新時代優化高校教學秘書工作策略探析

王 炫

濟南職業學院，山東 濟南 250000

教學秘書是高校教學管理的實際組織人與執行者，在維系教學體系運轉、保障授課品質、貫徹教育方針等工作中，都起著舉足輕重的作用。因此，高校及領導人員、教學秘書自身，都應對該項工作崗位有正確的認知。

一、高校教學秘書基本工作內容

教學秘書的工作主要有五項。一是教學運行管理，包括選課、院校排課、實踐活動安排。同時，對教師方面，要準備好教師授課所需的教室、場地，管理教學任務與調停課，核算各位教師工作量。此外，還有課本征訂與發放、學校自編課本的統計及印刷等工作。二是教學質量管理，對高校教學活動進行全面監督，掌握各門學科的教學效果與進度，匯總教學大綱與授課日歷。定期聽課，安排關于教學狀況的座談會，及時給部門領導、具體授課人員，反饋教學實際問題，落實整改舉措。三是考務學籍管理，涉及考試與考查課程的準備與安排，成績學生管理，整理各個學期中補考與退學、留級的人員名單，并提供成績證明等工作。在校期間，英語四六級、計算機二級等類似的資格考試報名，畢業證書及學位證書審核與上報、發放，幫助教務處完成學籍變動的相關工作。四是科研管理，學校精品課程與試點專業、新專業申報、研究項目立項、中期與結項資料匯總，整理教師獲獎記錄，以及學校全部研究成果的整理和存檔。五是教師管理，計算統計教師與輔助類技術員的數量比例，匯總記錄不同職稱等級教師的數量與變動。管理學校專職教師相關材料，并對兼職教師及教授進行資格評估、簽署聘任合同等。輔助學校人力資源部門開展教師評選活動，并匯總與上報推薦資料。對新進教師進行資格評估，組織崗前培訓活動，并參與負責職稱評定［1］。

二、高校教學秘書工作的能力要求

對高校整體運轉來說，教學秘書是極其關鍵的崗位，其牽涉到學校教學的各個方面，所以提升其工作效率，在優化學校教學流程方面，具有較為重要的價值。只有擁有與此崗位相匹配的工作能力與職業素養，才能有效落實教學秘書工作。結合該崗位的工作內容，具體的能力要求如下：

（一）有序安排工作的能力

教學秘書每日都有繁雜的工作任務，需要其有序安排各項工作，并保障基本的作業效率，特別是在每個學期開始與結束的階段，調停課、考試成績錄入、補考名單及準備、教學資料撰寫、學校政策調整等事務，均有概率在一個時段開展。在此情況下，需要教學秘書必須清楚地認識到各項工作，梳理輕重、主次，做好工作安排，只有這樣才能保證工作效率，維護學校教學體系的正常運行。

（二）服務于師生的能力

教學秘書面對的是高校管理人員、學院領導與師生，由于工作對象多元化，使其要始終秉持服務意識。教學秘書本質上屬于管理崗，但具體的作業內容更傾向于服務師生，要輔助教學院長，制定及推行教學文件，期間還需完成有關的撰寫任務。并且還要把學校及學院制定的教學政策，及時、準確、全面傳達給各位教師。同時，學生是院校開展教學工作的根本，令學生較為輕松地獲取學習資料，有助于強化其對高校的歸屬感。所以說，教學秘書要具備深厚的服務精神，只有及時滿足師生教學與學習的需要，才能讓教學活動有效推進，培養出真正的專業人才。

（三）熟練操作辦公軟件

教學秘書需為師生及時提供正確的教學信息，因為處于該崗位的人員，必須能熟練操作相關的辦公軟件。教學秘書每日不僅要完成撰寫及解讀教學文件，還要負責教務處發出的關鍵信息、教師授課信息與獲獎紀錄、學生成績和獎懲的管理歸檔等。而無紙化的辦公環境中，要求教學秘書必須熟練使用相關的辦公軟件，而這是工作要求所決定的。只有靈活運用當代辦公軟件，才能更好地服務師生［2］。

（四）學習與寫作的能力

教學秘書要適應時代的變化，承擔日常起草與撰寫部分文件的工作，所以其學習能力與寫作水平都應達到一定水準。另外，教學秘書工作本身還存在時效性的特點，所以要求崗位人員能夠在短時間內掌握高校教務系統的應用，以及學校設置各項課程之間的關聯性，明確教學質量評估標準、師生資料歸檔等。面對如此繁雜的工作，教學秘書必須具有較佳的學習能力。另外，在授課安排調整與質量評價、師范認證等多個工作中，教學秘書都要負責文字整理及寫作，所以寫作也是其應當具備的能力。只有教學秘書擁有良好學習及寫作水平，才能對學校教學工作的有序穩定開展予以保障。

