企業設備檔案的卷內文件材料排列順序芻議

國家能源集團宿遷發電有限公司 趙衛明

1 引言

在企業設備管理工作中，設備往往是一套裝置或一套系統，設備裝置或系統又由較多部件組成，這些部件按主次關系可以劃分為主設備和多個附屬設備，主設備和多個附屬設備都會產生各自的文件材料。何為設備檔案，一臺設備的檔案中一般應包含哪些文件材料，所有的這些文件材料，在其案卷內應該如何排列順序。

2 設備檔案的定義和主要內容

火力發電企業設備檔案主要包括企業的機器設備、管道、支吊架和熱控、電氣儀器、儀表等的系統圖、邏輯圖、定值表、運行記錄、檢修臺賬等記錄，以及與之相關的技術文件材料、新購設備的開箱資料（合格證、生產日期、生產廠家、廠家地址、安裝說明書、使用維護說明書、備品備件清單、數量等）等。特別是設備圖紙、檢修記錄等為設備的改造、計劃性檢修及每月的生產檢修的備件計劃、檢修計劃、異常分析診斷、隱患排查并舉一反三等提供科學的依據。企業設備檔案管理主要內容是設備文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統計以及提供查閱利用等。

企業設備檔案是企業資產的重要組成部分之一，企業設備檔案工作是企業生產、經營和管理的基礎工作。企業設備檔案工作應以統一管理為原則[1]，堅持資源整合和資源開發。企業應在各項工作和活動中建立健全文件材料歸檔和檔案管理工作，為企業生產、經營、管理和持續發展提供有效服務，滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需要。企業設備檔案管理的方法與技術應適應企業生產、經營和管理發展的需要，并以檔案管理信息化為發展方向。

設備檔案一般包括以下種類的文件資料：

一是隨機文件清單；二是裝箱清單（發貨清單）；三是產品合格證、質量證明書（含主機的、外購件的）；四是出廠檢測報告、試驗報告；五是圖紙（圖紙目錄、總圖、分項圖、機務圖、熱控邏輯圖、電氣原理圖、設備接線圖及其符號說明、系統安裝圖)；六是說明書(設備操作說明書、安裝說明書、調試說明書、日常檢修維護說明書等)；七是備品備件、易損件清單；八是現場安裝、調試報告；九是定期檢查和監測、維護記錄；十是缺陷、故障、事故分析報；十一是檢修記錄；十二是大修的所有技術文件；十三是技術改造的所有技術文件。

3 常見的設備檔案卷內文件材料排列順序存在的問題

在實際工作中，企業設備檔案的卷內文件排列順序存在兩種模式并存的現象，即：按設備文件種類排序（模式一）；按設備本身的成套性、系統性進行排序（模式二）。檔案人員在設備檔案組卷整理工作中，常常在該兩種模式之間搖擺不定，這給設備檔案的組卷質量、保管利用帶來一定影響。

目前，企業常見的設備檔案的卷內文件材料順序排列方法是按設備文件種類排列順序（模式一），即：把主設備和附屬設備的相同文件種類的文件排列在一起，然后按照合格證、裝箱單、出廠性能檢驗記錄、說明書、圖紙等的順序分別依次排列。這樣一種排列方法，表面上看起來文件很整齊，在實際工作中卻普遍存在以下問題：

首先，并不是所有設備的主設備和附屬設備的所有文件種類都齊全、完整，照這樣的排序方法，如果在設備種類比較多的情況下，往往不容易立即看出某個設備缺失了哪個種類的文件（請見案例一）。

案例一：在同一案卷內。附屬設備A 的合格證；附屬設備B 的合格證；附屬設備C 的合格證；主設備的裝箱單；附屬設備A 的裝箱單；附屬設備B 的裝箱單；主設備的出廠性能檢驗記錄；附屬設備B的出廠性能檢驗記錄；附屬設備C 的出廠性能檢驗記錄；主設備的說明書；附屬設備A 的說明書；附屬設備C 的說明書；主設備的圖紙；附屬設備A 的圖紙；附屬設備B 的圖紙。

