系統(tǒng)論視域下電子檔案管理體系建設(shè)探析

樓 蔚 文

大數(shù)據(jù)背景下的電子文件歸檔與管理，顛覆了傳統(tǒng)的檔案管理模式，引發(fā)了檔案學(xué)理論和檔案工作理念、方式方法的革命性轉(zhuǎn)變——數(shù)字轉(zhuǎn)型。 借鑒不同方法論體系，構(gòu)建與創(chuàng)新檔案管理體系，是新時代檔案管理工作的迫切需求。 ?“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃?提出“堅持系統(tǒng)觀念”，推進“四個體系建設(shè)”[1]。 本文擬從系統(tǒng)論的觀點出發(fā)，探討其方法論體系在電子檔案管理體系構(gòu)建中的應(yīng)用。

一、電子檔案管理體系的系統(tǒng)性特點:開放的復(fù)雜巨系統(tǒng)

(一)什么是開放的復(fù)雜巨系統(tǒng)

系統(tǒng)論的觀念是由奧地利科學(xué)家貝塔朗菲提出的，認(rèn)為事物是由若干相互聯(lián)系、相互作用的要素(部分、子系統(tǒng))組成的、具有特定功能的有機整體。 開放的復(fù)雜巨系統(tǒng)是我國科學(xué)家錢學(xué)森從系統(tǒng)論的觀點出發(fā)，將規(guī)模巨大，元素或子系統(tǒng)種類繁多，本質(zhì)各異，相互關(guān)系復(fù)雜多變，存在多重宏、微觀層次，關(guān)聯(lián)復(fù)雜的系統(tǒng)，定義為開放的復(fù)雜巨系統(tǒng)[2]。

(二)電子檔案管理體系具有開放的復(fù)雜巨系統(tǒng)的一切特征

1.巨系統(tǒng)性

從系統(tǒng)的組成而言，電子檔案管理體系具有巨系統(tǒng)的基本特點:多系統(tǒng)、多層次、多要素。 電子檔案管理體系涵蓋檔案學(xué)理論創(chuàng)新體系、檔案工作治理體系、數(shù)字檔案資源建設(shè)體系、檔案安全建設(shè)體系、檔案信息開發(fā)利用體系、檔案信息技術(shù)支撐體系、檔案人才隊伍建設(shè)體系等多個體系。實際上，每個子體系都是一個完整子系統(tǒng)，每個子系統(tǒng)內(nèi)部還有諸多因素相互聯(lián)系、相互作用，構(gòu)成多層級子系統(tǒng)。 單從系統(tǒng)結(jié)構(gòu)而言，毫無疑問，電子檔案管理體系是一個巨系統(tǒng)。

2. 復(fù)雜性

電子檔案管理體系各子系統(tǒng)、各層級、各要素之間相互關(guān)聯(lián)、相互作用，構(gòu)成其復(fù)雜性特點。 如檔案學(xué)理論為其他子系統(tǒng)建設(shè)提供理論指導(dǎo)；檔案治理體系構(gòu)筑起各子系統(tǒng)運行架構(gòu)——體制、機制和規(guī)范；數(shù)字檔案資源建設(shè)體系和利用體系作為整個巨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和工作目標(biāo)，是電子文件管理巨系統(tǒng)的核心內(nèi)容；檔案安全體系為整個管理體系的運行提供安全底線保障；信息技術(shù)與人才隊伍建設(shè)作為兩個重要支撐性因素，助力整個體系的創(chuàng)新與發(fā)展。 可見，大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案管理體系建設(shè)，是一個復(fù)雜的巨系統(tǒng)。

3.開放性

開放性是電子檔案管理體系的基本特點之一。 電子檔案管理體系建設(shè)實際上是一種對檔案數(shù)據(jù)的管理體系建設(shè)。 作為數(shù)據(jù)本身，融合與共享是其基本屬性。 在此意義上，電子檔案管理體系與檔案工作各方面、機構(gòu)其他業(yè)務(wù)工作體系、整個社會體系存在著數(shù)據(jù)的流通與融合，并始終面臨著新知識與新技術(shù)的滲透與更新。 因此，開放性是電子檔案管理體系的顯著特點。

總之，電子檔案管理體系具備了開放的復(fù)雜巨系統(tǒng)的主要性質(zhì):開放、復(fù)雜、多層次、巨量與自組織，是一個開放的復(fù)雜巨系統(tǒng)。

