大數據背景下醫院檔案管理創新研究

尹 蕾 耿 玲

（淄博市中心醫院，山東 淄博 255036）

檔案是醫院在發展過程中形成的一筆寶貴資料，做好檔案管理工作，實現對檔案的有效應用，可以為醫院各項工作的順利開展提供有力的保障。大數據時代下，醫院檔案管理工作面臨著新形勢與新要求，同時其中的一些問題也逐漸暴露出來。面對機遇與挑戰，應積極應用大數據技術，解決檔案管理工作存在的問題，實現醫院檔案管理的創新。

一、醫院檔案管理工作存在的問題

1.檔案信息化建設滯后

醫院檔案主要包括病例報告、護理文書、病程記錄、手術記錄、檢查報告、醫囑、會診記錄、財務報表、影像學資料等。國家相關標準對醫院檔案的保管時間提出了嚴格要求，例如，門診病歷要保存15年，病例報告要保存30年等。隨著時間的不斷推移，醫院的檔案保存量也在不斷增加，這就給醫院檔案管理工作提出了更高的要求，醫院只有加強檔案信息化建設，將傳統紙質檔案轉變為電子檔案，才能更好地保存檔案。目前一些醫院對檔案信息化建設不夠重視，存在資金投入不足、缺乏自動化信息采集與處理系統、缺少專職檔案管理人員等問題，給檔案信息化建設帶來了嚴重制約[1]。

2.數據收集存儲難度大

在醫院檔案管理工作中，數據的收集與錄入是一項非常重要的工作，做好這項工作需要充足的資金和人力支持，同時在對海量數據、多樣化數據進行錄入的過程中，對準確性的要求也比較高，這就提高了數據收集與錄入工作的難度。將大數據技術引入醫院檔案管理工作的過程中，為了獲取更多、更有價值的信息，需要使用多樣化的數據統計與處理方式，但是，海量數據的解析與存儲，不可避免地需要占用服務器大量的空間，進而導致服務器負擔的加重以及管理難度的提高[2]。

3.電子檔案安全隱患多

目前部分醫院已經引進了信息技術，對人事檔案、科研檔案等進行電子化處理。電子檔案信息比較容易被更改，所以在電子檔案管理中應注意保護信息安全。一些醫院并不重視電子檔案的安全管理，缺乏防護手段，存在電子檔案被惡意篡改、丟失、信息泄露等安全隱患。醫院檔案關系到醫院與患者個人的切身利益，一旦出現問題，便會給醫院與患者帶來巨大的損失[3]。

4.不重視檔案開發應用

醫院檔案是醫院的信息資產，有著非常重要的價值，在醫院管理、醫療、科研、教學等工作中均有著積極作用。實現對檔案的有效利用，是開展檔案管理的最終目的。但是，部分醫院檔案管理工作中，一些情況下只是對檔案信息進行采集、歸類、保存后便將其擱置在一邊，不重視對檔案的開發應用，導致醫院的這筆寶貴資源被忽視，無法發揮其應有價值。

二、大數據的概念與特征

大數據是“規模巨大與類型復雜的數據的集合”。大數據主要具有四項明顯的特征。第一項特征是體量大，即大數據的數據規模龐大且數據增長迅速；第二項特征是多樣性，即大數據的數據類型繁多且數據構成復雜；第三項特征是速度快，即大數據的數據時效性強且數據處理迅速；第四項特征是價值高，即大數據的數據應用范圍廣泛且數據應用頻率高[4]。近些年，檔案界已經逐漸意識到大數據對檔案管理工作的重要性，我國《“十四五”全國檔案事業發展規劃》進一步強調檔案信息化建設，要求加快推進檔案管理數字化、智能化，不斷提高檔案管理水平。

三、大數據背景下醫院檔案管理工作面臨的新要求、新機遇與新挑戰

1.新要求

大數據背景下，醫院檔案管理工作面臨著新的要求，主要體現在以下幾方面。第一，大數據提高了對醫院檔案管理工作全面性的要求。醫院檔案的信息量大且覆蓋面廣，涵蓋醫療業務和管理服務等領域，檔案數據的龐大性，促使醫院在檔案管理工作中引進大數據的整體思維，處理好檔案的“全局”與“局部”關系，同時也需要關注從檔案收集整理、到檔案開發利用之間各環節的聯系，以實現檔案管理工作整體效能的提升。第二，大數據提高了對醫院檔案分類科學性的要求。隨著時間的推移，醫院檔案體量不斷增加，傳統粗放式的檔案分類方法已經無法滿足新形勢。為實現檔案管理工作質量的提升，必須借鑒大數據的多樣化思維，根據各種檔案的不同側重點，對檔案進行科學化、精細化分類。第三，大數據提高了對醫院檔案管理工作針對性的要求。不同類型的檔案存在明顯的差異性特征，如醫技檔案相比其他檔案對保密性、安全性的要求更高；醫院存在許多特殊崗位，職位設定、職稱評定等與普通企事業單位存在明顯差異。