在案例一中，實際欠缺以下文件：主設備的合格證、附屬設備C 的裝箱單、附屬設備A 的出廠性能檢驗記錄、附屬設備B 的說明書、附屬設備C 的圖紙，但欠缺情況很不容易快速識別、梳理出來，這就給設備文件的進一步追要、催交帶來一定的困擾。

其次，有個別設備文件在編制的時候未填寫設備廠家名稱，導致在著錄卷內文件目錄時無法填寫責任者，如果卷內文件完全按文件種類排列，缺失廠家名稱的那份設備文件就不容易快速識別出是與哪個設備廠家相關聯（請見案例二）。

案例二：在同一案卷內。主設備的合格證；附屬設備A 的合格證（未標注設備廠家名稱）；附屬設備B 的合格證；附屬設備C 的合格證；主設備的裝箱單；附屬設備A 的裝箱單；附屬設備B 的裝箱單（未標注設備廠家名稱）；附屬設備C 的裝箱單；主設備的出廠性能檢驗記錄；附屬設備A 的出廠性能檢驗記錄；附屬設備B 的出廠性能檢驗記錄；附屬設備C 的出廠性能檢驗記錄；主設備的說明書；附屬設備A 的說明書；附屬設備B 的說明書；附屬設備C 的說明書（未標注設備廠家名稱）；主設備的圖紙；附屬設備A 的圖紙；附屬設備B 的圖紙；附屬設備C 的圖紙。

最后，當遇到設備文件數量特別多的情況，如果卷內文件完全按文件種類排列，就會按照文件種類類別把不同種類的設備文件分別各自組卷，同一設備的不同種類文件就會被分別組進不同的案卷里，這樣一來就完全打破了同一設備的不同種類文件之間的有機聯系和成套性、系統性（請見案例三）。

案例三：在多個案卷內。案卷1：主設備的合格證；附屬設備A 的合格證（未標注設備廠家名稱）；附屬設備B 的合格證；附屬設備C 的合格證。

案卷2：主設備的裝箱單；附屬設備A 的裝箱單；附屬設備B 的裝箱單（未標注設備廠家名稱）；附屬設備C 的裝箱單。

案卷3：主設備的出廠性能檢驗記錄；附屬設備A 的出廠性能檢驗記錄；附屬設備B 的出廠性能檢驗記錄；附屬設備C 的出廠性能檢驗記錄。

案卷4：主設備的說明書；附屬設備A 的說明書；附屬設備B 的說明書；附屬設備C 的說明書（未標注設備廠家名稱）。

案卷5：主設備的圖紙；附屬設備A 的圖紙；附屬設備B 的圖紙；附屬設備C 的圖紙。

以上這種設備檔案的卷內文件材料排列順序模式（模式一），破壞了設備文件的有機聯系和成套性、系統性，下文就設備檔案組卷整理原則進行詳細的分析探討。

4 設備檔案組卷的基本要求

火電企業設備檔案組卷基本要求是依照和遵循工程檔案的自然形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系[2]，做到分類科學，組卷合理，裝訂規范。組卷按單位工程、分部工程、專業階段整理；不同載體的文件一般應分別組卷，案卷要有目錄和備考表，移交歸檔的工程檔案必須是經過整理裝訂成冊的原件，裝訂方法采用三孔一線或膠裝，竣工圖可以不裝訂。達到要求后逐級辦理簽字移交手續。

5 設備檔案卷內文件材料排列的合理順序

遵循以上所述的設備檔案組卷整理原則，宜先按照設備的成套性、系統性來排列卷內設備文件的順序，每一種設備的主設備和附屬設備再分別按文件種類進行排序（模式二），這樣一來可以最大限度地保持設備文件的有機聯系和成套性、系統性。在筆者單位的設備檔案提供利用工作中，設備檢修專業技術人員也曾向檔案人員提出，建議設備檔案的組卷整理工作最好是按照設備的成套性、系統性來進行。以下繼續用案例進行詳細說明。

