代理記賬公司內部控制問題研究

賴秋華 北京憧憬會計服務有限公司

引言

小微企業數量的迅速增長及不斷完善的市場經濟，也快速地推動代理記賬公司的規模日益壯大。在外部環境的催化下，代理記賬行業競爭日益激烈，經營風險也隨之而來。由于公司管理層更多地是考慮外部條件的變化，使得公司在拓展業務過程中出現了諸多問題。比如以開發市場、為客戶提供滿意服務主，對內部控制方面關注較少，且管理層內控意識不強，使得整個企業缺乏憂患思維、企業內部管理混亂、崗位職責不清等，削弱了內部控制的作用[1]。因此，公司需要不斷更新觀念，完善內部控制制度，對出現的問題及時進行妥善解決，降低業務發展過程中的風險，保證公司的持續、穩定、健康運行。

一、CJ公司內部控制現狀

CJ公司從成立之初制定的《內部規范手冊》出發，進行公司的內部控制建設。雖然CJ公司形成了內部控制方面的規范性文件，但是實際執行過程中，效果并不好，究其原因不僅是內部控制制度本身存在缺陷，沒有根據公司業務的拓展及時更新，也因公司考核標準不清晰，難以準確有效地判斷內控制度的設計和執行效果。對此，先從內部控制五要素對公司內部控制現狀進行分析。

（一）控制環境

CJ公司從最初的幾家代理記賬業務拓展到現在財務外包、稅務籌劃、資質辦理等一系列業務，有關內部控制管理的制度僅有《內部規范手冊》，而且該手冊自編制以來從未進行過更新，其中大多數規范是針對以往業務的開展，新業務并未受到系統的內部制度規范。此外，即使是針對僅有的制度規范，也多是流于形式，管理層認為制度的制定就是內部控制的管理，忽略了管理者既是制度的制定者和監督者，也是內部控制的主要執行者。

（二）風險評估

CJ公司作為一個會計服務機構，處理賬務時往往只能做到核算，而不能做到監督，對于客戶提供的發票和數據，很少進行審核，基本上都是“拿來即用”，無法保證數據的真實性。除此之外，還存在客戶流失風險和客戶違約風險及信息系統帶來的風險，CJ公司并未形成良好的應對機制。比如信息系統風險也僅是從數據備份、系統升級兩個方面去維護。財務軟件操作隨意，錄入、審核沒有分工執行，往往是一個人負責多個企業的財務流程，容易造成客戶隨員工的離職而流失。CJ公司風險評估意識較差，通常是事情發生之后才采取補救措施。

（三）信息與溝通

CJ公司針對部門間的溝通有相對自由的機制，但上下級的溝通不充分。管理層對“上下級”的溝通認識存在局限，將溝通重心放在“管理層制定詳細的策略、做出恰當的決策”，而忽視員工執行的能力和效率。大多數情況下，一些詳細的職責劃分是模糊的，到出現問題時才臨時規定。

公司管理層與委托方的溝通不到位，缺乏業務事前事后的溝通，而且僅停留在口頭上。管理層也未制定恰當的溝通規范和方式，業務處理中的關鍵點未形成文件記錄，業務開展結束后，未進行有效的反饋，往往是等到問題出現才返工處理。

（四）控制活動

CJ公司職責權限的劃分不明確，職責分離部分的處理也不規范，例如：憑證的錄入和憑證審核基本上是一人操作，內部并沒有明確的職責劃分。另外，業績評價是對企業經營業績進行計量、分析的特定方式或方法[2]。CJ公司的業績評價標準是以利潤為標準，不僅剔除了成本因素還忽略了應收的規模，致使盲目擴大業務量，使公司應收賬款比率較高，壞賬損失較大。管理層為擴大業務量，放寬了信用政策，甚至接受部分先處理業務后收款的口頭承諾，這也直接導致了壞賬損失畸高。因各個財務部的業績考核，是以辦理業務數量以及利潤額為標準，而非以實際收款額為標準，長此以往，降低了各財務部的催款積極性，應收賬款的回收難度增加，進而對企業資金運營和正常運轉造成影響。

（五）監督

CJ公司除了需要加強內部監督，還需要接受外部監督，包括委托方和監管部門。公司未能將內部管理制度與業務開展流程有效結合，也沒建立事后追究責任制度，致使內部監督結果難以做到有章可循。即使有內部監督人員，其權威性和獨立性也存在爭議。同樣地，因公司內部存在職責劃分不清，使得內部監督工作在落實過程中也受到障礙。

