預算定額在企業全面預算管理中的應用研究

張佳佳

(北京市大興煙草公司，北京 100000)

常言道，凡事預則立，不預則廢。全面預算管理已經成為現代化企業不可或缺的重要管理模式。美國著名管理學家戴維·奧利曾指出：全面預算管理是為數不多的幾個能把組織的所有關鍵問題融合于一個體系之中的管理控制方法之一。由此可見，全面預算通過業務、資金、信息、人才的整合，明確適度的分權授權、戰略驅動的業績評價等，來實現企業的資源合理配置并真實地反映出企業的實際需要，進而對作業協同、戰略貫徹、經營現狀與價值增長等方面的最終決策提供支持。

1 全面預算管理的概念及意義

預算管理是指企業在戰略目標的指導下，對未來的經營活動和相應財務結果進行充分、全面的預測和籌劃，并通過對執行過程的監控，將實際完成情況與預算目標不斷對照和分析，從而及時指導經營活動的改善和調整，以幫助管理者更加有效地管理企業和最大限度地實現戰略目標。

全面預算作為企業經營管理的重要保障措施，具有極其重要的現實意義。①為管理者提供制定計劃的契機，預算有助于管理者通過計劃具體的行為來確定可行的目標，同時能使管理者考慮生產經營中出現的各種可能的情形。②促進合作與交流，全面預算作為一個有效的溝通手段，能觸及企業的各個角落，協調組織的活動，使得管理者全盤考慮整個價值鏈之間的相互聯系。③有助于業績評價，通過預算管理各項目標的預測、組織實施，能促進企業各項目標的順利實現，保證企業各項目標的不斷提高和優化，從而體現企業業績。④形成長效激勵機制，預算的過程會促進管理者及全體員工面向未來，促進發展，有助于增強預見性，避免盲目行為，激勵員工完成企業的目標。

2 預算定額的制定、平衡及控制

預算定額標準是指企業在一定的環境和組織結構中，開展生產經營業務活動對人力、物力、財力等資源的配備、使用、耗費應當遵守的量或價的統一標準，以及獲得的成果等方面所應達到的水平。定額標準的制定直接影響預算編制的準確性，從而影響預算管理的整體效果，因此，預算定額的制定、平衡和控制具有重要實際意義。

2.1 預算定額的制定

預算定額標準制定主要根據企業開展業務類型的不同因地制宜制定不同種類的定額標準，主要分為貨幣標準與實物標準兩大類。定額標準應選用指標中不可變量、可衡量、有普適性的標準作為定額，通過定額標準與變量的計算得出的預算值，在一定業務范圍內具有客觀性、可辨識性以及易于理解性等特征，定額的測算方法不宜過于復雜，對企業預算管理業務的開展應具有實際的指導意義。定額標準根據測算類型可細分為總量指標以及單位指標。總量指標舉例來說，包括辦公費、交通費、衛生費等，品類繁多，適用于無法用統一標準和變量計算得出的指標，單位指標包含水電費標準、單箱運輸費標準、百公里油耗量、稅率、職工薪酬的計提核算比例等。預算定額標準體系是企業預算管理流程的核心依據，由于總量指標通常直接等于預算金額，容易引起編制者為保證預算額度寬松可行而加大定額標準數值，或頻繁調整定額標準的短期行為，因此，采用定額單位標準和變量，通過數理關系計算得出預算金額的定額標準制定方法，應作為首選方案。

2.2 預算定額的平衡

預算定額的管理是一個動態平衡的過程，預算定額要達到能夠對企業的經營行為進行有效協調，從而優化企業內部資源分配效率的效果，定額標準就要有一個平衡—調整—再平衡的過程。預算定額標準要結合企業的業務實際，在充分了解相關政策與法規的基礎上，適時進行標準數值的調整，同時根據企業的實際情況，適時修訂定額標準的測算方法。預算定額平衡的過程，使得預算定額更加科學化、標準化與精準化，從而達到確保資源利用合理，提高資源配置效率，從而實現企業降本增效的管理目標。

2.3 預算定額控制

在企業管理當中，企業的預算是否有效，是否有利于實現企業的最終目標，最關鍵的一點在于預算的執行，預算的有效執行主要是通過對預算定額的控制來實現的。因此，企業管理者更應關注預算執行過程中的管理。具體來講，有以下幾個方面。

2.3.1 保持預算的一致性。定額標準及預算事項一旦制定，就不應當輕易進行調整。因為企業管理者在編制預算時一般是建立在一定的假設基礎上的，倘若所依賴的假設條件存在變化，那么就會導致預算產生偏差。如果受到不可控因素的影響，且對企業原預算的執行產生影響較大，則應經過企業管理者和決策部門認可之后，才可以進行調整。通常情況下，預算定額的調整為半年一次，不宜過于頻繁。

