信息化背景下高校檔案開發利用策略研究

費鴻虹

(南通大學 檔案館，江蘇 南通 226019)

0 引言

高校檔案是高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，具有文化價值、育人價值、歷史價值、管理價值等多種價值形態[1]。高校檔案的價值實現離不開檔案資源的開發與利用。高校檔案往往由于特色資源匱乏、相應的開發利用制度規范的缺乏、專業人才短缺、開發形式陳舊等制約因素，開發利用程度不高。因此，檔案開發利用工作還存在很大進步空間，值得思考解決策略，在工作實踐中不斷開拓創新，更好地實現檔案的價值。

1 高校檔案資源開發利用的制約因素

1.1 特色檔案資源匱乏

高校根據現行的檔案法律法規和國家標準，結合自身實際情況，制定了各自的檔案管理辦法、實施細則、歸檔范圍和保管期限。在這些制度規范的指導下，檔案收集整理工作有序開展，也確保了檔案的齊全完整。而體現高校校園文化、學校精神傳承、百年辦學底蘊的歷史檔案因為年代久遠，經歷戰亂、學校變遷等情況，散失嚴重，留存較少。學校早期的紅色檔案，有愛國主義、集體主義、中國特色社會主義教育意義的檔案收集意識不強，收集數量偏少。

1.2 無制度規范可依

高校檔案館大多是從機關檔案室發展而來的，習慣從職能管理部門的角度思考問題和開展工作，缺乏作為科學文化事業機構的正確定位，容易導致重整理而輕研究、重保管而輕開發的情況。國家、地方、系統行業之間也沒有形成檔案資源開發利用方面配套的法律法規，高校檔案部門對檔案資源的開發利用缺乏具體的可操作依據。缺少制度規范和工作指導，這在一定程度上阻礙了檔案資源開發利用的深度和廣度。

1.3 專業人才短缺

檔案資源開發的主體是檔案工作者，檔案工作者的素質是深化檔案開發利用工作的關鍵。信息化時代的檔案工作者不僅是檔案實體管理者，還是檔案信息資源的管理者、整合者、傳播者，是信息產品的設計者、生產者。目前的檔案工作者由于重整理和保管，檔案工作者的專業化也只體現在檔案的收集、鑒定、分類、編目、保管及日常查借閱利用等方面。大部分高校的庫存檔案信息化工作是外包的，一方面是由于檔案部門的工作人員數量不夠，一般僅能滿足當年的日常檔案收集管理工作，不足以覆蓋信息化時代之前的館藏檔案。另一方面則是缺少全面的檔案信息化理論素養和操作技能兼備的專業人才，一般僅能熟悉掃描儀及檔案管理系統的操作，對于整個信息化規范、流程和數據提取軟件的應用等方面的知識儲備及技術掌握不夠。從高校檔案部門工作人員分工的整體情況來看，檔案基礎業務人員分工占比較大，檔案開發利用人員分工占比較小，甚至有些高校檔案館并無專門開發利用的工作崗位，從事基礎業務的人員兼做檔案編研，整體專業程度不高。

1.4 開發形式陳舊

大事記、專題匯編、年鑒、校史校志、畫冊等是高校檔案開發利用的傳統形式，這些編研成果大部分屬于內部資料，流通程度較差，即使在校內也沒有足夠的傳播度，不能充分實現資政、育人的功能，對于真正實現高校檔案價值而言還有進一步探索的空間。校史展覽是近些年特別盛行的開發方式，比傳統的形式更加直觀而且具有較好的教育效果。隨著信息技術的發展，校史展覽的傳播不斷突破時間、空間的限制，展現形式也更具有沖擊力、感染力。由此可見，檔案開發的形式和技術手段陳舊都會影響檔案利用的效果。因此，必須融入新的技術手段，創新開發形式。

2 高校檔案開發利用的策略

2.1 檔案資源建設

檔案資源建設是檔案開發利用的基礎，根據檔案利用的目的需求來反饋檔案資源的不足，明確檔案資源建設的方向，從而不斷豐富檔案資源，促進檔案的開發利用，由此建立一個良性工作機制。

