精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略研究

文/侯吉紅（濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）

醫(yī)院發(fā)展，不僅體現(xiàn)在醫(yī)療水平的進步方面，而且還體現(xiàn)在醫(yī)院管理工作的進步方面。而檔案管理是醫(yī)院管理工作中非常關(guān)鍵的部分，做好醫(yī)院檔案管理工作，能夠確保醫(yī)院人事管理、醫(yī)療管理工作質(zhì)量水平的提升。與此同時，近些年來國內(nèi)部分醫(yī)院在檔案管理工作開展期間還有一些不足之處，比如：檔案管理制度有待完善、檔案管理信息化建設(shè)有待革新、檔案管理人員素質(zhì)水平有待提升等。為了解決這些問題，不少行業(yè)內(nèi)學(xué)者提出實施精細(xì)化管理理念方法，即了解精細(xì)化管理理念，了解醫(yī)院檔案管理精細(xì)化的要求，進一步落實具體的精細(xì)化管理策略[1]。

總體而言，從醫(yī)院檔案管理工作效率及質(zhì)量全面提升角度考慮，本文圍繞“精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略”展開分析研究價值意義顯著。

一、精細(xì)化管理的概念分析

精細(xì)化管理，既屬于一種理念，也屬于一種文化，在社會分工精細(xì)化、服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化、現(xiàn)代化管理的迫切需求下，便形成了“精細(xì)化管理”理念。基于現(xiàn)代管理學(xué)層面分析，將科學(xué)化管理分成三個層次，其一，規(guī)范化；其二，精細(xì)化；其三，個性化[2]。在科學(xué)管理、精益生產(chǎn)中，精細(xì)化管理的作用顯著，并且在組織架構(gòu)、目標(biāo)管理等體系當(dāng)中，精細(xì)化管理發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。

從醫(yī)院檔案管理工作層面分析，由于醫(yī)院信息數(shù)據(jù)種類、數(shù)量繁多，因此精細(xì)化管理模式方法在其中的應(yīng)用價值頗高[3]。對于醫(yī)院相關(guān)檔案管理工作人員而言，需對新生成的信息及時記錄，并針對歷史信息數(shù)據(jù)展開科學(xué)分類與整理，經(jīng)科學(xué)技術(shù)方法的應(yīng)用，開展高效的管理作業(yè)，使成本投入得到有效節(jié)約，使檔案管理工作的質(zhì)量得到全面提高，進一步使檔案在醫(yī)院整體工作中的價值作用充分發(fā)揮出來。

二、醫(yī)院檔案精細(xì)化管理工作的具體要求分析

如前所述，對精細(xì)化管理的概念有了一定程度的了解。而從醫(yī)院精細(xì)化管理工作實際開展層面分析，還需明確一些具體要求。具體而言，主要具體要求如下：

（一）保證檔案信息的全面性

對于醫(yī)院檔案來說，集成度很高，在對醫(yī)院信息資料采取管理的過程中，需確保信息資料的全面性與完整性，嚴(yán)格記錄、校對每一條信息資料，使信息資料錯誤問題的發(fā)生得到有效避免。與此同時，由于醫(yī)療檔案對信息資料的完整性、可利用性的要求較高，因此相關(guān)檔案管理工作人員需做好信息資料的收集、整理工作，進一步使醫(yī)院檔案信息的全面性得到有效保證。

（二）保證檔案信息的真實性與可靠性

在醫(yī)院日常工作開展期間，比如診斷、護理、治療等環(huán)節(jié)，均會產(chǎn)生不同的檔案信息資料，這些信息資料對救治病患起到了至關(guān)重要的作用，同時也是病患醫(yī)療費用報銷的重要參考憑證[4]。對此，在醫(yī)院檔案精細(xì)化管理工作開展期間，需保證檔案信息的真實性與可靠性，即對醫(yī)院各工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各項信息均展開如實的記錄，以此使醫(yī)院相關(guān)工作能夠順利、有效開展。

（三）保證檔案的專業(yè)性與專屬性

對于醫(yī)院檔案信息資料來說，對醫(yī)院病患的治療工作起到了至關(guān)重要的作用，并且在醫(yī)療相關(guān)科學(xué)研究中也屬于非常重要的參考資料。相關(guān)醫(yī)院涉及的檔案信息資料，在科學(xué)研究、臨床治療等方面，均具備詳細(xì)的記錄，比如詳細(xì)記錄相關(guān)病患在疾病治療期間的信息資料等。

因此，需確保醫(yī)院檔案資料管理工作的專業(yè)性與系統(tǒng)化[5]。與此同時，基于醫(yī)院檔案信息資料整理工作開展期間，還需對檔案資料的專屬性充分考慮，將專業(yè)的檔案資料管理體系構(gòu)建出來，以此確保醫(yī)院檔案精細(xì)化管理工作質(zhì)量水平的全面提高。

三、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀問題分析

雖然精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理工作中的價值作用顯著，且要求明確，但目前醫(yī)院檔案管理工作仍存在一些有待解決的問題。具體而言，主要問題包括：

