PDCA循環對醫院考勤管理的影響和應用研究

文/吳月華（廣東省珠海市香洲區人民醫院）

一、相關概念概述

（一）考勤管理

醫院考勤管理是醫院對員工出勤情況進行檢查和管理，重點檢查醫院員工的遲到、早退、曠工、請假等情況，同時也包括各科室員工排班管理、請假管理、年假管理、加班管理等。醫院考勤管理的難度和復雜度相對較高，人性化的考核管理能夠合理地約束員工行為，督促其按照醫院規章制度完成工作，進而夯實醫院內部管理基礎，建設更科學的醫院文化。

（二）PDCA循環法

PDCA循環法是指將質量管理劃分為四個階段：計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）、調整（Action）。在質量管理過程中，要求針對各項工作制定計劃、實施計劃、檢查實施效果，將成功的計劃內容納入標準體系內，不成功的則進入下一循環。PDCA循環法是進行質量管理的重要基礎，應用PDCA循環法進行考勤管理可實現事前規劃、事中監督、事后總結整改[1]。

（三）PDCA與考勤的融合

將PDCA循環管理思維應用到考勤管理過程中，需要經歷四個階段，即計劃、執行、檢查和處理，形成環環相扣的管理體系。在計劃階段，制定考勤管理計劃，流程為：考勤存在問題分析—確定考勤問題影響因素—篩選考勤管理主要問題—制定考勤項目計劃；在執行階段，也就是考勤項目實施階段，具體流程為：提高考勤信息化建設—推行線上請假—優化病假管理—加強考勤隊伍建設；在檢查環節，主要是對考勤項目開展效果評價，具體流程為—考勤項目計劃實施—考勤質量效率考核—項目效果評價反饋—完善評價方法機制；在處理階段，具體操作流程為：總結考勤成功經驗—推進標準流程建設—匯總最新需求與尚存問題—借鑒先進管理經驗。此外，計劃、執行、檢查和處理等階段形成循環機制，逐步優化考勤管理體系。

二、醫院考勤管理中存在的問題

（一）需要人工手動錄入數據

醫院在考勤管理過程中，仍需要人工手動錄入數據，考勤人員工作量大，費時費力，且上報過程中存在數據遺漏問題，加之醫院內部多個科室，稍具規模的醫院員工人數少則幾百人，多則幾千人，各個科室、病區上報考勤數據，統計人員統計費時費力，統計周期長，導致考勤管理效率降低。此外，個別科室因醫療工作繁忙存在上報考勤數據遲緩問題，考勤人員需要反復多次催促，耗時較長。

（二）不同考勤類別交錯，錯誤率高

醫院內考勤類別較多，不同考勤類別交錯的情況導致考勤錯誤率不斷提升。

醫院內部存在外出進修、培訓、借調等情況，院外考勤與院內考勤存在差別，特殊情況的考勤失誤難以在第一時間發現和解決，基本在績效核算時才會發現錯誤，然后進行調整修改，嚴重影響管理效率。

（三）考勤隊伍建設缺乏常態化

醫院的考勤隊伍建設缺乏常態化，且存在權責不清晰問題。傳統考勤管理模式下，醫院并未設置固定的考勤管理人員，通常是醫院各科室負責考勤的人員匯總填報科室考勤數據，而且科室考勤負責人員定期更換，但是考勤管理缺少復核審查，考勤數據真實性有待討論。醫院考勤隊伍缺少長效培訓機制的約束和指導，問責機制落實不到位，考勤管理整體效率有較大的提升空間。

（四）考勤管理不規范，請假流程不嚴謹

考勤管理規范性低且請假流程不嚴謹，是醫院考勤管理的主要問題，在實際操作執行中，醫院對各個科室的考勤數據匯總不及時[2]。而且醫院職工存在口頭請假、請假登記滯后等問題，考勤人員難以及時登記存檔請假數據，導致漏登，影響員工考勤準確性。

三、應用PDCA循環法進行考勤管理的意義

應用PDCA循環法對醫院考勤管理意義突出，具體表現在以下幾個方面：第一，考勤管理與互聯網技術深度融合，精準定位考勤管理問題以及考勤工作難點，由考勤系統深入分析問題原因并制定問題解決措施；第二，持續培訓考勤人員，落實考勤管理措施，提高考勤管理效率；第三，實時檢查各項考勤管理措施落實情況，根據考勤出錯率改良考勤措施。以某醫院為例，在改革和推進考勤機制的這三年當中，全院的考勤管理更加規范，也為職工逐步打造了更人性化的工作環境。

