城市公交企業檔案管理實踐研究

楊 旭

（北京公共交通控股（集團）有限公司，北京 100055）

引言

公交是城市公共交通的核心部分，該行業的發展直接關系著人們的出行，而檔案管理工作能夠促進企業的發展。隨著我國市場經濟逐漸完善，公交企業的檔案管理卻沒有跟上時代的發展，存在一定的滯后性，需要采取有效措施，提高檔案資源利用率，提升檔案管理水平。

一、做好城市公交企業檔案管理工作的重要性

在城市公交企業各項管理工作中，檔案管理工作是非常重要的一部分。首先，檔案能夠對城市公交企業的發展歷程進行呈現。在實際開展企業檔案管理工作時，要先了解其中的具體內容，如文字、視頻以及圖片等各種信息，從這些信息中，能夠看到企業發展的歷程。因此，必須要做好檔案管理工作。其次，便于企業采集信息。檔案資料中含有大量信息，通過對這些信息進行分析整理，能夠幫助企業管理人員做出更加科學的決策，也能及時了解行業發展規律，推動公交行業的進一步發展。再次，檔案是企業發展規劃的重要依據。企業規劃是企業短期內的發展目標，任何企業的發展都需要遵循相應的規律。在進行企業規劃時，需要結合這些規律，綜合衡量企業發展的各項因素，合理制定規劃。而企業檔案中記錄著企業的發展規律。所以要對企業進行改革，就離不開檔案資料，其為企業的進一步發展提供基礎參數。一個企業的發展前景需要對其獲得的成就進行總結，也可以認為借助檔案資料，才能合理確定未來的發展方向[1]。若企業沒有建立完善的檔案管理制度，將會影響其生產經營活動的開展，如企業需要對固定資產進行改建，但卻沒有相關的檔案信息，勢必會對其改建工作產生影響。最后，能夠從檔案資料中了解企業文化的形成過程。在實際開展企業檔案管理工作時，可以發現其并不是一直不變的，隨著企業發展戰略的調整，以及發展精神的形成，檔案管理都會記錄這些內容。這樣透過檔案管理，就能明確企業文化是如何形成的，也有助于企業當下相關工作的開展。

二、城市公交企業檔案管理創新原則

在實踐推進公交檔案管理工作創新時，一方面，要根據企業實際需求來進行。檔案管理工作的開展，主要還是為企業經營活動的進行提供服務，城市公交在進行檔案管理相關工作時，應緊緊圍繞企業發展戰略進行，打造具有自身特色的業務檔案。這樣才能真正發揮檔案資源的價值，為企業獲取更大的經濟效益提供助益。另一方面，要借助信息技術手段來推進。檔案資源雖然具有歷史性，但檔案管理工作必須不斷創新，跟上時代的發展，有效利用各種先進的信息技術手段。城市公交企業只有不斷推動檔案信息化建設，構建完整的文件傳遞和儲存體系，才能實現檔案資源的高效利用，不斷推動公交檔案的創新升級。只有依托檔案信息化平臺，城市公交企業才能實現各項信息的整合，進而促進檔案管理服務水平的提升。

三、城市公交企業檔案管理現狀

近年來，地面公交事業不斷發展，檔案管理工作的重要性也逐漸顯露出來。但公交企業的檔案管理工作還不夠規范，很多公司認為檔案管理工作是檔案管理部門的工作，缺乏對檔案管理工作重要性的認識。這樣使得檔案管理工作的開展具有較大的難度，很容易出現各種各樣的問題，降低工作效率。部分職能部門不能及時移交檔案資料，甚至直接自己保管文件。目前一些公交企業的檔案管理人員不夠專業，不能規范開展相應工作，專業技術水平有待提升。并且由于職業素養不高，不能保障檔案管理工作質量。隨著公交企業的發展，檔案資料也不斷增加，但部分公交企業沒有建立相應的檔案管理工作機制，不能有效聯合各個職能部門開展檔案管理工作，嚴重阻礙了工作效率的提升。同時，一些公交企業由于缺乏對檔案管理工作的重視，在配套基礎設施建設上投入的資金有限，很多設備已經使用較長時間，沒有進行更新，缺少良好的庫房保管條件，不能保障設備的安全性。同時，信息化建設水平較低，硬軟件設施匱乏，阻礙了檔案信息化建設的發展。并且很多檔案管理人員缺少專業技能，也不能熟練使用各種信息設備，綜合素養較低。在實際開展檔案服務工作時，還處于基本的借閱服務，缺少信息技術人才，不能借助計算機技術構建高效的檔案利用體系，影響檔案利用率的提升[2]。由于重視程度不夠，缺乏自主歸檔意識，導致現有檔案缺少特殊載體，并且保管措施不到位，使得很多使用磁帶儲存的資料已經不能使用。之所以開展檔案管理工作的一項重要原因，在于其能夠輔助管理者作出決策，但當前公交企業檔案內容比較單一，編研水平較低，不能真正發揮出檔案資源的價值。