（一）對檔案管理工作有待重視

醫(yī)院檔案管理是一項系統(tǒng)化的工作，需要醫(yī)院檔案管理工作人員足夠重視。但是，從目前來看，部分醫(yī)院的檔案管理工作人員對醫(yī)院檔案管理工作缺乏足夠的重視，具體表現(xiàn)為：其一，在檔案管理崗位工作的責(zé)任心不高，針對檔案管理工作潛在的問題未能及時有效解決，從而使醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量水平難以得到有效提升；其二，醫(yī)院方面未能針對檔案管理工作開展定期培訓(xùn)教育，使檔案管理人員的素質(zhì)水平難以得到有效提高，進而使醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量水平不能得到有效提升[6]。由此可見，無論是醫(yī)院方面，還是檔案管理工作人員，均需充分重視檔案管理工作。

（二）檔案管理制度有待完善

醫(yī)院檔案管理工作的開展少不了制度的支撐，換而言之，完善的檔案管理制度是醫(yī)院檔案管理工作順利、有序開展的基礎(chǔ)保障。但從目前來看，部分醫(yī)院的檔案管理制度尚且有待完善，比如在醫(yī)院檔案管理內(nèi)部控制制度不夠完善、責(zé)任機制制度不夠完善的情況下，醫(yī)院檔案管理工作的開展便缺乏有效保障，進而會影響醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量水平。

（三）檔案管理信息化建設(shè)水平有待提升

在信息時代背景下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式滿足不了醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。同樣，在醫(yī)院檔案管理工作方面，也需與時俱進，加快檔案管理信息化建設(shè)。但目前部分醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)水平尚且有待提升，主要表現(xiàn)為：其一，醫(yī)院檔案管理缺少現(xiàn)代化信息化技術(shù)的充分支持；其二，醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)有待加快步伐等。總之，需逐步提升檔案管理信息化建設(shè)水平，才能夠確保醫(yī)院檔案管理工作整體質(zhì)量水平得到有效提升。

四、精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的具體應(yīng)用策略分析

醫(yī)院檔案管理是一項系統(tǒng)化的工作，在明確各項具體要求的基礎(chǔ)上，需結(jié)合現(xiàn)狀問題，掌握精細(xì)化管理方法在醫(yī)院檔案管理工作的具體應(yīng)用。結(jié)合實踐工作經(jīng)驗，具體應(yīng)用策略包括：

（一）對醫(yī)院檔案建設(shè)目標(biāo)充分明確

醫(yī)院檔案精細(xì)化管理工作開展之前，需將精細(xì)化管理長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)制定好。一方面，相關(guān)醫(yī)院需以自身的實際情況為依據(jù)，將合理、科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃制定好。因醫(yī)院處于不同的階段，需求有所不同。所以，需將短期和長期的發(fā)展規(guī)劃制定好。并且，需對不同發(fā)展階段的詳細(xì)目標(biāo)進行合理劃分，將各部門的主觀能動性激發(fā)出來，使相關(guān)工作人員主動積極地參與到醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中[7]。另一方面，醫(yī)院需將責(zé)任落實到崗位個人，根據(jù)具體工作情況，對相關(guān)部門、相關(guān)工作人員展開有針對性的考核。并需構(gòu)建公平公正的獎懲機制，使檔案管理工作人員對待檔案管理工作的積極性及警惕性得到有效提升，比如對檔案管理工作認(rèn)真、負(fù)責(zé)、工作表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予物質(zhì)層面或精神層面的獎勵，對檔案管理工作存在紕漏、不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作人員給予有針對性的懲罰等，以此使醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量水平得到持續(xù)提升。此外，針對醫(yī)療檔案，醫(yī)院方面需樹立分類管理理念意識，聘請專業(yè)的工作人員協(xié)助開展檔案分類工作。在檔案資料管理期間，檔案管理人員需以檔案管理制度為依據(jù)，將管理工作期間潛在的問題及時查找出來，并及時解決檔案管理工作存在的問題，使檔案管理工作的質(zhì)量得到有效提高，進一步使醫(yī)院檔案資料精細(xì)化管理的質(zhì)量得到有效保障。

（二）對醫(yī)院檔案管理制度進行優(yōu)化改善

為了使醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的效率及質(zhì)量得到全面提升，需逐步優(yōu)化完善醫(yī)院的組織架構(gòu)，即優(yōu)化改善醫(yī)院檔案管理制度，主要做法包括：

（1）檔案局、市衛(wèi)健委需發(fā)揮自身職能作用，對醫(yī)院檔案管理工作加強監(jiān)管，同時，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也需加強對醫(yī)院檔案管理工作的監(jiān)管。醫(yī)院方面，各科室需對專門的檔案管理工作人員進行配置，從而使醫(yī)院檔案精細(xì)化管理工作順利開展[8-9]。并且，醫(yī)院需確保每一位檔案管理工作人員能夠?qū)ψ陨淼墓ぷ髂繕?biāo)與內(nèi)容充分明確，緊密聯(lián)系檔案管理工作的質(zhì)量與績效，使閉環(huán)管理目標(biāo)得到有效實現(xiàn)。