同時，公司也并未受到委托方較大程度的監督。一方面，大多數委托企業規模較小，其法人或股東對財務方面了解較少，更多是選擇當“甩手掌柜”，認為只要不被稅務機關等單位約談就足夠了；另一方面，迫于低價競爭帶來的壓力，認為設置委托方監督渠道只會徒增工作量，而不能帶來實質性的價值。

二、CJ公司內部控制面臨的問題

CJ公司是會計服務機構，結合其行業特點，現就面臨的主要問題有以下兩個方面：

（一）業務流程和會計基礎工作不規范增加的內部控制壓力

記賬工作流程的內部控制很大程度上決定了公司服務的水平和質量。會計基礎工作及內部業務流程不規范，經常出現會計信息失真的不良現象，問題主要體現在：

首先，在承接業務時沒有仔細認真地對委托單位業務性質和經營狀況進行核查。為了擴大業務量，對委托單位的相關情況沒有進行詳細核查，如其業務特點、經營范圍是否具備相關資質等都不夠了解。其次，在設置會計科目時隨意性較大，對每個會計科目的定義和運用界定比較隨意，沒有統一執行標準。在記賬過程中還經常出現白條抵庫等不合規現象。最后，由于稅務系統的報稅時間一般都是在每月15號之前，這導致會計工作過于集中，無形中增加了對會計人員的需求。在空間上，由于公司業務跨區域特征，既增加了工作人員的工作難度，也使得內部控制執行上存在一定難度。

另外，部分會計基礎性工作沒做到位。記賬人員在審核原始憑證時粗心大意，設置賬簿、登記賬簿的隨意性等。比如委托企業沒有傳遞對賬單和回單，因此經常出現銀行存款賬實不符問題；會計分錄所記載的內容不規范完整，沒有填寫附件張數，還有一些明細科目記載不夠詳細詳盡，也沒有按照要求進行憑證的整理、粘貼。以上原因導致客戶企業的會計報表不能真實地將財務狀況和經營狀況反映出來。

（二）人員素質參差不齊，離職率高、留不住人才也給內部控制帶來不小的壓力

公司主要服務對象大多是小微企業，其業務相對簡單，因此在錄用人員方面的標準比較寬松。記賬人員受教育程度不一樣，專業水平也參差不齊，人員流動頻繁，難以保障記賬工作的及時性和準確性。因公司員工業務水平、專業素養等各不相同，導致工資有很大的差異，使部分員工心理不平衡，這不僅出現工作懈怠，還嚴重影響工作效率，也因此出現人員頻繁離職的現象。還有些員工不能很好地遵守職業道德，缺乏敬業精神和自律能力，這也嚴重阻礙公司內控制度的執行。

三、CJ公司內部控制問題的應對措施

針對CJ公司面臨的上述內部控制問題，筆者認為應著重從以下幾個方面予以完善：

（一）改善業務流程、加強會計基礎工作的規范性，提高服務質量

首先，代理記賬業務是公司最原始最基礎的業務，主工作是圍繞簽訂合同、取票并記賬、報稅和反饋四個環節八個流程展開，具體如圖1所示。從四個環節的首要環節——簽訂合同開始，建立健全業務委托流程制度，充分了解委托單位的業務范圍、經營特點等情況，形成規范的書面合同，明確雙方的權利和義務。委托單位須承諾提供真實、有效、合法、完整的原始資料，會計人員必須對原始憑證進行仔細審核并做好交接和記錄，勇于對不合法、不合規的票據說“不”，嚴格按照國家的法律法規相關規定和要求進行會計核算。

圖1 代理記賬公司基本工作流程

其次，規范會計基礎性工作。對每個會計科目的使用要符合會計信息質量相關性、可比性等要求，不能隨意變動。嚴厲禁止白條抵庫、虛開偽造發票等違規行為的發生。會計分錄所記載的內容要規范完整，比如日期、摘要、附件的張數等都要以原始憑證為基礎，按要求進行整理、粘貼，記錄完整準確。記賬完成后，及時和銀行對賬單核對，如果存在不相符的情況，先檢查是否記賬錯誤，再看看是不是客戶沒有打印銀行回單還是有未達賬項，根據核實情況進行更正，做到賬實相符。

