基于支付業務流程優化的財務資金管理系統的實踐與思考

禹賓賓

（珠海大橫琴集團有限公司 廣東珠海 519000）

一、引言

財務資金管理信息化是企業實現數智化管理的重要內容和必要環節，并且因為財務核算、管理等標準相對統一，常被用作企業實現數智化轉型的突破點。現代大型集團公司從事的業務往往涉及多個行業，各業務上下游產業鏈縱橫交錯，集團公司內、外部經常進行大量的資金運作，給集團經營管理帶來更多挑戰。

D公司是一家大型地方國有獨資企業集團，資產規模超過1 000億元，每年營業收入超過80億元，業務涉及一級土地開發、房地產開發、產業投資、城市運營、工程建設管理、旅游文化、園林綠化、信息技術管理服務等多個行業。集團公司內各類支付審批流程繁雜且不同，線下紙質審批時效慢，且審批流程存在不規范的現象。同時，集團有超過五十家控股合并子公司，大量頻繁、復雜的內部關聯交易，給合并報表編制工作帶來更多困難。為解決支付審批效率和流程規范問題，提升財務報表編制的準確性和及時性，D公司自2020年開始建設基于支付業務流程優化和財務報表生成的資金支付審批系統，并以此為契機，優化財務資金管理系統，提高全集團的財務資金管理和集團管控水平。

D公司業務板塊較多，管理層兼任不同公司崗位的現象經常發生，但各公司經營業態和審批流程差異較大，個性化審批流程較多，因此在建設財務資金管理信息化系統時，明確了提高全集團各類業務審批效率、規范和固化審批流程，并在預算控制下完成資金支付審批，同時使得資金支付單據流轉到總賬憑證，繼而生成各類財務報表的總體目標。為實現上述目標，D公司重點做了以下工作：一是全面梳理集團各項業務場景、支付審批權限等；二是集團統籌考慮實現支付業務與預算相結合、發票管理及稅務工作的同步處理問題；三是重新梳理集團財務管理制度涉及的各類支付、報銷標準；四是充分考慮數據流轉協同、資料上傳、報表生成以及后期審計等可能面臨的管理問題；五是預留開放式接口，為兼容其他非財務的系統做準備。

二、基于支付業務流程優化的財務資金管理系統構建的整體思路和具體方法

（一）整體思路。支付業務是企業財務管理中的重要一環，也是財務報表數據反映真實業務的起點和重要紐帶。D公司擬通過在財務資金系統中構建總賬、資金、稅務、預算、報表、人力等六大模塊，及時為經營管理提供分析數據，同時將所有憑證電子化，實現財務數據全鏈條可追溯。為此，首先，系統需要建立方便快捷、標準規范的支付業務發起流程模塊，包括在電腦端填報和在手機端填報支付信息。常規支付業務在發起時，應在預算控制和各項報銷標準下進行，如有特殊情況，需激發特別審批流程（比如超出預算的支付，需提請相關級別的管理審批等）。其次，所有的支付審核都可以在手機端實現，方便所有人員按權限隨時隨地進行審批，徹底解決紙質審批“找領導”難的問題。再次，出納人員根據審核后的單據付款、簽字，完成支付環節。支付完畢（或掛賬）的單據流轉到總賬系統，從而生成會計憑證、財務報表和各類分析報表。同時，基于支付審批業務流程中獲得的增值稅發票，建立完善的稅務管理模塊。對支付業務發起端進行控制，從源頭上實現增值稅發票驗真、查重；在實現進項稅管理的同時，搭建開票管理功能模塊，實時掌握發票開具的真實情況，進行嚴格的增值稅銷項管理。在統一的發票管理池管理增值稅進項和銷項。結合總賬系統和報表系統，實現自動生成增值稅申報表和所得稅申報表等。

D公司建設財務資金管理系統的整體思路是：建立資金支付審批流程和報表生成（包含稅務管理流程）兩條線并舉的財務資金信息化流程，實現財務資金鏈條全流程可追溯的系統，促成集團財務資金管理水平的全面提升。整體設計思路如圖1所示。