三、高校教學秘書工作的功能作用

基于上文對教學秘書工作的內容敘述，可以清楚認識到該崗位具有不可或缺的重要作用。教學秘書需貫穿于相關管理工作全程，認真探析教育重點與管理關鍵，確保相應實踐工作能有序落實，形成穩定、有組織的管理體系。

（一）服務作用

對高校教學秘書來說，服務作用應當是其中一項關鍵功能，因為其各項工作都是圍繞教學管理展開的。以微觀視角而言，教學管理包含諸多常規性工作，例如穩定日常授課秩序。對此，教學秘書應落實理論探析與實踐研究，掌握各個學期的授課任務及核心標準，確保所有教學任務都可以順利進行。同時，教學秘書應立足于服務師生，主動拉近和師生的關系，掌握在校生的學習與生活狀態，以及教師授課期間存在困難與阻礙，主動匯總情況向主管部門反映，以此逐步提升服務效果與品質，給學生學習、教師授課打造適宜的環境空間，推動各類教學活動有序推進。

（二）協作作用

高校實施教學管理中，教學秘書的作用極大，其與常規企業秘書有些類似，需在進行某項任務前，完成所需的準備活動，掌握任務的核心要義，強化和相關部門領導的溝通，做好教學管理任務的配置部署。例如，在教學校長確認工作計劃與管理工作方案后，作為教學秘書，就要迅速掌握方案執行的實質狀況與落地進度，并及時開展后續檢查與評估工作，針對工作中的缺陷，提出整改建議。由此來看，教學秘書在進行實踐任務期間，要全面展現其自身的協作作用，掌握教學管理的整個流程，深刻探究其中面臨的諸多阻礙，形成更加完善的研究計劃，給領導決策予以參考依據，確保教學管理決策的貫徹執行［3］。

（三）協調作用

教學秘書工作繁雜，牽扯教學管理的各個環節，屬于各工作間的協調“橋梁”，具有上傳下達的“中介”功能。高校教學管理期間，教學秘書應當掌握所有工作事項的執行條件，肩負起組織與實踐的任務，提煉出各項工作的重難點，推進二級部門和師生的聯系與交流。從另一個角度來看，教學秘書不僅要向下精確傳達上級部門的各個文件精神與指令，還應完成橫向調節，保障有關信息能高效傳達，維護教學管理和授課實踐的協調性，使相關管理工作得以穩定推進。

（四）監督作用

教學與實踐活動開展前，教學秘書要注重強化和師生間的關系，通過定期檢查及隨時抽查的方式，盡可能真實地掌握所有教學活動的執行狀況，并研究教學管理期間遇到的各種問題與矛盾，結合已掌握的信息，輔助校領導進行決策。利用日常監督的方式，逐步提升管理工作的落實效果，使教學實踐任務高質量執行。

四、高校教學秘書工作的優化建議

（一）保持定期工作節奏

首先，定期整理。在各個學期，教學秘書需整理大量的文件資料，這屬于常態化的任務。因而，崗位人員應保持好定期整理收集材料的工作節奏，不可在出現某項信息需求后，臨時收集統計，而應始終保障自身掌握資料的全面性。例如，教師姓名、民族、性別、職稱等信息，不應當等到需要時多次重復收集，而是要定期整理有關的資料內容，做好統計保存，以便隨時能調用相關信息。該種工作方式，不僅利于教學秘書工作高效進行，還為授課教師帶來諸多便利。其次，定期交流。教學秘書可借助微信與其他線上社交途徑，開展日常的交流式辦公。另外，也能選擇開設公眾號，推送政策信息與活動進程，并提供線上問題解答等服務，擴大師生了解信息的路徑。與此同時，面對面交流也很關鍵，有利于快速收獲工作實效。因此，教學秘書需經常與師生接觸，親臨教學一線觀察教學狀態、程序、師生需要，積極探索更適宜的工作模式，提高自身服務師生的能力。再次，定期更新。高校教學管理中，教學秘書日常收集匯總信息與材料均屬于動態行為，無法做到固定不變，因而要進行定期維護、修改、核對，確保信息數據與當前實際情況相符，以備隨時取用。最后，定期反饋。因為教學管理生成的資料文件，均需交到教務處與對應職能部門，文件內容也是動態變化的，所以要求教學秘書能定期反饋，以便部門領導核對資料文件，掌握當前教學管理的情況。同時，教學秘書還需定期匯報，確保領導及時知悉并掌握情況［4］。

