婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)思考

文/趙榮勝（無(wú)棣縣婦幼保健服務(wù)中心）

在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的背景下，婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)顯得更加緊迫。同時(shí)，在現(xiàn)代醫(yī)療業(yè)務(wù)、醫(yī)療科研等領(lǐng)域，數(shù)字檔案資源所發(fā)揮的作用日漸突出。為此，在新形勢(shì)下，為滿足醫(yī)院管理工作發(fā)展和人們對(duì)醫(yī)療服務(wù)的基本需求，應(yīng)加快婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)，以期提供更加便捷、安全、高效的檔案信息服務(wù)，夯實(shí)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。但當(dāng)前婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字資源建設(shè)存在一定的不足，要求婦幼保健機(jī)構(gòu)著眼于發(fā)展實(shí)際，并充分考慮數(shù)字檔案資源建設(shè)要求，有針對(duì)性落實(shí)相應(yīng)的建設(shè)措施，才能全面提高婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)水平，為婦幼保健機(jī)構(gòu)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和信息支持。

一、婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源的重要作用概述

在新形勢(shì)下，婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源在眾多領(lǐng)域發(fā)揮著重要作用，具體包括醫(yī)療業(yè)務(wù)、醫(yī)療科研、醫(yī)院管理等方面，具體如下：

（一）醫(yī)療業(yè)務(wù)領(lǐng)域的作用

在疾病類型復(fù)雜化和醫(yī)療診斷技術(shù)不斷發(fā)展的新形勢(shì)下，婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源呈現(xiàn)海量化增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，量大且種類豐富，相應(yīng)的信息價(jià)值也大幅度提高[1]。而在傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理模式下，信息資源與檔案載體不可分離，且內(nèi)容提取單純地依靠人工閱讀、機(jī)器掃描等，使得大量檔案處理缺乏時(shí)效性。而數(shù)字檔案資源具有載體和內(nèi)容相分離的特性，可以依托信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案資源的快速傳遞、分類等處理，并可以在信息技術(shù)手段應(yīng)用支持下深度挖掘其中有價(jià)值的檔案信息內(nèi)容[2]。例如：相關(guān)人員可以基于計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用，篩查幼兒季節(jié)性流行感冒病例檔案，從中可以快速了解此類病患特征、具體治療方案的治理效果等，進(jìn)而可以結(jié)合幼兒實(shí)際特征，開(kāi)發(fā)出更具針對(duì)性的有效診療方法，進(jìn)而可以全面提高醫(yī)療業(yè)務(wù)水平。由此可見(jiàn)，在醫(yī)療業(yè)務(wù)領(lǐng)域，婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源具有良好的借鑒價(jià)值，可以推動(dòng)醫(yī)院業(yè)務(wù)工作健康持續(xù)發(fā)展。

（二）醫(yī)療科研領(lǐng)域的作用

婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源的價(jià)值體現(xiàn)不局限于醫(yī)療業(yè)務(wù)領(lǐng)域，還在科研領(lǐng)域中有重要價(jià)值，總結(jié)體現(xiàn)在以下方面：一是醫(yī)學(xué)科研方面。醫(yī)學(xué)科研是一項(xiàng)專業(yè)要求高的規(guī)范性工作，往往要提供大量真實(shí)可靠的臨床數(shù)據(jù)，才能支撐醫(yī)學(xué)科研工作有序進(jìn)行。其中，數(shù)字檔案資源的使用至關(guān)重要。通常而言，絕大部分醫(yī)學(xué)科研課題需要醫(yī)療數(shù)據(jù)、政策文件等的支撐，只有這些檔案資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，才能在醫(yī)學(xué)科研中充分發(fā)揮出其參考價(jià)值，進(jìn)而才能保證藥物實(shí)驗(yàn)的科學(xué)性，降低科研成本，從而有利于醫(yī)療科研水平的提高[3]。二是促進(jìn)藥物研發(fā)。在藥物研發(fā)中，往往要查閱大量電子病歷檔案和醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案，以進(jìn)一步擴(kuò)大樣本范圍，可以更加細(xì)致、全面地了解藥物在不同群體、不同使用階段的實(shí)際反應(yīng)，具體包括療效、副作用等，為下一步藥物研發(fā)提供更加可靠且完整的大量數(shù)據(jù)支持，繼而可以縮短藥物研發(fā)周期，降低成本，對(duì)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展極為有利。

