聲像檔案管理中存在的問題及對策

賈 妍

（河北省農林科學院農業信息與經濟研究所 河北 石家莊 050051）

在科學技術飛速發展的社會形勢下，檔案管理工作也面臨著各種壓力與挑戰，傳統檔案管理工作已經不能夠滿足社會發展的需求，要想使單位有更好的發展，就必須對檔案管理工作進行創新，將聲像檔案管理融入其中，使其實現數字化、信息化的發展，推動檔案管理事業的進步。

1 聲像檔案的特征

1.1 直觀性。聲像檔案主要是以音像的形式存在，與傳統紙質檔案相比，更具有直觀性和形象性，而且通過視頻、音頻存儲的檔案資更具有真實性和客觀性，可信度更高，并能夠真實的反映社會現象、工作實錄等等，可收集、整理和存入的價值更高。

1.2 廣泛性。聲像檔案的主要形式除了照片之外，以音像形式存在的范圍更加廣泛，可以通過光盤、錄像帶以及百度硬盤等方式，對這些聲像資料進行收集和整理，而且收集的范圍還可以擴大到各個不同時期、不同地區的各個階層，所以聲像資料較于傳統紙質檔案更具有廣泛性和豐富性。

1.3 專業性。聲像檔案可以真實有效的反映出不同時期的發展趨勢和價值取向，能夠通過對發生過的活動或事跡的記錄，為檔案管理或領導決策提供重要參考。小到一次會議，大到一個重大的活動，甚至還可以對一粒種子的播種、生長、成熟的全過程進行采集，形成一份完備的聲像檔案資料，既可以自成一體，還能夠成為紙質檔案資料的有效補充。

2 聲像檔案管理中存在的問題

2.1 需要資金投入。要想使聲像檔案管理工作獲得更大的成效，就必須要提高聲像檔案的質量，這就需要相應的資金投入，以保證聲像采集設備的先進性，提高聲像的錄制和存儲效果，這無形之中就給單位的資金管理工作帶來了很大的壓力，這也是目前檔案管理工作中聲像檔案管理的首要問題。

2.2 專業人員匱乏。聲像檔案雖然存儲簡單，查閱便利，但由于聲像檔案的載體形式及種類多種多樣，而且不同部門對于聲像檔案存儲的要求也不一樣，如果檔案管理員還以傳統的管理模式進行工作，肯定會增加勞動量和勞動強度，這時就突顯出檔案管理工作者專業性的重要，同時也對檔案管理工作提出了更高層次的要求。

2.3 缺乏規范性。無規矩不成方圓，聲像檔案管理中最難以解決的問題就是其制度性和規范性，雖然當前很多事業單位在檔案管理工作中已經制定了相應的管理制度和行為規范，但是執行力度不夠，從聲像資料的采購到歸檔和存儲工作中都能發現問題，丟三落四的現象非常突出，所以說聲像檔案管理雖然向著數字化、信息化的方向發展，但是如果疏于管理，仍舊達不到管理的有效性，甚至還會影響到聲像檔案的使用價值，使聲像資料的存儲失去真正的意義。

3 對策

3.1 建立完善的制度體系。完善的管理制度是保證聲像檔案工作順利實施的前提基礎，只有加強規范性管理，才能保證各個部門的聲像資料能夠形成收集、整理、歸類、存儲的閉環，同時制度體系的實施還需要輔以相應的監督和檢查，這樣才能從根本上杜絕資料的殘缺不全，不會令一些寶貴的聲像資料損壞或丟失。而且，作為檔案管理員更需要提高自身的綜合素質，以強烈的責任心和使命感投入到工作當中，保證聲像檔案管理工作品質的提升。

3.2 加強信息化建設。聲像檔案是在新時代發展中應運而生的，所以信息化建設是其堅實的后盾，只有提高聲像檔案管理的數字化應用，才更有利于提升其使用價值。而且從當前事業單位檔案管理工作的現狀來看，大多數檔案室也已經建立了相應的在線數據庫，只要加以完善，并加大科學化、規范化的管理，就一定能夠通過聲像檔案來提升檔案管理的有效性。

3.3 做好聲像檔案管理的基礎工作。只有加大聲像檔案管理的基礎工作力度，才能使聲像檔案從收集、整理，到歸檔、保存變得井然有序，作為檔案管理員必須要提高對聲像檔案管理工作的認識，發揮檔案管理員的有效作用，對收集上來的聲像資料進行嚴格的歸檔管理，并加強自身專業性的學習，保證聲像檔案的保存壽命，提高檔案的使用價值。