（二）培養提升綜合素質

新的歷史階段，高校教學秘書必須擁有較高的個人素養，這關系到教學管理的品質與效果。在教學秘書應對多種繁雜的事務中，需擁有高水平的政治思想覺悟與修養，擁有優秀的道德情操，不斷在工作實踐中增強個人使命感與責任感，形成該崗位人員應當具備的服務意識；另外，院校教學秘書為順應現階段高校管理訴求，需主動學習、探析政治理論與國家教育事業指導路線等，清楚高等教育理論內涵，了解當代管理思路與技能，補充教育知識與能力，優化教學管理的實踐工作體系；同時，因為教學秘書的工作特殊性，其在相關管理工作中，有著較大的比重，功能作用復雜，工作多樣、量大，這對該崗位人員的心理素質有一定的考驗。在日常處理工作中，難免會遭遇不同的難題與挫折，要求教學秘書可以對自我有清楚的認識，形成客觀的評價，并勇于面對不同的工作場景，增強其適應能力，而且教學秘書需懂得控制個人情緒，保持高修養。除此之外，學校應注重培養其風險認識，能在組織籌劃各項管理活動中，始終處于熱誠狀態。

（三）重點緩解職業倦怠

由職業倦怠帶來的心理及生理、言行等方面的負面影響，會明顯降低個人的工作自主性，由此導致工作效率下降，所以若要保障教學秘書工作效果，應當考慮職業倦怠的問題。職業倦怠的形成，通常來自兩個方面：一是外因，主要由社會與組織施加的壓力。全社會需要加強對高校行政管理崗位的了解，認同管理者屬于學校職工中的關鍵要素，發揮出服務品質與管理成效對高校育人的積極作用。而組織內部基于妥善的分配崗位資源，了解并重視教學秘書崗位考評機制的特殊性，打破原本單一形式的測評體系，利用服務對象動態化評價、關聯部門民主評估、量化作業標準等，客觀、公正、全面地反映出具體的工作情況與質量。教學秘書在教學改革、學科開發、教育成果評價等工作中的貢獻，也要適當融入到考評機制中，把平日工作事務的負荷程度也應加入考評量化之中，在教學秘書崗位上建立起多勞多得的模式。二是內因，主要是自身的價值需要。教學秘書需全面展現出個人自主性，積極消除倦怠狀態，明白外界對該崗位人員的期許，并清楚教學秘書是學校育人建設的關鍵環節，需通過平日實踐行為，發揮出榜樣作用，把承受的壓力轉化成工作動力。同時，堅持個人的價值追求，在創新建設與交流反饋中，得到價值認同，并始終展現出創新意識與熱情，把自我成長追求與價值體現，轉化成人格完善塑造與強化管理能力，積極提供決策建議，參與到教學創新及改革過程之中。此外，教學秘書還應謹記個人認知的核心應當是提高自我價值，并非提高地位。通過教學秘書自主弱化由于負面態度與氛圍導致的倦怠情緒，關注自身技能優化，熟練運用各類辦公技術，不斷改進管理工作方法，學習并掌握網絡教學的管理方法，例如直播課后臺維護、課程安排、教學評估、直播旁聽等，給高校教育與行政管理革新奠定基礎［5］。

（四）完善學校頂層設計

高校需嘗試開設以教學秘書晉升為中心的管理渠道，搭配規范化的管理指導計劃與績效保障機制，完善崗位晉升模式。基于穩定、適宜的晉升體系，高校需要繼續探索新的運行模式，例如設置教學秘書或是管理方面的職稱，可按照個人的工作效能，判斷其是否有資格晉升，以此調動起教學秘書參與學校教育管理的熱情；高校也可以借鑒公務員晉升模式，采用職級職務“雙軌”形式，在領導崗位人員不多的狀況下，可增加協調員與調研員等類似的職數，達到增加工資績效的目的；而且學校要注重拓展教學秘書的崗位成長路徑，打通晉升渠道，使其擁有展示自己個人能力的機會，而不會由于晉升名額過少，導致其感到職業發展無望；此外，還要對個人進行獎勵，與一線教育工作者同樣，設置評選評優的獎項，形成正面推動效應，并適當放松各類課題申報上的局限，支持教學秘書切實參與到課題研究之中。

總之，教學秘書關系到高校辦學育人秩序及教學質量，是高校各部門之間聯系的媒介。學校需充分重視教學秘書隊伍建設，予以其多樣化的成長機會，深度挖掘其價值體現，并積極從思想上加以引導，使教學秘書能認識到自身的價值及特殊性，積極解決各種工作難題。