圖1 財務資金管理信息化設計思路

（二）具體實施方法。

1.支付業務單據類型優化的方法。D公司的業務發展很快，下屬各板塊公司的審批支付單據類型多樣，如工程支付單、計量支付審批表、材料支付單、差旅費報銷單、業務招待費報銷單、借款單、費用預提單等，每種單據的審批流程各不相同，業務人員在申請支付費用時，疲于多種單據填報。同時，對于公司經營管理來講，紙質審批規范程度較弱，在一定程度上存在支付審批風險漏洞。

優化方法：精簡審批類型，實現線上審批。以工程單為例，原公司支付工程款時，工程人員需同時簽報兩種紙質審批表：一是計量支付審批表（房產公司較為通用的模板），由外部單位性質的監理單位、造價單位、公司內部工程人員、成本合同人員、項目財務人員、總經理審批；二是工程款付款審批單，依次由公司內部成本合同人員、財務經理、總經理、董事長審批，支付工作效率低下且存在重復審批，不利于財務管理效率的提升。為減少付款單據填報的種類，D公司在全面梳理各個業務審批流程的情況下，根據權責對等且不重復原則，將現行十幾種付款單據優化整合為工程支付單（兼計量支付審批表）、付款通知單、費用報銷單三種類型。同時，設置項目類型，區分差旅費、招待費、辦公費、借貸款等，并將公司制度規定的差旅費、業務接待費標準嵌入到發起流程，提前審核合規性，實現一定的智能化審批。在網頁端、手機端設置好所有審批流程、審批權限，業務經辦人員實現線上填單，上傳相關資料作為附件，所有支付審批均實現線上審批，固化和規范了審批流程，提高了審批效率。

2.基于各項費用預算管控和報銷標準控制的優化思路。預算管理是大型集團企業經營管理的重要部分，D公司原來的預算管理較為落后，需要支付審核人員實時手工跟進臺賬登記和校對，存在一定的管控滯后性和大量的重復勞動。

優化方法：首先，通過在系統中的預算模塊提前嵌入預算數據，嚴格控制各項費用的支付。如某公司某部門的差旅費本年預算額度是2萬元，通過在系統中設置某半年的差旅費為全年的40%等來直接約束，業務人員在發起差旅費報銷流程時，如果超過此金額申請支付，需要通過在系統中觸發特別審批流程。其次，通過梳理各項支付標準，如差旅費、業務接待費等，將管理制度規定的標準嵌入資金支付系統。如根據差旅費規定“出差外地的市內交通費，報銷標準為每人每天不超過80元，按出差日歷天數計算，據實報銷。”如有報銷單超過80元/每人/每天的標準，將無法提請報銷流程，或是觸發特別審批流程進行審批。

3.基于支付業務的稅務管理工作優化思路。在國家積極推廣電子發票的背景下，稅票管理愈發成為企業財務管理的重要內容之一。D公司原稅票管理工作是基于紙質發票進行的，發票查重、驗偽等都是手工處理；納稅申報和收票、開票以及和總賬核對工作較為繁瑣，費時費力，協同性較低。而且在處理電子發票方面較為落后，不能滿足相關要求。

優化方法：從報銷支付業務源頭控制發票，稅票管理工作隨資金審批支付和賬務處理同步進行。業務人員在填制報銷單據時，將發票上傳（或直接通過OCR技術識別發票信息），以及讀取第三方開具的電子發票，在查重、驗偽之后，隨報銷審批流程而結轉，最后對接稅務平臺，生成總賬的銷項和進項，結合財務報表數據生成相關稅務申報表，直接推送至稅務平臺。

在支付業務發起端，根據不同的業務類型，區分識別增值稅專用發票、海關進口增值稅專用繳款書、農產品收購發票、農產品銷售發票和完稅憑證等可以抵扣的增值稅扣稅憑證，對于不能抵扣的發票或需要轉出的進項稅，需要在識別真偽和驗重之后，流轉到總賬系統時，根據預先設置的規則，按相關稅務規定和會計準則進行相應處理，避免多抵或漏抵。對于稅控管理，相關財務人員應及時根據國家相關稅收法律規定進行不同的設置，如可抵扣的事項和比例變動等。