具體來說，首先，考勤效率得到了提升。原本醫院的考勤上報時間需要耗時10個工作日，現在5個工作日內就可以完成考勤信息上報，大幅度提高了考勤效率，也縮短了考勤管理成本；其次，考勤質量得到了提高。經過對該醫院的調查、訪談發現，該醫院有96%以上的職工都對現行的考勤方式非常滿意，有效改變了以往信息漏報或錯報的問題；最后，持續提高了醫院內部管理質量。

在對新一輪考勤計劃實施成果進行評價和分析的過程中發現，現行的考勤管理辦法滿足了醫院人力資源管理的基本要求，也實現了人力資源精細化管理。

四、PDCA循環在醫院考勤管理中的應用

（一）制定并完善考勤管理計劃

針對考勤管理中暴露出的實際問題，醫院應當對其進行總結分析，掌握問題成因，結合問題制定考勤管理計劃，解決考勤管理問題。建議醫院從整體層面、科室層面、制度層面、請假流程層面、考勤系統層面提出具體的管理計劃，而且醫院也需要參考科室考勤負責人和總體考勤人員對考勤管理的意見，細化考勤管理方案。首先，在考勤管理計劃中明確相關人員承擔的責任，說明考勤工作分工情況，指導各科室以及考勤管理人員有序推進考勤工作。其次，細化考勤管理制度，強調考勤規范和流程，總結之前考勤管理經驗，繼續優化考勤計劃。例如，某醫院專門成立了考勤小組，明確小組成員分工，確定工作進度，定期組織考勤人員討論分析醫院內部考勤管理情況。該醫院考勤管理小組通過頭腦風暴、問卷調查等多種方式對考勤管理問題進行總結分析，同時借鑒其他組織機構的優秀經驗對考勤管理計劃進行補充修正。

（二）健全考勤管理措施

1．優化線上考勤系統

在信息技術支持下，醫院可引進信息技術實施考勤管理，提高考勤管理信息化水平，醫院具體可以從以下幾個方面入手：第一，變更考勤數據匯報方式，要求各個科室通過考勤管理系統直接錄入數據反饋至考勤管理人員處，摒棄傳統的手工錄入數據形式，最大限度地提高考勤數據的準確性和時效性，降低考勤失誤率。考勤人員可在HRP系統中直接上報考勤數據，人力資源部門可在核對過程中直接駁回異常考勤數據，通知考勤人員重新上報正確數據[3]。第二，醫院行政部門可推行指紋打卡考勤方式，由打卡機器自動生成和錄入員工考勤信息，但是需要注意各科室的工作狀態和時間有所不同，如臨床科室排班情況復雜，且加班是常態，指紋打卡考勤適用性不高，對于行政部門、后勤科室等上下班時間固定的科室可實行指紋打卡。

2．配置專職考勤人員，完善審核機制

醫院應當在每個科室選出一名責任心強的人員負責考勤工作，根據各科室的工作安排做好排班和考勤，及時將考勤問題反饋至科室主管。針對考勤管理工作，醫院應當建立復審機制，各科室通過考勤系統上報考勤數據后，科室主管負責第一次審核檢查，人力資源部門負責審查考勤管理的人員需要再次審核考勤數據，核對異常數據，減少出現以錯誤考勤數據為依據進行人力資源管理的情況。

3．做好考勤培訓

組建考勤管理團隊、建立常態化考勤人員培訓機制是醫院的重要任務，建議醫院優化考勤培訓工作，制定系統化培訓方案，以半年為周期組織醫院內部考勤管理人員參加培訓學習活動，在培訓中可指導考勤人員熟悉掌握最新的考勤管理系統功能、考勤管理制度、請假銷假流程手續等內容。

4．規范請假制度

醫院應當進一步規范請假制度和方式，一改傳統的請假流程，采用網上請假方式。口頭請假、請假條、電話請假等方式存在格式不規范問題，而且在請假數據登記存檔方面難度較大，根據以上問題，建議醫院使用網上請假方式，統一請假格式、流程。

首先，采用網上請假方式先需要確定相應的審批程序和人員，比如人力資源部門人員請假，人力資源部門員工在系統中填寫請假申請，先由人力資源部負責人審批，然后再由分管院長審批，如果超過規定天數的則由院長審批。所有員工的請假手續都會被系統留存記錄，院領導對醫院中層管理人員的請假信息充分掌握。其次，考勤系統內的請假管理模塊可細分為因公外出和個人休假，員工申請休假時系統可以自動計算請假時長，請假數據需自動歸入相關員工的考勤數據中。