二、綜合集成研討廳體系及其在電子檔案管理體系

建設(shè)中的應(yīng)用

(一)從定性到定量的綜合集成研討廳體系

從定性到定量的綜合集成研討廳體系(下文簡稱綜合集成法)，是錢學(xué)森針對開放的復(fù)雜巨系統(tǒng)理論提出的一個方法論體系。 錢學(xué)森認(rèn)為，從人的認(rèn)知能力出發(fā)，開放的復(fù)雜巨系統(tǒng)存在著不確定性和不透明性，在現(xiàn)實中很難一次性用定量的方式方法解決系統(tǒng)所遇到的問題。 由此，錢學(xué)森提出建立一個由專家系統(tǒng)、知識系統(tǒng)與計算機系統(tǒng)集合組成的研討廳體系，主張通過發(fā)揮三個子系統(tǒng)的作用及相互作用，實現(xiàn)各領(lǐng)域決策的科學(xué)化。 他將這一方法論體系應(yīng)用于國家工程建設(shè)領(lǐng)域，取得成功案例，尤其在我國航天事業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮了巨大作用[3]。

(二)綜合集成法在電子檔案管理體系建設(shè)中的應(yīng)用

1.建立基于專家系統(tǒng)的檔案工作專家團

專家是在各領(lǐng)域內(nèi)有著豐富經(jīng)驗和知識的專業(yè)人才。 建立檔案工作專家團，就是借助其多領(lǐng)域、高水平的智力支持，為迎接數(shù)字檔案管理挑戰(zhàn)，提供強有力智力支撐。 專家團可以承擔(dān)電子檔案管理的頂層設(shè)計、統(tǒng)籌咨詢工作，討論決定電子檔案管理整體規(guī)劃，指導(dǎo)、解決電子檔案管理中出現(xiàn)的重大問題。 專家團的組成，應(yīng)廣泛引入多領(lǐng)域?qū)＜遥绕湫畔⒓夹g(shù)專家、機構(gòu)各業(yè)務(wù)部門專業(yè)主管、社科研究專家等。 專家團諳熟檔案學(xué)及相關(guān)學(xué)科理論前沿和發(fā)展動態(tài)、信息技術(shù)使用和發(fā)展方向，了解各業(yè)務(wù)部門電子文件產(chǎn)生流程，掌握社會各界對電子檔案信息需求情況，為電子檔案管理工作提供科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)劃和設(shè)計，在電子檔案管理過程中避免走彎路、歧路，避免出現(xiàn)政策、策略和技術(shù)上的重大失誤。

專家系統(tǒng)的運行應(yīng)常規(guī)化、日常化，并建立反饋機制。 對任何復(fù)雜巨系統(tǒng)的了解，人們都存在一個逐漸認(rèn)知的過程。 因此，專家系統(tǒng)的運行應(yīng)常規(guī)化、日常化。 在制定規(guī)劃、計劃、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)時，要咨詢專家意見；在項目立項、總結(jié)驗收時，要聽取專家意見。 應(yīng)當(dāng)按照系統(tǒng)運行的規(guī)范模式，建立專家意見反饋機制，盡最大可能在電子檔案管理體系建設(shè)中實現(xiàn)決策科學(xué)化、精準(zhǔn)化。

2.建設(shè)基于知識系統(tǒng)的電子檔案管理體系

知識系統(tǒng)是理論融匯、觀念更新、管理方式方法創(chuàng)新的基礎(chǔ)、源泉和指導(dǎo)。 電子檔案管理體系建設(shè)，涉及檔案學(xué)理論創(chuàng)新，涉及檔案工作管理創(chuàng)新和檔案文化創(chuàng)新，涉及信息領(lǐng)域新技術(shù)的運用，面臨的是整個檔案學(xué)科和檔案管理、檔案開發(fā)利用的數(shù)字轉(zhuǎn)型、架構(gòu)重建，因此應(yīng)關(guān)注新時代知識系統(tǒng)的更新與運用，尤其在以下三個方面。

一是基于知識系統(tǒng)的檔案學(xué)理論創(chuàng)新。 傳統(tǒng)檔案學(xué)理論基于人文社會學(xué)領(lǐng)域；而大數(shù)據(jù)時代，電子檔案管理體系建設(shè)應(yīng)注意引入自然科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域知識，加強檔案學(xué)理論創(chuàng)新，為電子檔案管理體系建設(shè)提供前瞻性的理論和相關(guān)方法論指導(dǎo)。