2.1.1 優化館藏結構，整合館藏資源，打造特色館藏體系

檔案征集工作必須有計劃地長期持續開展，才能獲得成效。征集對象面向社會，征集范圍除了與學校相關的各類材料，如學校師生的專著、信函、回憶錄、演講稿、傳記、日志、照片、幻燈片、錄音、錄像等，可以延伸至反映地方文化、地方特色的材料，還可以向老校友、離退休的教職工等開展口述史料收集。在廣泛收集的基礎上，深化整合，打造能夠反映學校辦學特色、文化特色、藝術特色、地方特色等多方面的檔案資源體系，為高校檔案的開發利用奠定資源基礎。

2.1.2 加強檔案宣傳，提高公眾檔案意識，為檔案征集加碼

檔案資源的收集和開發利用服務成效跟公眾的檔案意識有很大關聯，加強檔案宣傳，讓公眾了解檔案的價值，了解捐贈的重大意義，以此激發公共捐贈檔案的意愿。美國高校檔案館在這方面是個很好的借鑒，他們擁有出色的檔案捐贈館藏很大程度得益于公眾的檔案意識，公眾個體有較好的歷史主人的定位，積極參與到記錄歷史的活動中，非常愿意將自己形成和收藏的歷史資料捐贈給保管條件較好的檔案館等機構。在接收捐贈的過程中，檔案部門服務周全到位，只要有人愿意捐贈，接下來所有工作都由檔案工作人員完成。即使收到檔案部門收集范圍之外的捐贈，也不會簡單拒絕，而是給出更合適的捐贈建議，這點極好地保護了公眾捐贈檔案的熱情。

2.2 制度規范建設

檔案開放的范圍和程度都需有規可依，高校檔案部門應積極探索建立和健全高校檔案開發利用規范，根據相關法律法規的規定以及高校自身的檔案資源建設和管理狀況制定高校層面的檔案資源開發制度規范，以此平衡法律限定和合理開發之間的關系，為高校檔案資源的開發提供制度保障。在此基礎上，還應確立高校檔案資源開發利用的指導思想、基本原則、組織領導、目標定位、主要任務，高校檔案資源開發的方法和具體形式及安全保障等。

2.3 人才隊伍建設

信息化背景下檔案開發利用工作要求的提高，對專業人才的培養也提出了高要求。檔案人員屬于復合人才，須具備良好的政治素質和檔案職業道德、全面的檔案專業知識素養及相關操作技能、信息化技術知識素養及相關操作技能、開發檔案所需的多學科知識素養。良好的政治素質和檔案職業道德要求堅持為黨管檔，保證檔案工作的正確政治方向，認真貫徹執行新的《檔案法》以及習近平總書記對檔案工作的批示。全面的檔案專業知識素養及相關操作技能要求有系統的檔案理論知識，在參加培訓和自主學習中不斷補充最新的檔案理論知識；在具體檔案工作實踐中學以致用，掌握熟練的檔案操作技能。信息化技術知識素養及相關操作技能要求既要學習專業的計算機、網絡等理論知識，又要學習專業的設備、軟件的操作；還要吃透與檔案信息化、電子檔案相關的規范，如關于源文件的術語、信息化的各項技術要求；掌握新的信息化設備如各類掃描儀的使用、配套的PDF轉換軟件、檔案管理系統、數據對接操作等。開發檔案所需的多學科知識素養要求掌握管理學、歷史學、傳播學、法學等學科知識。人才隊伍的培養既需要檔案從業人員自主學習、自我提升，也需要相關單位開發相應的課程，組織相應的培訓，從整體上提高從業人員的業務能力。