2.3.2 保持對預算定額執行的實時監督。預算執行過程中的管理應當重點把握對執行過程的實時監督。一般而言，預算執行的過程或結果，反映了預算是否得到有效的貫徹和執行。對于預算定額，應當力求及時對預算執行過程進行監督，應以控制預算執行不突破預算定額為標準，分析各個預算執行的偏差及偏差產生的原因，制定逐年節約或同比持平的目標，在執行過程中監督預算執行的進度，準確把握預算執行的效果，及時差錯防弊，避免錯誤或損失的進一步擴大。

2.3.3 實現預算定額的全過程管理。企業要清晰確定各預算組織機構的管理權責，特別是要落實業務部門、職能管理部門和歸口管理部門的預算管理職責，充分調動全員參與全面預算的積極性。預算定額的制定可以采用權威式預算定額制定方法，也可以采用“自下而上”的編制方法，但不管采取哪種方法，從定額編制開始，到定額執行以及定額監管與評價，全面預算覆蓋的各個職能部門均要對其職責范圍的預算定額進行全過程管理，確保定額標準對預算管理的約束性、指導性能真正發揮其有效作用。

3 預算定額在全面預算管理中的實際應用

全面預算的開展從預算管理的開始階段就要做到有據行事，有理可依，預算定額的應用則功不可沒，在預算定額的實際應用中從編制到執行，從審核到評價都有一套切實可行的方法，確保預算管理真正有效的落地實施。

3.1 規范預算定額編制的流程

預算定額的編制流程參考全面預算的編制方法，通常包括權威式編制方法，參與式編制方法和混合式編制方法。但是從全面預算的管理角度，定額預算采用混合式編制方法更能切實有效地反映企業經營管理的需要和實際情況。同預算編制一樣采用“自上而下、自下而上、上下結合”的基本程序，由業務部門根據本部門需求提出預算定額制定及測算的公式和數值，由上級審核部門審議后下發預算定額予以實施，對于關鍵的指標可以由企業統一制定定額標準，要求各職能部門遵照實施，真正做到規范執行預算編制流程，落實各個職能管理部門的預算定額編制責任，協同配合。

3.2 合理運用科學的預算定額測算方法

從理論上以及數理關系上來說，預算定額的制定即測算方法，包括歷史數據統計分析法、實際測試法、目標管理法、經驗確定法、對比分析法、市場調查法等多種方法，不同企業根據不同的需求，不同指標可以采取不同的測算方法制定定額。比如電費的定額，可以運用每平方米耗電量乘以辦公面積來計算，也可以按照人均耗電量乘以人數進行測算，同時還可以根據電費的波峰波谷按照消耗時間來計算，不同企業可以有不同的選擇，例如，工業企業可以按照產量來選擇電費的核算方法，根據作業成本法將電費分配到不同產品的作業批次去，而對于在寫字樓里辦公的商業公司，這種方法明顯是不合適的。

從數學測算的方法來看，國內外研究者還運用其他一些方法制定定額。例如：研究現代制造業中輔助加工作業的時間定額運用了回歸分析法；在研究材料的最小消耗量時可以恰當地運用科學計算法；對標企業可以采用對標分析法或者算術平均法；工業企業可以采用作業分析法、概率算法等等。但是定額標準的測算并不是越復雜越好，考慮到預算定額是全面預算管理的核心部分，要求各個職能部門參與進來的同時還應關注成本效益的問題，預算定額最好在結合企業實際業務的前提下，采用通俗易懂，便于理解及易于獲取數據的方法制定，開展預算定額管理活動的同時，全面提升企業的成本效益。

3.3 加強重點項目的定額管理

重點項目，顧名思義是應在全面預算從編制到執行整個過程中予以重點關注、嚴格控制的費用，如支出、成本等，在企業逐步強調降本增效，從管理要效益的今天，對重點項目預算定額的特別管控有著重要的現實意義。

3.3.1 規范各類福利項目的發放標準。福利補貼的品類繁多，包括食堂費用、勞保費用、醫藥、補貼各項，大部分的定額標準都是采用總額標準，鑒于總額標準基本等同于預算金額，因此定額的制定和執行容易出現虛增。這就要求各項補貼、津貼必須嚴格按國家及省、市頒布的相關規定執行，不得隨意擴大范圍、變相提高標準，對福利費用項目預算定額的應用企業應當予以重點關注。