案例四：在同一案卷內。主設備的裝箱單；主設備的出廠性能檢驗記錄；主設備的說明書；主設備的圖紙；附屬設備A 的合格證；附屬設備A 的裝箱單；附屬設備A 的說明書；附屬設備A 的圖紙；附屬設備B 的合格證；附屬設備B 的裝箱單；附屬設備B 的出廠性能檢驗記錄；附屬設備B 的圖紙；附屬設備C 的合格證；附屬設備C 的出廠性能檢驗記錄；附屬設備C 的說明書。

在案例四中，能快速識別、梳理出來，實際欠缺以下文件：主設備的合格證、附屬設備A 的出廠性能檢驗記錄、設備B 的說明書、附屬設備C 的裝箱單與圖紙，這就給設備文件的進一步追要、催交帶來一定的便利。

案例五：在同一案卷內。主設備的合格證（未標注設備廠家名稱）；主設備的裝箱單；主設備的出廠性能檢驗記錄；主設備的說明書；主設備的圖紙；附屬設備A 的合格證（未標注設備廠家名稱）；附屬設備A 的裝箱單；附屬設備A 的出廠性能檢驗記錄；附屬設備A 的說明書；附屬設備A 的圖紙；附屬設備B 的合格證；附屬設備B 的裝箱單（未標注設備廠家名稱）；附屬設備B 的出廠性能檢驗記錄；附屬設備B 的說明書；附屬設備B 的圖紙；附屬設備C 的合格證；附屬設備C 的裝箱單；附屬設備C的出廠性能檢驗記錄；附屬設備C 的說明書（未標注設備廠家名稱）；附屬設備C 的圖紙。

在案例五中，因把同一設備的不同種類文件排列在一起，即使遇到個別文件中未標注設備廠家名稱，也很容易就能識別出該份文件是與哪個設備廠家相關聯。

案例六：在多個案卷內。案卷1：主設備的合格證（未標注設備廠家名稱）；主設備的裝箱單；主設備的出廠性能檢驗記錄；主設備的說明書；主設備的圖紙。

案卷2：附屬設備A 的合格證（未標注設備廠家名稱）；附屬設備A 的裝箱單；附屬設備A 的出廠性能檢驗記錄；附屬設備A 的說明書；附屬設備A 的圖紙。

案卷3：附屬設備B 的合格證；附屬設備B 的裝箱單（未標注設備廠家名稱）；附屬設備B 的出廠性能檢驗記錄；附屬設備B 的說明書；附屬設備B的圖紙。

案卷4：附屬設備C 的合格證；附屬設備C 的裝箱單；附屬設備C 的出廠性能檢驗記錄；附屬設備C 的說明書（未標注設備廠家名稱）；附屬設備C的圖紙。

在案例六中，該排列方法能最大限度保持設備文件的有機聯系和案卷的成套性、系統性。

6 設備檔案歸檔的其他要求

一是遵循歸檔文件的形成規律和特點，保持歸檔文件之間的有機聯系和關聯，是企業設備檔案歸檔后總的質量要求，同時為了方便保管和查閱，需將不同價值的設備文件檔案區別對待；設備需歸檔的文件材料的類別、種類、份數以及每份文件的頁數、內容等應齊全完整。設備歸檔文件案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

二是設備檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列，不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷。

三是檔案工作人員應當遵紀守法、忠于職守，必須維護公司檔案的完整與安全。企業設備檔案只有公司內部人員可以借閱，同時檔案需分級管理，凡借閱者都要填寫借閱單或其他查閱檔案申請，經過企業領導批準后，方可借閱。借閱人員不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等，同時借閱人員必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等，同時必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，查閱完畢后應及時返還。

7 結語

綜上所述，企業設備檔案的卷內文件材料排列順序，宜按照設備的成套性、系統性來排列。企業設備檔案管理工作可以制約著設備的使用效益、制約著企業的發展。在日常實際工作中，企業要高度重視設備檔案的管理，使設備檔案更好地服務于生產。