基于流程智能化的財務管理實施分析

王剛

摘要：近年來，企業財務信息建設水平逐漸提升，業財融合力度加強，但在財務流程管理方面卻相對滯后，嚴重阻礙企業現代化管理步伐。為滿足流程管理的新需求，文章立足于流程管理現狀，挖掘在線閉環管理、管理流程以及風險防控等方面存在的問題，并設計出財務流程智能管理系統，力求通過充分發揮該系統中閉環管理、智能導航、風險管控三個模塊的作用，有效解決流程管理的難題，從本質上提高財務管理質量和效率，實現管理與經濟效益的全面提升。

關鍵詞：財務管理；流程智能化；管理措施

當前科技飛速發展，企業信息化管理水平逐漸提升，為提高自身的市場競爭力，越來越多企業意識到強化內部財務管理的價值。財務部作為企業內部重要部門，盡管財務流程與前端業務間的融合逐漸加強，但流程管理能力明顯滯后，大部分企業尚未實現在線閉環管理目標，且管理流程較為繁瑣、流程風險監控力度薄弱，急需加強財務流程智能化管理系統建設，引入閉環管理、流程導航、風險防控等模塊，使財務流程管理能力得到顯著提升，為企業謀取更多經濟效益。

一、財務流程管理工作現狀

（一）流程在線閉環管理未實現

以往財務流程管理以紙質為主，工作效率降低，很難對實際業務發揮指導作用，部分企業即便引入了管理軟件，但因軟件功能優先，大多只支持流程發布、查詢與修改，致使流程管理處于被動，內部各項管理工作相互脫離，未能實現在線閉環管理目標。以預算管理為例，當工作流程發生變化時，管理者難以及時獲取變革要求，無法立即啟動流程編修工作，使管理工作滯后于業務變革步伐，進而阻礙經營管理效率提升。在流程編修期間，難以對編修進度與質量動態跟蹤，使編制效率無法得到保障。在編修完畢后，發布渠道與方式較少，只能通過Email、發文等方式告知，難以確保相關人員第一時間了解流程變更，影響流程對實際業務的指導作用發揮，造成人資與資本的浪費。

（二）財務管理流程繁瑣

據調查，當前財務流程中多個環節需要應用不同系統來完成，財務管理流程繁瑣，沒有清楚便捷的導航支持，流程與業務間的融合難度較大，因系統結構不同、數據分散嚴重影響執行效率。在實際操作中，財務人員很難在流程內直接找到所需的業務，不支持無縫跳轉，只能對系統功能、路徑以及操作方式進行硬性記憶，導致流程與操作相脫節；同時，流程無法實時控制業務，因財務工作屬于流程的后續環節，很難在業務初期進行控制，在無形中增加了財務風險。在企業經營期間，不同財務核算需要在相應的界面上完成，如若操作者的業務理解不準確，很容易在與之不匹配的界面中處理，或者錄入錯誤參數，嚴重阻礙流程管理要求的落實。例如，會計主數據維護由科目新增與更改構成，用戶要在線下進行科目維護與申請，在經過批準后，維護人員先要驗證編碼抑制性，再登錄管理系統，以現有編碼為基礎建立新科目。當主平臺申請編碼后，還要傳遞到ERP系統內，由維護者檢驗該科目是否處于系統維護范圍內，再二次登錄ERP系統。在確定沒有問題后，由維護人員親自告知申請者已經成功創建。因企業信息系統內容多樣，各個系統之間很難靈活跳轉，沒有智能導航的支持，用戶不但要掌握實際業務，還要查詢線下相關流程，在無形中增加了工作量，也使誤操作風險提升，需要企業對此加強重視。

（三）風險監控力度薄弱

當前大部分企業業務風險監控力度不足，很難得到及時有效的監控，流程執行進展也很難得到科學展現，執行中的數據信息應用不充分，尚未制定統一的數據規則，評價工具與方法短缺，使管理者難以及時發現流程落實期間的風險隱患，很容易為企業帶來經濟損失。例如，要想采購相同的設備，業務部門進行設備管理，在系統中創建相關信息；財務部門進行資產管理，在系統中同樣創建相關信息，將兩種數據信息對比可知，該設備從業務、財務角度的主數據不同。究其原因，該企業的資產設備監控流程短缺，導致數據關聯度不強，很難實現數據共享，造成數據資源浪費。在流程管理精確度方面也不盡相同，導致財務工作者很難對執行情況做出準確評價。不同流程階段相互獨立，很難實現整體統籌，業務風險不能及時發現和預防，很容易造成不必要的損失。

