高質量發展背景下醫院職能部門檔案管理探析

汪鴻沁泠

(武漢大學中南醫院 學科與平臺建設辦公室，湖北 武漢 430071)

0 引言

檔案資料是醫院職能部門在日常工作中形成的文件、圖表、影像、數據等不同類型的文檔及實物資料[1]。檔案資料作為醫院建設發展的重要記錄與證據，其具有服務性與知識性，尤其在遇到疑難雜癥時，可通過查閱相關檔案，尋找治療思路與方法，可最大限度對患者的生命安全提供有利保障[2]。檔案管理是醫院實現現代化管理的必經之路，也是職能部門重要的管理抓手，可體現出醫院的管理質量水平[3]。職能部門是醫院管理的具體組織機構，也是醫院檔案管理的重要機構，對部門檔案資料全面、系統、科學、規范地管理，可以為公立醫院的高質量發展提供有力支撐[4]。以某大學附屬三級醫院學科與管理部門檔案管理實踐為例，探討醫院職能部門檔案管理工作面臨的問題及對策。

1 醫院職能部門檔案管理的重要性

1.1 檔案管理是醫院等級評審的重要內容

2020年國家衛健委頒布的《三級醫院評審標準(2020年版)》對醫院評審工作指出[4]，各醫院應根據評審細則，做好原始數據的備查工作。現場查閱檔案資料是醫院等級評審專家現場評審的重要內容，因此做好檔案資料的科學、規范化管理是等級評審的重要內容，是醫院等級評審的基礎條件，也是確保醫院等級評審成功的關鍵因素之一。

1.2 檔案管理是公立醫院績效考核的重要支撐

2019年國家正式發布《關于加強三級公立醫院績效考核工作的意見》[5]，標志著國家對三級醫院績效考核發力，在管理模式上由粗放的行政化管理轉向全方位的精細化管理。在具體的考核操作上，三級公立醫院績效考核手段主要是數據的收集與分析。這無疑對醫院檔案管理提出了更高要求，公立醫院檔案管理水平直接關系到三級公立醫院績效考核結果。所以全面、系統、科學、規范的檔案管理是公立醫院績效考核的重要支撐。

1.3 檔案管理是公立醫院高質量發展的重要抓手

國家關于推動公立醫院高質量發展的意見明確提出，應全面提高醫院現代化管理水平。檔案管理作為管理者的重要抓手，檔案管理能力的提升可以助推醫院現代化管理水平的提升。職能部門提高檔案管理的科學性及規范性對于醫院制定并踐行良好的規章制度具有促進作用。同時，職能部門通過建立有序詳實的檔案資料，通過總結分析，可以為醫院及部門發展規劃提供信息支撐。

2 醫院職能部門檔案管理的現狀與問題

2.1 檔案管理意識不夠強

在醫院，醫療工作占據工作人員大部分精力，檔案管理工作常常被忽視，職能部門工作重點注重于日常管理，對部門檔案歸檔的意識薄弱，通常認為“檔案管理即存放，檔案工作即調閱”[6]。同樣院內其他醫務工作者對檔案管理工作認知程度也不高，他們專注于自身醫療、科技與教學工作的完成，并不注重工作過程中各類有價值檔案資料的收集與整理，更難以主動與分管的職能部門溝通，主動上傳或者維護日常檔案資料，從而造成檔案缺失、存檔不及時的現狀。

2.2 檔案管理制度和標準不夠完善

鑒于檔案管理意識薄弱的現狀，當前大多醫院職能部門尚未建立科學規范的檔案制度與標準[7]。一是檔案沒有規范的進庫、存檔與借閱出庫流程；二是缺乏獨立的檔案管理崗位職責制度；三是檔案資料缺乏統一的標準，檔案名稱五花八門導致檔案調閱困難；四是電子檔案管理嚴重滯后，檔案資料實現資料線下線上同步進展緩慢。

2.3 檔案管理知識培訓欠缺

當前職能部門的檔案大多集中于本部門管理，部門檔案管理往往由部門內部人兼職管理，鮮有單獨招聘檔案管理專業人員。這種現狀往往要求職能部門通過后期穩定長效的培訓機制保證部門檔案管理人員具備一定的專業理論知識和業務實操技能。尤其當前面臨信息化大數據時代的到來，檔案業務也不斷深化，其載體形式也逐步豐富多樣，特別涉及醫院醫療、科研、教學、人事、學科等職能部門[8]。檔案資料的獨特性與專業性越發顯著，多數檔案管理人員的素質并不高,仍未脫離傳統管理方法，且監管不到位，給醫院檔案管理信息化建設帶來影響。這迫使職能部門檔案管理人員需要不斷學習、更新原有的檔案管理知識，同時要擴充醫療、信息管理系統知識等。

2.4 檔案存放環境不夠完善

目前醫院職能部門檔案主要有紙質版與電子檔2種載體，存放也就有線下庫房與線上信息軟硬件環境2種形式。隨著公立醫院高質量發展要求，對檔案管理要求也日趨嚴格。一是基于檔案資料安全、保密等相關要求，線下庫房必須做好防潮、防蟲、防火、防盜等安全管理措施，檔案管理要有獨立規范的區域存放環境；二是隨著檔案信息化發展的客觀需求，對檔案提取的便捷性、及時性也提出了新要求。檔案不僅只是存放部門工作電腦中，而是根據職能部門業務特點配置一套完善的檔案信息系統來輔助管理及調取。三是隨著對各類檔案需求年限未知，檔案庫房資源就不能局限于保管傳統的紙質檔案，需要配置配備能夠滿足電子檔案長期保管的存儲設備及信息系統穩定運維的服務器環境。

