財務共享在出版社財務管理中的應用

劉 蘭 新疆人民出版社

隨著社會信息技術的不斷進步，尤其在財務管理中的應用，促進財務工作趨向科學精細化管理模式，對于提升出版社財務管理水平有著重要的推動作用。財務共享就是在信息技術基礎上建立的一種財務管理模式，對于促進財務信息的集成化建設，幫助出版社節省財務管理成本的作用。因此，出版社在財務管理中要積極創建財務共享管理模式，為減輕財務人員的工作負擔以及提升財務工作質量和效率打好基礎。

一、財務共享概念闡述以及對出版社財務管理的重要性

所謂財務共享也就是利用信息化技術對財務活動以及運營狀況進行集成化管理，從而實現財務信息共享的目標，提高企業內部財務管理的科學有效性，促進企業財務管理覆蓋企業各個部門。另外，在財務共享的基礎上幫助企業做好財務管理以及決策，不斷提升企業財務管理的專業性和科學性。企業建立財務共享的管理模式有利于提高財務活動的集中化管理，還能減少財務人員的工作量，對于提升財務的綜合管理質量以及效率也有著重要的意義。所以財務相關人員越來越認識到財務共享在財務工作中的作用，也是很多企業主動進行財務共享推廣的重要因素。

那么針對出版社而言，財務共享對其財務管理有著以下作用。其一，有利于財務管理水平的提升。出版社在財務管理中開展財務共享模式，可以有效增強財務部門的信息化建設，同時還能使得財務數據實現實時同步共享，這樣有利于財務各個人員都能及時掌握和了解出版社的財務數據。傳統的財務管理中需要財務人員制作各種報表并為不同部門制作或接收各種基礎性財務數據。利用財務共享模式就可以避免此類重復繁瑣性工作內容，以便于財務工作人員能夠有更多的時間和精力進行財務分析以及實時了解財務預算的實際執行情況。針對財務預算在實際執行中存在的問題進行及時優化和完整，從而為出版社高效開展工作提供保障，推動出版社整體財務管理能力的提升[1]。

其二，有利于出版社資源整合以及信息共享模式建立。隨著社會的發展和進步，出版社的經濟活動類型越來越豐富，同時增加了財務管理工作內容，傳統的財務管理模式已經難以滿足當下的出版社發展需求。在此背景下出版社在財務管理和結合信息化技術建立財務信息共享模式，將各個部門的信息統一整合到共享中心，實現信息傳遞的及時性，為實現出版社科學化管理模式提供全面詳細的數據支持，促進出版社整體管理水平的提升。

其三，有利于財務管理效率的提升。加快出版社財務管理的信息化模式建設，能夠幫助財務人員在財務報表以及憑證登記等繁瑣工作中解脫出來。通過信息化技術搭建財務共享中心，財務工作人員需要將會計憑證等直接錄入財務共享系統，財務總賬以及明細結余等都會自動生成，提高了工作效率還能提高工作的精準度，避免人為操作中出現失誤。

二、出版社財務管理中的問題分析

財務管理工作的有效性對于出版社的經濟收益以及未來發展有著直接的影響。這就需要出版社中的財務管理人員要不斷更新自身的管理理念，積極采用現代化信息技術，提高財務工作的有效性。在此過程中不斷加強財務管理的整體水平，為財務工作的科學有效開展奠定基礎。但是目前很多出版社在財務工作中存在各種問題，其主要表現為以下幾個方面。

首先，出版社財務管理中資產管理混亂，導致出版社資產有流失現象。出版社作為事業性單位在固定資產的管理中有一定的盲目性，這是國有企業財務管理中的通病，其中多次重復購買固有資產的情況比較常見。一般在固定資產出現短缺的時候，沒有科學調配的意識，使得出版社資產不能充分發揮其作用，經常出現資產浪費或者閑置的現象，嚴重影響出版社財務管理中的成本管控質量。資產管理不到位就容易出現賬物不符的現象，尤其是在出版社沒有定期對固定資產盤點的情況下，經常會造成固定資產的流失統計不及時，使得資產管理混亂，從而影響財務工作的順利開展[2]。