2.4 開發形式創新

2.4.1 建設各類信息數據庫

建設各類信息數據庫是信息化時代對檔案利用提出的新要求，它可以實現高效便捷的利用服務。檔案部門應根據不同對象的不同需求，建設有針對性的信息數據庫，不斷集合形成數據庫群。(1)學籍數據庫。學籍數據庫充分利用學生成績單、錄取名冊等檔案資源，提取學生錄取信息、學習成績、學歷學位授予情況等，主要服務對象為學生及用人單位，方便學生查詢個人學籍信息，也方便用人單位核實擬錄用人員的學歷學位情況。(2)校史數據庫。校史數據庫主要以學校發展過程中形成的管理性的文件、聲像材料為主，如學校的各種規劃、大事記及各類黨政文件、活動照片等。它可以為校史研究和展覽提供素材，為撰寫各類文件提供依據。(3)校友數據庫。校友數據庫充分利用學生錄取名冊、入學登記表、學籍表、畢業登記表等檔案，以學院、專業、班級為集合匯總校友信息，為學校校友會開展工作提供信息，也可為校友提供信息，方便校友活動聯系等。(4)紅色檔案數據庫。紅色檔案有很好的思政育人效果，是弘揚社會主旋律的專題檔案，在收集的同時可以建設數據庫，為學校思政教育提供素材，也可以成為地方紅色檔案資源建設的一部分。還可以結合學校辦學特色、重要人物、辦學理念等，建設相應的特色數據庫。

2.4.2 建設高校檔案資源共享平臺

信息化時代的檔案資源開發利用必須依托信息平臺。利用高校智慧校園建設，建設一定范圍的檔案資源共享平臺。這個共享平臺以豐富的數字化檔案資源為基礎，以完善網絡建設為方式，以高水平的檔案信息化開發為途徑，實現檔案信息的在線服務和檔案信息的遠程歸檔功能。開發移動終端網絡，利用主流社交平臺進行檔案信息的發布、宣傳與服務。

2.4.3 開發輔助教學的教具、參考資料

高校檔案館可根據自身的特點采用多種形式參與大學生思想政治教育和科學文化教育，將館藏具有教學展示性的實物館藏整理羅列，制作成展示教具，可以成為實景課堂的輔助。結合學生專業課程內容需要，匯編館藏文獻資料，可以作為學生課程學習的參考資料。

2.4.4 舉辦多主題檔案展覽

舉辦檔案展覽是高校檔案資源開發利用最常見的形式，它具有形象性、生動性、直觀性等特點。這種開發形式值得進一步深挖拓展。(1)增加展覽主題，形成系列展覽。圍繞高校校園文化和育人目的，舉辦校史展、榮譽展、名人名師展、杰出校友展、優秀畢業論文和畢業設計展等系列展覽。(2)創新展覽形式，充分利用新的科技手段，將實體展覽、網絡全景展覽等方式相結合，拓展展覽傳播廣度。還可以將AI，VI技術融入展覽，使展覽更富觀賞性。(3)不斷豐富展覽內容和實物陳列。前期征集的檔案不斷進入后期開發的具體運用中，使展覽不斷增加新元素。

2.4.5 制作檔案專題片

制作檔案專題片是檔案資源開發層次較深、過程較復雜的一種方式，能起到較好的宣傳檔案的效果。它以館藏檔案資源及其相關檔案元素為基礎，運用各種藝術手段加工，傳遞檔案信息，還原歷史真相。檔案專題片有電影類型、電視欄目類型、紀錄片類型等[2]。適合高校檔案資源開發的有電影和紀錄片類型，一般可用于展示學校典型人物、重要校史人物以及坎坷辦學歷史片段等。以館藏檔案資源為基礎，有針對性地進行資源收集，在資源豐富的情況下，進行加工制作，還原校史重要事件和人物，有較好的教育效果。

2.4.6 個性定制檔案文化產品

檔案文化產品是一種符合新時代文化傳播的方式，也是很多高校普遍開展的方式。以館藏檔案資源為開發元素，結合校園文化、學校歷史、重要人物、辦學理念、校標校識等內容進行開發。如個性定制校友紀念冊，以專業班級為單位，制作留念，主要利用學籍照、畢業合影、學位照、在校參加活動照、校園風景照等照片檔案。在實物檔案數字化的基礎上，匯編學校接受的名人名家題字贈畫等出版，可作為校際交流贈送的禮品。還可以開發校史文化元素的郵品，郵票是適合傳承珍藏的文化產品，挖掘具有校史文化元素的檔案資源，經過藝術處理后融入紀念郵品的開發，是學校文化傳播很好的方式。

