醫院人事檔案管理規范化建設研究

文/于佳玉（承德市中心醫院）

國家對醫療衛生事業的重視，為各大醫院提供了更好的發展條件，醫院的規模和數量也有所擴大。醫院在為患者提供更優質的醫療衛生服務的同時，也要注意進行自身內部的人事制度調整，這樣才能符合現代化社會對醫院的發展要求。醫院人事檔案管理工作，可以針對檔案的多樣性和綜合性進行規范管理，對于不同崗位和不同專業水平的人員，要進行選拔，充分發揮專業人士從事專業崗位的作用。醫院人事檔案管理工作是醫院眾多管理工作中的一小部分，但也常常是被輕視的部分，這部分的管理工作如果沒有落實到位，就會造成對醫院健康發展的影響。因此，在醫院管理工作中，不斷推進醫院管理工作的合理化和規范化，幫助醫院更有效地利用好人力資源，提高醫院人才資源的合理利用。

一、醫院人事檔案管理規范化建設的重要性分析

（一）為醫院提供人事管理參考依據

醫院人事檔案管理工作能幫助醫院實現人才資源配置，最大程度上發揮人才的作用，做到“人盡其用”，這樣才有利于實現醫院的可持續發展目標。在進行醫院人事檔案管理規范化建設工作時，要注意抓住人事檔案全面性和準確性的特征要求，著重增強人事檔案的管理力度，才能更好地掌握醫院全體員工的工作和生活狀態。醫院在日后的轉型和發展過程中，也能根據這些員工情況和數據，制定更具科學性的制度改革，保障醫院各項發展計劃實施的可行性。

（二）提升醫院的人力資源管理水平

醫院人事檔案管理規范化建設，是醫院在進行人才選拔和人才管理時的重要依據，人事檔案管理和人力資源管理之間存在著千絲萬縷的聯系。醫院通過人事檔案的規范化管理，能提升人力資源管理的水平，保障醫院各項活動都能使人才對號入座，發揮用人的最大效率。醫院積極管理人事檔案，還能促進檔案管理的現代化，提升醫院的整體管理能力。

（三）促進醫院的可持續性健康發展

人事檔案管理的過程中，不僅是對人的管理，更是以往醫院發展歷程的直接體現。人事檔案能記錄醫院的人員流動情況，并且在反映醫院不同時期的用人情況的同時，還能反映出醫院的發展歷程以及未來的發展方向。這些人事檔案的數據記錄，為醫院開展各項活動和工作提供了經驗，為醫院的未來發展方向提供了數據和資源的支持。在新醫療改革等制度的深入下，人事管理工作也在推動著醫院的健康發展，不斷增強醫院的戰斗力，以及醫院全體工作人員的凝聚力。醫院要高度重視人事檔案管理規范化建設，才能使人力資源管理更好地配合醫院的實際情況，提升醫院的軟實力。

二、當前醫院人事檔案管理規范化建設存在的問題探究

（一）醫院人事檔案管理工作不受重視

通常情況下，多數醫院的人事檔案管理工作都是簡單地抄寫一些人員信息，然后進行檔案保存即可，工作人員只要不把材料弄丟，不把人事檔案信息泄露給他人，就算是完成這項工作了，造成了醫院對人事檔案管理不需要花費太多的人力或物力資源去進行的觀念。但是事實上，這樣的想法在本質上就是錯誤的。首先，醫院在這里忽略了人事檔案管理的重要性，這就直接導致了管理人員在日常工作中的狀態散漫，更不會對人事檔案資料進行分析和利用；其次，人事檔案管理部門也忽略了人事檔案管理的重要性，作為主要部門，自身都輕視自己的工作，那么整體的管理工作效率也肯定是無法得到保障的。當前醫院的人事檔案管理工作由于重視程度不夠，管理工作人員的水平良莠不齊，導致了醫院人事檔案管理工作的責任不夠明確、人事審核制度不全面、人事檔案管理材料存在漏洞、甚至是人事檔案丟失等問題，這些都給工作人員和醫院工作帶來了一定的阻礙

