大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新路徑探析

徐艷梅

（中國(guó)電子信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究院）

隨著新時(shí)代的發(fā)展，特別是新技術(shù)的落地使用實(shí)踐等工作的展開(kāi)，我國(guó)各個(gè)行業(yè)都已經(jīng)進(jìn)入到了信息時(shí)代。信息是以數(shù)據(jù)的形式呈現(xiàn)出來(lái)，對(duì)社會(huì)的方方面面都產(chǎn)生了直接或間接的影響，也是社會(huì)改革創(chuàng)新發(fā)展的必然之路，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作而言也是如此，必須要充分地結(jié)合信息時(shí)代的特征展開(kāi)創(chuàng)新工作，逐步構(gòu)建起以信息為主導(dǎo)的新管理模式，將系統(tǒng)性、集成性、網(wǎng)絡(luò)性等新特征充分在實(shí)踐業(yè)務(wù)中表現(xiàn)出來(lái)，進(jìn)而使得各項(xiàng)工作能夠滿足新時(shí)期各類用戶和行業(yè)發(fā)展的需要，這也正是本文的研究目的所在。

一、大數(shù)據(jù)的概念

大數(shù)據(jù)的概念是源自于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，在目前的情況下，大數(shù)據(jù)的使用很多都是基于互聯(lián)網(wǎng)載體的巨大規(guī)模信息載體、信息集合。大數(shù)據(jù)雖然源自于互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)，可實(shí)際使用的范疇絕不僅僅局限于此，在廣義的概念上，任何規(guī)模巨大、接近全體樣本的信息數(shù)據(jù)以及相關(guān)集合都可被稱之為大數(shù)據(jù)，無(wú)論是使用在生產(chǎn)還是生活中皆是如此。大數(shù)據(jù)可以理解為一個(gè)非常大規(guī)模的數(shù)據(jù)組，在實(shí)際使用過(guò)程中功能性也不僅僅局限于存儲(chǔ)、管理和分析，還需要使用更高階的技術(shù)來(lái)提供數(shù)據(jù)服務(wù)。在特征方面，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展和技術(shù)的不斷改進(jìn)，特別是軟硬件的不斷升級(jí)，大數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)相比于過(guò)去也提高了很多，其具體特征既包括傳統(tǒng)樣式下的多樣性、高速性、規(guī)模性，還包括了價(jià)值性、可變性以及新時(shí)期十分熱門(mén)的虛擬性等等[1]。由此可以看出，大數(shù)據(jù)和諸多新技術(shù)之間的結(jié)合，以及對(duì)于各個(gè)行業(yè)帶來(lái)的實(shí)際幫助，大數(shù)據(jù)背景下，人們的生產(chǎn)、生活、工作已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變革，不僅僅是在信息技術(shù)領(lǐng)域，而且在諸多其他領(lǐng)域也受到了廣泛的影響和應(yīng)用，從經(jīng)濟(jì)到社會(huì)再到管理皆是如此。本文所提到的事業(yè)單位檔案管理工作也需要充分利用大數(shù)據(jù)帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)不斷提高工作質(zhì)量和管理水平。

二、大數(shù)據(jù)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的價(jià)值

之所以要將大數(shù)據(jù)引入到檔案管理工作中，主要是因?yàn)樵诖髷?shù)據(jù)背景下有很多新技術(shù)、新理念，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作會(huì)提供很好的幫助，解決傳統(tǒng)模式下存在的各類問(wèn)題。整體來(lái)看，大體的作用包括以下幾個(gè)方面。

（一）優(yōu)化檔案管理的理念

檔案管理工作涉及到方方面面，因此管理理念方面非常重要。理念的新與舊將會(huì)直接決定整體的工作質(zhì)量，事業(yè)單位的檔案管理工作又具有較高的服務(wù)屬性，需要通過(guò)有效的管理來(lái)提供更好的服務(wù)。傳統(tǒng)工作模式下服務(wù)易受到忽視，無(wú)論是在服務(wù)意識(shí)方面，還是在服務(wù)質(zhì)量方面，都和新時(shí)期的需求有不小的差別，而無(wú)法滿足新時(shí)代檔案管理的要求。在信息時(shí)代，大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位信息管理工作的改革，可以保證整體的檔案工作質(zhì)量得到提高，減少因服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力不足而帶來(lái)的穩(wěn)定性不夠問(wèn)題[2]。加之檔案管理工作在信息化的改變下可以更好地提供包括查詢、借閱、決策等多環(huán)節(jié)在內(nèi)的服務(wù)工作，因此會(huì)給事業(yè)單位的新發(fā)展助力。

