新時代做好人事檔案收集整理工作的重要性與策略研究

丁 霖

（山東省淄博市第一醫院，山東 淄博 255200）

新時代隨著互聯網+與新媒體技術的快速發展，人事檔案收集管理工作面臨著巨大的挑戰，傳統的人事檔案收集管理方法已經不能適應當前的社會發展趨勢，進而帶出一系列的人事檔案收集管理問題。因此，在互聯網+與新媒體背景下創新人事檔案收集管理方法，已經成為當下最為主要的話題之一。要想徹底創新人事檔案收集管理方法，就需要人事檔案收集管理在其自身基礎上搭建一定的自動化管理平臺，并引領人事檔案收集管理朝著電子化方向前進，進而實現檔案的有效管理。

一、新時代人事檔案收集管理特征

1.人事檔案收集管理數據化轉變

往往相關工作人員在進行人事檔案收集管理工作的時候，會面臨十分龐大以及復雜的工作量，并且其最為主要的工作便是利用互聯網技術將大量的紙質檔案轉變為電子檔案，也就是需要在整理的過程中，將紙質檔案完全轉移到電腦內，并且要保障檔案內容的準確性。但從人事檔案收集管理的實際情況來看，檔案數據資料的增加速度和從事人事檔案收集管理工作的工作人員完全不成正比，也就是會有大量的檔案得不到及時的歸納。因此，直接導致了現有人事檔案收集管理工作人員的工作壓力極大[1]。

2.大幅度提高檔案資源利用率

在互聯網+與新媒體時代下實現了檔案的信息化管理，但更多的是借助與之有關的信息技術對檔案進行整理歸納。在資源共享的時代背景下，檔案資源的利用率便會隨著社會的發展程度不斷提升，進而避免了在工作的過程中出現重復勞動的情況。從一定意義上來說，這種管理模式為人事檔案收集管理工作的可持續發展奠定了良好的基礎。

3.檔案信息化管理需要不斷更新

互聯網+以及新媒體都是發展速度極快的社會產物，因此，檔案的管理應當與時俱進地不斷發展。這也就向我們提出了更好的要求，不僅要通過技術手段實現持續的創新與發展，更是需要根據實際情況制定特殊的發展方案。因此，在互聯網+與新媒體的背景下，應當為人事檔案收集管理提供重要的法律保障，加強有關工作人員的業務技能，以此適應社會的發展[2]。

二、新時代人事檔案收集管理的重要性

1.促進人事檔案收集管理的現代化建設

在當前階段，信息技術已經得到了相當廣泛的運用，因此，單位為了能夠滿足時代發展的潮流也開始加強對信息化的建設，這就使得信息技術在人事檔案收集管理工作中得到了相當廣泛的運用，進而使得單位人事檔案收集管理的相關工作朝著現代化以及數字化的方向發展。此外，在人事檔案收集管理的相關工作當中應用了信息化技術之后，在很大程度上促進了現代化進程的發展，更好地促進了單位信息化的建設，使得人事檔案收集管理工作具有更高的水平。

2.有效地提升人事檔案收集管理的水平

一般來說，信息化具有比較高的復雜性以及綜合性，其往往有著很多種對信息進行儲存的介質，它與傳統的人事檔案收集管理工作不同，它能夠更好地儲存信息。此外，在對檔案進行管理的過程中，借助計算機無形的空間對大量的數據信息進行儲存能夠節省大量的人力以及物力，有效地提升人事檔案收集管理工作的效率。再者，運用信息化的相關技術能夠幫助人事檔案收集管理人員提升自身的工作效率，節約了過去對紙質材料進行翻閱而浪費的時間[3]。

3.充分發揮人事檔案的積極作用

在過去人事檔案收集管理工作沒有運用信息化技術時，人事檔案收集管理工作不僅需要注重存儲檔案資料還要注重對資料的保存。在信息化的相關技術得到了應用之后，人事檔案收集管理的相關工作在性質方面已經發生了很大的變化，其逐漸朝著開發利用的方向發展。在人事檔案收集管理工作開展的過程中，檔案的管理人員運用信息化技術能夠更加方便地對相關的檔案信息進行提取，節約了管理時間，有效地提升了人事檔案收集管理工作的效率，而且還使得檔案的利用率更高。

