基于ERP的企業內部控制研究

顧天紅 北京中林聯林業規劃設計研究院有限公司

引言

近年來越來越多的企業認識到內部控制的重要性。在信息技術高速發展的時代下，信息化管理逐漸取代了傳統的手工管理機制，越來越多的企業借助ERP實現對企業內部各類資源的高效管理，以充分發揮信息技術在企業管理工作中的作用。企業需要應用信息系統，促使內部控制流程和信息系統管理流程有機結合，對企業的各項管控流程進行自動控制，從而避免人為干擾因素的不利影響。內部控制作為企業管理重點，是企業開展自我約束的重要方法，企業將內部控制和信息技術有機結合，能有效提高內部控制水平。企業在實施ERP之后，需要優化內部控制機制，以保障企業實現健康發展的目標。

一、基于ERP開展企業內部控制的主要途徑

第一，借助ERP開展審批控制。企業將審批流程嵌入到ERP系統中，在開展業務時由ERP系統自動將相關工作提交給具有審批權限的責任人，系統根據業務審批的要求將審批流程節點提交相應人員，從而讓企業各環節的審批流程更加高效。通過實施ERP系統，能夠完善企業的流程管理效率，提高了審批的合規性。

第二，借助ERP系統落實職責分工體系。企業在實施ERP系統之后，要結合ERP系統梳理企業內部各崗位的職責分工機制，對不同崗位設置不同的登錄賬號，結合各層級人員的權限，讓其在登錄信息系統之后在權限范圍內操作系統，從而落實內部牽制的要求。同時ERP系統通過明確不同角色的操作權限，在人員登錄系統之后，通過預設的規定明確不同人員的操作范圍，具有操作權限的人員才能處理相關事務，能夠避免越權審批等問題。

二、ERP環境下的企業內部控制主要問題

(一)信息技術人才不足

很多企業在ERP系統上線之后，沒有聘請具有計算機技術背景的專業人員。若企業的信息技術人員不足，將導致企業的ERP系統無法得到有效的管理。同時很多企業在信息系統維護方面缺乏專業的人才，信息系統在使用過程中財務部等部門無法通過信息系統開展高效的內部控制，當信息系統使用中出現問題時，將導致企業整體的工作效率下降。

(二)風險管理體系不當

第一，存在信息系統操作風險。在ERP系統實施之后，很多企業內部人員由于對操作流程不熟悉，在錄入數據時經常出現操作錯誤的問題。如果系統中的錯誤操作沒有被及時發現并糾正，將導致系統信息的使用者做出錯誤的決策，進而引發不利后果。主要原因是很多企業對系統操作人員培訓不足，內部人員在系操作過程中由于操作方法不熟練，操作失誤的問題頻繁發生。

第二，沒有控制舞弊風險。部分企業在建立ERP系統之后，信息維護人員能夠對數據進行隨意更改，在更改數據時沒有進行有效的審核。部分企業的信息維護人員由于內部控制意識薄弱，可能存在篡改數據的問題，進而產生舞弊的風險。

(三)業務流程存在缺陷

第一，采購與付款流程存在缺陷。首先，部分企業在ERP系統下對供應商的選擇以及采購批準工作未實現分離，對供應商的管理不科學，沒有選擇質優價廉的供應商開展采購。其次，企業采購過程中價格可能會存在波動的風險，但是部門企業沒有針對供應商的價格進行動態維護，采購價格管理流程不夠科學，導致企業的成本難以得到合理反映，主要原因是在ERP系統中企業沒有分配專人對價格進行跟蹤與維護。再次，未按照預算開展采購。部分企業在建立ERP系統之后，沒有嚴格按照年初預算開展采購管理，采購部門在每月編制采購計劃時，存在采購計劃和預算脫節的問題，難以發揮預算控制的作用。

第二，生產與入庫管理流程不完善。首先，部分企業生產部門在生產過程中主要精力放在處理生產事項方面，沒有及時將生產過程的各類數據錄入到ERP系統中，不利于幫助企業準確掌握生產情況。其次，ERP系統的控制存在缺陷。部分企業的ERP系統沒有針對各車間的產品入庫情況進行分析，沒有借助ERP系統對產品驗收控制流程進行優化，產品驗收不夠規范，可能存在產品質量不達標卻入庫的問題。最后，未開展有效的盤點。部分企業在對ERP系統使用中沒有定期判斷是否賬實相符，沒有定期開展盤點，不利于提高盤點的科學性。