2.新機遇

大數據下，醫院檔案管理工作也迎來了新的機遇，主要體現在以下幾方面。第一，應用大數據技術有利于減少醫院檔案管理的錯誤和疏漏。大數據背景下，通過在醫院檔案管理工作中應用大數據技術，可以在很大程度上減少醫院檔案管理錯誤和疏漏，從而提高檔案收集、整理、分類、分析等的準確性[5]。第二，應用大數據技術有利于提高醫院檔案管理效率。以往醫院檔案管理工作主要采取人工管理，既費時、費力，又效率低下。大數據背景下，通過在醫院檔案管理工作中應用大數據技術，一方面，可以簡化人工工作流程、減少工作量；另一方面，還可以擺脫檔案管理工作的時間與空間限制，從而提高醫院檔案管理工作的效率。第三，應用大數據技術有利于促進醫院檔案信息共享及全員參與檔案管理。醫院檔案管理并非只是檔案部門的工作任務，醫院其他部門也有責任協助開展檔案管理工作。大數據背景下，通過在醫院檔案管理中應用大數據技術，一方面，可以促進醫院檔案信息共享，使醫院各部門都能夠及時獲取到相關檔案信息；另一方面，還能夠促進全員參與檔案管理[6]。

3.新挑戰

大數據既是一種技術，也是一種理念，大數據給醫院檔案管理工作帶來了新的挑戰，主要體現在以下幾個方面。第一，對管理制度的挑戰。在醫院中，檔案管理工作主要由檔案管理部門負責，但實際工作中通常是由各業務科室自行管理自己科室的檔案，這就使得醫院檔案管理工作具有顯著的分散性特征。大數據時代下，在開展醫院檔案管理工作過程中，應采取統一領導、分級管理的方式，開展集中管理，充分發揮大數據的作用，充分實現資源效能的疊加效應。第二，對管理思維的挑戰。醫院檔案管理工作長期采取“供給導向”的管理思維，也就是檔案管理部門通常從自身業務角度出發來提供檔案服務，無法滿足檔案利用者的切實需要。醫療領域中大數據得到了越來越廣泛的應用，社會公眾、醫務人員等檔案利用者對檔案的需求呈現個性化、多元化的特點，因此檔案管理部門應及時轉變管理思維，向“需求導向”轉變，提供能夠滿足檔案利用者實際需要的檔案服務。第三，對信息收集的挑戰。醫療業務檔案、人事檔案是醫院檔案信息的主要來源。醫院科室諸多，一些重點科室還處于不斷建設中，給醫院檔案管理工作帶來了較大的難度。大數據時代下，應積極推動醫院檔案管理工作的數字化發展，借助云平臺存儲數據信息，借助信息化管理程序進行數據計算、分析、管理，以提高醫院檔案管理工作的程序化、規律化[3]。

四、大數據下醫院檔案管理工作的創新路徑

1.完善管理制度

大數據背景下，為實現醫院檔案管理工作的創新，應在原有制度的基礎上，充分考慮大數據背景下的新要求，對檔案管理制度進行改進、完善，提高檔案管理制度的科學性、針對性、可行性，使醫院檔案管理工作有章可循。例如，《檔案借閱管理規定》中，不僅要對檔案借閱的權限、操作流程提出明確要求，還要增加線上借閱的審批事宜，檔案被借閱、歸還時及時更新網絡平臺上的借閱狀態標識。同時，應對管理人員職責進行明確確定，建立科學的監督考核機制，定期維護、更新電子設備，促進檔案管理工作效率的不斷提升[6]。