四、城市公交企業檔案管理實踐策略

1.加強對檔案管理的重視

對于城市公交企業而言，檔案是其重要的信息資源，檔案管理工作質量對企業的改革發展有著重要的影響。但長期以來，由于缺乏對檔案管理的重視，使得一些職能部門不能明確檔案采集的范疇。部分部門為了便于隨時使用檔案資料，而沒有及時將相應資料歸檔，嚴重影響了檔案管理工作的開展。為了避免這一現象的出現，檔案管理相關工作人員必須加強對自身工作的重視，并積極做好宣傳工作，讓其他部門人員了解檔案及時歸檔的重要性。同時，檔案管理人員應加強自身的責任意識，深入各個基礎部門，積極進行信息采集工作。并且這樣也能指導相關職能部門，了事歸檔范疇，確保檔案能夠及時歸檔[3]。加強與相關部門的溝通，幫助其明確信息采集的內容，以免影響檔案管理工作的開展。同時，通過專題性匯編工作的開展，幫助相關部門了解檔案歸檔的范疇。

2.提高檔案管理人員的綜合素養

檔案管理人員對檔案是否能夠發揮其價值有著直接的影響，所以，為了提升檔案利用率，保障檔案管理工作的有效開展，應不斷提升檔案管理人員的綜合素養，主要包括工作人員的專業技能水平和職業素養。隨著國家經濟的高速發展，對檔案管理工作也提出了更高的要求，不再僅僅是簡單的文件保存，或者相關的抄寫工作，而是更加現代化的管理方式。因此，檔案管理人員要想順利開展相應工作，就要緊跟時代的發展，不斷學習新的知識技能，熟練應用新的管理方式和手段，形成全新的檔案管理格局。隨著科學技術的發展，檔案管理人員應具備緊迫感，積極提升自身的專業知識，掌握自動化辦公技能，能夠快速獲取所需信息。同時，檔案管理人員應具備良好的職業道德操守，能夠自覺履行自己的工作職責，積極地開展相應工作，主動為相關部門服務[4]。另外，由于檔案管理工作具有較強的專業性，需要按照相應的科學理論進行檔案的收集、保存以及利用等，要想有序開展相應工作，還需檔案管理人員花費一定時間學習。所以企業一方面要加強人才的引進工作，招聘更多具有專業技能的人員，不斷豐富現有的檔案管理隊伍；另一方面，要加強對現有人員的培訓。積極創新培訓形式，幫助檔案人員提升自身的業務能力，掌握檔案保護技術，并在完成培訓后，及時進行考核，確保參與培訓人員充分掌握相應內容，構建一支高效專業能力強的檔案管理隊伍。

3.建立完善的檔案管理工作機制

現階段，隨著城市公交企業的不斷完善發展，信息資料也越來越多，大大增加了檔案管理工作的難度。因此，企業應根據自身的實際情況，建立完善的檔案管理工作機制。在實際開展公交企業檔案管理工作時，具有較強的復雜性，主要由于檔案資料大都來源于不同部門，要完成檔案歸檔工作，不能僅僅依靠檔案管理人員，還需提高各個職能部門的認識，促使其形成自覺歸檔意識，以有序完成檔案管理工作[5]。同時，在收集和移交檔案的過程中，應明確不同部門的關系，根據公交企業的實際情況，指導車輛檔案和基建檔案等有序開展歸檔工作。在企業機構發生變動時，應制定檔案收集方法，并對相應流程做出要求，嚴格要求職能部門按照要求移交檔案，檔案管理人員應做好相應的處置工作，辦理移交手續，以免企業檔案出現丟失的問題，確保檔案資料的安全。

