數字化轉型背景下固定資產投資項目檔案信息化建設

劉 晶

（中國商飛北京民用飛機技術研究中心，北京 102211）

隨著數字化檔案的廣泛普及，現代化檔案管理模式取代傳統紙質檔案管理已成為必然趨勢。這是檔案管理歷史上的一個具有重大里程碑式的轉變，也給當今的檔案管理者帶來了新的挑戰。長期以來，固定投資項目檔案工作堅持傳統模式。紙質文件一般存放在檔案室，查找和檢索非常耗時，對存儲空間的需求很大，維護非常不方便。隨著數字化新時代的到來，固定資產投資項目檔案作為企業檔案中重要的一員，也必將迎來新的轉型[1]。

一、固定資產投資項目概述

固定資產投資是指投資在新建筑，續建、重建和擴建，或設備更新、技術改造，收購土地使用權、房地產購買和開發礦產資源和房地產等，和其他相關活動來滿足生產的需要。固定資產投資項目一般周期長，投資大。長期資金外流和負債（如有）會對企業的正常生產經營產生一定影響；投資效果也直接反映了項目未來的盈利能力，對企業有著至關重要的影響。固定資產投資應符合法律法規、產業政策、國家發展和戰略規劃，并嚴格論證項目的技術、市場和經濟是否可行。對于國有企業，由企業經營人員對投資效果負責，因人為管理因素或弄虛作假造成重大投資失誤，嚴重延誤，超過這個概念，無法實現既定的效益目標，造成固有資產流失或損失的經營管理人員，還要按照法律法規和規定追究相關經營管理人員責任。鑒于固定資產投資對企業和經營者的巨大影響，通過經驗總結和規定追究相關經營管理人員責任[2]。

二、數字化轉型背景下固定資產投資項目檔案信息化建設意義

1.順應時代的新潮流

在快節奏時代背景下，固定資產投資項目檔案強調質量和效率，但傳統的檔案管理模式落后、質量差，無法支撐固定資產投資項目的穩定發展。因此，以信息技術為基礎，開展檔案管理信息化建設，創建專業的檔案數據庫，設置檔案查詢、登錄等功能，提高檔案管理的便捷性。這樣既可以優化檔案管理環境，跟上信息時代的步伐，又可以創新檔案管理模式，為項目單位的發展奠定基礎[3]。

2.滿足項目單位發展需求

檔案是項目單位管理的核心內容。隨著項目單位的發展，檔案管理越來越復雜，管理要求不斷提高。傳統的理念和模式過于落后，無法滿足項目單位的發展要求。因此，在項目單位發展中，積極開展信息化建設，構建多功能檔案管理系統，從檔案數據存儲、檔案整理查詢到系統安全、環境保護，確保檔案管理的信息安全，助力項目單位的發展[4]。

3.檔案管理信息化建設的發展趨勢

項目單位檔案管理信息化建設是現階段社會發展的基本趨勢，也是滿足各方面實際需要的基本措施。城市化進程的加快推動了科技水平的快速提高，信息化建設的不斷發展進程，互聯網逐漸融入人們的日常工作和生活。計算機應用在各行各業有著很高的應用頻率。項目單位作為政府國有資產組建的社會服務機構，近年來具有獨特的發展優勢，加上人們對項目單位的熱情，工作人員隊伍逐漸龐大。在這樣的社會背景下，檔案數量的快速增長導致了檔案管理中的各種問題。要解決這些問題，需要提高檔案管理信息化建設水平。傳統的檔案管理方式是手工進行工作，這就需要手工對檔案進行收集、分類和整理。這種工作方式質量低、工作效率低，在工作過程中容易因主觀因素而出錯。檔案管理信息化建設是項目單位現階段開展檔案管理的最佳選擇，減少在檔案管理上的人力、物力、財力投入，盡量減少人員主觀因素造成的工作漏洞，最大限度地提高檢索檔案的快速性[5]。

三、檔案管理對固定資產投資項目建設的重要性

1.制定項目檔案的歸檔范圍和管理辦法

企業可以在同一建設周期內實施多個固定資產投資項目，并要求項目檔案管理人員根據項目情況進行歸檔和編制完整、詳細的項目檔案。調整項目存檔范圍的編譯，以避免在不同項目中使用相同的存檔范圍。由于在傳統管理模式下保存的檔案不可能進行分類，可以建立分類體系，根據項目本身的建設特點可以有所不同。例如，對產品開發、軟件開發、系統升級、數據信息擴充、傳統分類等涉及高新技術的投資項目產生的數據進行歸檔，收集項目管理過程中產生的所有原始文件、實體憑證和數據信息，并將工程檔案的相關統計數據納入工程檔案的范圍，使所有檔案資源都歸為一類。