（二）醫院人事檔案管理的制度較為傳統

醫院人事檔案管理的制度是保障人事檔案有效管理的重要基礎，這關系到醫院人事檔案管理方式的創新。當前醫院存在著一些管理制度方面的問題。第一，醫院雖然有相關的管理制度，但是由于長時間沒有進行調整，已經不能適應當前的醫院發展情況和管理特點，這就造成了工作人員在進行人事檔案管理時，沒有科學的管理依據，最后達不到醫院想要的管理目標。第二，醫院沒有明確責任機制，責任制度不夠精細、準確，管理的權責沒有制度支撐，就不利于人事檔案管理工作的順利開展，在管理過程中，會出現要么沒有人管，要么好多人一起管一件事的情況。第三，醫院缺乏人事檔案的外部監督管理，人事檔案管理部門雖然有著自身的監督機制，但是僅僅是自身的內部監督存在著一定的局限性，檔案管理人員如果沒有在檔案歸檔時，進行客觀審核，就無法保障人事信息的完整性和真實性。敷衍了事的后果就是無法發揮人事檔案進行人力資源配置的作用，從而導致其他醫院工作人員和檔案管理人員對工作熱情的整體下降。

（三）醫院人事檔案管理工作沒有信息化技術支撐

移動通信技術和互聯網技術等現代化技術，都能促進醫院人事檔案信息化管理，這是醫院人事檔案管理的大勢所趨。工作效率、工作精準化程度等都是醫院提升核心競爭力的重要組成部分，但是醫院往往認為使用計算機就是將檔案管理信息化了，而不去引進其他信息技術，認為這樣是完全沒必要的，并且出于成本因素的考慮，會耗費財力和人力資源，致使醫院檔案管理規范化建設始終停滯不前。除此之外，信息化技術和信息化人才的引進不足，還會導致醫院信息沒有共享數據的資源，從而影響醫院其他日常工作的實施。

三、針對醫院人事檔案管理規范化建設的有效對策

（一）加強檔案管理指導工作，提高醫院對人事檔案管理工作的認識

人事檔案管理人員要轉變自身的思想觀念，醫院加強對人事檔案管理規范化的指導，提升醫院全體工作人員的人事檔案意識。醫院的領導層面重視人事檔案管理工作，人事檔案規范化管理現狀才會從根本上得到轉變。

首先，在醫院工作人員的日常工作中，醫院要不斷做好人事檔案管理規范化的宣傳和教育工作。比如，醫院可以開展定期的人事檔案管理季度培訓，或人事檔案管理知識講座，提升醫院工作人員對人事檔案管理重要性的認知，進而促進人事檔案管理規范化建設的進程。醫院人事檔案管理人員將會主動參與管理技術學習，掌握計算機信息處理新技術，了解檔案專業軟件操作要點，完成高質量的人事檔案歸檔與全面整體等多項工作，從而將整體工作質量做到極大程度提升。

其次，醫院領導要發揮好帶頭作用，加強相關人事檔案管理技能的考核工作，領導必須要具備一定的人事檔案管理知識素養，在進行考察工作時，要積極與工作人員溝通管理工作中的問題，履行自己的職責，從醫院和人事檔案管理人員的角度出發，根據實際情況，制定相應的規范化、科學化的人事檔案管理政策。

最后，醫院本身也要解放思想觀念，著重把握人事檔案管理規范化建設對醫院生存發展的重大意義，為人事檔案管理工作創設良好的工作氛圍。工作人員也要認真履行職責，樹立責任意識，努力提升自身檔案管理工作的業務能力，嚴格執行醫院制定的人事檔案管理標準，對人事檔案管理工作給予充分的重視。例如，醫院可以根據人事檔案管理工作開展需要與規劃建設目標，采用競爭上崗方式，對檔案管理團隊結構進行不斷優化，使得檔案管理人員能夠主動提升自身業務能力。除此之外，醫院管理層對薪酬水平做到科學調整，保證福利待遇發放的公平性與科學性，有效激發醫院人事檔案管理人員的工作熱情，工作人員潛能得到不斷釋放，提高人事檔案規范化管理水平。醫院人事檔案管理人員在規范化建設下對工作有進一步認識，也在正確引導下提升道德素養，使得工作行為具有極強規范性與高效性。

（二）健全醫院檔案管理制度，制定醫院人事檔案管理規范化標準

人事檔案管理制度的完善是一項長期的、復雜的工作，醫院要有長期建設管理制度的思想準備，毫不懈怠地走好人事檔案管理工作的每一步。因此，醫院管理人員必須從多角度考慮，優化人事檔案管理制度，使得管理制度具有極強規范性與合理性，落實各項管理條例。