（2）醫(yī)院方面需對全面檔案管理制度進行構(gòu)建，包括崗位責(zé)任制度、檔案資料收集與歸檔制度、檔案分析與鑒定制度等，同時還包括檔案借閱制度、檔案保密制度以及檔案統(tǒng)計制度等。在確保各項制度完善構(gòu)建的基礎(chǔ)上，使醫(yī)院檔案精細(xì)化管理工作順利、有效開展。以完善、優(yōu)化的制度體系為依據(jù)，使醫(yī)院各項工作的開展能夠有據(jù)可依，使檔案管理工作的可靠性及規(guī)范性得到有效保障，確保檔案管理工作人員能夠及時查出期間出現(xiàn)的問題，然后及時展開處理。

（3）此外，醫(yī)院需對完善的考核評價制度體系進行構(gòu)建，使醫(yī)院檔案管理的時效性與動態(tài)性得到充分有效的保證，確保利用合理科學(xué)的方式方法，使醫(yī)院檔案管理制度盡可能地構(gòu)建完善、優(yōu)化。

（三）優(yōu)化醫(yī)院檔案歸檔保存作業(yè)

對于醫(yī)院檔案管理工作人員，在醫(yī)院檔案精細(xì)化管理工作開展期間，需以精細(xì)化管理理念為基礎(chǔ)導(dǎo)向，進一步優(yōu)化醫(yī)院檔案歸檔保存作業(yè)。一方面，整理檔案過程中，需確保檔案信息資料的完整性，對所需保存的檔案資料進行收集，將收集工作當(dāng)中潛在的不足及時查找出來，避免檔案資料管理后期工作量的增加。另一方面，在整理醫(yī)院檔案信息資料過程中，需以實際情況為依據(jù)，針對檔案信息資料進行合理分類，比如整理醫(yī)生的處方資料、整理藥品采購資料等。總之，需在醫(yī)院檔案歸檔保存作業(yè)開展期間合理應(yīng)用精細(xì)化管理方式方法，確保醫(yī)院檔案管理工作的合理性及科學(xué)性，進一步確保醫(yī)院其他相關(guān)工作能夠順利、有序開展。

（四）提高醫(yī)院檔案信息化建設(shè)質(zhì)量

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式逐步轉(zhuǎn)向電子化、智能化、信息化檔案管理模式發(fā)展的大背景下，醫(yī)院檔案管理精細(xì)化水平要想得到有效提高，便需提高檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，主要方法包括：

（1）醫(yī)院需與時俱進，及時做好檔案信息資源管理工作的改革工作，對數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)合理科學(xué)應(yīng)用，使檔案資料得到規(guī)范、科學(xué)的保存與管理，并突破傳統(tǒng)檔案資料儲存方式，詳細(xì)分類檔案，并對數(shù)字化數(shù)據(jù)庫進行優(yōu)化構(gòu)建，合理利用計算機技術(shù)，使醫(yī)院檔案信息資料得到完善存儲。

（2）逐步推進電子病歷檔案建設(shè)步伐，對國家政策號召積極響應(yīng)，通過“以評促建”思路方法，使醫(yī)院電子病歷檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、分級評價目標(biāo)得到協(xié)同實現(xiàn)，進一步使醫(yī)院檔案信息資料的集成化管理目標(biāo)得到有效實現(xiàn)。同時，醫(yī)院方面可對現(xiàn)代智能設(shè)備加以利用，整合分析各類醫(yī)療信息，使醫(yī)療工作的效率及質(zhì)量得到協(xié)同提高。

（3）醫(yī)院方面需對自身的檔案信息管理系統(tǒng)加以完善，將醫(yī)院各科室檔案信息系統(tǒng)有機整合起來，使醫(yī)院管理部門能夠?qū)n案管理工作展開合理規(guī)范的監(jiān)管[10]。當(dāng)然，醫(yī)院還需對全面完善的檔案管理系統(tǒng)進行構(gòu)建，在該系統(tǒng)當(dāng)中，需針對不同類型的檔案實施專門的管理與保存，使檔案資料的自動化分類管理水平得到逐步提升，對每一個信息資料設(shè)置明確的類別，確保信息集成度足夠高的條件下，檔案信息資料分享的便捷性及可靠性，進一步促進醫(yī)院檔案精細(xì)化管理質(zhì)量水平的提升。

五、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院整體管理工作尤為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，需了解精細(xì)化管理的概念，把控精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)用的一些具體要求，結(jié)合現(xiàn)狀問題，充分明確醫(yī)院檔案建設(shè)目標(biāo)，優(yōu)化改善醫(yī)院檔案管理制度，優(yōu)化醫(yī)院檔案歸檔保存作業(yè)，并提高醫(yī)院檔案信息化建設(shè)質(zhì)量等。總之，相信從以上方面加以完善，醫(yī)院檔案管理工作的效率及質(zhì)量將能夠得到全面提升，進一步為醫(yī)院整體管理工作的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。