（二）解決傳統(tǒng)工作模式下存在的難題

事業(yè)單位檔案管理工作是紛繁復(fù)雜的，其中不僅涉及到大量的資料、數(shù)據(jù)文件的保存、查閱和使用，也涉及到了很多的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，需要做好彼此之間的適配和調(diào)整工作，只有這樣才能夠充分地發(fā)揮出檔案管理的作用。不過(guò)在傳統(tǒng)工作模式下，由于人力牽扯過(guò)多，加上大部分的信息傳遞都是靠手工完成的，因此在效率和質(zhì)量上自然是難以得到保證，這就導(dǎo)致了很多問(wèn)題的發(fā)生，各個(gè)部門(mén)之間也很難結(jié)合日益增長(zhǎng)的信息量來(lái)做好彼此之間的工作銜接。而將信息化時(shí)代的大數(shù)據(jù)管理理念和技術(shù)引入到新時(shí)期的檔案管理工作中來(lái)，可以更好地提供彼此的銜接以便于做好各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)（比如查詢、借閱）、檔案的使用以及進(jìn)階業(yè)務(wù)（比如決策分析和可視化展示），這會(huì)使得事業(yè)單位檔案管理工作更上一層樓，也能有效地解決傳統(tǒng)模式下存在的各類問(wèn)題。

（三）提升業(yè)務(wù)的效率

在信息化廣泛推進(jìn)的時(shí)代，各個(gè)行業(yè)都嘗到了由此帶來(lái)的好處，其中十分直接地就展示在可以提高工作效率方面。事業(yè)單位檔案管理工作采取數(shù)據(jù)時(shí)代所賦予的新理念、新技術(shù)，可以提高業(yè)務(wù)工作效率，提高實(shí)際工作者的個(gè)人能力。此外，在傳統(tǒng)模式下，大部分工作都是結(jié)合紙質(zhì)檔案的方式展開(kāi)的，不僅容易損壞，而且還容易產(chǎn)生錯(cuò)填、漏填、誤填的問(wèn)題。電子化檔案是不存在保存期限的，也可以無(wú)限次的使用，更可以隨時(shí)結(jié)合自動(dòng)化的查閱修正手段來(lái)解決填報(bào)問(wèn)題。這無(wú)疑會(huì)提升整體的工作效率，給各項(xiàng)工作推進(jìn)帶來(lái)極大的便利[3]。

三、基于大數(shù)據(jù)的事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新路徑

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，想要充分地借助新技術(shù)，提高整體的業(yè)務(wù)水平，還需要充分地結(jié)合科學(xué)的途徑來(lái)設(shè)計(jì)好相關(guān)的對(duì)策。結(jié)合筆者對(duì)大量文獻(xiàn)閱讀的積累和實(shí)地走訪來(lái)看，想要在大數(shù)據(jù)背景下就事業(yè)單位檔案管理的信息化工作做好相應(yīng)的改革，將技術(shù)和理念真正落地，可以從以下幾個(gè)方面入手來(lái)開(kāi)展相關(guān)的研究。

（一）實(shí)現(xiàn)管理制度優(yōu)化

事業(yè)單位需要充分結(jié)合新時(shí)期社會(huì)的發(fā)展來(lái)做好事業(yè)單位檔案管理工作的制度優(yōu)化調(diào)整。在社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，事業(yè)單位扮演著十分重要的角色，也是整個(gè)信息化時(shí)代推進(jìn)過(guò)程中的關(guān)鍵機(jī)構(gòu)。事業(yè)單位和企業(yè)單位存在著很多的不同，也有大量的法律法規(guī)，明確給出相應(yīng)的業(yè)務(wù)規(guī)定。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代相應(yīng)的信息化建設(shè)和改革推進(jìn)過(guò)程中，雖然事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分地借助社會(huì)上的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不過(guò)也要考慮自身的單位屬性和特征，因此在管理制度的優(yōu)化和調(diào)整方面需要保證整體框架滿足相關(guān)要求，也需要結(jié)合自身的實(shí)際情況來(lái)提高對(duì)制度的執(zhí)行力度。檔案管理制度應(yīng)當(dāng)不斷地完善各項(xiàng)規(guī)程，特別是就大數(shù)據(jù)背景下可能出現(xiàn)的各類技術(shù)問(wèn)題和信息化問(wèn)題，需加大相應(yīng)的管理力度。如果出現(xiàn)不合理的問(wèn)題，比如因信息化建設(shè)導(dǎo)致資料丟失、混亂以及人為損壞等等，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格地對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行查處。對(duì)于信息化時(shí)代所提供的管理人員新操作行為等也應(yīng)當(dāng)充分地加入到管理手冊(cè)的編寫(xiě)內(nèi)容中，只有這樣才可以使得管理制度能夠真正規(guī)范技術(shù)的使用，不會(huì)出現(xiàn)技術(shù)人員肆意妄為的局面。除此之外，還應(yīng)當(dāng)將各類的考評(píng)績(jī)效進(jìn)行革新，將技術(shù)使用和信息化時(shí)代所提供的各類新措施加入其中，只有這樣才能夠提高檔案管理工作人員對(duì)于新技術(shù)的認(rèn)知，使得他們能夠真正地投入到新技術(shù)的學(xué)習(xí)和使用中來(lái)，這對(duì)于大數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)和理念的推廣都很有好處。只有真正地將工作行為、人員素質(zhì)和業(yè)績(jī)表現(xiàn)與新技術(shù)相結(jié)合，才能夠極大地調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，這也是提高工作效率的主要方式[4]。

