企業(yè)設(shè)備檔案的卷內(nèi)文件材料排列順序芻議

國(guó)家能源集團(tuán)宿遷發(fā)電有限公司 趙衛(wèi)明

1 引言

在企業(yè)設(shè)備管理工作中，設(shè)備往往是一套裝置或一套系統(tǒng)，設(shè)備裝置或系統(tǒng)又由較多部件組成，這些部件按主次關(guān)系可以劃分為主設(shè)備和多個(gè)附屬設(shè)備，主設(shè)備和多個(gè)附屬設(shè)備都會(huì)產(chǎn)生各自的文件材料。何為設(shè)備檔案，一臺(tái)設(shè)備的檔案中一般應(yīng)包含哪些文件材料，所有的這些文件材料，在其案卷內(nèi)應(yīng)該如何排列順序。

2 設(shè)備檔案的定義和主要內(nèi)容

火力發(fā)電企業(yè)設(shè)備檔案主要包括企業(yè)的機(jī)器設(shè)備、管道、支吊架和熱控、電氣儀器、儀表等的系統(tǒng)圖、邏輯圖、定值表、運(yùn)行記錄、檢修臺(tái)賬等記錄，以及與之相關(guān)的技術(shù)文件材料、新購設(shè)備的開箱資料（合格證、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)廠家、廠家地址、安裝說明書、使用維護(hù)說明書、備品備件清單、數(shù)量等）等。特別是設(shè)備圖紙、檢修記錄等為設(shè)備的改造、計(jì)劃性檢修及每月的生產(chǎn)檢修的備件計(jì)劃、檢修計(jì)劃、異常分析診斷、隱患排查并舉一反三等提供科學(xué)的依據(jù)。企業(yè)設(shè)備檔案管理主要內(nèi)容是設(shè)備文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)以及提供查閱利用等。

企業(yè)設(shè)備檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分之一，企業(yè)設(shè)備檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理的基礎(chǔ)工作。企業(yè)設(shè)備檔案工作應(yīng)以統(tǒng)一管理為原則[1]，堅(jiān)持資源整合和資源開發(fā)。企業(yè)應(yīng)在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中建立健全文件材料歸檔和檔案管理工作，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)，滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要。企業(yè)設(shè)備檔案管理的方法與技術(shù)應(yīng)適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理發(fā)展的需要，并以檔案管理信息化為發(fā)展方向。

設(shè)備檔案一般包括以下種類的文件資料：

一是隨機(jī)文件清單；二是裝箱清單（發(fā)貨清單）；三是產(chǎn)品合格證、質(zhì)量證明書（含主機(jī)的、外購件的）；四是出廠檢測(cè)報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告；五是圖紙（圖紙目錄、總圖、分項(xiàng)圖、機(jī)務(wù)圖、熱控邏輯圖、電氣原理圖、設(shè)備接線圖及其符號(hào)說明、系統(tǒng)安裝圖)；六是說明書(設(shè)備操作說明書、安裝說明書、調(diào)試說明書、日常檢修維護(hù)說明書等)；七是備品備件、易損件清單；八是現(xiàn)場(chǎng)安裝、調(diào)試報(bào)告；九是定期檢查和監(jiān)測(cè)、維護(hù)記錄；十是缺陷、故障、事故分析報(bào)；十一是檢修記錄；十二是大修的所有技術(shù)文件；十三是技術(shù)改造的所有技術(shù)文件。

3 常見的設(shè)備檔案卷內(nèi)文件材料排列順序存在的問題

在實(shí)際工作中，企業(yè)設(shè)備檔案的卷內(nèi)文件排列順序存在兩種模式并存的現(xiàn)象，即：按設(shè)備文件種類排序（模式一）；按設(shè)備本身的成套性、系統(tǒng)性進(jìn)行排序（模式二）。檔案人員在設(shè)備檔案組卷整理工作中，常常在該兩種模式之間搖擺不定，這給設(shè)備檔案的組卷質(zhì)量、保管利用帶來一定影響。