4.基于財務總賬憑證來源視角的制單規范思路。大部分公司財務系統的應用現狀是：會計人員直接在總賬中根據紙質單據編制各種記賬憑證。這不利于審核人員以及后期審計追溯查賬憑證相關工作的進行，即總賬憑證來源于線下紙質憑證，不方便隨時調取，而且存在記賬憑證金額與紙質憑證金額不一致的風險。

優化方法：所有總賬憑證編制都應來源于支付業務系統數據流轉，減少人為干預，提高財務報表數據的真實性。以付款通知單為例，業務人員在系統中填制供應商名稱、銀行賬戶、付款金額等，待所有相關人員審批后，該付款單位和金額數據自動流轉到總賬系統中，出納根據已審批的結果支付相關款項，會計根據出納結算的付款單據制單，環環相扣，實現業務系統數據到總賬數據及財務報表的流轉，為后期公司實現會計檔案電子化打下良好的軟件和硬件基礎。

5.基于財務報表生成視角的報表優化思路。財務報表編制有嚴格的編制規范，而且報表編制工作量較大，尤其是對于大型集團企業，其內部又存在各種關聯交易抵消、各種報表項目重分類，財務人員手動加工編制報表費時費力，企業內部對賬混亂，且編制效率和準確率不足。

優化方法：（1）對于內部關聯交易，各內部關聯單位需要在業務系統端發起系統審批，經雙方審核人員審核之后方可流轉到財務系統生成總賬憑證，進而生成各自報表數據，并在合并層面生成抵消或調整分錄。子公司之間的往來必須通過發送協同憑證給對方，等待對方確認之后方可繼續流轉和進行賬務處理，否則不能進行最后的結賬工作。（2）對于不同公司的報表項目存在不同重分類的情況，設置個性化報表重分類公式，將相關總賬的科目余額結轉到不同的報表項目中。同時，在系統中預先設置各種重分類和結轉公式，減少人為調賬現象的發生。經支付審批端發起的數據，層層流轉之后生成財務報表、各類經營報表。不同層級的管理人員，可以根據不同標簽實現憑證聯查，即追查到最開始的業務人員填制的付款單據，實現報表的每個數字都有據、即時可查。

三、基于集團管控和審計需要的財務資金管理系統優化方法

（一）集團管控角度的財務資金管理系統建設。D公司擁有眾多業務板塊和子公司，在管控方面存在著諸多難點，包括子公司資金借貸、大額資金支付的監控、財務報表數據生成的準確性和及時性、納稅合規合法性等，這些管理難點隨著公司規模的擴大和業務的快速發展愈發明顯。

優化方法：通過系統設置的各項資金支付審批權限，結合集團下達的預算指標，分級分類管控子公司的各項支出，如設置子公司支付超過500萬元以上（或超過預算）工程類支出需經過集團公司相關領導審批；同時，設置子公司支付預警線，實時監控各子公司資金支付情況，如對比分析子公司同比、環比支付情況變化太大時（可以根據不同公司情況設置不同比率），將提示預警給相關人員，便于相關人員跟進。同時，在集團層面，賦予相關人員一定權限，查閱各公司報表生成路徑，判斷報表數據的準確性和真實性，達到監控目的。

（二）審計角度的財務資金管理系統建設。對于國有企業而言，企業的經營管理在一定程度上受到不同利益相關者的監督。財務人員在提供各項審計取證函時，要頻繁、重復提供各項資料，如何高效配合審計工作成為財務管理工作的一項重要內容。

優化方法：借助支付業務到財務報表一體化的信息化路徑，為審計提供更加便捷、直接的會計原始憑證資料。通過嚴格約束支付審批單的發起流程，確保各項支付單據所需原始附件清晰、齊全上傳至系統，為后期各類審計人員直接追溯原始資料提供便捷性。在實際工作中，對審計相關人員開放一定權限，讓其直接查詢系統，在一定程度上減輕財務人員提供與各種審計相關的財務資料的工作量。