（三）醫(yī)院管理領(lǐng)域的作用

在醫(yī)院管理方面，婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源同樣發(fā)揮著重要作用，集中體現(xiàn)在決策、人力資源管理、日常管理等方面，具體如下：一是管理工作決策方面。在醫(yī)院管理工作決策中，為保證決策的科學(xué)性和合理性，往往要綜合考慮各方面因素，意味著管理人員必須廣泛收集信息，并進(jìn)行整合分類處理，為醫(yī)院管理決策提供依據(jù)。而數(shù)字檔案資源具有數(shù)據(jù)密度高、共享等特點(diǎn)，可以為醫(yī)院更好地了解各方需求提供信息依據(jù)，進(jìn)而有針對(duì)性優(yōu)化決策。二是人力資源管理方面。數(shù)字檔案資源可以為醫(yī)院績(jī)效考核、質(zhì)量評(píng)價(jià)等量化工作提供有價(jià)值的信息，進(jìn)而可以據(jù)此對(duì)醫(yī)院人員進(jìn)行科學(xué)管理，能夠充分挖掘醫(yī)院人力資源的最大潛能，有利于整體提高醫(yī)院工作質(zhì)量和效率[4]。三是醫(yī)院管理效率的提高。數(shù)字檔案資源可以助力醫(yī)院各項(xiàng)事務(wù)工作有序展開(kāi)，以財(cái)務(wù)管理為例，數(shù)字檔案資源能夠?yàn)槌杀竞怂恪㈩A(yù)決算制定等提供海量有價(jià)值的數(shù)據(jù)支持，確保具體工作有序展開(kāi)。

二、婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀問(wèn)題研究

結(jié)合上文分析可知，婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源在我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。尤其在當(dāng)前大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用的新形勢(shì)下，數(shù)字檔案資源價(jià)值日漸突出。但事實(shí)上，婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案資源數(shù)字化建設(shè)存在規(guī)范性不足、工作量大等問(wèn)題，制約著婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)發(fā)展，具體如下：

（一）數(shù)字檔案資源庫(kù)建設(shè)管理缺失規(guī)范

現(xiàn)階段，絕大部分的婦幼保健機(jī)構(gòu)，逐步建立了相對(duì)完善的數(shù)字檔案管理制度，具體包括數(shù)字檔案資源收集工作制度、數(shù)字檔案保管制度、數(shù)字檔案加密制度等。同時(shí)，數(shù)字檔案資源建設(shè)工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院業(yè)務(wù)工作的全覆蓋，為數(shù)字檔案資源庫(kù)建設(shè)創(chuàng)造了良好的條件。但通過(guò)研究數(shù)字檔案資源建設(shè)管理工作現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)絕大部分?jǐn)?shù)字檔案資源存在失真、格式不規(guī)范、不完整等問(wèn)題，使得數(shù)字檔案利用價(jià)值被降低[5]。以出生醫(yī)學(xué)證明為例，當(dāng)前我國(guó)新出生醫(yī)學(xué)證明收集、保管等工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化操作，但由于我國(guó)相應(yīng)的數(shù)字化建設(shè)工作起步較晚，在短時(shí)間內(nèi)經(jīng)歷了多次版本的變化，在新舊檔案資源數(shù)字化處理時(shí)，極易出現(xiàn)部分檔案遺失問(wèn)題，這樣不僅影響檔案資源數(shù)字化處理進(jìn)程，還會(huì)對(duì)檔案資源的完整性和真實(shí)性造成負(fù)面影響。此外，婦幼保健機(jī)構(gòu)日常管理工作相對(duì)復(fù)雜，外界檔案人員對(duì)具體業(yè)務(wù)工作流程缺乏了解，這使得具體工作缺乏規(guī)范性和依據(jù)，進(jìn)而直接影響數(shù)字檔案資源的完整性和真實(shí)性。

（二）建設(shè)工作量大

婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源開(kāi)發(fā)利用的核心體現(xiàn)在深度挖掘資源價(jià)值，在此過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)綜合使用各項(xiàng)信息網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，這無(wú)形中對(duì)檔案信息化建設(shè)提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)要求，不僅要做好通信設(shè)施、服務(wù)器等硬件建設(shè)，還要積極開(kāi)發(fā)與應(yīng)用管理軟件和服務(wù)模塊[6]。婦幼保健機(jī)構(gòu)面向廣大婦女兒童，數(shù)據(jù)體量龐大且類型豐富，僅醫(yī)學(xué)影像存儲(chǔ)增量都是十分巨大的，這使得醫(yī)療機(jī)構(gòu)在檔案管理中，既要投入大量的資金，又增加了檔案管理負(fù)擔(dān)。不僅如此，婦幼保健機(jī)構(gòu)服務(wù)檔案相比其他檔案而言，具有本質(zhì)的區(qū)別，集中體現(xiàn)在服務(wù)對(duì)象就診周期長(zhǎng)，所產(chǎn)生的檔案資源需要保存較長(zhǎng)的一段時(shí)間，使得婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)量增加迅速，自然對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)提出了更高的要求。除此之外，大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)的廣泛使用，需要檔案管理部門積極創(chuàng)新檔案資源開(kāi)發(fā)利用方式，才能充分挖掘數(shù)字檔案資源的價(jià)值[7]。但當(dāng)前絕大部分的婦幼保健機(jī)構(gòu)在信息服務(wù)方面，以信息查閱服務(wù)為主，并沒(méi)有充分發(fā)揮數(shù)字檔案資源其他領(lǐng)域的價(jià)值，不利于數(shù)字檔案資源整體管理效果的提高[8]。