二是基于知識系統(tǒng)的檔案工作管理創(chuàng)新和檔案文化創(chuàng)新。 在檔案治理體系方面，完善與電子檔案管理相適應(yīng)的體制、制度、規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。 如運用現(xiàn)代管理學(xué)理論與模型，準(zhǔn)確定位檔案部門在機構(gòu)治理體系中的位置與地位，梳理好檔案部門與機構(gòu)信息部門、各業(yè)務(wù)主管部門的業(yè)務(wù)關(guān)系；借鑒信息技術(shù)的新知識，制定電子檔案歸檔新技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范，保障電子檔案管理的規(guī)范性要求。 在檔案資源建設(shè)方面，關(guān)注信息領(lǐng)域新技術(shù)在新增電子文件歸檔中的運用，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)背景下的智慧歸檔；在館藏數(shù)字化方面，關(guān)注圖片、聲視頻檔案的識別著錄新技術(shù)，實現(xiàn)館藏檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型與質(zhì)量提升。 在檔案利用體系方面，了解各種APP 應(yīng)用、身份鑒別、電子簽名電子印鑒、知識產(chǎn)權(quán)保護等相關(guān)知識，為人民群眾提供安全可靠、方便快捷的檔案信息服務(wù)。 在文化創(chuàng)新方面，了解歷史、關(guān)注社會，充分運用人文社會科學(xué)知識和新媒體手段，滿足新時代各層次檔案文化建設(shè)的需求。 在安全體系建設(shè)方面，知曉物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與智慧館庫建設(shè)，以及檔案信息數(shù)據(jù)的云存儲、區(qū)塊鏈技術(shù)的使用等，保障電子檔案的安全接收、存儲與使用。 總之，關(guān)注各種新知識、新技術(shù)的沖擊，運用新理念、新模式、新舉措，是數(shù)字時代對電子檔案管理體系建設(shè)的必然要求。

三是基于知識系統(tǒng)的檔案人才隊伍建設(shè)。 人才是做好電子檔案管理的智力支撐。 基于知識系統(tǒng)的檔案人才隊伍，應(yīng)是多學(xué)科、多專業(yè)人才組合。 既要有檔案管理人才，也要有精通信息技術(shù)、數(shù)據(jù)管理的專業(yè)人才，還要有通曉各部門業(yè)務(wù)流程的工作人員，并且要有擅長史料編研、育人宣傳的文化人才。 檔案工作者應(yīng)樹立終身學(xué)習(xí)的意識，信息技術(shù)全員學(xué)，專業(yè)知識特長學(xué)。 數(shù)字化時代，緊跟知識更新潮流，做一個新知識的追風(fēng)者，應(yīng)是現(xiàn)代檔案人的新形象。

3.建立一個功能完善的電子檔案管理信息系統(tǒng)

錢學(xué)森提出綜合集成法的最終落腳點，是建立一個計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)對開放的復(fù)雜巨系統(tǒng)的管理與相關(guān)問題的處理。 綜合集成法助力電子檔案管理體系建設(shè)，最終目標(biāo)也是建立一個能夠完成電子檔案收、管、存、用的信息管理系統(tǒng)(平臺)。 目前，檔案管理信息系統(tǒng)版本繁雜，很多信息系統(tǒng)以實體檔案管理為出發(fā)點，已不能滿足電子檔案管理的需求。 即使部分系統(tǒng)具有線上接收電子檔案的功能，但功能并不完善，歸檔電子檔案在“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”方面以及安全長期可讀等方面尚有較大進步空間。 基于綜合集成法的檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，應(yīng)發(fā)揮專家團和知識系統(tǒng)的作用，在系統(tǒng)研發(fā)和運行過程中，嚴(yán)格執(zhí)行國家相關(guān)電子檔案管理規(guī)范，充分考慮專家意見的指導(dǎo)作用和知識背景材料的綜合應(yīng)用，從而為電子檔案管理體系這一開放的復(fù)雜巨系統(tǒng)，提供一個科學(xué)的計算機系統(tǒng)管理方案，做到構(gòu)架科學(xué)、流程合理、技術(shù)先進、運行安全，做好電子文件歸檔和管理工作。

三、電子檔案管理體系建設(shè)中應(yīng)遵循的基本原則

基于開放的復(fù)雜巨系統(tǒng)的觀念，電子檔案管理體系建設(shè)的科學(xué)化、規(guī)范化，始終是一個漸進的過程。 其建設(shè)過程也應(yīng)遵循其系統(tǒng)論及其方法論的基本原則，即整體性、開放性、模型化和最優(yōu)化原則。