目前，企業(yè)常見的設(shè)備檔案的卷內(nèi)文件材料順序排列方法是按設(shè)備文件種類排列順序（模式一），即：把主設(shè)備和附屬設(shè)備的相同文件種類的文件排列在一起，然后按照合格證、裝箱單、出廠性能檢驗(yàn)記錄、說明書、圖紙等的順序分別依次排列。這樣一種排列方法，表面上看起來文件很整齊，在實(shí)際工作中卻普遍存在以下問題：

首先，并不是所有設(shè)備的主設(shè)備和附屬設(shè)備的所有文件種類都齊全、完整，照這樣的排序方法，如果在設(shè)備種類比較多的情況下，往往不容易立即看出某個(gè)設(shè)備缺失了哪個(gè)種類的文件（請(qǐng)見案例一）。

案例一：在同一案卷內(nèi)。附屬設(shè)備A 的合格證；附屬設(shè)備B 的合格證；附屬設(shè)備C 的合格證；主設(shè)備的裝箱單；附屬設(shè)備A 的裝箱單；附屬設(shè)備B 的裝箱單；主設(shè)備的出廠性能檢驗(yàn)記錄；附屬設(shè)備B的出廠性能檢驗(yàn)記錄；附屬設(shè)備C 的出廠性能檢驗(yàn)記錄；主設(shè)備的說明書；附屬設(shè)備A 的說明書；附屬設(shè)備C 的說明書；主設(shè)備的圖紙；附屬設(shè)備A 的圖紙；附屬設(shè)備B 的圖紙。

在案例一中，實(shí)際欠缺以下文件：主設(shè)備的合格證、附屬設(shè)備C 的裝箱單、附屬設(shè)備A 的出廠性能檢驗(yàn)記錄、附屬設(shè)備B 的說明書、附屬設(shè)備C 的圖紙，但欠缺情況很不容易快速識(shí)別、梳理出來，這就給設(shè)備文件的進(jìn)一步追要、催交帶來一定的困擾。

其次，有個(gè)別設(shè)備文件在編制的時(shí)候未填寫設(shè)備廠家名稱，導(dǎo)致在著錄卷內(nèi)文件目錄時(shí)無法填寫責(zé)任者，如果卷內(nèi)文件完全按文件種類排列，缺失廠家名稱的那份設(shè)備文件就不容易快速識(shí)別出是與哪個(gè)設(shè)備廠家相關(guān)聯(lián)（請(qǐng)見案例二）。

案例二：在同一案卷內(nèi)。主設(shè)備的合格證；附屬設(shè)備A 的合格證（未標(biāo)注設(shè)備廠家名稱）；附屬設(shè)備B 的合格證；附屬設(shè)備C 的合格證；主設(shè)備的裝箱單；附屬設(shè)備A 的裝箱單；附屬設(shè)備B 的裝箱單（未標(biāo)注設(shè)備廠家名稱）；附屬設(shè)備C 的裝箱單；主設(shè)備的出廠性能檢驗(yàn)記錄；附屬設(shè)備A 的出廠性能檢驗(yàn)記錄；附屬設(shè)備B 的出廠性能檢驗(yàn)記錄；附屬設(shè)備C 的出廠性能檢驗(yàn)記錄；主設(shè)備的說明書；附屬設(shè)備A 的說明書；附屬設(shè)備B 的說明書；附屬設(shè)備C 的說明書（未標(biāo)注設(shè)備廠家名稱）；主設(shè)備的圖紙；附屬設(shè)備A 的圖紙；附屬設(shè)備B 的圖紙；附屬設(shè)備C 的圖紙。

最后，當(dāng)遇到設(shè)備文件數(shù)量特別多的情況，如果卷內(nèi)文件完全按文件種類排列，就會(huì)按照文件種類類別把不同種類的設(shè)備文件分別各自組卷，同一設(shè)備的不同種類文件就會(huì)被分別組進(jìn)不同的案卷里，這樣一來就完全打破了同一設(shè)備的不同種類文件之間的有機(jī)聯(lián)系和成套性、系統(tǒng)性（請(qǐng)見案例三）。