5．加強考勤隊伍建設

考勤數據關系到員工的薪資，因此，考勤隊伍建設情況也會直接影響到公立醫院的人工成本以及員工的個人利益。公立醫院應當在改進考勤機制的同時，加強人才隊伍建設。具體來說，建設方案如下：其一，制定考勤工作會議制度。依據公立醫院考勤制度和休假制度，要求考勤管理人員每上半年和下半年都要召開考勤員工大會，基于制度內容在現場對員工解答考勤疑惑，并將會議記錄傳輸到OA系統上，方面了解和查看。其二，采取多元化的培訓方式。考勤制度與政策的更新必然會影響員工對現行政策的了解度，建議醫院采取短信、郵件、電話、OA、當面培訓等多元化的形式，定期對職工人員開展培訓工作，保證基層員工充分認識到考勤管理政策的主要更新內容。同時，為了調動人事部門的工作積極性，采取激勵政策提高考勤人員學習自主性，也有利于考勤工作順利開展。其三，做好科室考勤工作銜接。如果部分科室存在考勤人員變更，則需要做好考勤交接工作，主動聯系新考勤人員，順利交接工作，避免信息數據遺漏問題。

（三）完善監督評價機制，檢查并評價考勤管理工作效果

隨著考勤管理計劃的落實執行，醫院考勤周期明顯縮短，考勤管理效率大幅度提升，醫院的時間成本得以控制。醫院應當繼續完善監督評價機制，對考勤管理計劃的實施效果進行全方位的監督和評價，確保考勤管理實現預期效果，建議醫院采用信息系統監督、定性訪談、問卷調查等形式，從多個維度檢查監督考勤管理計劃落實情況，匯總各個科室對考勤管理的意見[4]。如果經過監督評價發現考勤管理效果不理想，分析實際的影響因素，在剔除影響效果的不利因素基礎上更新考勤管理辦法，并且重新評價實施效果。

例如：在護理考勤過程中，在調整護理排班以及做好考勤統計之后，檢查發現存在出勤統計數據錯誤、跨月調休缺少假單申請等問題，考勤管理小組將問題反饋給護理部，醫院護理部根據具體的問題繼續優化排班工作，加強對排班人員的培訓，將考勤統計時間從15小時/月降低為7小時/月，整改后每月的考勤統計結果與人員的實際情況基本吻合。

（四）加強對考勤管理考評結果的應用

醫院考勤管理隊伍使用PDCA循環法推動考勤管理工作，考勤管理人員根據具體的檢查結果總結分析經驗，匯總遺留考勤問題，將本次循環未解決的考勤問題轉入下一循環中解決。同時，醫院及時匯總整理本次循環下得出的考勤管理結果，針對結果中出現的考勤管理問題，有針對性的調整相關科室考勤工作，比如進一步規范請假流程；在考勤管理計劃檢查評價結果基礎上，繼續細化改革醫院的考勤管理制度，并且根據最新的政策條例優化制度內容，強化考勤管理制度的約束力；加強考勤管理信息化建設，引進新的信息技術手段提升考勤系統功能，加快實現自動化、智能化考勤管理，比如在考勤系統中輸入員工工號，獲取員工一年內正常上班出勤、休假以及公休假時長數據，極大程度地縮短考勤查詢時間。

五、結語

綜上所述，考勤管理是醫院管理的主要內容，是醫院優化人力資源配置的基礎依據，同時也是科室、人員績效考核的重要基礎，對醫院的經營發展意義深遠。

醫院應當重視考勤管理工作，引入PDCA循環法加強考勤質量管理，制定科學合理的考勤管理計劃，健全考勤管理制度和標準化流程，提升考勤管理人員的綜合素質。

隨著PDCA循環機制不斷改進和優化，醫院考勤管理的未解決的問題將會自動進入下一個PDCA循環，醫院需要對PDCA循環法進行深入研究，將其與考勤管理深度融合，在考勤管理團隊的全力合作以及醫院領導的指導支持下，持續強化考勤管理質量和效率，促進考勤管理模式創新，以人性化考核模式約束醫院員工工作行為，保障員工利益的同時提高醫院工作效率，進一步夯實醫院的發展管理基礎。

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PDCA循環是美國質量管理專家沃特·阿曼德·休哈特（Walter A.Shewhart）首先提出的，由戴明采納、宣傳，獲得普及，所以又稱戴明環。全面質量管理的思想基礎和方法依據就是PDCA循環。PDCA循環的含義是將質量管理分為四個階段，即Plan(計劃)、Do(執行)、Check(檢查) 和Act(處理)。在質量管理活動中，要求把各項工作按照作出計劃、計劃實施、檢查實施效果，然后將成功的納入標準，不成功的留待下一循環去解決。這一工作方法是質量管理的基本方法，也是企業管理各項工作的一般規律。

PDCA是英語單詞Plan(計劃)、Do(執行)、Check(檢查)和Act(處理)的第一個字母，PDCA循環就是按照這樣的順序進行質量管理，并且循環不止地進行下去的科學程序。