3 醫院職能部門檔案管理建設策略

3.1 健全檔案管理制度建設

在高質量發展要求下，醫院學科與平臺建設是醫院發展的重要基石，為此醫院學科檔案管理內容更加繁雜，而且需要專業化管理。一是在職能部門綜合辦公室內設固定的檔案管理員，專人負責部門全部檔案管理業務。內設其他業務機構也固定一名兼職人員，專職負責本機構的檔案管理業務，并提升其合作協調能力，與其他人員積極配合，提高工作效率。在此基礎上通過建章立制，進一步完善崗位職責。二是建立健全部門檔案管理的相關制度與標準。明確部門檔案的收-發-存-調-借相關流程與管理制度，做到檔案收集的及時性、全面性及準確性，做到檔案分類明確，管理集中，責任到位。三是運用信息化手段，優化和改進學科與平臺檔案管理流程，推動檔案資源雙保管，提升調取速度，提高管理效率。四是健全檔案保密機制，提高全體員工檔案保密意識。

3.2 加快檔案信息化平臺建設

強化信息化支撐是公立醫院高質量發展的重要內容[9]。為此職能部門必須加快檔案信息平臺建設，才能全面做好檔案管理工作，確保檔案資源的有效利用，實現從實際文件管理向電子管理方式的轉變。在軟件建設上，學科與平臺建設辦公室在自身學科平臺辦管理系統建設上，專門在部門業務系統上開發學科平臺檔案管理模塊，為檔案編碼、查找，電子化檔案錄入提供服務接口。在硬件建設上，學科與平臺建設辦公室依托醫院集中信息化硬件建設，服務器配置、網絡系統、系統安全等方面都有堅實保障，確保信息管理系統運行的穩定與安全。在人員建設上，在對現有人員進行信息化培訓的基礎上，引進符合信息化檔案管理專業人才，做好人才梯隊建設，確保檔案信息化管理持續發展。

3.3 加強檔案管理的安全性

對電子化檔案，通過設置不同的管理員權限，并根據檔案保密級別進行不同授權，以有效防止泄密。對于電子化檔案的存儲載體進行合理保護，存放于專用器具中，進行防塵、防光、防磁等安全管理。對于紙質檔案，進行防潮防火管理，濕度控制在35%～45%，溫度控制在20℃左右。所有檔案的復制、轉移及銷毀都須嚴格遵照相關管理制度，并經部門領導簽字批準后方可執行。檔案管理人員須堅持原則，按規矩辦事，每日上班期間，保證檔案室通風，下班時要保證檔案室的門窗關閉。

3.4 重視檔案技能培訓與人才培養

重視檔案管理人才培養與儲備。當前醫院職能部門檔案來源廣、數量大，對檔案管理人員的綜合素養也提出了更高要求[10]。為此職能部門必須重視對檔案管理人員的常態化培訓，提升其業務水平和綜合素質。一方面是在信息化背景下，采用現代化管理理念，對傳統檔案管理知識更新。強化業務能力學習，不僅對部門管理業務人員進行專業培訓，同時做好相關學科帶頭人與學科秘書的檔案管理知識培訓，熟練掌握檔案相關專業知識，掌握其運行規律，熟練掌握各種信息技術，并能靈活運用到日常檔案管理工作中。提高全員對學科檔案管理重要性的認識，與日俱進、更新理念，不斷推進學科檔案管理更加有序化、科學化。

3.5 加強管理考核指標體系建設

醫院職能部門與臨床科室不同，其并不能直接給醫院帶來經濟效益，但其服務質量與工作效率會對整個醫院的運營效益產生影響。對檔案管理員工的工作成果衡量較難，定性指標較多，不易量化，加上臨時性任務較多，因此考核指標較難設定。為此需加強管理考核指標體系建設，可結合平衡計分卡法、KPI 關鍵績效指標及360 度測評法的方法[11-12]，優化檔案管理員工績效考核，通過將戰略轉化為績效指標和行動目標，并鼓勵檔案管理人員自主參與目標制定，并將目標進行分解，確定部門上、下級任務，實現個人和組織的融合統一，然后進行實施、控制、檢查和評價，并將考核過程和結果公開，確保考核的公正性和公平性，并采取PDCA 循環管理，不斷完善，從而建立更科學的檔案管理績效考核體系。

4 結語

隨著信息化的深入發展，在公立醫院高質量發展背景下，檔案管理工作需提質增效、與時俱進。同時醫院檔案信息化建設也成為主流趨勢，醫院各職能部門要根據各自部門業務范圍，進行部門化的檔案管理信息化建設，實現檔案管理理念及方式創新，為公立醫院高質量發展奠定基礎。通過對檔案管理工作的不斷思考、探索與實踐，醫院職能部門的檔案管理工作將會邁向科學化與現代化。