制度的建設(shè)方面還需要充分地結(jié)合信息化的安全防護(hù)工作。事業(yè)單位檔案管理信息的安全性要比社會(huì)企業(yè)的使命職責(zé)程度更高一級(jí)。因此在信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)工作中，必須要提供足夠完善的安全保障處理方案，引進(jìn)最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)保護(hù)技術(shù)，成立專業(yè)的團(tuán)隊(duì)，提高信息安全性。這既是基礎(chǔ)要求，也是重要保障。在事業(yè)單位檔案管理工作的過(guò)程中，要由專職的計(jì)算機(jī)維護(hù)人員保證整個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)和使用的安全性，使得安全等級(jí)能夠滿足相關(guān)要求。從技術(shù)視角出發(fā)，做好安全風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防工作，就其中可能存在的各類隱患和漏洞及時(shí)地給出處理對(duì)策，要強(qiáng)調(diào)運(yùn)用軟件和硬件互相保護(hù)的相結(jié)合模式，只有這樣才能夠持續(xù)提高整體業(yè)務(wù)的安全性。在軟件方面也要購(gòu)買(mǎi)正版軟件，并合理安裝，就內(nèi)部局域網(wǎng)和外部網(wǎng)絡(luò)之間打造出專屬的防火墻，使得黑客、病毒等無(wú)法侵入到系統(tǒng)的內(nèi)部，進(jìn)而不會(huì)造成檔案信息的泄露。此外，對(duì)于檔案管理、工作人員也應(yīng)當(dāng)有完善的安全保密機(jī)制進(jìn)行制約，比如數(shù)字簽名、人臉識(shí)別、指紋識(shí)別、數(shù)字證書(shū)等等都可以有效地保證大數(shù)據(jù)時(shí)代各類技術(shù)使用下信息安全各類要求落地，只有這樣才能使技術(shù)真正帶來(lái)助力。

（二）提升溝通效率

首先是要提高部門(mén)之間的銜接效率，將信息傳遞的通道變得更加通暢。在信息化工作中，信息傳遞通道通暢、沒(méi)有制約項(xiàng)目是十分重要的基礎(chǔ)性保障，也是信息能夠在各部門(mén)之間傳遞，提高合作效率和銜接質(zhì)量的重要參考。因此，在事業(yè)單位檔案管理信息化工作的創(chuàng)新過(guò)程中，要充分地以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為支持的基礎(chǔ)，將管理工作視為業(yè)務(wù)改革的根本。在具體建設(shè)的過(guò)程中，提高各部門(mén)之間工作交流和溝通的效率，從而提高就此帶來(lái)的改革速度和加快信息化建設(shè)步伐。在此過(guò)程中要注意檔案管理工作的特殊屬性，將其與信息化工作充分緊密地融合起來(lái)，在交流和合作的基礎(chǔ)之上，提升整體的信息完備率[5]。各部門(mén)之間信息和數(shù)據(jù)的傳遞在檔案管理工作中也是十分多見(jiàn)的，因此購(gòu)置相應(yīng)的軟硬件打造檔案管理的專屬平臺(tái)也是十分重要的任務(wù)，這就需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員和相關(guān)的信息開(kāi)發(fā)人員做好維護(hù)與建設(shè)工作。在充分考慮本地區(qū)及本單位檔案管理工作目標(biāo)和實(shí)際任務(wù)的基礎(chǔ)之上，做好相應(yīng)的建設(shè)工作，認(rèn)真落實(shí)相應(yīng)的理念要求。具體到工作中，就是將實(shí)際的信息記錄和管理工作區(qū)分和融合開(kāi)來(lái)。只有做到充分交流、通力合作，才能夠解決創(chuàng)新過(guò)程中所發(fā)生的各項(xiàng)問(wèn)題，才能夠就傳統(tǒng)工作模式下存在的各類制約項(xiàng)目，給出相對(duì)比較完善的解決措施，使得事業(yè)單位檔案管理工作能夠真正得到有效更新，借此來(lái)提高業(yè)務(wù)信息化管理水平和實(shí)力。

