時直接登記儲存。檔案管理在時效性建設方面取得重大突破，信息的實時記錄以及不可隨意更改性，讓檔案記錄的真實性得到有效保障[2]。對篡改檔案記錄，胡編亂造檔案信息以及登記出錯等現象進行了有效規避，對檔案管理失誤以及利用檔案管理進行違法亂紀行為實現了全面制止。

1.4 提升醫院檔案管理工作的專業性

信息化技術條件下的醫院檔案管理工作直觀可視，操作簡便易行，利用高度專業化信息技術軟件進行醫院檔案管理，其專業性質有了質的提升，檔案管理和應用比傳統方式更專業，更高效。

1.5 提升醫院檔案的有用性

醫院對患者檔案進行儲存管理，其目的不僅僅是為了對患者住院進行流程記錄。更主要的是通過對醫院檔案管理工作的信息化建設，使患者檔案的利用率得到有效提高，方便科室間的協調合作，對患者檢查流程進行科學調配，協調科室工作程度對檢查科目實行前后對調，患者分流效率更高，診治工作也提高了進度。

1.6 有利于醫院檔案長期儲存

醫院的檔案管理對環境條件要求非常嚴格，溫濕度要恒定，清潔無塵，環境干燥且防火措施得力，檔案袋和記錄紙張都必須是無酸材質，部分醫院的檔案管理室硬件建設達不到技術要求，硬件設施無法保障檔案管理要求，檔案的長期儲存困難重重，信息技術可以幫助醫院檔案管理引入儲存管理的云數據平臺，檔案的長期儲存得到了質量保證，且管理成本大幅下降，還可通過信息技術實現與紙質檔案的相互備份，其可靠性也有了充分保障。

2 傳統醫院檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案難收集

醫院每天的接診量是很大的，患者往往要在多個科室進行身體檢查，各個科室也都會給患者出具診斷報告或病歷，這樣的流程很煩瑣，而且科室記錄往往內容比較簡單，有可能導致患者病歷不連貫不完整，而且紙張記錄的檔案和單據復制是很難的，流動性很差，導致檔案收集整理各自為戰，不利于檔案的整體管理，也給后續工作造成困難。

2.2 時效性不強

一些負責檔案管理的工作人員對檔案即時錄入的重要性認識不夠，事后補檔案的情況時有發生，后補的檔案會受到當事人記憶力，和信息時間差的影響而出現不同程度的錯誤，檔案管理工作質量無法落實，也就無法發揮其監督的有效作用。

2.3 傳統紙質材料的固有性質缺陷

傳統的檔案管理都是用紙質資料進行的，它具備不可隨意篡改，簡便易行以及審批材料確保真實有效的優點，但是它存在保存，流轉，復制的缺陷以及容易丟失等漏洞，已經不能滿足時代發展的需要。傳統檔案管理工作沒有在檔案的收集和流轉方面對信息技術加以合理利用，人工方式進行的檔案整理和審核工作需要耗費巨大的人力物力財力且效率低下，檢索查詢都非常耗時費力。

3 醫院檔案管理中信息化建設的策略

國家有關部門就檔案管理工作已經發布過工作綱要，主旨是推進檔案管理工作向信息化方向發展，以信息技術的先進性帶動國家的全面信息化建設，促進檔案管理事業全面發展，國家在綜合管理方面也得以全面提高，醫院的檔案管理工作也在信息技術的支持下有更多更好的管理方式，實現功能的全面優化升級，確保檔案管理的整體性和有效性。

3.1 提升技術水平，完善管理設備

醫院的檔案管理要實現全面信息化建設，須在提高管理技術和完善管理設備方面加強力度，高超的技術水平和完善的設備管理是醫院檔案管理信息化建設的前提保證。傳統檔案管理工作從記錄到儲存全靠人工完成，信息化時代的檔案管理則是利用計算機技術實現紙質材料向電子化方向轉變。醫院要在資金投入方面給予檔案管理信息化建設以強有力支持，完善信息化基礎設施，構建電子檔案系統，促進醫療事業的可持續發展[3]。信息技術引入醫院檔案管理工作，是對空間和時間束縛的突破，醫院可植入各種端口方便工作人員的操作，使用過程和檔案管理實現動態化，比如，醫院可通過微信構建內部交流平臺，創建醫院自己的公眾號或局域網，方便患者查詢信息。患者可通過平臺實現掛號，預約或繳費，就醫過程更加方便快捷，患者的信息數據也實時傳入檔案管理中心。醫生在實施治療過程中可通過患者姓名快速檢索相關信息，良好的信息技術和完善的管理設備讓醫院檔案管理收到滿意的效果，也有助于提高醫院的綜合管理水平。

