新媒體環境對高校檔案管理的影響及對策創新

賀雪瑩

（中國人民大學，北京 100872）

引言

在新媒體環境下對高校檔案管理工作機制的建立需要有區別于傳統高校檔案管理方式，高校有關檔案管理人員為保證高校檔案管理工作在新媒體環境下仍能夠順利地實施發展，應加強對傳統工作模式的創新和改革，建立符合新環境背景的檔案管理機制，應運用創新意識和發展眼光對檔案管理工作進行貫徹落實，充分汲取傳統高校檔案管理工作中的優秀工作經驗，結合時代發展狀況，努力融合科學技術，提高對檔案管理工作的整體水平，推動高校檔案管理工作不斷向前發展，提升高校整體建設質量。

一、新媒體工作環境對實施高校檔案管理工作的影響

1.充分豐富檔案傳播的形式以及載體的種類

在我國高校檔案管理的傳統工作模式中，檔案工作主要是以紙質形式完成，在保密的同時按照“電話預約、上門服務”等方式管理。但是這種檔案管理模式體現由于受時代性的限制，導致其具有極強的形式化和表面化，使得進行高校檔案管理過程中相關的信息資料內容形式過于單一，影響了高校檔案管理服務水平，制約了高校檔案管理服務工作效率，不利于高校檔案管理工作長期穩定發展。隨著我國進入新媒體時代，在高校檔案管理工作進行時，多是以電子信息技術以及網絡科學技術為主要支撐，完成對信息資源的建立工作，同時這一支撐載體可以有效豐富高校檔案管理的傳播形式，使高校檔案管理工作可以建立起傳播速度快、包含內容豐富的新型信息化平臺。人們可以充分利用新型信息化平臺完成對多種信息資料的調查工作，這種調取工作還可以不受時間和空間的局限，有效提高檔案信息的利用效率，提升檔案管理的整體質量水平。有效運用先進的科學技術，使高校進行檔案管理時儲存空間變得更加充足，高校檔案管理有關工作人員可以充分將檔案中的信息資源通過信息化形式進行保存和備份，有效縮減檔案在管理過程中所需占用的空間，同時信息化錄入可以有效豐富檔案傳播渠道，實現檔案信息共享，推動高校檔案管理工作不斷向前發展。

2.提升檔案管理的發展空間

高校檔案管理工作人員過去在保存信息內容時，多是采用獨立的方式對相關對象服務，而這種服務方式還受到了多種主客觀因素的影響和制約，使得我國高校檔案管理工作質量不能得到切實有效的提高，效率水平不能得到充分體現。但是在高校檔案管理工作中，充分融入新媒體技術，檔案管理工作人員可以運用互聯網設備完成對檔案信息的充分錄入，通過信息化的檔案管理工作，有效推進高校檔案管理工作的科學性和有效性。同時，高校檔案管理工作有關部門可以充分運用新媒體共享信息平臺，充分與師生隨時隨地進行溝通交流，有效完成對檔案信息相關資源的共享工作，推動檔案信息資源利用的便捷性，提高檔案信息使用整體水平，同時充分有效地掌握檔案信息管理發展的具體動向，充分為檔案管理工作后續發展空間的擴大奠定堅實的物質基礎。

3.改變檔案管理方式和工作模式

隨著新媒體技術不斷在高校檔案管理過程中得到實施，導致了高校在進行檔案管理工作時，一定程度上出現了其服務對象以及工作內容的轉變，同時新媒體技術能夠有效豐富檔案管理有關方式，充分推進檔案管理工作長期高效進行。但是傳統的檔案管理工作相關內容比較繁瑣，檔案管理工作有關人員相互獨立，彼此之間缺乏聯系。隨著新媒體技術不斷在檔案管理工作深入發展，這種現象也正在被打破，很大程度上改變了檔案管理工作方式，使得檔案管理工作更加注重協調共享，很大程度上提高了對于繁瑣的檔案信息處理時的工作效率。而檔案管理工作強化對新媒體技術的應用，很大程度上為檔案管理工作人員的整體素質和技能水平提出了更高的要求，所以檔案管理有關工作人員需要充分認識新媒體工作特點，通過及時對自身工作思維進行創新，采取高效的工作方式和工作方法，切實提升自身工作效率水平，發揮出檔案管理工作的有效價值[1]。