（三）完善信息管理平臺(tái)

事業(yè)單位需要基于本地區(qū)的實(shí)際情況打造信息管理平臺(tái)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，想要充分地發(fā)揮數(shù)據(jù)的價(jià)值，就必須結(jié)合地區(qū)和單位的信息化建設(shè)目標(biāo)來(lái)打造專屬的數(shù)據(jù)服務(wù)體系。在此過(guò)程中，建設(shè)平臺(tái)是基礎(chǔ)性的要求，這不僅能夠?yàn)槠渌块T(mén)提供工作的便利性，而且也可以給事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新帶來(lái)好的契機(jī)。在平臺(tái)的建設(shè)過(guò)程中，要基于大數(shù)據(jù)背景所賦予的新時(shí)代使命，在考慮社會(huì)及業(yè)務(wù)需求的基礎(chǔ)之上，充分以事業(yè)單位檔案管理工作的主線為依據(jù)，加大信息平臺(tái)的建設(shè)和推廣工作，以完備的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支持，構(gòu)建起可靠的管理業(yè)務(wù)平臺(tái)。在平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中也要考慮實(shí)際的成本，這里所提到的成本既包括購(gòu)置軟硬件所花費(fèi)的成本，也包括建設(shè)平臺(tái)后需提供的維護(hù)成本以及各個(gè)模塊之間的升級(jí)改造成本等等，只有這樣才可以花小錢(qián)辦大事，畢竟事業(yè)單位的屬性和企業(yè)是不同的。此外，在平臺(tái)建設(shè)完畢后，還應(yīng)當(dāng)做好基層的教育和培訓(xùn)工作，只有工作人員能夠熟練地操作各類平臺(tái)，才能夠保證平臺(tái)的效用和價(jià)值得到真正的發(fā)揮。在具體的影響力方面，要努力擴(kuò)大信息化平臺(tái)的價(jià)值，使得平臺(tái)不僅僅能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作所用，而且還能夠?yàn)楦黜?xiàng)有需求者所用，只有這樣才可以真正地將檔案管理工作的服務(wù)屬性發(fā)揮出來(lái)，可充分借鑒各個(gè)業(yè)務(wù)和各領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提升自己的專業(yè)實(shí)力。

（四）更新信息化設(shè)備

事業(yè)單位檔案管理中要更新信息化設(shè)備，提供技術(shù)支持。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各個(gè)行業(yè)受到的影響是十分直接的。事業(yè)單位想要充分地利用時(shí)代賦予的新機(jī)遇，提高檔案管理工作的質(zhì)量和相應(yīng)的水平，就需要保證數(shù)據(jù)質(zhì)量以及管理模式符合新時(shí)代的各項(xiàng)要求，以及及時(shí)地更新信息化的管理設(shè)備。要結(jié)合本單位的財(cái)政情況，適度加大資金投入，更新陳舊的信息化設(shè)備，從實(shí)際工作出發(fā)購(gòu)置需要的電子器材，以滿足工作要求。想要保證電子檔案信息不被人為損壞或者丟失，還需要適度地提高整體軟硬件的安全屬性，選取安全系數(shù)較高的穩(wěn)定電子產(chǎn)品，對(duì)各單位、各業(yè)務(wù)、各領(lǐng)域的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)予以可靠的保存。此外，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實(shí)際情況打造專屬的信息防護(hù)體系，只有這樣才能夠保證大數(shù)據(jù)時(shí)代賦予的核心技術(shù)能夠發(fā)揮正向價(jià)值，在充分輔助檔案管理工作優(yōu)化的同時(shí)，給數(shù)據(jù)安全工作提供保障，這也是基礎(chǔ)性要求。

（五）打造專業(yè)團(tuán)隊(duì)