第三，銷售與收款流程存在問題。首先，對客戶的管理不夠科學。部分企業在對客戶進行管理時，沒有針對客戶的檔案信息進行及時更新，缺乏對客戶各類資信的評估，部分企業存在為了擴大市場而盲目賒銷的風險，造成企業大量呆壞賬無法收回，主要原因是沒有實借助ERP系統實現對客戶資信的有效管控。其次，合同管理不規范。部分企業在ERP系統中要設置合同管理模塊，但是在合同管理的各環節主要通過線下的方式完成，沒有針對合同情況進行有效檢查，對合同管理工作不夠完善容易導致在合同管理階段產生法律風險。銀行到款后銷售部門認款不及時，造成財務部門未及時進行應收賬款核銷，時間長了，容易形成呆賬，損害公司權益。

三、ERP環境下的企業內部控制優化建議

(一)優化人員管理

首先，加強人才團隊建設。人員素養對ERP下開展內部控制體系具有重要影響，人員管理水平對內部控制工作的開展有著重要的影響，企業需要具備具有信息技術的專業人才對ERP系統的相關知識和操作流程進行了解，并能夠掌握系統的操作方式，能夠準確識別與處理系統運作過程中的問題，實現對信息系統的有效管理和監督。其次，ERP作為線上管理的系統，若維護系統的人員專業能力不足，ERP系統將難以得到正常運作，將影響企業的管理效率與工作效果。在ERP系統下實施內部控制要求企業內部的人員具備內部控制的知識體系，保障ERP系統能夠穩定運作，因此企業操作ERP系統的人員需要具備內部控制知識以及企業管理理論，以保障ERP系統能夠有序運作。企業要聘請ERP系統銷售商專業運維工程師團隊開展對ERP系統的管理，并加強對人員的培訓，以防范內部人員水平不足帶來的問題，提高人員的專業素養。

(二)改進風險管理

第一，提高系統操作的風險管理水平。ERP系統下的各項業務流程處理依賴對系統的操作，與傳統的手工管理模式不同，ERP的操作流程由計算機系統實現，ERP系統具有高度一體化的特點，數據在錄入之后，通過系統的自動化處理能夠生成相應的數據，因此數據錄入的準確性直接決定了ERP系統的開展是否有效。數據的錄入是由系統的操作人員完成的，如果操作人員在操作過程中存在失誤，可能會導致數據的處理流程和企業實際業務流程發生脫節而產生錯誤的數據，不利于給管理層提供科學決策，主要原因是很多企業對ERP系統的認識不足，僅將其作為普通的辦公軟件，缺乏對ERP管理嚴肅性的認識。企業在管理過程中需要加強對系統操作人員的培訓，并對培訓的效果進行考核，人員只有通過考核才能上崗，從而確保使用ERP系統的人員能夠了解操作規則，以保障各項數據都符合要求。同時企業的管理層要重視度ERP系統操作的培訓和宣傳，如果在使用ERP系統過程中人員出現操作不當的問題需要及時改進，以保障數據得到修正。

第二，加強對舞弊風險的控制。ERP系統作為較為復雜的信息系統，軟件的初始化設置、日常管理等方面都需要專業的人員開展。部分企業的管理團隊對ERP系統的使用時間有限，經驗不足，導致ERP系統在管理過程中存在一定的問題，可能會發生舞弊等風險。由于部分企業的ERP系統管理和維護被少數技術人員所控制，這也給相關人員帶來了舞弊的機會。因此為了防范舞弊的風險，企業在管理中需要提高對系統維護人員的評價，并通過優化授權審批流程，對數據的變更進行嚴格管理，確保數據的變更得到嚴肅控制，避免數據被篡改帶來的問題。同時信息管理部門需要建立系統的日志檢查機制，對操作日志進行定期檢查，對于操作過程中的異?，F象進行分析與跟蹤，并針對可疑數據及時處理，以保障業務流程更加合規。同時企業應外聘ERP銷售商專業工程師定期對系統進行檢查，并建立長期的合作關系，最大限度地減少舞弊風險的發生。

(三)優化主要業務流程

1.改進采購與付款流程

第一，結合ERP系統完善對供應商的管理機制。企業要優化對供應商的管理，避免由實施采購決策的人員開展供應商數據的管理與維護，以促使供應商管理和采購決策不相容職務相分離。同時企業要健全對供應商的評價與準入機制，建立金牌供應商管理制度，由企業的生產部、采購部、質檢部組成供應商評價小組，定期分析供應商的質量、價格等方面情況，在對供應商進行梳理的基礎上形成供應商等級清單，由專人對供應商數據維護與監督，防范供應商管理不當給企業帶來的問題。企業需要對供應商開展實地考察，掌握供應商的情況，并定期更新供應商的數據信息，實行動態管理。對于新開發的供應商，經評定后符合公司金牌供應商管理制度要求的供應商，要在相關信息錄入ERP系統之后提交企業的管理層批準才可以進入公司金牌供應商管理庫，從而確保供應商的管理得到嚴格控制。