二、新媒體環境下高校檔案管理工作存在的問題

1.設備和系統投入方面

高校進行檔案管理工作服務的主要對象是學校內師生、有關部門以及少數社會機構，具有一定的公益性質，但是這一工作方式不能直接為學校創造出直接的經濟價值，導致了部分學校領導人員不能為檔案管理工作投入一定的重視程度，使得高校在進行檔案管理過程中，存在設備和系統投入管理不足的問題。而傳統的檔案管理方式都是將檔案通過紙質的形式進行保存，同時讓專業的檔案管理人員進行檔案的管理工作，不需要先進的檔案儲存設備進行檔案的儲存，也不需要完善的檔案管理進行檔案管理工作規范，直接影響了高校相關領導人員對檔案管理工作的重視度，導致有關部門不能提高檔案管理部門有關工作資金和技術支持投入力度，阻礙了檔案管理過程相關設備和系統的升級工作，極大程度影響了對檔案管理有關信息資源后期的保護和利用效率，不利于后續對相關信息資源進行充分有效的開發。雖然在新媒體環境中，高校可以有效利用新媒體有關技術和設備，完成對檔案資料的數字化保存，極大程度上提高了檔案管理的準確性和便捷度，使得高校師生以及社會有關人員可以充分利用現有的檔案資料，充分發揮檔案管理的社會公益性，但是由于前期檔案管理工作重視程度不夠，相關資金和技術投入力度不足，阻礙了檔案管理工作高質量運行，也使得我國高校檔案管理工作有關作用不能得到很好的發揮[2]。

2.工作人員相關專業素質方面

隨著新媒體有關數字化技術不斷在日常生產生活中得到應用，檔案管理工作相關內容以及方式都得到了不同程度的改變，為我國高校檔案管理工作人員整體工作素質和能力提出了更高的要求。部分高校檔案管理工作人員在工作時依舊存在坐等上門的工作理念，使得檔案中所記錄的相關領域的原始信息不能得到充分有效的利用，導致高校檔案中儲存的信息資源不能得到很好的利用和價值發揮，而隨著我國進入新媒體時代，檔案數據信息共享平臺得到建立和發展，極大程度上提高了我國高校檔案儲存的信息資源的利用效率，這種管理方式與原先的管理方式有著較大出入，因此相關工作人員的管理意識和管理理念也需要及時更新。我國高校檔案管理工作是同時具備技術性以及專業性的，隨著新媒體工具不斷在高校的各環節管理工作中廣泛應用，高校檔案管理人員不但需要具備檔案管理學有關知識、檔案管理工作的相關經驗，同時還需要掌握新媒體信息技術的相關操作技能。只有檔案管理有關工作人員能夠完成對自身綜合素質提高，充分運用新媒體工具以及新媒體技術，才能真正地推進我國高校檔案管理工作發展[3]。

3.檔案管理相關制度方面

檔案管理工作的具體流程通常具有一定的模式化和規范性，需要按照一套較為標準的規范化流程進行檔案管理工作任務的實施，健全完善的檔案管理制度機制可以直接推進檔案管理工作長效穩定發展，提升檔案管理整體工作質量。過去我國高校在進行檔案管理工作時，相關的檔案管理部門都相對獨立，依賴程度不高，其服務的方式也相對被動，但是新媒體時代下檔案管理工作充分融入新媒體技術、檔案信息化管理平臺逐步確立、檔案管理部門與各單位的依賴程度不斷提升，這就出現了原有的檔案管理工作制度不適用于新媒體背景下檔案管理工作的實施和開展的問題，也為我國高校檔案管理工作制度的改革創新提出了更高的標準和更嚴格的要求。雖然在檔案管理工作實際中融入新媒體技術可以推進檔案管理工作流程的改進，但是由于我國部分高校在進行檔案管理工作時，相關工作流程的公開性不足，與下屬部門之間的分工也未能明確實施，責任劃分制度不明晰，使得檔案管理有關工作機制仍有待健全。同時，由于檔案管理過程中信息化技術得到不斷應用，檔案管理有關資源流通途徑增加，如何有效保障檔案信息資源也成了檔案管理過程中至關重要的一步，同時，確保檔案信息資源安全性的提高，也需要更加強大的檔案管理規章制度進行保障。為確保新媒體技術有效為檔案管理工作進行服務，減少由于使用新媒體技術而帶來的檔案信息破壞現象，促進完善我國高校檔案管理有關制度規范是我國有效推進檔案管理工作質量提高的關鍵環節[4]。