四、財務資金管理信息化系統的實施效果

（一）大大提高了集團各項資金支付審批效率。所有付款審批流程轉移到線上之后，據統計，全集團平均審批效率提升超過兩倍，原需要約三天的審批時間縮減為一天。同時，線上審批規范、固化了付款審批流程，杜絕了資金支付審批流程的隨意性，強化了財務資金內部控制，防范了任意支付風險的發生。

（二）加強了對全集團的預算和子公司的經營管控。通過對全集團的預算控制和資金支付審批的控制，大大加強了集團對子公司的管控，有效防范了子公司重大風險的發生。在全集團共用統一財務平臺的情況下，有利于集團實時掌握各公司資金狀況、大額資金支付狀況，有利于集團及時對子公司的各種財務狀況做出反應。

（三）為管理層提供準確及時的經營數據分析。以資金支付審批為切入點，優化了財務總賬處理、報表生成工作，提高了財務報表編制的及時性和準確性。并且，通過系統提供實時經營財務數據，幫助管理層及時掌握企業信息，做出管理決策。

（四）加強了稅務管理工作。“營改增”后，增值稅管理成為企業稅務管理的重中之重，通過在支付端嚴格控制進項稅的管理，減輕了財務人員管理發票的工作壓力，化解了涉稅風險。如發票驗真、驗重等重復性、低價值工作被系統代替，同時，通過對比報稅系統的增值稅進銷項等和財務系統的總賬涉稅數據邏輯關系，校驗公司納稅和賬務處理的準確性和合理性，在很大程度上降低了少交或多交稅的風險。

五、實現企業財務資金管理信息化的建議

隨著信息技術的加速發展和5G的應用，企業實現數智化轉型是大勢所趨，但許多企業在財務資金管理系統建設過程中還存在一定的局限性，如財務資金系統相對獨立，容易形成信息孤島，與其他業務系統兼容成本代價較高；絕大多數的系統都是第三方開發的，數據泄密之后，責任難以劃分；信息系統的穩定性需要不斷加大，數據庫、軟件及網絡等任何一方面崩潰會導致整個系統癱瘓；另外，傳統財務人員還面臨需要同時掌握財務專業知識和一定信息技術的壓力等。因此，企業在數智化轉型過程中，還應關注以下方面：

（一）充分考慮前端業務信息化程度以及對各個信息化系統的兼容程度和代價。企業數智化轉型絕不僅僅是財務資金信息化，更應該是企業全流程的數智化，企業在實施數智化時，應該站在集團角度全盤考慮、統一規劃，只有這樣，才能減少資源浪費、避免重復工作，避免各個模塊信息化的割裂，切實通過數智化賦能企業的創新力和競爭力。

（二）加強財務人員和企業IT人員的綜合技能培訓。企業應該在數智化方面加強培訓，制定良好的獎懲激勵，激發員工的積極性。可以不定期對財務人員進行IT培訓，包括學習簡單的計算機編程語言、系統應用邏輯等，亦可以向公司IT人員傳授一些基本財務知識。

（三）加強信息安全建設和系統穩定性建設。信息系統給現代人帶來很大便捷性的同時，也有其特定的風險，如果信息系統癱瘓將會極大影響企業的經營管理。因此，任何信息系統都應該有充分的應急預案，包括病毒入侵、數據泄密、系統崩潰之后的應對措施，企業應該持續加強信息安全建設，常抓常緊。如企業可以制定信息安全制度，定期檢查數據庫是否被病毒入侵，定期殺毒等。同時，設置系統自動備份功能，可以在系統崩潰時挽回一定損失。

（四）獲得高層管理人員的大力支持。在企業財務資金信息化推進過程中，應設置專班專組解決信息化過程中遇到的問題，由公司董事長或總經理直接主導和參與，這是信息化能夠順利推進的強有力保證。