探討在數字化時代如何做好企業檔案管理工作

王錄芳

（臨沂市規劃建筑設計研究院有限公司，山東 臨沂 276300）

引言

從學術角度的定義來看，檔案管理工作是指對檔案實體及檔案信息進行管理，并在有需要時提供相應服務的工作。該項工作一般包含檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計等，實質上是收集各類信息并加以分析，在特定應用環節時加以調用，從而解決相應的問題。當前社會已經進入數字化時代，加之以大數據分析為代表的“大智移云”相關信息技術已經成為發展生產力的重要工具，故對現代企業而言，不能再用傳統眼光看待檔案管理工作，必須與時俱進。

一、數字化時代企業檔案管理工作的發展方向

1.全面建立數字化檔案管理機制

在數字化時代，企業檔案管理的首要發展方向在于，必須真正理清“什么是數字化檔案管理”，只有明確這個概念，方可談及“全面建立數字化檔案管理機制”[1]。表面來看，數字化檔案管理與很多人的初級認知并無本質區別，主要是指檔案信息載體的轉化，即從傳統的紙質檔案轉化為以PC個人電腦為主的數字檔案。但大眾的認知僅此而至，似乎將紙質檔案中記載的信息通過掃描、手打等方式錄入電腦后，通過Word、Execl、PPT、文檔記事本等格式加以保存即可。實際上，針對“數字化”的理解還可以基于網絡角度，即以“信息”二字替代“數字”二字，這也是“數字化”的本質。具體而言：“數字化檔案”便是“信息化檔案”，“信息”除了“被收集”之外，更重要的作用在于“被分析”。有一種說法是，當前社會已經進入大數據分析時代，利用大數據分析技術，對諸多收集而來的信息進行分析，找出潛藏在信息背后的客觀規律，最終為企業制定發展規劃提供依據，具備巨大的優勢。對于現代企業而言，全面建立數字化檔案管理機制，意味著企業對檔案信息收集與管理的理解已經提升至較高層次，這對企業而言無疑是一件好事。

2.深入探索檔案管理信息化改革的重要價值

上文提到了企業建立信息化檔案管理機制中的相關理解項，但很多人還會存在一定的疑惑——檔案管理信息化改革究竟應該從何入手[2]。為了方便理解，本文采用類比的方式進行闡述。對于很多現代人而言，網絡客戶端游戲并不是一個陌生的事物。最令中國玩家熟悉的網絡客戶端游戲即為《魔獸世界》以及《劍俠情緣網絡版叁》。在這兩個游戲中，存在一種“資歷機制”，玩家在參與游戲內各類活動的過程中，在達成一定的條件下，會完成各式各樣的成就。這些成就分別對應一定數量的資歷點，這些資歷點的“總和”便是玩家在游戲內的總體資歷。實際上，越來越多的人已經發現，在RPG角色扮演類游戲中培養一個人物，在很大程度上與人生的成長相似。一個人從出生開始，在學習、工作等方面取得一定的成就，便會使自己的人生獲得“資歷點”。因此，從這個角度來看，現代企業收集員工的信息僅僅是第一步，一些企業管理人員若要真正做到“知人善任”，真正實現“將有能力的人調整到對應的工作崗位上”，需要全面加深對這名員工的理解。因此，通過分析員工的檔案，結合員工入職后面對各項工作時呈現出的具體表現，方可對員工的綜合能力、未來發展前景做出正確的判斷。對于企業管理者而言，上述情景實質上便是深入探索檔案管理信息化改革的重要價值體現，必須予以重視。

3.注重對企業檔案信息安全性的管理

正因為數字化信息檔案的作用和價值已經提升至更高的層次，一旦發生檔案信息泄露，會在不同程度上令企業的發展受到較為嚴重的制約[3]?；诖耍F代企業的檔案信息管理工作中必須將“安全性”提升至較高的水平。歷史已經進入二十一世紀第三個十年，但很多企業基于成本因素的考量，在辦公設備配置方面的支出并不高。比如，一些用于存儲重要數字化檔案信息的電腦的配置并不高，甚至應用多年后仍然未能更新。這實際上已經存在較大的安全隱患，如果企業并沒有應用“云存儲”等技術，將一些重要的檔案信息放置于云端服務器，則一旦硬件設備發生故障，檔案極有可能損毀且沒有備份，屆時必定令企業承受較為嚴重的損失?？傊瑪底只瘷n案信息管理的安全問題至關重要，企業必須予以重視。