2.檔案管理的好壞是固定資產投資項目驗收成敗的關鍵

由于工程檔案是真實反映工程建設情況的重要憑證，因此在進行財務審計、檔案個人驗收、項目總體經驗收集時，都需要查閱檔案。檔案員應嚴格按照建設項目的施工程序進行收集、整理和準備，以滿足完整性、準確性和系統性的要求，這樣不僅能保證在驗收時快速準確地提供有效憑證，又能確保各單項驗收及總驗收的順利通過。

3.規范檔案管理對項目管理水平的提升有極大的促進作用

對于一個企業來說，檔案管理既不能產生經濟價值，又不是提升產能效應的主要職能。對于一個項目來說，檔案管理既不是推動項目進程的主要因素，也不是項目審核驗收的重點。檔案管理似乎沒有什么作用和貢獻，但在實際的發展中，它關系到項目的健康發展。檔案工作的質量和效率將影響到整個工程的質量，為了在項目實施過程中及時、準確地獲取數據，進行全面、科學的分析，必須制定完善的檔案管理制度，科學地進行整理和保存。只有這樣，才能為項目的實施提供準確的檔案依據。在項目檔案管理過程中，科學的管理方法是檔案管理順利進行的保證，是企業或項目管理水平的體現。高水平的檔案管理不僅能提供及時、準確、有效的審核業務，還能通過檔案管理促進和提高項目管理水平。檔案管理員要秉承“三納入、四參加、四同步”原則，積極參與項目的各個階段，及時收集資料，確保文件的完整性，防止資料的遺漏和丟失。檔案員應嚴格審查資料的有效性和完整性，審查檔案反檢查項目在實施過程中的合規性和合法性以及過程的完善性，并及時向項目主管報告，督促相關部門進行整改，從而在項目的實施中發揮強大的監管作用。

四、固定資產投資項目檔案管理現狀

1.標準化管理意識薄弱

在時代的發展進步中，項目單位的整體提升不斷提升其生產力、規模等方面。但是，在投資項目檔案管理方面，現階段投資項目檔案管理的水平和規范性還沒有得到有效的提高。作為管理的執行者，它是決定管理效率停滯和發展的直接因素，因此，由于缺乏一定的重要性意識，在管理中沒有得到更多的重視。不僅在人員管理方面沒有及時進行相應的培訓，而且在新科技時代的裝備和制度上還缺乏及時的更新和優化，總體表現為管理思想和管理意識薄弱。

2.管理人員的專業水平有待提高

一些企業檔案管理人員沒有檔案相關的專業學位，缺乏檔案管理的專業知識。由于日常行政工作比較復雜，如日常文件數據整理、登記、歸檔等，很難花費時間和精力進行文件管理研究，也難以了解項目經理對固定資產投資項目文件的管理要求。缺乏系統的培訓和學習，嚴重影響了項目檔案管理的質量。例如，在項目數據管理中，檔案管理人員往往無法確定所收到數據的準確性、有效性和系統性。這是因為檔案管理員缺乏必要的設備、技術等專業知識。他們只能被動地接收項目資料，他們沒有能力對收到的文件的準確性和有效性作出適當的判斷，從而使檔案文件無法反映項目的實際情況，而且檔案管理人員無法保證對項目資料的分類是系統的和符合要求的。

3.檔案管理形式傳統與混亂

檔案管理的發展不是一個短期的、間歇性的過程，而是需要大量的時間。然而，一些項目單位在進行投資項目檔案管理時，會受到檔案管理傳統思想的影響，導致管理形式落后，基本上需要大量人力資源的支持。盡管傳統的管理形式給工作人員帶來了諸多不便，但結合當前的時代背景，一些項目單位仍然沒有重視現代信息技術的應用。與現代信息技術管理相比，傳統檔案管理的管理效率會很低，容易出現管理混亂的問題。一旦管理混亂，投資項目檔案管理的準確性就無法保證，保密性也會產生一些問題。企業在實施固定資產投資項目時，由于客觀環境因素的影響，往往只關注建設項目本身，而忽略了對項目檔案的收集和管理。在某些情況下，項目檔案的建立缺乏相關制度約束，管理責任的落實不到位，項目經理的流動性大，導致一些項目經理缺乏責任和管理意識。工程檔案的收集質量受工程記錄收集不完整、不規范等因素的影響較大。