案例三：在多個(gè)案卷內(nèi)。案卷1：主設(shè)備的合格證；附屬設(shè)備A 的合格證（未標(biāo)注設(shè)備廠家名稱）；附屬設(shè)備B 的合格證；附屬設(shè)備C 的合格證。

案卷2：主設(shè)備的裝箱單；附屬設(shè)備A 的裝箱單；附屬設(shè)備B 的裝箱單（未標(biāo)注設(shè)備廠家名稱）；附屬設(shè)備C 的裝箱單。

案卷3：主設(shè)備的出廠性能檢驗(yàn)記錄；附屬設(shè)備A 的出廠性能檢驗(yàn)記錄；附屬設(shè)備B 的出廠性能檢驗(yàn)記錄；附屬設(shè)備C 的出廠性能檢驗(yàn)記錄。

案卷4：主設(shè)備的說明書；附屬設(shè)備A 的說明書；附屬設(shè)備B 的說明書；附屬設(shè)備C 的說明書（未標(biāo)注設(shè)備廠家名稱）。

案卷5：主設(shè)備的圖紙；附屬設(shè)備A 的圖紙；附屬設(shè)備B 的圖紙；附屬設(shè)備C 的圖紙。

以上這種設(shè)備檔案的卷內(nèi)文件材料排列順序模式（模式一），破壞了設(shè)備文件的有機(jī)聯(lián)系和成套性、系統(tǒng)性，下文就設(shè)備檔案組卷整理原則進(jìn)行詳細(xì)的分析探討。

4 設(shè)備檔案組卷的基本要求

火電企業(yè)設(shè)備檔案組卷基本要求是依照和遵循工程檔案的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系[2]，做到分類科學(xué)，組卷合理，裝訂規(guī)范。組卷按單位工程、分部工程、專業(yè)階段整理；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷，案卷要有目錄和備考表，移交歸檔的工程檔案必須是經(jīng)過整理裝訂成冊(cè)的原件，裝訂方法采用三孔一線或膠裝，竣工圖可以不裝訂。達(dá)到要求后逐級(jí)辦理簽字移交手續(xù)。

5 設(shè)備檔案卷內(nèi)文件材料排列的合理順序

遵循以上所述的設(shè)備檔案組卷整理原則，宜先按照設(shè)備的成套性、系統(tǒng)性來排列卷內(nèi)設(shè)備文件的順序，每一種設(shè)備的主設(shè)備和附屬設(shè)備再分別按文件種類進(jìn)行排序（模式二），這樣一來可以最大限度地保持設(shè)備文件的有機(jī)聯(lián)系和成套性、系統(tǒng)性。在筆者單位的設(shè)備檔案提供利用工作中，設(shè)備檢修專業(yè)技術(shù)人員也曾向檔案人員提出，建議設(shè)備檔案的組卷整理工作最好是按照設(shè)備的成套性、系統(tǒng)性來進(jìn)行。以下繼續(xù)用案例進(jìn)行詳細(xì)說明。

案例四：在同一案卷內(nèi)。主設(shè)備的裝箱單；主設(shè)備的出廠性能檢驗(yàn)記錄；主設(shè)備的說明書；主設(shè)備的圖紙；附屬設(shè)備A 的合格證；附屬設(shè)備A 的裝箱單；附屬設(shè)備A 的說明書；附屬設(shè)備A 的圖紙；附屬設(shè)備B 的合格證；附屬設(shè)備B 的裝箱單；附屬設(shè)備B 的出廠性能檢驗(yàn)記錄；附屬設(shè)備B 的圖紙；附屬設(shè)備C 的合格證；附屬設(shè)備C 的出廠性能檢驗(yàn)記錄；附屬設(shè)備C 的說明書。

在案例四中，能快速識(shí)別、梳理出來，實(shí)際欠缺以下文件：主設(shè)備的合格證、附屬設(shè)備A 的出廠性能檢驗(yàn)記錄、設(shè)備B 的說明書、附屬設(shè)備C 的裝箱單與圖紙，這就給設(shè)備文件的進(jìn)一步追要、催交帶來一定的便利。