第二，定期更新原材料價格。近年來原材料價格的波動風險不斷提高，企業的財務部門要針對原材料的價格進行跟蹤，設立專人對原材料價格的變動情況進行評估，并且收集原材料價格變動的情況，在ERP系統中對價格數據及時更新，通過優化原材料價格數據的管理機制，確保原材料價格變動被第一時間掌握并得到及時監督，從而落實不相容職務相分離的控制要求。

第三，借助預算強化對采購的管理。企業在開展采購時要由采購部門制定采購單，并結合企業的情況安排采購計劃。在企業采購中要編制具體的月度采購計劃，并結合企業的年度采購預算分析采購計劃與預算是否存在差異，在ERP系統設置預算控制要求，超預算的采購申請由系統駁回。

2.優化生產與存貨管理流程

第一，由專人記錄物料流轉情況。企業要指定專人負責對ERP系統中物料使用情況、半成品與產成品轉移情況進行記錄，相關信息在提交生產部門審核之后，會計人員以此開展成本核算，確保成本管理工作的及時性，防范在生產活動中信息錄入不準確而給成本信息準確性帶來影響的問題，以提高決策者獲取信息的及時性。

第二，優化ERP系統中的入庫質檢流程。企業生產的存貨需要注重質量，企業的半成品、產成品只有經過了質檢部的檢驗才能入庫，對于檢驗時發現產品質量不合格的，需要明確成因并落實責任。企業的產成品及半成品由生產部門發往倉庫時，要在信息系統中由倉儲部門確認，確保質量符合要求。倉儲部門須拒絕未經質檢部門檢驗的產品及半成品入庫進入ERP系統。

第三，加強盤點。企業需要按照規定定期對庫存進行盤點，在盤點時財務部門要制定詳細的盤點計劃，采用恰當的盤點方法對ERP系統中的庫存數據進行檢驗，在盤點完成之后編制盤點清查報告，計量盤點的存貨名稱、數量等方面的信息，分析是否存在賬實不符的問題。對于賬實不符的，需要明確成因落實責任，以加強對盤點的控制。通過改進企業的盤點管理流程，能夠確保在ERP系統中記錄的庫存信息具有準確性。

3.完善銷售與收款流程

第一，在ERP系統中加強對客戶信息的管理。企業在ERP系統上線之后，需要將客戶的各類信息錄入到ERP系統中，提高對銷售的控制。企業要針對銷售環節建立完善的內部控制流程，針對銷售環節中所存在的缺陷進行優化。銷售人員在開發新的客戶時，需要在客戶開發登記表中登記，銷售部門負責人在審核新客戶開發登記表之后，將銷售人員的新客戶信息錄入到ERP系統中。企業只能與系統中錄入的客戶合作，并由ERP系統通過其銷售訂單。另一方面，企業的客戶信用管理工作需要在財務部門與銷售部門的配合之下完成，財務部門要及時對客戶的賬齡進行分析，并對應收賬款的情況進行評估，動態更新ERP系統中客戶信用數據，以保障信用數據真實可靠，實現對各類信用數據的分類管理，針對不同客戶的信用等級編制不同的信用期，確保企業在與客戶合作中嚴格按照信用期限開展合作。銀行到款后財務部門應及時通過工作群及時發布客戶到款銀行回單，提醒銷售部門及時認領所屬部門銷售款項，并填寫交款單，交款單要明確標明此筆回款所對應客戶及銷售批次，財務部門憑銷售部門確認后的交款單進行核銷，防止錯位核銷，影響應收賬款賬齡準確性。

第二，借助ERP系統開展銷售合同管理。企業要完善銷售合同管理制度，通過優化合同簽訂程序，確保合同的審核、簽訂等相關程序由不相同的責任人負責，嚴格落實不相容職務相分離的內控制度。企業在ERP系統中要制定合同管理模塊，對合同編制規則進行梳理。同時企業法務部門要參與到銷售合同審核中，確保合同的內容嚴格遵守企業的制度以及《合同法》的要求，降低合同中的風險。銷售部門也要重點對銷售過程中的銷售價格、結算方式、結算時間等內容進行檢查，確保銷售合同得到嚴格管理。

四、結語

ERP作為重要的管理工具，打破了企業內部各部門之間的信息壁壘，業務驅動財務，財務監控業務，業財融合為一個體系，ERP與內部控制的結合對企業內部控制有著重要的促進性作用。如果企業在實施ERP系統之后，沒有對內部控制體系進行優化，那么內部控制體系將存在一定問題。本文針對企業實施ERP環境下的內部控制工作進行分析，對所存在的問題探討了優化建議，認為企業要借助ERP系統優化內部控制機制，結合企業的業務流程制定恰當的管控方案，保障企業的內部控制體系實現預期的管理目標。■