五、數字化轉型背景下固定資產投資項目檔案信息化建設策略

1 建立檔案專家團隊，提供專業化的項目檔案編制服務

傳統檔案主要用于文檔和產品檔案。產品主要有企業名錄、企業通訊、組織發展、文件編制等。項目檔案管理系統不同于其他類別。項目記錄的編制方法有其自身的特點。與此同時，研究者無法獲得高質量的研究成果。同時，項目文件的編寫還需要具備施工、安裝、設備等方面的技術知識，而不是由項目文件負責人單獨進行，從而對項目文件信息進行深入的探索和開發。為改善項目檔案工作，需要采取措施提高檔案工作人員的綜合素質，加強培訓學習，使檔案工作人員充分熟悉項目檔案管理制度和方法，為項目檔案工作人員提供基本的檔案和科研技能，協助建立檔案，建立創新機制，并采用協助建立檔案，建立創新機制，采取綜合的方式，即在檔案、基建、企業項目管理等各業務部門的參與下，將項目記錄成果納入企業。

2.提高項目人員的檔案意識

首先，要完善項目檔案管理制度。建立規范、可行、可操作的管理體系。作為項目檔案管理員，修訂了《固定資產投資項目檔案管理辦法》，明確了文件分類、歸檔范圍和檔案負責人，并嚴格按照新辦法執行。加強對檔案、項目管理和項目檔案作用等法律法規的培訓，提高檔案工作者和兼職項目經理對項目檔案管理重要性的認識，強化這方面的責任意識，提高項目檔案管理意識。將項目文件的管理列入議程，定期進行評審、分析和檢查。同時，根據項目檔案管理的需要，在培訓項目檔案和業務技能的基礎上，將提高業務技能，如收集、記錄的整理和準備項目檔案部門和項目經理的業務技能培訓。其次，提高項目檔案管理人員的專業水平。項目檔案管理人員的專業水平直接決定著項目執行者檔案意識的強弱。優秀的檔案管理人員可以直接或間接地指導項目執行者的檔案意識。項目檔案管理人員不僅要熟悉項目檔案的內容和數量，還要深入研究項目檔案，進行二級或三級文件處理，做好編制和研究工作，從而有效地開發和利用項目檔案，充分發揮檔案的效益。同時，建立學習培訓機制，開展更多的檔案活動，帶動項目人員了解檔案，了解他們對檔案的興趣，從而提高項目人員的檔案意識。

3.建立固定資產投資項目專項數據庫

館藏檔案數據庫存儲檔案的實體信息，專項數據則根據專題收集相關檔案信息。對于收集檔案數據庫來說，記錄的信息是以檔案實體的信息為基礎的，是對檔案實體的真實響應。專題數據庫記錄對于收集檔案數據庫來說，記錄的信息是以檔案實體的信息為基礎的，是對檔案實體的真實響應。專題數據庫的記錄是以檔案內容信息為基礎，通過對檔案內容信息的分析、過濾、處理和整理而生成的。從數據信息的角度來看，二者的需求是不同的。收藏檔案數據庫必須完全忠實于檔案實體，檔案數據庫是根據收藏檔案的真實記錄，圍繞主題和交流的需要，對檔案信息進行精選、刪節和處理的數據庫。館藏檔案與固定資產投資項目相比，館藏檔案利用率較低。通過分析固定資產投資項目實施中使用的檔案的范圍，然后對收集到的檔案信息進行梳理，提取出使用頻率高的檔案信息，通過對檔案信息性質的分類，建立固定資產投資項目檔案信息數據庫。這樣既可以提高項目人員查閱資料的效率，又可以緩解檔案保管與利用之間的實際矛盾，還可以減輕檔案管理員借閱檔案的工作量，可謂一舉多得。

4.利用固定資產投資項目管理軟件全程參與管控

在過去，粗放的檔案管理模式往往依賴于制度和項目執行者的專業素質，往往不能及時歸檔，歸檔文件的質量較差，可以通過項目管理軟件對文件進行集中統一的管理和控制。以工程資料為例，以往工程施工技術資料的收集和整理，長期以來一直采用手工填寫、手工計算、紙張傳遞的傳統方式進行管理，目前，利用工程數據管理軟件，可逐步實現工程施工技術數據的“自動化、無紙化”，實現業主、監理、施工單位之間數據的全過程動態網絡化管理，實時監控工程量的適度。確保項目運行數據的及時、有效的收集和填寫，推動檔案業務按項目節點驅動模式分步管理。

結語

固定資產投資項目管理是一個長期、復雜、艱巨的過程，需要多學科、多單位、地方部門之間的溝通與協調。為取得滿意的投資效果，從項目決策、實施、試運行、后評價等各個環節做好充分準備。除以上介紹的項目管理要點外，在具體操作中還應分析具體情況，把握適當的原則和靈活性。