2.轉變管理思維

大數據背景下，醫院領導應認識到檔案管理工作的重要性，引導全體人員高度重視檔案管理創新。建立專門的檔案管理部門，負責對檔案進行有效管理。同時，結合醫院實際情況和檔案管理需求，建立科學、合理的考核機制，并制定可量化的考核指標，以提高人員的積極性，促進檔案管理工作效率與工作質量的提高。醫院檔案管理工作中，應轉變管理思維，正確認識“需求導向”管理思維，借助云計算技術、OA平臺綜合管理系統等來梳理檔案數據，采用智能分析和篩選功能，來對醫院檔案進行立卷分類，做好每份檔案類別和目錄信息的標識，確保數據庫可以準確識別，以便于檔案的查詢，實現對檔案的高效利用。采取精細化管理思維，對數據資源進行多層次、多維度地挖掘與分析，實現檔案信息收集、歸檔深度的提高。

3.創新管理方法

大數據背景下，醫院檔案管理工作應對檔案管理方法進行創新，積極采取先進的管理方法，提升檔案管理效率與質量。第一，可以采用信息化管理方法。醫院應盡快構建出一個完善的檔案管理信息化系統，該系統不僅需具備對各項檔案數據的收集、存儲、整理、分析、檢索、查閱以及處理等全面性功能，還需能夠對各項檔案數據進行有效的整合、精算以及建模。與此同時，還需要一套健全的檔案信息化管理機制來指導具體工作的開展，因此醫院必須要盡快建立健全檔案信息化管理機制。首先，應形成統一、規范、高效、系統的檔案管理信息化體系，逐步形成科學的檔案管理信息化標準，并通過“先試行、后調整”的方式來逐個擊破相關問題。其次，應不斷完善檔案管理相關細則，在各工作階段均設置具有針對性的管理機制，例如將檔案管理信息化建設成果納入績效考核中。最后，應分清主次，針對在檔案管理信息化建設過程中可能會遇到的主要問題制定針對性解決方案[4]。

第二，可以采用全程管理方法。對醫院檔案產生的全過程進行分析發現，從檔案形成到歸檔整個過程中經過了較長一段時間，存在諸多隱患。為確保檔案管理的有效性，應加強全程管理。檔案管理部門，應主動介入，給予動態化的監督控制，以便于及時發現問題并督促整改，實現對檔案形成、歸檔、管理、應用、銷毀等環節的一體化管理，充分發揮檔案管理部門的職能作用。全程管理中，可采用分級分配管理權限的方法，賦予檔案管理人員系統管理的權限，確保其與其他部門共同協作，完成從檔案形成到歸檔全過程的有效管理[6]。

4.保障檔案安全

保障檔案的安全性，是醫院檔案管理與應用中的一個重要目標。醫院檔案中的諸多內容如醫療檔案等對保密性的要求較高，因此醫院檔案管理工作中，應對檔案進行規范化管理，嚴格遵循安全制度的要求進行管理、使用，以確保檔案的安全性。電子檔案的風險較高，應注意保護檔案信息安全，可以從以下幾個方面入手。第一，與紙質檔案相比，電子檔案更容易保存，且存儲在電腦辦公設備之中，因此比較容易進行檢索、傳輸，更加有利于提高檔案的使用效率。但是，電子檔案在保管過程中，有可能因為版本不兼容、操作不當或者是遭遇不法攻擊、突發事件、自然災害等情況而導致電子檔案發生損壞或丟失。所以，應做好對電子檔案的備份，并要進行異地保存，以避免由于各種因素而導致的存儲載體受損進而造成電子檔案丟失，保障電子檔案的安全性。第二，對共享內容進行嚴格界定。醫院檔案的信息量較大，對服務器的荷載能力有著較高的要求，很容易出現信息泄露的問題，因此應對共享內容進行嚴格的界定和規范。在應用電子檔案時，要識別操作者的身份，保留更改痕跡，把好每個環節安全關，確保電子檔案的安全。

五、醫院檔案管理工作的發展方向

未來的醫院檔案管理工作主要朝著以下幾個方向發展。第一，數字化。醫院檔案管理工作應引進數字化技術，對檔案內容進行充實。例如，可以采用AI識別技術對檔案進行高清化處理，并將其轉變為PDF格式，或者是采用數字微技術將紙質檔案轉變為電子文檔。第二，智能化。醫院檔案管理工作可采取音頻、視頻的形式對數據進行備份存儲，或借助云盤、硬盤、云服務器等載體對醫院檔案進行信息管理，從而實現檔案數據、類型的豐富。第三，虛擬化。醫院檔案管理中，可借助網絡技術進行線上虛擬化辦公。

綜上，大數據下的醫院檔案管理工作應采取完善管理制度、轉變管理思維、創新管理方法、保障檔案安全等措施，以實現醫院檔案管理工作的優化，提高醫院檔案管理工作效率與質量。