三、新時代時代人事檔案收集管理模式轉變分析

1.人事檔案收集管理理論體系的轉變

在互聯網+與新媒體時代下，數據信息的數量正在大幅度增加，從一定意義上來說，這也是互聯網及新媒體不斷發展的重要特征。在這個過程當中，大檔案觀理念屬于一種較為新穎的人事檔案收集管理理念，這個理念將人事檔案收集管理工作進行了全新的定義，也涵蓋了大部分數據的理論知識內容，可以使它直接用數據的形式呈現出社會生產以及人們生活當中的所有信息，并且具備一定的真實性以及有效性，可以更好地為人們提供服務[4]。

在當今互聯網及新媒體不斷發展的時代背景下，改變人事檔案收集管理方式不僅僅是停留在服務層面，而是要求應當在相關領域內進行變革，在大服務觀的理念引導之下，不僅可以為用戶提供真實性極高的數據文件，還需要包含大量數據文件本身所隱含的信息。

2.檔案信息資源體系轉變

在傳統的檔案信息資源當中，通常是以館藏數量來衡量信息資源的大小。例如，某個館藏資源的數量會直接影響到某個企業人事檔案收集管理部門的業績好壞。但這樣的做法很容易導致每個部門之間的人事檔案收集管理形成各自為政的局面，而且還容易導致企業內的檔案資源在使用過程當中產生一系列的障礙，進而降低檔案本身的利用效率。在互聯網+與新媒體時代下的檔案資源主要是來自大數據平臺以及各種信息平臺，其中數據資源的收集與傳統的人事檔案收集管理模式相比會存在較為明顯的差異性。在此過程當中，通過檔案資源構建一個共享平臺，可以加大各部門檔案的利用頻率，進而為客戶提供最大的便利[5]。

3.檔案安全保障體系轉變

新時代人事檔案收集管理在實際工作的過程當中是否可以實現數據化以及信息化的轉變，是當今安全保障工作的重點問題。這不僅僅是因為檔案的安全保障會直接影響到管理部門政府職能的底線，更是因為人事檔案收集管理是職權行使的邊界線。由于當今數據檔案的數量正在急劇增加，在進行人事檔案收集管理的過程當中，可以借助一些大數據或者是云平臺的形式來實現檔案業務辦理，但網絡被人們帶來使用便利的同時，也會引發一系列的信息安全問題，這也使得檔案信息的安全保障越來越凸顯。

四、新時代基于互聯網+與新媒體技術的人事檔案收集管理方法

1.完善相關法律法規

為了保障可以在實際工作的過程當中，切實實現人事檔案收集管理信息化這一進程，同時也是為了保障在進行人事檔案收集管理信息化的過程當中可以有法可依，我國應當為此推出一系列與之相關的法律法規，例如《中華人民共和國檔案法》等，這些都可以被當作展開人事檔案收集管理工作的重要準則以及根本依據。應當對互聯網+與新媒體時代下的人事檔案收集管理工作有關的法律法規進行持續的完善，并且在完善的過程當中應當充分結合當今社會發展的新形勢以及對人事檔案收集管理的新要求，不斷研發出更為恰當的制度內容，這樣才可以在減少人事檔案收集管理風險，同時可以使其符合時代發展的需求[6]。

除此之外，還應該在進行人事檔案收集管理的過程當中，樹立一定的嚴肅性，運用一定的大數據管理技能，針對各個行業以及業務提出政策性的建議，并且結合其實際背景推出相對應的規章制度，這樣才可以引導人事檔案收集管理朝著標準化的方向進行轉變。

2.檔案數據管理創新

在探究互聯網+與新媒體下的人事檔案收集管理的新方法的過程當中，應當對檔案數據管理進行實時創新，進而實現服務多元化。在互聯網+與新媒體時代背景下人事檔案收集管理工作，應當從全新的角度對管理方法進行創新，并且要在現有的基礎上大力提倡人事檔案收集管理工作的個性化以及人性化服務理念。從具體的服務層面來說，相關工作人員應當在進行人事檔案收集管理的過程當中，做好辨別以及分析工作，盡可能地使檔案數據更為真實、更為全面、更為有效，并且應當在數據背后大力展開工作，應當根據不同的檔案進行定性分析，并對啟動其中的內容進行解釋說明，同時借用大數據技術深入挖掘檔案當中所存在的知識內容，并且借助一定的科學技術方法提高檔案的使用率。在服務質量方面，相關工作人員應當進行精準的數據采集，從使用目的以及開發路徑等方面對檔案進行詳細歸類。