具體而言，一是實現醫院人事檔案管理按章辦事，保證做到各項工作有章可循，規范醫院人事檔案材料各類信息的獲取及分類等工作，重視后續歸檔與鑒別工作的開展，讓人事檔案管理具有極強科學性。比如，在人事檔案管理權責問題上，醫院的人事檔案管理部門和相關的工作人員首先就要做到權責分明，要有明確的等級和責任劃分，工作內容也要具體到個人，管理工作質量也要進行精細化的評估。再比如，醫院需要構建三位一體的工作機制。其中，這“三位”指的是醫院、人事檔案管理部門、人事檔案管理工作人員。實行三位一體工作的過程中，要不斷增強彼此的交流與合作，對于人事檔案管理工作中出現的問題要共同分析探討，任何一方都不可或缺。

二是針對醫院人力資源管理特點，重視勞務派遣制度不斷完善，優化管理人員崗位責任制度并關注落實進度，保證醫院人事檔案信息收集具有全面性與高效性。醫院管理人員需要健全科室協調配合制度，減少醫院人事檔案信息過于分散的問題。為了保證人事檔案管理規范化建設步伐的加快，醫院可以設立專門的人事檔案管理監督小組，主要監督人事檔案管理工作的落實情況，定期對人事檔案管理工作和工作人員進行檢查，促進人事檔案管理工作人員工作效率的提高。醫院管理人員還應定期對管理進度與效果進行評價，借助動態化評估了解工作人員各階段工作能力與思想變化趨勢，樹立獎懲機制，對于人事檔案管理工作完成好的優秀員工，及時嘉獎，對于工作態度散漫的，可以進行調崗，情況嚴重的可以進行解雇。

三是做好醫院人事檔案管理制度所需基礎設施的建設，結合目前數字化管理發展特點，醫院管理人員緊抓時代特色，根據相關管理制度對軟硬件設施及時更新，積極引入先進技術與理念，重視計算機、掃描儀、信息管理系統軟件等基礎設施的更新，保證醫院人事檔案管理工作走入數字化與規范化，積極完善實際操作及管理制度，增強醫院人事檔案管理工作實效性。

（三）確定檔案管理工作目標，加強醫院人事檔案信息化管理技術

醫院對于人事檔案管理規范化建設不能一毛不拔，要加大資金和人力的投入，使用符合醫院情況的先進檔案管理技術，設計有該醫院自身特色的檔案信息化管理系統。為保證醫院人事檔案管理走入規范化與高效化，醫院管理人員必須對檔案管理工作目標進行科學明確，讓管理水平呈現出科學化。

首先，在人事信息歸檔工作結束后，醫院可以通過信息化數據對員工進行工作考核和分配。這種做法能有效將醫院人事檔案、醫院工作風格、工作人員的表現聯系在一起，為醫院和工作人員制定有計劃的發展規劃，實現人事檔案管理工作的人性化、規范化、全面化和精確化。其次，醫院還要在引進先進管理技術時，確定人事檔案管理工作的具體目標，利用多元手段，加強人事檔案管理中個人隱私的保密工作，保障個人隱私的安全性，倡導人事檔案管理工作人員樹立學習意識，提升自己的專業能力。醫院人事檔案管理人員還應結合保密需要，謹遵網絡信息安全保密制度及相關規定，不會隨意將工作中使用的計算機與外部不安全網絡進行連接，從而保證人事檔案在傳輸與使用過程的安全性與高效性。

最后，相關工作人員必須樹立起終身學習意識，主動參與信息化管理知識的學習，了解信息化技術并掌握技術應用注意事項，從而將人事檔案管理人員專業能力有效提高，為日常管理工作有序開展夯實基礎。

四、結束語

綜上所述，醫院人事檔案管理規范化建設工作是否落實、落實情況的好壞，都事關醫院的未來發展。對于醫院來說，人事檔案管理規范化建設是不可代替、意義非凡的。由此可見，醫院要利用好人事檔案管理規范化建設的優勢，不斷構建完善的醫院管理制度，推進醫院人事檔案管理的信息化建設才能實現更高效的人員管理，提升醫院工作人員的綜合素質，為醫院在市場競爭中奠定良好的人力資源基礎。