最后，公司的各個環節和流程都要制定相應的規章制度，使會計人員的各個工作程序都有章可循。同時還要明確責任，將監督和績效掛鉤，在規范會計人員工作流程的同時使制度真正成為記賬人員實際工作的一種有效約束，從而提高公司的服務質量。

（二）完善不相容職務分離制度、增強內部審計及建立健全風險管理制度

公司在完善職務分離制度的同時，還應增強內部審計的權威性及重視風險的防范。

首先，明確不相容職務分離制度，定崗定責。不相容職務分離針對的是崗位職責，而不是部門權限。圍繞工作性質，考慮人員知識結構，從業經驗等要素，將各項工作分配到具體人員。明確責任，做到崗責分明，將崗位對接責任明確到個人。比如審核和錄入應由不同人員操作，否則會削減審核的意義。

其次，增強內部審計的權威性。一方面，賦予相關人員應有的職責和權限；另一方面，對內審人員提出的問題和意見，及時解決或敦促相關部門執行，對于管理者不盡職的行為，內審人員照樣可以處理。此外，公司還可以將內審機構隸屬的級別提高，以加大其權威性，強化內部審計的獨立性有助于增強其權威性，同時避免內審人員受到利益或職位上的沖突。公司內部關系越錯綜復雜，內審人員工作起來越容易受到干擾，精簡工作流程，明確工作職責，杜絕公司內部出現“人大于權”的現象，充分發揮內部審計工作的作用。

最后，公司在追求效益最大化的同時，還應當加強風險意識，這不僅保護了公司的利益，同時也是對會計人員自身風險的一種保護。建立完善的信用評價體系和加強對業務人員的信用評級培訓，對客戶的評價結果形成書面記錄。信用評級工作的完成，需要將經驗和科學的評級理論結合在一起，從以往經驗中提取客戶評級的若干重要指標。例如客戶的資產及負債狀況，并按照指標的重要性進行高低排序，對評級較低的客戶，在合同中多設置一些條件，如付款時間要求。對新老客戶進行信用評價，可以減少壞賬損失及信譽損失等。

（三）提高從業人員的整體素質、完善考核制度

針對公司人員素質參差不齊、離職率高、留不住人才的問題，公司除了應調高入職準入門檻，還需要從以下幾方面進行完善：

首先，應適當提高薪酬待遇，穩定員工隊伍。企業薪酬分配的透明度、公平感都嚴重影響著員工的積極性以及工作效率。因此，不管是從內部控制角度還是從人員管理都要強調薪酬分配的公平，設置合理的人員結構和薪酬結構。加強關鍵崗位的員工對內部控制效果的發揮，同時也可以彌補內部控制制度的缺陷，使不盡完善的內部控制體系發揮出超常的效果。相反，若人員結構不合理，即使擁有完善的內部控制體系也不能發揮出效果，只能流于形式。

其次，公司應該重視員工的職業發展，關注員工自我價值的實現，現在的社會是人才主導的社會，是講究和諧的社會，員工越來越關注職業發展這一非物質因素，企業應當探尋員工與企業共同發展之道，實現共贏。公司應該建設屬于自己的企業文化，讓員工對企業文化有認同感的共鳴，起到提高員工凝聚力的作用。

最后，完善員工績效考核制度。績效考核制度不僅是考核員工的工作成果和晉升依據，也是檢驗員工工作效率的有效方法，更是一種激勵手段。合理的績效考核制度不僅可以激勵員工主動積極的工作，還可以加強員工的歸屬感。豐富考核方法，建立健全有效的績效溝通和反饋機制。績效溝通須包含績效考核的全過程，對考核標準、內容及方法的制定要充分與員工溝通，尊重員工意見，使績效考核更科學；考核過程中要持續有效地與員工溝通，使考核結果更合理，達到員工發現問題就及時解決問題的效果；考核結果也要建立反饋渠道，促使考核結果的公開、公平、公正[3]。

結語

2021年的政府工作報告中多次提及“助企紓困與激發活力”并舉，助力小微企業恢復市場活力，因此代理記賬公司在形勢看好的背景下，應該著力規范內部管理制度，打造健全的管理機制。而在這其中內部控制的建設尤為重要，建立健全內部控制建設，是代理記賬公司今后很長一段時間應該關注的重點問題，只有逐步規范公司內部控制制度，才能使公司的發展更穩健、更好地適應行業發展的要求。隨著學術界對內部控制的研究進一步加深，內部控制相關理論將不斷更新，希望可以將新的理論和方法運用于業務更廣泛的代理記賬公司之中。