4.積極實現依法進行檔案管理

大多數城市公交企業屬于國企，在承擔社會義務方面有著較大的作用，并且公交行業的發展也能反映出社會經濟的發展情況，所以其形成的檔案資源具有重要的價值。因此，需要規范開展檔案管理工作，主要可以從以下幾個方面著手。首先，加強檔案法制宣傳。在公交行業發展的過程中，線路優化和場站建設等工程，并不是一個部門的文件，而是整個企業發展的重要憑證。因此，公交企業應重視檔案管理工作，并將其加入經濟目標考核當中，并積極進行檔案法制教育，幫助相關部門了解檔案法律知識，并舉辦相應競賽，逐步提升整體企業所有人員的法制意識。其次，可根據企業檔案發揮效能的實際案例，對相關檔案內容進行解讀，深化相關人員的理解[6]。在實際開展檔案管理工作的過程中，監督工作主要由其他職能部門承擔，不能有效監督相關負責人是否履行檔案法規定的相關責任。所以需要建立專門的監督機構，嚴格監督檔案執法行為。公交企業各職能部門的管理人員，應自覺根據檔案法規開展工作，具備較強的檔案法制觀念，這樣才能保障檔案工作的健康發展。因此，監管部門在實際履行自身職責的過程中，應重視對管理人員的監督，并將其與經濟利益相聯系，進而提升公交企業依法治檔工作的有效性。

5.加強檔案信息化建設

對于公交企業來說，可以利用信息化建設的機會，加強檔案信息化建設。首先，加強對計算機技術的利用，將其融入檔案管理各項工作當中，實現信息化的檢索，并能夠通過掃描，將紙質檔案轉化為信息資源，建成相應的信息數據庫。同時，加強對網絡技術這些手段的使用，實現自動化辦公，建立電子文件歸檔制度，大幅提升工作效率。其次，要加強特殊載體檔案庫建設，對于具有收藏價值的聲像檔案，為了能夠長時間保存，應將其轉化為數字化形式，對于一些實物檔案，可以在經過技術保護后，再專門進行放置。同時，加強對聲像檔案信息數字化處理設備的利用，將企業發展變遷歷程展現出來。另外，還需加大對基礎設施建設的投入。配備必要的硬軟件設備，如數據庫軟件、專用服務器等，以及攝像機、刻錄機、數碼相機與各種數據保管設備。構建綜合檔案室，配備自動溫濕度記錄儀、監控器以及防盜門等專用設備，建設規范的檔案室。并對不同的功能區域進行劃分，便于各項工作的順利開展，同時加大對信息化建設的投入，提高檔案管理信息化水平，促進現代化檔案管理方式的實現。

6.建立重大事項專門檔案

公交企業本質上屬于服務性企業，在傳統的檔案管理工作中，只需要將年終的計劃表進行歸檔處理。隨著企業的改革，在進行重大項目購置時，采用的是向社會招標的方式，這一過程的檔案信息，不僅是企業經營管理的一部分，也具有較大的參考價值。為了保護這些比較重要的檔案，企業應加強監督管理。在招標工作開始之初，建立相應的檔案，并安排專人負責相應工作，收集整理整個流程中產生的各種文件和資料，并及時歸檔，以免出現項目檔案丟失的情況。

7.提高檔案利用率

檔案工作的最終目的還是為了實現利用，這樣才能充分發揮檔案的價值。因此，檔案工作人員要積極進行探索，不斷提高檔案的利用率。檔案作為信息資源，其價值是呈不斷上升的狀態，所以檔案工作者要加強對檢索工具的創新，如資料式和卡片式等，便于相關部門查找自己所需信息，以加強對檔案資源的利用。同時，加強對信息技術手段的利用，實現自動檢索，提高工作效率。并且這樣能夠最大程度上提升檔案利用率，提高公交企業整體工作效率。為了提高檔案利用率，應重視編研合作的開展。在選擇檔案編研工作人員時，應確保其具有較高的綜合素質，并真正熱愛檔案工作，同時加強這些人員的培訓工作，提高其業務水平，以保障編研工作的有效性。同時，檔案編研人員應加強對檔案信息的鉆研，圍繞企業重點問題，對檔案信息進行深度開發和提煉，進而確保檔案編研成果具有良好的質量，能夠充分發揮自己的價值。另外，還需加強對計算機等現代化技術的使用，以拓展服務范圍，提高檔案利用率，進一步推廣檔案編研成果。

結語

綜上所述，公交企業各項工作的整合形成了檔案信息，開展有效的檔案管理工作，才能保障公交企業的長遠發展。因此，相關管理人員必須加強對檔案管理的重視，提高檔案管理人員的綜合素養，建立完善的檔案管理工作機制，加強檔案信息化建設，提高檔案利用率，推動公交企業檔案管理水平的不斷提升。