二、財務流程智能化管理系統設計要點

（一）增設全周期閉環管理模塊

為實現財務流程在線閉環管理，可站在全生命周期的角度創建閉環管理模塊，主要可分為三個步驟。一是建設統一的財務流程架構，在系統內固化層次架構。站在企業戰略角度，在內部創建一套覆蓋整體財務工作的架構，使流程各個環節能夠被緊密聯系起來，為端與端之間的流程體系建設打下堅實基礎。在流程架構創建中，關鍵在于流程分組，在分組后的流程結構納入系統內可使層次展示更加清楚明了；二是針對各個流程內容實施線上管理，提高整體信息管理效率。創建信息管理功能，使業務流程描述更加詳細，創建完善的流程架構，對內部全部業務流程進行篩選，并和端與端間體系相結合，將固化后的體系當作流程落實的重要依據，由此達到標準化管理目的；三是確定流程管理模式，在企業內部設置專門負責流程管理相關業務的部門，并根據現實需求進行流程創新與完善，面向流程發布、設計與創新等制定相應的制度保障，最后借助先進科技對全周期內的管理環節進行固化操作。從整體來看，閉環管理是發揮流程管理作用，增設信息流模塊，完成流程管理中的增減、刪改等工作，為流程管理打好根基。主要流程為管理人員遵循流程修訂規定確定相關管理要求，將其發布給各層員工，由基層員工進行可視化學習，深入理解流程內容并落實到行動中，在此期間如若有任何質疑都可隨時向上反饋。管理人員將反饋信息匯總起來，對于有價值的意見可以進行完善，在線增刪或者修改相應流程，并發布新的管理要求，如此反復，直至形成完善可靠的閉環管理體系。

（二）創建管理流程智能導航

針對財務管理流程繁瑣問題，可利用Web Service技術、MVC設計模式等，創建智能導航模塊，對流程執行各節點、登錄以及業務流程操作進行指導，具體內容如下。

1. 跨系統登錄。登錄架構是在經紀人-代理人模型基礎上創建，可應用到多個系統共同使用的場景中。經紀人角色為智能管理模塊，代理人為業務操作系統。不同B/S架構均可設置Client端應用，統一門戶則設置Server端應用，二者之間利用Agent進行交流。單點登錄支持跨域訪問，在A域中的用戶可隨時隨地訪問B域中的應用，后者也可隨時訪問A域中的相關應用，且無需二次輸入賬號和密碼。

2. 流程分層可視化。主要是將流程分成邏輯關系、框架與組件，全流程可采取三種方式進行創建，以圖形、圖像等方式在計算機中展示出來，通過人機交互完成流程分層可視化目標。

3. 業務流程指引。在可視化目標基礎上對業務流程進行指引，將導航區域內的層次結構、目錄樹結構等進行劃分，再將后者以樹形圖形式展現出來，并與用戶進行交互，由此采集領域信息。當用戶點擊相應環節后，便可跳轉到相應的操作頁面，根據流程環節錄入相應的操作數值。

（三）設置財務風險防控模塊

針對財務流程風險監督力度薄弱的問題，創建風險實時防控模塊，具有防控體系設計、風險預警以及動態監控等功能。在風險防控體系方面，對于風險性較高的流程來說，應在風控管理的基礎上，對不同業務系統流程內的全程信息進行整合，利用固化規則、業務數據抽取等方式進行在線評估，完成風險預警、問題掃描以及流程監督等目標。通過財務流程監督與授權，使企業財務風險得到良好防控。在預警提醒方面，源業務預置代表的是流程邏輯在系統中的固化，如事前采集、事中監控、規則固化等方面，借助先進科技，與風控標準相結合，為流程內不同風險點設置相應的預警規則，再將配置結果固化到源業務系統內。此舉不但可在業務活動期間強化邏輯性，還可將業務風險降到最低。在流程落實期間一旦出現風險預警，預警信息便會發揮作用，以不同形式發送給值班人員，并提出相應的解決方案。

三、財務流程智能化管理系統的實現

結合財務流程智能管理現狀，在設計相應的管理體系后，需要在特定場景內驗證各項功能的使用效果。通過各模塊功能的逐一測試，確保各功能都可按照事先設計投入使用。在正式檢驗之前，應結合實際情況制定細致的試運行方案，創建良好的運行環境，編寫科學運行腳本，確保該系統達到預計運行目標。

（一）閉環管理模塊驗證

1. 流程規劃閉環管理。在流程規劃期間，本系統加入儲備池，將員工對流程優化的反饋吸入到池中，并結合需求重要性與范圍排好順序，為規劃需求采集提供便利，還可為科學編制提供重要依據。在規劃收集檢驗中，將規劃收集子模塊內的編號、流程類型、內容等進行輸入，再進行收集功能試運行。預期結果為：將流程優化反饋納入儲備池內，為流程規劃提供參考；運行結果為：通過；在流程修訂與發布檢驗中，將流程大小類、名稱、起草人與所屬單位等納入子模塊內，對該項功能進行檢驗。預期結果為：在修訂與發布期間，以待辦業務的形式通知全體參與者，充分展現修訂工作的系統性。運行結果為：通過。

2. 流程文檔在線編輯管理。該系統對財務流程調整、引入等方面設置了在線編輯功能，可通過強制留痕的方式，使修改痕跡更加顯著，并自動存檔備份，使流程應用者能夠盡快了解修改后的內容。在修訂與發布期間，通過待辦事項的形式，告知全部參與者，使流程制定與修改更加科學合理。預期結果為：實現流程線上修改，并成功發布出去；運行結果為：通過。該模塊的設計與應用是在BPM業務流程管理循環支持下實現，展現了流程設計、執行與監控的閉環管理體系。在實際應用中，結合企業具體情況做出整改，使流程閉環環節得以保留，并通過工作流的方式將其固化到系統內，促使流程滾動優化，始終保持蓬勃的生命力。與BPM業務管理相比，該系統在自動化管理、建模等方面均得到了全面優化。