三、新媒體環境下切實提高高校檔案管理工作質量和效率的有效措施

1.更新管理理念，提高重視程度

提高我國高校檔案管理質量，促使新媒體工作機制能夠有效融入高校檔案管理的全過程，需要檔案管理工作人員對檔案管理相關理念進行革新，有效提高領導人員對于高校檔案管理的重視程度，提升檔案管理工作中所需的資金及技術支持。在新媒體背景下，強化對檔案管理工作質量的提高，需要充分發揮新媒體設備和系統的優越性，以先進的新媒體設備和系統為檔案管理工作質量提供更高的資金保障。高校在進行檔案管理工作時，其主要目的是為高校進行教學科研提供良好的數據資源保障，高校領導人員加強對高校檔案管理工作重要作用的認識，可以一定程度上推進檔案管理工作更好的開展，高校檔案管理有關部門需要加強對高校檔案管理工作宣傳力度，使檔案工作在高校落實“三納入、四參加”讓學校領導干部切實有效地認識到進行檔案管理工作的重要程度及必要性。學校分管檔案管理部門有關領導人員需要加強對檔案管理有關工作的統籌力度，積極協調各相關部門完成對檔案管理工作制度的制定，充分明確檔案管理工作有關工作人員的工作職責，通過不斷吸收兄弟單位的先進檔案管理工作經驗，及時更新檔案管理工作有關理念，加強將新媒體融入檔案管理工作的力度，加強學校在檔案管理工作方面的資金和技術投入力度，通過不斷完善對檔案的管理，有關設備和系統的更新，完善檔案管理工作部門的基礎設施建設，保障檔案管理信息化平臺持續穩定運行，有效提升檔案管理工作現代化發展水平。同時，提升有關領導干部檔案管理工作的重視程度，可以有效提高檔案管理工作人員在進行檔案管理工作時的責任意識和認同感，有效提高檔案管理有關人員的工作熱情和積極性，進一步提高高校檔案管理工作的整體質量水平。

2.強化檔案管理工作人員的綜合素質

檔案管理工作人員是實施檔案管理工作的主要踐行者，檔案管理工作人員整體綜合素質能力，極大程度地影響了檔案管理有關工作水平的發揮，因此在進行檔案管理工作質量的提升時，需要加強對檔案管理有關工作人員綜合素質的提高工作。首先，我國檔案管理有關工作人員需要及時進行管理觀念的更新工作，與時俱進、開拓創新，通過不斷的學習形成符合新媒體背景的檔案管理理念。檔案管理員工作人員需要積極主動地推進檔案管理數字化進程的有效完成、相關單位數據資源的上傳和更新工作、建立健全檔案管理信息化平臺發展。同時，檔案管理工作人員需要全方位提高自身的綜合水平，及時掌握先進的技術有關知識和技能，努力在實踐中加強對新媒體技術的掌握程度。

3.健全檔案管理制度規范

完成對檔案管理有關制度規范的建立，健全工作充分完善檔案管理工作程序流程，是切實有效地完成檔案管理工作整體質量提高的關鍵環節。建立檔案管理工作系統時需要充分結合當下的新媒體背景，系統全面地完成對檔案管理信息化平臺工作流程的建立，保證檔案管理信息化平臺供應工作效率的提高。同時，還需針對不同密級的檔案，根據《檔案法》和《檔案法實施辦法》有關規定，建立健全有關保密審查工作制度，通過嚴格把關檔案資料的密級，規范劃分檔案資料密級的標準，有效完成對檔案資料信息公開內容和程度的把控程度，通過設置訪問權限，強化身份審核機制，加強互聯網安全保障技術在信息化共享平臺中的應用，有效確保檔案資源整體安全性，有效減少檔案信息在新媒體背景下的泄漏頻率[5]。

結語

隨著人類社會不斷發展，我國社會信息化、網絡化程度不斷提升，新媒體工具不斷得到進步，新媒體工具的使用正在潛移默化地對人們獲取信息的手段和方式進行改變，這也影響著我國高校檔案管理工作的開展。