案例五：在同一案卷內(nèi)。主設(shè)備的合格證（未標(biāo)注設(shè)備廠家名稱）；主設(shè)備的裝箱單；主設(shè)備的出廠性能檢驗(yàn)記錄；主設(shè)備的說明書；主設(shè)備的圖紙；附屬設(shè)備A 的合格證（未標(biāo)注設(shè)備廠家名稱）；附屬設(shè)備A 的裝箱單；附屬設(shè)備A 的出廠性能檢驗(yàn)記錄；附屬設(shè)備A 的說明書；附屬設(shè)備A 的圖紙；附屬設(shè)備B 的合格證；附屬設(shè)備B 的裝箱單（未標(biāo)注設(shè)備廠家名稱）；附屬設(shè)備B 的出廠性能檢驗(yàn)記錄；附屬設(shè)備B 的說明書；附屬設(shè)備B 的圖紙；附屬設(shè)備C 的合格證；附屬設(shè)備C 的裝箱單；附屬設(shè)備C的出廠性能檢驗(yàn)記錄；附屬設(shè)備C 的說明書（未標(biāo)注設(shè)備廠家名稱）；附屬設(shè)備C 的圖紙。

在案例五中，因把同一設(shè)備的不同種類文件排列在一起，即使遇到個(gè)別文件中未標(biāo)注設(shè)備廠家名稱，也很容易就能識(shí)別出該份文件是與哪個(gè)設(shè)備廠家相關(guān)聯(lián)。

案例六：在多個(gè)案卷內(nèi)。案卷1：主設(shè)備的合格證（未標(biāo)注設(shè)備廠家名稱）；主設(shè)備的裝箱單；主設(shè)備的出廠性能檢驗(yàn)記錄；主設(shè)備的說明書；主設(shè)備的圖紙。

案卷2：附屬設(shè)備A 的合格證（未標(biāo)注設(shè)備廠家名稱）；附屬設(shè)備A 的裝箱單；附屬設(shè)備A 的出廠性能檢驗(yàn)記錄；附屬設(shè)備A 的說明書；附屬設(shè)備A 的圖紙。

案卷3：附屬設(shè)備B 的合格證；附屬設(shè)備B 的裝箱單（未標(biāo)注設(shè)備廠家名稱）；附屬設(shè)備B 的出廠性能檢驗(yàn)記錄；附屬設(shè)備B 的說明書；附屬設(shè)備B的圖紙。

案卷4：附屬設(shè)備C 的合格證；附屬設(shè)備C 的裝箱單；附屬設(shè)備C 的出廠性能檢驗(yàn)記錄；附屬設(shè)備C 的說明書（未標(biāo)注設(shè)備廠家名稱）；附屬設(shè)備C的圖紙。

在案例六中，該排列方法能最大限度保持設(shè)備文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套性、系統(tǒng)性。

6 設(shè)備檔案歸檔的其他要求

一是遵循歸檔文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持歸檔文件之間的有機(jī)聯(lián)系和關(guān)聯(lián)，是企業(yè)設(shè)備檔案歸檔后總的質(zhì)量要求，同時(shí)為了方便保管和查閱，需將不同價(jià)值的設(shè)備文件檔案區(qū)別對(duì)待；設(shè)備需歸檔的文件材料的類別、種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)、內(nèi)容等應(yīng)齊全完整。設(shè)備歸檔文件案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

二是設(shè)備檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列，不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷。

三是檔案工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，必須維護(hù)公司檔案的完整與安全。企業(yè)設(shè)備檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，同時(shí)檔案需分級(jí)管理，凡借閱者都要填寫借閱單或其他查閱檔案申請(qǐng)，經(jīng)過企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱人員不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等，同時(shí)借閱人員必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等，同時(shí)必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)返還。

7 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)設(shè)備檔案的卷內(nèi)文件材料排列順序，宜按照設(shè)備的成套性、系統(tǒng)性來排列。企業(yè)設(shè)備檔案管理工作可以制約著設(shè)備的使用效益、制約著企業(yè)的發(fā)展。在日常實(shí)際工作中，企業(yè)要高度重視設(shè)備檔案的管理，使設(shè)備檔案更好地服務(wù)于生產(chǎn)。