二、數字化時代企業檔案管理工作中存在的問題簡析

1.數字化檔案管理機制建設缺乏統一的標準

目前，很多企業在探索數字化檔案管理時都會遇到數字化檔案管理機制建設缺乏統一標準的問題，具體體現在以下幾點。第一，與“云端”有關的技術（主要是“云存儲”技術，即企業向網絡運營服務商購買云端存儲空間租賃服務，可以將一些重要的信息首先經過加密之后，存放在運營商提供的遠程服務器中，有需要時通過下載的方式獲取相關檔案信息）究竟應該如何應用，是將企業內的所有檔案信息全部放置于云端，還是只選取部分信息。不同企業由于發展前景、現實情況等均存在較大的差異，故該問題幾乎永遠都不會出現統一的解決方式，只能由企業管理者自行決定。第二，企業的檔案信息存在多種類型，既包含與企業內部有關的信息（如企業工作人員的個人信息、企業各部門開展的會議紀要等），還包含與企業合作的客戶提供的部分信息。在現代社會，信息的重要程度具備“隨時轉換性”，一些信息可能在不知不覺間便會出現價值（重要程度）變動，如何做好平衡和管理存在很大的難度。

2.數字化檔案管理機制建設速度較為緩慢

受多種因素的影響，很多企業的數字化檔案管理機制建設速度較為緩慢，原因在于以下幾點。第一，一些規模較大的企業已經運行數十年，傳統的紙質檔案用“堆積如山”加以形容絲毫不為過。這些檔案在長期保存的過程中，可能出現紙張泛黃、字跡模糊等情況，導致部分信息丟失。第二，在過去數十年的時間內，我國社會的高速發展呈現出天翻地覆式的變化，很多政府部門的工作條例、相關法律法規等均經過了多次修訂。上述因素可在多個層面對傳統紙質檔案全面轉化為數字信息化檔案的效率造成影響，比如現代檔案管理人員如果不能通過掃描機將傳統紙質檔案直接轉錄為數字化信息檔案，而是需要手動輸入錄入時，一些文字性的記敘內容所使用的行文格式、引用的條例依據等均有可能與現代的習慣之間產生較大的差異。因此，如果無法了解當時的背景情況，而是直接基于現代思緒進行轉錄，極有可能導致轉錄錯誤。此外，如果傳統的紙質檔案因多種原因發生信息丟失等情況，如果缺乏對照，同樣會導致信息轉錄過程中存在較大障礙，而這些問題都是需要重點考量，找到合適方法的重要事事件。

3.對數字化檔案管理機制以及檔案管理工作本身的重視程度不高

目前，我國一些企業對數字化檔案管理機制以及檔案管理工作本身的重視程度并不高，主要體現在部分企業的檔案管理工作仍然以但以文字形式為主，缺乏音視頻等多元形式。實際上，“數字化”的本質是“數據信息”。對計算機而言，儲存在其內的所有檔案信息的本質都是“數據”。而儲存檔案信息的是為了“將具有特定價值的信息如實記錄，以便在后續需要使用是方便調取”。從這個角度考慮，但以文字形式的檔案在“記述”方面必定存在一定的制約，無法展現全貌。因此，現代企業在朝著數字化檔案信息管理轉型時，若條件允許，應探索“音視頻作為主要檔案記錄形式，文字記錄檔案形式為輔”的方式，可有效提高檔案管理水平。

三、數字化時代提高企業檔案管理工作的有效策略

1.建立或引入數字智能化檔案信息管理服務平臺

在現代社會，企業若要更好的發展，需要各項工作均盡量具備與外部對接的渠道，應用特定的平臺。以檔案管理工作為例。在一些企業中，一些檔案管理人員思路清晰，對企業內部的所有檔案信息了如指掌，無須引入第三方數字智能化檔案信息管理服務平臺時，便可將檔案管理得井井有條。但此種“井井有條”可能只體現在企業內部，當與合作單位進行檔案信息互通時，可能會遇到諸多麻煩。比如，彼此之間檔案信息的記錄格式不一致。上文提到的通過掃描機直接對紙質檔案信息進行掃描后，電腦中生成的文件格式大概率時PDF格式。而基于數字智能化檔案信息管理服務平臺轉錄而成的檔案信息大概率是CAJ格式。盡管當前互聯網市場中存在諸多“格式轉化”軟件，但信息的接收速度可能較慢，格式的轉化方面依然可能存在兼容性不足的問題。為避免出現此種情況，現代企業需要建立或引入數字智能化檔案信息管理服務平臺，根本目的在于，當與其他合作單位進行檔案信息傳輸時，雙方傳遞的檔案格式都處于統一狀態，不會發生檔案信息丟失的情況，實質上能夠提升檔案管理效率。