事業(yè)單位在檔案管理中，必須要打造專業(yè)團(tuán)隊(duì)，培養(yǎng)優(yōu)秀人才。對(duì)事業(yè)單位而言，在檔案管理工作的傳統(tǒng)模式下，很多都存在著人員兼職或整體專業(yè)實(shí)力不夠的問(wèn)題，這不僅會(huì)對(duì)整體的工作效率產(chǎn)生直接影響，也會(huì)很難將服務(wù)意識(shí)落到實(shí)處，導(dǎo)致各部門(mén)之間對(duì)于檔案管理工作人員頗有微詞。新時(shí)期，在信息化改革推進(jìn)的浪潮下，需要打造專業(yè)隊(duì)伍，提高相關(guān)工作人員的個(gè)人素質(zhì)。只有提升專業(yè)水平，才能夠真正將服務(wù)保障的要求落到實(shí)處。在信息化建設(shè)的過(guò)程中，要隨時(shí)隨地地開(kāi)展基于技術(shù)培訓(xùn)、理念革新模式下的教育培訓(xùn)工作，結(jié)合員工的實(shí)際情況和崗位的具體要求來(lái)制定專業(yè)的培訓(xùn)計(jì)劃，提升操作者的個(gè)人應(yīng)用能力和對(duì)于服務(wù)的認(rèn)知能力。通過(guò)理論聯(lián)系實(shí)踐，將各項(xiàng)業(yè)務(wù)落到實(shí)處，比如在錄入資料時(shí)，相比于傳統(tǒng)模式下的手工填寫(xiě)，新時(shí)期的計(jì)算機(jī)輸入模式就更加便利，也會(huì)結(jié)合專屬數(shù)據(jù)庫(kù)的打造，提供更多的新功能，這的確是解放了人力，會(huì)給傳統(tǒng)模式下存在的各項(xiàng)問(wèn)題解決帶來(lái)幫助。不過(guò)還是需要細(xì)心，只有認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，爭(zhēng)取萬(wàn)無(wú)一失，才能夠保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性。此外，對(duì)于崗位員工的擇取也應(yīng)當(dāng)適度地提高相應(yīng)的門(mén)檻，在招聘和晉升的過(guò)程中，既要考慮個(gè)人的服務(wù)水平、專業(yè)能力，也需要將信息化使用能力加入到考評(píng)中，只有這樣才可以保證人員能夠擇優(yōu)錄取，以提升整個(gè)隊(duì)伍的素質(zhì)。在隊(duì)伍打造過(guò)程中，則可以采用先進(jìn)帶動(dòng)全員的模式，將那些服務(wù)意識(shí)較好，具有較高業(yè)務(wù)水平和信息化使用能力的人員設(shè)定為團(tuán)隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)，由他帶領(lǐng)整個(gè)業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)發(fā)展，這對(duì)于整體的規(guī)模性隊(duì)伍打造很有幫助，也可結(jié)合示范效應(yīng)來(lái)帶動(dòng)更多的人員參與其中，這也是新時(shí)期大數(shù)據(jù)時(shí)代賦予事業(yè)單位檔案管理工作的新使命，相比于過(guò)去模式下人員管理，其會(huì)給人力資源業(yè)務(wù)展開(kāi)帶來(lái)幫助。

除了上述提到的具體對(duì)策之外，還需要充分地挖掘大數(shù)據(jù)時(shí)代所賦予的新使命。數(shù)據(jù)使用的進(jìn)階要求是要充分地結(jié)合算法的落地來(lái)提高整體的數(shù)據(jù)研究?jī)r(jià)值，也就是結(jié)合可視化的展示來(lái)挖掘數(shù)據(jù)和信息背后的意義。因此對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作而言，在新模式下不僅僅要做到以查閱為主，而且還需要充分地發(fā)揮其價(jià)值，并進(jìn)一步開(kāi)展相應(yīng)的深度挖掘工作。在神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、專家?guī)臁⒅R(shí)庫(kù)等新技術(shù)的支持下，充分地挖掘其蘊(yùn)含的潛在價(jià)值，結(jié)合微信、微博以及相應(yīng)的新媒體平臺(tái)等來(lái)做好推廣、展示和利用工作，將檔案中存在的新價(jià)值充分地挖掘出來(lái)，給實(shí)際使用者帶來(lái)更多的幫助。只有這樣才可以進(jìn)一步凸顯出事業(yè)單位檔案管理工作的價(jià)值，這也是新時(shí)代新技術(shù)所賦予的新任務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

整體來(lái)看，對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作者而言，需要充分結(jié)合新時(shí)代賦予的新使命來(lái)保證新技術(shù)的落地，只有這樣才可以充分地發(fā)揮其價(jià)值，給解決各項(xiàng)傳統(tǒng)工作模式下存在的問(wèn)題帶來(lái)幫助，給檔案管理工作的革新升級(jí)帶來(lái)更好的助力，這也是符合新時(shí)期新要求的具體措施。