其次，在財務管理中對資金預算認識不到位，在工作中沒有凸顯其重要性。出版社在開展財務管理工作時，對資金的預算編制對其發展有著關鍵性的影響。首先建立完善的資金預算可以幫助出版社明確資金的未來流向，以便于更加科學合理地進行資金管理，充分發揮資金在出版社經營中的最大價值。企事業單位的運轉資金多數是由國家財政部門進行撥款。所以出版社要有對人們和國家負責的態度，在財務管理中要對資金進行科學而詳細的管理。從而明確財務支出明細以及流向[3]。出版社不僅需要強大的資金來支撐其正常運營和發展，同時也要避免在這個過程中使得資金預算流于形式，強化財務管理人員的科學資金管理意識，建立完善的資金管理制度，讓財務人員在進行資金管理中有據可依。另外，財務管理人員要重視專項資金的管理工作，并且要針對專項資金的具體執行進行有效的跟蹤監督。通過制定詳細的資金預算以增強資金使用有效性，從而為每一筆資金支出和使用做好計劃，促使出版社能夠健康可持續化的發展。但是在實際執行中發現，很多財務人員沒有資金預算的意識，并且還會出現資金隨意支出的現象，更是沒有積極開展專項資金管理工作。在這種現狀下使得很多資金在使用中缺乏計劃，導致資金預測以及使用管控中容易出現問題，最終使得賬目經費出入較大，難以滿足時候的資金考核工作[4]。

最后，缺乏科學有效的風險管理能力。作為事業單位在經營發展中會遇到財務風險，為了更好地規避風險并提高單位的抗風險能力，就需要提高財務管理人員的風險意識和能力。那么作為財務管理人員如何對風險進行有效的預警和控制以及處理，就需要提高財務管理人員的綜合水平，以確保財務管理的有效性。通過強化財務人員的風險意識，促使監督工作的有效開展，對于財務管理部門增強其風險控制能力有著明顯的作用。然而在實際的調查中發現，很多出版社的財務管理人員風險管控意識和能力較弱，沒有將風險管理納入到日常工作中，對于監督工作的開展造成困難，從而嚴重影響財務管理的質量和效果。另外，事業性單位存在則會盲目并隨意重復購買設備的問題，尤其是購置大型的固定資產會嚴重影響資金的內部周轉，給內部其他工作的開展帶來極大的負面影響。同時因為缺乏有效的風險管控機制，導致出版社在經營中資金應用效果并不理想。那么在出版社財務管理中開展財務共享管理模式就可以有效推動風險管理工作的開展，同時對于促進資金的健康正常運轉有著積極的促進作用。

三、出版社財務管理中對財務共享模式的有效應用

(一)建立財務共享平臺

財務共享平臺是建立在信息技術基礎上的財務管理模式，這就需要信息化技術系統作為支持。所以這就需要出版社要重視單位信息化平臺建設，為開展財務共享模式奠定基礎。目前在財務管理中應用較為廣泛的信息化技術包括“互聯網+”以及云計算、數據傳輸等。信息化技術在財務管理中的應用既是時代發展的需求，同時也是推動財務人員提升工作效率的有效途徑。在此背景下，推動出版社各個部門與財務部門之間的聯系，以推動財務信息的同步化建設，促進財務共享模式的形成[5]。最終實現一種集預算以及資產管理和風險預警等多功能的財務共享中心。通過財務共享中心的建立為各個部門之間進行數據信息之間的鏈接傳輸做好服務。同時要對財務管理中的是稅收和資金管理等多部門進行聯網，實現繳存和對賬以及核算等自動化辦公模式。在出版社內部相關人員可以實現自動掃描憑證進行存檔入庫，同時支持在財務共享中心進行填單以及審批等辦公流程操作，從而有效提升出版社內部的工作效率和規范性以及科學性。在2020年我國無錫市事業單位建立的財務共享平臺正式上線運行，這標志著我國事業單位在財務共享模式上踏入了第一步。之后在我國各類事業單位中開始分批試點推進，利用財務共享模式有效規范財務中的資金支出以及審批流程。最終為單位的提報、審批以及支付和報銷及最終的核算等實現流程化、科學化、信息化的管理模式，促進共享數據的建立，推動想出版社此類事業單位的財務管理升級轉型。由此可見，在出版社經營發展中建立財務共享管理模式，對于出版社的財務管理規范化以及科學化有著重要的意義。