三、婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)途徑分析

如前所述，婦幼保健機(jī)構(gòu)在數(shù)字檔案資源建設(shè)中存在一些規(guī)范性問(wèn)題。為此，要確保婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)發(fā)揮出應(yīng)有作用，要求相關(guān)工作人員在實(shí)踐中，不斷提高數(shù)字檔案資源建設(shè)重要性認(rèn)知，從數(shù)字化現(xiàn)狀入手，積極探尋多元化措施來(lái)提高數(shù)字檔案資源建設(shè)水平，有效提高婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案服務(wù)質(zhì)量，具體可以從以下方面入手：

（一）積極完善數(shù)字檔案資源庫(kù)，提高檔案管理規(guī)范化水平

如前所述，婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)意義重大，但在實(shí)踐中面臨數(shù)字檔案資源庫(kù)建設(shè)不完善、管理不規(guī)范等實(shí)際問(wèn)題，直接影響數(shù)字檔案資源價(jià)值的挖掘，從而對(duì)婦幼保健機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量的提高造成負(fù)面影響。為此，婦幼保健機(jī)構(gòu)在數(shù)字檔案資源建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)積極完善數(shù)字檔案資源庫(kù)，并不斷提高檔案管理規(guī)范化水平[9]。首先，傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)字化。檔案目錄數(shù)字化雖然簡(jiǎn)單，但此操作至關(guān)重要，是檔案資源數(shù)字化的基礎(chǔ)。同時(shí)，檔案目錄數(shù)字化在檔案資源后續(xù)整理、存儲(chǔ)、利用等方面，都發(fā)揮著重要的指導(dǎo)作用，能夠?yàn)樘岣邤?shù)字檔案資源管理工作的整體效率提供支持。為此，檔案管理人員應(yīng)對(duì)目錄數(shù)字化處理引起重視，且采取數(shù)字化技術(shù)手段將傳統(tǒng)載體醫(yī)療檔案進(jìn)行數(shù)字化編目，并將其錄入到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，建立數(shù)字化目錄，為后續(xù)數(shù)字檔案資源分類整理和查閱使用提供支持。其次，檔案資料全文數(shù)字化。婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案資源數(shù)字化建設(shè)中，檔案資源全文數(shù)字化是關(guān)鍵，也是檔案資源數(shù)字化建設(shè)成敗的關(guān)鍵，其重點(diǎn)是對(duì)不同類型、不同載體的檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理。

針對(duì)檔案體量龐大且類型豐富的婦幼保健機(jī)構(gòu)而言，檔案資源全文數(shù)字化顯然是一項(xiàng)投入巨大的復(fù)雜工作，既要做好文本資料錄入，又要做好圖片掃描等工作，具體包括醫(yī)學(xué)診斷、保健信息錄入等，這種情況下，應(yīng)細(xì)致分析檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。

在實(shí)踐中，檔案管理工作人員應(yīng)明確各類檔案資源存放標(biāo)準(zhǔn)、存放位置等，嚴(yán)格按照規(guī)范要求進(jìn)行各類檔案資源的整理、歸檔等工作，確保檔案數(shù)字化處理和歸檔質(zhì)量[10]。除此之外，在新型檔案資料收集工作中，出于檔案資料安全性考慮，應(yīng)采取紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案雙軌制，以此不斷提高數(shù)字檔案資源的完整性和安全性，為后續(xù)婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字化檔案資源利用奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)規(guī)劃，豐富檔案利用方式

婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源內(nèi)容覆蓋面廣泛，其中包含了價(jià)值突出的民生檔案，無(wú)論是民眾檔案資源開(kāi)發(fā)利用需求，還是從機(jī)構(gòu)管理發(fā)展角度而言，挖掘數(shù)字檔案資源價(jià)值，豐富檔案資源開(kāi)發(fā)利用方式，都是全面提高婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理水平的重要手段和保障。但要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是，由于資金和技術(shù)限制，數(shù)字檔案資源開(kāi)發(fā)利用應(yīng)基于整體進(jìn)行規(guī)劃，分階段、有重點(diǎn)地持續(xù)推進(jìn)，才能全面提高婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)水平，為充分挖掘數(shù)字檔案價(jià)值、全面提高婦幼保健機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。

（1）檔案資源數(shù)字化階段。在此階段的檔案利用是基礎(chǔ)，應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化檔案實(shí)體管理，具體包括檔案資源的登記、借閱和歸還等。同時(shí)，相關(guān)管理工作人員還要積極做好庫(kù)房管理、常態(tài)化業(yè)務(wù)和實(shí)體管理的數(shù)字化工作，不僅如此，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)對(duì)各類檔案信息進(jìn)行數(shù)字化分類、編目，建立內(nèi)部局域網(wǎng)，以便相關(guān)人員借助計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的便捷檢索，切實(shí)提高數(shù)字檔案資源的開(kāi)發(fā)利用水平，只有這樣，才能持續(xù)提高婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源管理水平，為提高管理服務(wù)質(zhì)量和效率提供支持。

（2）數(shù)字檔案室建設(shè)階段。在此階段的工作主要是整合婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源，開(kāi)展檔案網(wǎng)站建設(shè)工作，并依托檔案網(wǎng)站完成電子文件錄入、編研和利用等一系列操作。當(dāng)前，我國(guó)絕大部分的婦幼保健機(jī)構(gòu)在檔案資源數(shù)字化建設(shè)方面，絕大部分處于這一階段，大規(guī)模接收電子文件并沒(méi)有開(kāi)始。

（3）檔案室互聯(lián)階段。眾所周知，婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)目的在于挖掘檔案資源價(jià)值，切實(shí)提高婦幼保健機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量。為此，婦幼保健機(jī)構(gòu)應(yīng)在數(shù)字檔案資源建設(shè)過(guò)程中，積極構(gòu)建數(shù)字化的檔案信息資源共享平臺(tái)，以此實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的高度共享。

信息資源共享平臺(tái)建設(shè)應(yīng)滿足婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容多、體量大、載體豐富等特征的基本需求，同時(shí)要基于數(shù)字電視、智能移動(dòng)終端和互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合，開(kāi)發(fā)出內(nèi)容不同且側(cè)重點(diǎn)不同的信息服務(wù)平臺(tái)，在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)采取多元化服務(wù)方式，面向廣大群眾傳播醫(yī)療信息，并且在線下引進(jìn)智能終端，以實(shí)現(xiàn)案檔案服務(wù)的自動(dòng)化辦理，切實(shí)滿足社會(huì)公眾對(duì)醫(yī)療檔案信息的個(gè)性化和多元化需求。除此之外，為全面提高婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案信息服務(wù)質(zhì)量，應(yīng)加強(qiáng)婦幼保健機(jī)構(gòu)門戶網(wǎng)站建設(shè)，重點(diǎn)加強(qiáng)瀏覽器兼容問(wèn)題、內(nèi)容更新問(wèn)題等的解決。不僅如此，考慮當(dāng)前智能設(shè)備十分普及，外加一些交流軟件應(yīng)用十分廣泛，婦幼保健機(jī)構(gòu)應(yīng)在數(shù)字檔案資源服務(wù)時(shí)，積極開(kāi)發(fā)微信和微博服務(wù)平臺(tái)，以期借助微信、微博等平臺(tái)展開(kāi)信息查詢、疑難解答等服務(wù)，以此打破傳統(tǒng)醫(yī)療檔案信息服務(wù)的時(shí)空限制，不斷提高檔案室的交互聯(lián)動(dòng)效果，以在提高數(shù)字檔案管理水平的基礎(chǔ)上，提高婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案信息服務(wù)質(zhì)量和效率。

四、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上文研究可知，婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源在醫(yī)療業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理等方面始終發(fā)揮著重要作用，尤其是進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，加強(qiáng)婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)有顯著的現(xiàn)實(shí)意義。但在實(shí)踐中，婦幼保健機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案資源建設(shè)存在規(guī)范缺失、方式單一等實(shí)際問(wèn)題。為此，婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理部門及相關(guān)人員應(yīng)打破傳統(tǒng)思維的禁錮，全面加強(qiáng)檔案資源的數(shù)字化處理，并要統(tǒng)籌使用信息化技術(shù)手段，切實(shí)提高數(shù)字檔案資源的利用率，為全面提高婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案信息服務(wù)質(zhì)量添磚加瓦。