（二）流程導航模塊驗證

該模塊的應用可實現流程管理與業務系統的無縫銜接，以資產調撥業務為例，主要是將內部固定資產由一方轉移到另一方，對設備資產使用主體進行更改，調撥雙方均要開展相應的業務操作。

1. 資產調撥檢驗。在系統中單點登錄，檢驗能否利用智能導航進入調撥頁面，并完成調撥業務的相關操作，無需二次登錄驗證用戶身份。在成功登錄后，鼠標點擊智能導航模塊中的資產調撥業務，便可進入相應頁面。在申請人一欄中分別輸入調出/入維護工廠、調撥日期、原因等信息，并上傳審核材料。點擊通知單中的添加按鈕，輸入調撥資產信息，選擇所屬專業。在調撥單內容填寫后提交，填寫審批人，將申請表上傳給調出部門，由該部門相關人員登錄系統后，在待辦事項中進行審核和處理。由財務人員審核資產調撥價值信息，如若審核未通過則點擊“駁回”按鈕，并填寫“審批意見”；如若審核通過，則要填寫“憑證文本”后再提交，在彈出界面填寫審批人，單擊確定鍵，將申請表提交給財務主管。調出方財務主管進行待辦事項處理，審核資產申請單，如若審核未通過則點擊“駁回”按鈕，并填寫“審批意見”；如若審核通過，在彈出界面填寫審批人，單擊確定鍵，將申請表轉交給調出單位專業管理者。檢驗結果：數據已生效。

2. 憑證審批流程檢驗。主要是指各級子公司填寫業務單據，由自身審核后上交給總公司，在總公司財務部審核完畢后，將其轉交給財務主管審核，在審核通過的情況下系統便會自動生成會計憑證，并告知相關人員；如若未能通過審核，則將存在錯誤的單據退回，并對申請人進行修改或者刪除。測試場景：在系統中單點登錄，檢驗能否利用智能導航進入憑證審批頁面，并完成審核業務的相關操作，無需二次登錄驗證用戶身份。在成功登錄后，鼠標點擊智能導航模塊中的憑證審批業務，便可進入相應頁面。先對子公司財務部門的憑證數據、附件等進行采集，再由財務部門審核協同業務，在審核通過的情況下，便可傳遞到總公司財務部，由專業人員進行審核，如若審核被駁回，便會退回給申請者。由總公司財務人員檢驗協同單據，在審核通過后轉發給財務主管，如若審核被駁回，便會退回給申請者。最后，由總公司財務主管進行單據審核，如若“批準”，則利用SAP BAPI自動生成會計憑證，告知內部相關人員；如若“駁回”。便會退回給申請者。檢驗結果：數據已生效。

（三）風險防控模塊驗證

通過該模塊的應用，可使財務流程風險得到有效管控，實現實時防控的目標，促進風險預防與管理能力顯著提升，主要功能驗證如下。

1. 資產報廢處置風險防控檢驗。固定資產經過長期使用難免受損，一些已經無法繼續使用，應對其進行產權注銷，完成相應的賬務處理。針對這一業務流程中產生的風險可用該模塊進行監督。首先，開啟風險防控模塊，進入相應的風險監控界面；然后，將監控指標、資產類型等關鍵詞輸入后，選擇查看原始指標、監控數據，最后該頁面對報廢處理整個過程的KPI指標、風險監控等詳細信息進行展示。檢驗結果：數據已生效。

2. 設備聯動接口監控檢驗。從財務部門來看，業務部門掌管的各類設備均為資產，對資產聯動接口進行監管可使業務端與財務端數據相一致。在開啟該模塊后進入管理界面，可對母公司、子公司中設備接口監控情況進行查看，包括集成類型、占比等等。例如，在TMS于ERP設備聯動接口監控中，主要的監控內容為設備增加、更改與報廢三項內容，對各個接口的集成數量、回傳數量進行記錄。在三個主要業務接口中，可利用用戶篩選維度記錄相應數據，并將剩余系統采集的數據展現出來，用戶也可隨時查詢聯動接口的數據情況。檢驗結果：數據已生效。

四、結語

綜上所述，當前智能化技術日益成熟，逐漸滲透到企業財務管理工作中，在數據集成基礎上使管理流程更加智能高效，由此設計的財務流程智能管理系統也逐漸應用到財務實踐之中，有效彌補傳統財務模式弊端。在實際應用中，通過充分發揮該系統中閉環管理、智能導航、風險管控三個模塊的作用，有效解決流程在線閉環管理未實現、財務管理流程繁瑣、風險監控力度薄弱等方面的問題，使財務管理質量和效率得到根本性提升。在未來發展中，還應結合企業實際需求引入更加先進的科技，使該系統持續更新優化，取得更理想的管理成果。

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（作者單位：魯泰紡織股份有限公司）