(一)整體性原則

整體性原則也稱目標(biāo)原則，即要求系統(tǒng)的任何部分都要圍繞著系統(tǒng)的整體目標(biāo)組織系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。 電子檔案管理體系建設(shè)，其工作目標(biāo)是完成檔案管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型。 這就要求檔案機構(gòu)，對外要融入大局，做好電子檔案管理的頂層設(shè)計[4]。如與單位數(shù)據(jù)信息管理機構(gòu)建立密切聯(lián)系，明確職能，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，力爭將電子檔案管理體系建設(shè)納入單位信息化建設(shè)規(guī)劃。 對內(nèi)重構(gòu)組織結(jié)構(gòu)、創(chuàng)新管理方式方法，使檔案管理工作系統(tǒng)的各環(huán)節(jié)圍繞檔案管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型，開展相應(yīng)的工作。如加強內(nèi)部信息管理部門建設(shè)，將信息技術(shù)運用到檔案工作的各個環(huán)節(jié)；轉(zhuǎn)換數(shù)字思維，在制度體制建設(shè)和工作規(guī)范、工作流程、工作方式制定等各個層面圍繞電子檔案管理體系建設(shè)進行改革創(chuàng)新；在檔案干部隊伍的建設(shè)上改善檔案人員組成結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)，尤其是提高檔案人員掌握、運用計算機的能力，適應(yīng)新時期電子檔案管理、數(shù)字檔案文化建設(shè)的需求。 總之，要形成合力，完善電子檔案管理體系建設(shè)。

(二)開放性原則

開放性是指系統(tǒng)本身與系統(tǒng)周圍的環(huán)境有物質(zhì)的交換、能量的交換和信息的交換。 開放性原則來源于復(fù)雜巨系統(tǒng)的這一基本特點，也是影響電子檔案管理體系建設(shè)的關(guān)鍵因素之一。 在電子檔案管理體系建設(shè)中，要以開放的思維，接納各種創(chuàng)新理論和理念；要以積極的態(tài)度，融會貫通，實踐各種新知識、新技術(shù)；要以踏實的行動，加強部門合作和對外交流，創(chuàng)新管理模式和工作流程。數(shù)字時代，檔案部門不再是一個封閉的機構(gòu)，面臨著前所未有的開放與創(chuàng)新。 無論在理論研究、管理實踐，還是檔案利用、檔案文化建設(shè)等方面，電子檔案管理體系要與社會經(jīng)濟、政治、文化、科技、法律等建立密切關(guān)系[5]。

(三)模型化原則

系統(tǒng)的模型化原則是通過設(shè)計模型系統(tǒng)代替真實系統(tǒng)，研究掌握真實系統(tǒng)的本質(zhì)和規(guī)律。 模型化是實現(xiàn)決策科學(xué)化的重要手段之一，它分為數(shù)學(xué)模擬、計算機模擬、思想模擬等多種方式。 模型化原則在電子檔案管理中最直接的應(yīng)用就是數(shù)字檔案館(室)平臺建設(shè)，平臺運用計算機系統(tǒng)模擬現(xiàn)實中電子文件收、管、存、用各環(huán)節(jié)及功能。遵守模型化原則就是要求全面地定性、定量分析電子檔案管理的各種影響因素和工作流程，運用社會科學(xué)、自然科學(xué)，尤其是計算機科學(xué)等各種知識，并在研究與實踐中不斷調(diào)整，建立一個科學(xué)的、仿真實際電子檔案管理工作的應(yīng)用系統(tǒng)——數(shù)字檔案館(室)管理平臺。

(四)最優(yōu)化原則

最優(yōu)化原則就是從多種可能的途徑中，選擇出最優(yōu)秀的系統(tǒng)改革管理方案，使系統(tǒng)處于最優(yōu)狀態(tài)，達(dá)到最佳效果。 錢學(xué)森提出了綜合集成法，強調(diào)專家學(xué)者的經(jīng)驗，強調(diào)知識系統(tǒng)的運用，就是最優(yōu)化原則的一種實踐體現(xiàn)。 受歷史條件和知識背景的影響，一蹴而就的電子檔案管理體系實難達(dá)到。 在電子檔案管理體系建設(shè)中，務(wù)必要遵從最優(yōu)化原則，匆忙上馬或停步等待，都不利于電子檔案管理工作的開展。 遵循最優(yōu)化原則，即在專家集體智慧的幫助下，在當(dāng)前最新知識背景下，圍繞電子檔案管理，選取工作效果最好、負(fù)面影響最小的最佳電子檔案管理方案；在檔案管理信息平臺建設(shè)中，關(guān)注新技術(shù)，通過更新?lián)Q代，實現(xiàn)系統(tǒng)運行的最優(yōu)化。 筆者建議，在電子檔案管理體系建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)本著管理最優(yōu)化原則，設(shè)立近期和遠(yuǎn)期目標(biāo)。 近期，可以在電子檔案歸檔方面以應(yīng)歸盡歸為最大目標(biāo)，結(jié)合實體檔案管理，以雙套制管理模式實現(xiàn)協(xié)同發(fā)展；遠(yuǎn)期，以歸檔電子檔案的完整、真實、安全、可用為建設(shè)目標(biāo)，實現(xiàn)電子檔案的單套制管理。 同時，積極開發(fā)電子檔案的信息共享與深層次利用，助力電子檔案管理體系建設(shè)。