要實現人事檔案收集管理的現代化建設就必然需要對檔案進行科學的分類、同步的歸檔，這主要是指要將所有檔案進行合理的分類，將同屬于一類的檔案歸檔在一起，這樣也有利于檔案的查閱，更加有利于檔案的科學管理。比如，就可以在網絡人事檔案收集管理平臺中劃分專區，將行政類、學生類、科研類、文學類等進行劃分。另外，單位可能還存在與網絡檔案相一致的紙質檔案，這也應該一樣地進行同步歸檔。

3.強化責任追究制度

在進行人事檔案收集管理方法創新的過程當中，應當對責任追究制度進行強化，將責任落實到每一個人身上。在進行管理人事檔案收集管理工作的過程當中最為核心的問題就是檔案的安全，這就要求相關的人事檔案收集管理部門，應當積極改善人事檔案收集管理過程中的安全責任制度，并且需要在此基礎上，建立起由上至下、由大至小的責任劃分管理體系，大力完善檔案安全的應急管理制度，并且應當定期提高檔案。管理相關工作人員的安全防范意識，進而構建成較為完善的人事檔案收集管理安全防控體系。除此之外，應當對人事檔案收集管理過程當中可能遇到的安全風險進行防范預警，并且根據實際情況制定出相對應的治理措施，盡可能地減少人事檔案收集管理風險的產生

4.培養工作人員的專業素質與管理能力

人事檔案收集管理是一件十分重要的工作，它對單位的正常運行有著至關重要的作用，所以在人事檔案收集管理的現代化建設中，要充分地保證工作人員的專業素質。這個方面有兩個具體的途徑，一是直接引進現代化人事檔案收集管理的人員，這些人才本身就會具有良好的專業素質。二是對已有的員工進行培訓，培養員工的專業素質。而員工專業素質的培養要體現在兩個方面，一是人事檔案收集管理的思維，只有使工作人員在思維上形成現代化管理的思想，才能夠在人事檔案收集管理現代化建設的過程中積極地開展檔案現代化建設的工作。二是要對工作人員的實際能力進行培養，這樣才能使得員工有能力進行人事檔案收集管理的現代化建設。

在進行人事檔案收集管理的過程，當中最為重要也最為簡單的方法便是定期對相關工作人員進行人事檔案收集管理培訓。在傳統的人事檔案收集管理過程當中，許多企業會將人事檔案收集管理工作分配給企業內部日常工作量不大的員工，但這些員工并沒有人事檔案收集管理的經驗，進而很容易在進行人事檔案收集管理的過程當中產生差錯。當企業擁有專門的人事檔案收集管理人員之后，應當對其進行定期的培訓，以及人事檔案收集管理工作審查，時刻保持其在人事檔案收集管理工作方面的高度熱情。除此之外，在選擇人事檔案收集管理工作人員的過程當中，企業領導應當避免企業內部員工利用裙帶關系為家人介紹工作的現象，應當從就業市場當中選取真正合適的人事檔案收集管理工作人員，為檔案數據的安全提供一定保障。

5.加大信息資源的外部開發與網絡服務體系

人事檔案收集管理現代化建設工作中最重要的一環就檔案的開發利用。對于檔案的開發利用必須要加強對人事檔案收集管理的信息化建設，利用各種網絡技術和信息技術來將檔案進行有效的分類和分層管理。另外，要將人事檔案收集管理部門的優勢發揚光大，將其部門的潛能充分地挖掘出來，對人事檔案收集管理現代化建設成果進行大力的宣傳，這樣才能使得師生充分地認識到人事檔案收集管理，才能使員工更好地利用人事檔案收集管理系統，充分發揮檔案資料的價值，使得人事檔案收集管理現代化建設變得有意義。

在當下，人事檔案收集管理的現代化建設更多地是依靠信息技術，主要是通過計算機等來實現檔案資料的管理和整理以及傳播、交流。所以應該更多地開發網絡服務體系，比如Web服務體系。這樣就能夠使用戶能夠在這些服務體系中自主地完成檔案資料的查閱和檢索，有效地增加檔案資源的利用。

結語

在互聯網+多媒體背景下，人事檔案收集管理工作應當更為謹慎，應當隨著時代的變化而變化。在創新人事檔案收集管理方法的過程中，各大企業應當以自身企業的實際情況為準，在不斷實踐的過程中選擇最為合適的管理方法，積極探尋人事檔案收集管理的有效路徑，促進人事檔案收集管理的長久發展。