2.4.7 建設“休閑利用”高校檔案館

“休閑利用”是人們在基本需求得到滿足的前提下，利用自由時間去檔案館查詢檔案以滿足個人的興趣和愛好，達到休息、消遣的目的，并使自身素質得到提高的活動。檔案的“休閑利用”在國外盛行，體現的是普遍利用檔案、休閑利用檔案的理念。“休閑利用”模式對檔案資源開發程度要求很高，可以最大程度地實現檔案的利用價值。首先，需要全面實現檔案信息化，有明確開放檔案的范圍，有方便用戶自主檢索和獲取信息的平臺。其次，需要休閑的場館建設，館舍環境建設凸顯文化色彩和休閑氛圍，有供休息的沙發長椅、咖啡廳、紀念品商店、咨詢服務臺等設施[3]。

3 高校檔案開發利用的實踐探索

實現高校檔案的育人功能是高校檔案開發利用最重要的目的。在不同的時間、場合，選擇適合的技術手段、方式，與相關的單位合作，開發多形式的內容值得在實踐中不斷探索。

3.1 新技術手段的拓展，與信息技術公司合作——張謇圖片展與校史文化長廊建設

2020年，習近平總書記兩次提及張謇，稱贊他是愛國企業家的典范、民族企業家的楷模。張謇不僅是企業家，也是教育家，是很多高校的創始人。為弘揚張謇的愛國精神和教育理念，在國際檔案日之際，利用館藏圖片檔案資源，制作張謇專題圖片展，可以起到很好的宣傳育人效果。展架圖片展覽屬于臨時展覽，如何把臨時展覽變成長期展覽，文化長廊展屏是很好的方式。文化長廊系統可以將各種展示資源以動態的形式呈現，就像歷史長河源遠流長，極具視覺沖擊力，通過人、媒、數據的互動，進行文化傳播。長廊系統可提供多展示主題，如動態圖片長廊、特色視頻長廊、特色專題長廊、校史長廊、名人長廊、校友風采長廊等，滿足不同文化傳播需求。將張謇圖片展的圖片導入文化長廊系統，可以打破展覽的時間和空間限制，展示效果極佳。

3.2 建筑藝術的融合，與建筑設計公司合作——校史園與老校門復建

校史園和老校門復建都是校園文化景點的建設項目，分別依托檔案中的學校大事記和圖片資源開展建設。前期由檔案館提供展示大綱和相應的圖文資料，由建筑設計公司進行設計，選取最合適的建筑材料將老檔案承載的學校深厚歷史底蘊用藝術的手法進行展示。將檔案資源開發建設成校園文化景點，是特別適合高校檔案資源開發的一種方式，育人效果顯著。此類校園景點都是學生拍攝打卡地。

3.3 新媒體的傳播，與宣傳部門合作——學校官微推送檔案內容

在學校每年的校慶月、校慶日、周年慶典之日推送校史檔案系列內容，既能營造校慶氣氛，又能很好地宣傳校史。在學校黨代會之際、建黨周年等時期推送學校黨組織發展、紅色檔案等相關內容是很好的黨史教育、思政教育的方式。推文內容主要以館藏文書檔案、聲像檔案、實物檔案為基礎。如“學校寶藏”系列，挖掘校史檔案中蘊藏的深厚校史文化。“學校芳華”系列，勾起校友對母校的回憶，激發愛校榮校之情。“紅色校史檔案”系列和“學校黨史人物”系列，可以激勵師生學深悟透先輩革命精神，從歷史長河中汲取紅色基因。

3.4 文創產品的開發，與文化部門合作——校慶紀念品與錄取通知書

在學校周年慶之際，利用體現學校歷史的老檔案制作紀念品；在學校的錄取通知書上使用體現學校辦學底蘊的檔案元素，是很受歡迎的檔案開發利用方式。以學校老檔案開發的校慶紀念郵品可作為贈送友好單位、來訪交流單位、校友等的禮品，是傳播校園精神文化很好的方式。以學校老校門照片、創始人語錄等元素制作的民國風格錄取通知書，是對學校百年辦學底蘊的展示，對于新生是一種精神激勵。

4 結語

隨著社會和學校事業的發展，高校檔案工作不斷推動向前，人們對檔案的認識和利用需求也明顯提高。大數據時代，各種信息技術的出現和全媒體傳播方式的發展都為檔案開發利用提供了便捷。從需求服務到主動服務，檔案開發利用工作需要不斷深入，從而充分實現檔案價值，不斷開拓創新。