3.2 加強綜合規劃，提高管理效果

醫院檔案管理的信息化建設，是對先進管理技術和軟件的全面引進，對軟件加以優化整合和綜合規劃，使之在醫院檔案管理工作中發揮最大功能。醫院由下屬的多個科室種類構成，管理部門可對這些不同科室的信息進行整合進行綜合規劃，以數據支持的方式促進科室之間的合作，這種管理方式的統一性，有效規避了浪費資源和信息管理的重復性，因此，醫院有必要加強醫院信息管理的統一性建設，綜合各科室具體情況，結合信息技術優化和完善管理，保障醫院管理工作的全面發展。

3.3 遵守相關原則，實現信息化建設意義

醫院檔案管理的信息化建設，應嚴格遵守工作原則，確保建設效果達到預期目的[4]。首先是安全性原則，醫院檔案管理的信息化建設不能忽視對信息安全的保護，要加強對醫院信息網絡的安全管理，不得因技術漏洞等因素給醫院帶來負面影響，其次是經濟性原則，醫院的檔案管理是一項長期工作任務，它的信息化建設需要醫院持續的資金支持，為確保資金的合理利用，應對醫院檔案管理扶持資金的應用進行合理控制，防止因投入過大導致醫院資金周轉不利，最后是全面性原則，它能確保信息的合理利用，共享和儲存，確保檔案信息具備應有的價值和自身特點。醫院檔案管理工作的信息化建設只要做到對工作原則的嚴格遵守，就能確保檔案管理的工作優勢，既保障信息安全，也有助于醫院增加經濟收益。

3.4 建立管理機制，保證檔案管理效果

醫院的檔案管理須制定合理的管理機制，才能確保檔案管理的科學有效性，管理機制的建立是對醫院檔案管理工作的加強，也是確保管理工作質量和效果的前提保障[5]。檔案信息的電子化管理，也會出現丟失或遺漏信息的現象，管理機制的出臺就是為了有效規避這種現象的發生，對整體檔案管理工作實施監督管理，避免外部因素影響檔案的信息管理，保障檔案信息的安全不受影響，其完整性不受破壞。一些違法犯罪分子為達到不可告人的目的，采用非法手段侵入醫院檔案管理系統，獲取檔案信息牟取私利，因此，醫院一定要加強檔案管理的安全控制，加大資金投入，采取有效措施保障檔案信息安全，以合理的安全管理機制保障電子信息。同時，醫院檔案管理建立安全管理機制也要加強日常設備的維護和更新，保障設備的高效運轉，確保檔案管理的快速檢索查詢功能。

3.5 培養專業人員，提高綜合技能

醫院檔案管理的信息化建設，要加強專業人才的培養，最終實現提高整體管理效果和水平的目的[6]。第一，定期組織人員進行專業培訓，讓檔案管理人員有機會參與專業學習，把國家規定和醫院的發展需要有機結合起來，讓工作人員意識到提高自身綜合素質對檔案管理的重要意義，激發他們努力學習專業知識，汲取先進技術和理念，更好地開展醫院檔案管理工作。第二，通過合理引導，讓檔案管理人員提高自主學習的能力，這是提升他們技術和管理水平的最有效途徑，要幫助他們樹立自我意識，通過努力學習提高專業技術和業務能力，懂得利用先進技術和理念進行檔案管理工作，推動醫院檔案管理的信息化建設。第三，醫院要對招聘渠道進行拓展，要清楚認識到新技術條件下對醫院檔案管理工作人員的要求，加強對綜合素質能力突出的人才的引進，打造一支高水平的檔案管理團隊，為醫院檔案管理工作補充新鮮血液，激發團隊活力，促進檔案管理工作的有效開展。

結束語：現階段，各醫院都對醫院檔案管理給予了高度重視，在醫院檔案管理信息化建設方面也投入了大量資金，但是除此之外，還需要借助提升技術水平，完善管理設備，加強綜合規劃，提高管理效果以及完善管理機制，保證檔案管理效果等有效措施，保證醫院檔案管理信息化建設重要作用的發揮和實現。