(二)在出版社發展中積極推行信息化建設

財務共享模式需要有強大的信息化技術做支撐，因此，出版社在發展中要逐步推動信息化基礎建設，為財務共享管理模式的開展做好準備工作。比如：推動各個部門的信息化和自動化辦公模式，在各個部門之間搭建基礎網絡，為在財務部門建立財務共享中心奠定基礎。通過建立完善的信息化辦公基礎，促進財務管理范圍的拓展，為財務工作提供方向和目標。所以出版社在信息化技術的應用過程中需要重視以下幾個方面。首先要完善銀行與企業之間的聯網系統。通過銀行和企業之間建立合作關系，推動網上支付業務的有效開展，提高網上結算和對賬業務的開展，以有效提高財務人員的工作效率和質量。在信息化網絡基礎上，使得財務部門的相關數據和信息資源等能夠實現信息共享，從而提高工作的快捷性和便利性。然后，要重視商旅系統的建立。事業單位運營中會涉及到采購以及出差訂酒店等業務，利用互聯網開展工作，可以充分發揮網絡系統優勢，提升工作效率。良好的財務共享模式對于提升出版社財務管理的協調性和快捷性有著重要的幫助[6]。

(三)建立電子化檔案管理體系

出版社運營中需要對信息檔案進行妥善保管，傳統的保管模式不僅耗時耗力，還不利于信息的檢索。所以在財務共享模式中建立電子化檔案管理體系，利用攝影等技術保留信息檔案的原始化影響，尤其對于財務部門的信息檔案管理有著積極的意義。首先，在財務共享模式中積極使用電子化條碼技術，為原始檔案信息以及電子會計憑證具有唯一的代碼，有利于后期的信息使用和檢索。這種方式對于提升財務管理的檔案綜合管理水平具有良好的促進作用。其次，加強信息備份，提高會計檔案信息的安全性。在對會計檔案管理中最容易出現的就是因為計算機系統等導致信息丟失，為了避免這種情況可以對會計檔案信息進行多次且不同形式的備份。如可以在多個硬盤中進行存儲，也可以上傳到加密云空間等。另外，利用信息化技術對電子化檔案信息進行有效壓縮，從而降低對空間資源的占用，同時減少對紙質資源的使用，以實現綠色化財務辦公模式。最后，還要重視對財務電子化檔案的安全保管。財務共享模式中要對不同的崗位設定不同的使用權限，使得出版社人員都能夠在相關管理制度下嚴格遵守財務共享信息的使用。所謂財務共享并不是所有人都可以隨意查看所有財務信息，因此，財務共享管理員要對使用人員權限做好管控，對于調用、下載財務信息要進行登記并明確用途和使用目的。同時還要杜絕財務信息外帶，避免具有保密性質的財務信息外泄，損壞單位發展利益。在財務管理人員中明確工作職責，利用責任到人的財務人事管理模式，為電子化檔案管理在出版社經營中發揮最大積極作用做好保障[7]。

(四)充分發揮財務共享作用，提高財務人員的風險管理意識

在出版社管理中要充分發揮財務共享管理模式的作用，從而不斷明確財務管理的具體流程。首先，要加強對出版社內部資金的監管，提高對資金的有效使用率，為出版社經濟效益提升打下基礎。采用科學合理的資金管理模式，可以加強財務單據審核科學化以及流程化，從而有效避免情感因素對財務資金管理工作的負面影響，以確保財務資金管理的公平公正性。另外，在資金流向查詢上更加方便，減少資金非正常流出。最后能夠有效提高財務工作的工作效率，尤其在處理異地票據的過程中，利用財務共享可以減少不必要的差旅或快遞經費，同時還能提高財務工作的準確性和有效性。財務共享模式有利于風險管理工作的有效開展，通過將各類信息進行匯總，為管理者制定出版社戰略發展決策有著重要的指導作用。良好的風險管理意識對于出版社健康可持續化發展有著重要的影響。風險管理貫穿于出版社運營的各個環節中，風險預測和風險管控以及風險處理中需要有強大的財務管理做保障。所以增強財務人員的風險管理意識和綜合能力對于出版社的風險管理有著關鍵性作用。對于出版社的財務人員要定期開展財務共享培訓，使其能夠充分了解財務共享在風險管理中的作用，同時明確工作方向和內容，積極應用財務共享優勢，促進財務風險管理的有效開展。

四、結語

總之，在出版社財務管理過程中要積極推動財務共享模式的建立，在信息化技術的發展支持下，在出版社內部建立信息化辦公模式，為建立財務共享中心提供支持。還要提高對財務共享模式的認識，結合信息化技術支持完善出版社電子化檔案管理體系內容，同時財務管理人員要認識到財務共享對于風險管理的作用，充分發揮財務共享的作用，推動出版社風險管理能力的提升，為出版社的健康可持續發展打下良好的基礎。■