2.實現對現有數字化檔案管理機制的優化

數字化檔案管理服務平臺的應用實際上是企業進行數字化檔案管理機制優化的一次絕佳機會，主要體現在幾個方面。第一，最新版本的數字智能化檔案管理服務平臺具備多重功能。比如，提醒檔案管理者在傳遞檔案、收錄檔案、調用檔案過程中可能出現的問題，從而提前做好準備。第二，檔案系統資源的綜合整理、檔案系統資源的備份掃描、數字化檔案資源的備份等工作無論何時都十分重要。因此，現代企業在選用數字智能化檔案管理平臺軟件時，應首先考慮功能性和兼容性問題。如果上述制約條件不存在，則企業的檔案信息管理工作水平必定會提升至新的層次。

3.基于前瞻性思維完成對專業數字化檔案管理人才的管理

企業在培養專業數字化檔案管理人才時，應該具有前瞻性思維。上文列舉案例中提到了“網絡RPG游戲人物培養過程中注意收集自己點”的問題。實際上，現代很多客戶端RPG游戲都推出了該系統，在資歷點的收集達到一定規模之后，會給予玩家豐厚的獎勵。在現實生活中，一些人抓住了時代機遇，契合時代發展的大勢，順利完成投資，并收獲了豐厚的回報。但通過對上述事例背后的因素進行分析后可以發現，那些看似“一夜暴富”行為的背后，有相當數量的人早已開始時收集相關資料，并對形勢進行分析，將個人行為與宏觀層面的戰略形成契合，最終取得了成功。從這個角度來看，現代企業在培養檔案管理人才時，應該具備前瞻性思維。比如，要求檔案管理人員在日常收集、整理檔案的過程中，將一些文字描述性質的數字轉化成其他統計形式（如表格、柱狀圖、折線圖等）。行此種轉化的目的在于，能夠將數據呈現出的信息以一種更加直觀的方式展現在企業管理者的面前，有可能為企業管理者規劃未來發展戰略提供支撐。

4.重視對以大數據分析為代表的“大智移云”技術的應用

僅僅通過檔案管理人員手動統計各類檔案信息中蘊藏的數據信息，經過演化計算后得到相應的變化規律存在較大的難度。因此，現代企業需要重視對一帶數據分析為代表的“大智移云”技術在數字化檔案管理中的應用。所謂“大智移云”分別指代大數據分析、人工智能、下一代移動互聯網——物聯網、云技術。這些技術經過各大互聯網公司的開發和不斷升級之后，相關功能已經日趨完善，能夠充分解決現代企業對數字化檔案管理的多方面需求。比如，上文提到的“云存儲”是云技術的一個分支，企業可以通過租賃網絡云存儲空間支出的成本遠低于自行購買存儲服務器，且無須為存儲服務器的維護而擔憂?？傊?，若要真正建立數字化檔案管理機制，“大智移云”技術的應用必不可少。

5.建立健全企業數字信息化檔案管理機制

數字信息化檔案管理模式同樣存在弊端，即檔案丟失、被竊取的難度更低。比如，上文提到的租賃云端存儲服務器，即使檔案信息在上傳云端之前已經經過了加密處理，但在很多專業技術人員面前，破解密碼并不是一件困難的事。因此，企業需要配備對應的數字化檔案安全管理機制。第一，定期上傳至云端的數據信息，在加密方式方面每間隔一段時間便需更換。第二，對企業發展至關重要的信息必須單獨保存，不能上傳云端。第三，企業引入第三方數值智能化檔案信息管理平臺之后，必定需要在一定程度上面向企業內外開放。因此，應該對訪問人員的身份進行綜合管控，賦予不同的權限，可有效提高安全性。

結語

在現代社會，檔案管理工作的“層次”早已今非昔比，原因在于多種類型的檔案中收藏著五花八門的信息，這些信息中蘊含的價值實際上處于動態變化過程中。如果能夠對各種類型的檔案信息進行充分的梳理，將之歸類總結，不僅有助于特定時刻的調度使用，還有可能在不經意間捕捉到較為敏感的信息，有一定幾率為企業制定未來發展規劃提供重要的支撐。因此，企業必須重視檔案管理工作，且為了提高檔案管理工作效率，應當主動探索檔案數字信息化管理機制，真正發揮檔案管理工作的價值。