3.3.2 健全車輛費用的定額監管方法。車輛費用是近年來各類企業加強管理的一個熱點項目，國家也從政策、環保、經濟等各個方面提倡車輛費用的嚴格監管。車輛燃油費通常采取百公里油耗作為定額標準，但是修理費和雜費的預算定額標準通常不夠客觀，大多數按照歷史數據的算數平均數測算，在執行的過程中也容易突破定額標準，是定額應用的一個難點。企業應根據經營管理的需要，嚴格規定車輛的購置、運行保養等費用的支出。例如實行定點維修、定點加油和統一保險的管理辦法，節省車輛費用開支，從根本上降低運行成本。

3.3.3 關注業務招待、會議、涉外等費用預算定額的應用。業務招待、會議、涉外費用的定額基本都是總額定額，由于相關業務活動的不確定性，這一類定額在應用過程中很容易“形同虛設”。在新冠肺炎疫情尚不樂觀的今天， 各類企業都大幅縮減了此類費用的支出，在定額制定的過程中可以根據年度計劃確定招待和會議的基本標準，采用“上加法”，即基本支出標準外加額外機動支出限額作為定額編制的方法，在執行時有可能出現執行率較低的情況，可以酌情予以放寬定額執行評價的考核標準，以避免未來年度以歷史數據為依據測算定額時出現定額標準過低的情況發生。

3.4 建立評價體系

完善的評價體系是預算定額執行的有效保障，明確規范的體系與明晰職責是對預算定額執行情況進行評價的基礎。

3.4.1 完善制度體系。嚴格按照企業相關管理規定，緊密結合企業實際情況，建立起完整、系統的全面預算管理制度，尤其是具體的實施細則和相關配套制度。全面預算管理制度體系要涵蓋企業的所有單位、部門和所有重要業務事項，為強化全面預算管理考核建設提供制度保障。

3.4.2 加強預算定額分析。要建立預算定額執行情況報告以及預算分析制度，預算執行主體要切實承擔起預算定額執行的第一責任。預算定額執行的反饋要及時，全面推行預算定額執行的月度分析，在預算執行信息化過程中，最好可以做到預算支出時適時預警，事前提醒業務部門關注定額標準的額度，切實減少突破預算定額的概率。同時預算定額分析要向各業務環節深化，從總量、結構、比率、單位指標等入手，著重提高預算定額分析對各級預算部門的執行決策的支持作用。

3.4.3 建立科學有效的預算定額評價方式。預算定額在全面預算管理中應用的相關評價內容，包括全面預算管理組織建設、制度建設以及預算流程等工作開展情況、預算執行情況、成本費用控制、定額制定流程改進等方面。結合預算定額評價，努力創新、探索可行的預算考核模式，完善激勵與約束機制。預算考核不能只側重強調預算指標的金額執行率，要重點關注各項資源配置的合理性，即預算定額制定及完成的效率和效果。同時要將預算定額應用的考評結果納入績效評價體系，合理確定預算考評結果在績效評價體系中的權重。

3.4.4 建立預算定額跟蹤績效考核制度。根據企業職能要求和發展需要，并根據“統籌兼顧、保證重點”的原則，應當建立預算跟蹤和績效考核制度，嚴格按照全面預算管理的要求，將考核責任分解到人到崗，強化目標責任考核，特別是日常考核，適度加大考核力度，細化考核指標設置及扣分標準，堅持貫徹分級(層級)管理原則，將預算定額執行從預算決策機構到中層管理部門再到執行部門，層層分解，逐層考核，將年內績效工資與考核掛鉤，充分達到目標管理體系的完整性和保證考核工作的統一性的目的。

3.5 加強信息化系統的建設與應用

如今的預算管理已不再是企業人工管理這一種單一模式，財務共享模式的建立不僅在財務核算及采購方面予以運用，在預算定額管理應用方面也起到推波助瀾的作用。信息化系統的應用應逐漸成為預算定額管理的技術支撐。由于預算定額管理效果是一項事后評價體系，當評價過程中發現問題時往往錢也花了，亦為時已晚，而信息化技術可以在費用報銷階段進行預警，將超額執行的費用及支出控制在合理額度范圍之內。同時，流程繁瑣且數據精細的工作，需要應用信息化技術將數據收集與測算工作變得更加準確高效。最重要的是信息化系統可以存儲歷史數據，并加以分析對比，保證企業在預算定額管理應用上的持續性和可視化。一項管理制度的建設與應用離不開時間的檢驗，根據信息化技術反饋的結果，及時調整更新預算定額標準，從而達到構建全面完整、科學實用、運行高效的預算定額標準體系的目的。

4 結束語

預算是一項細致而全面的工作，預算定額在全面預算管理中起到決定性的作用。從預算定額的編制、分解到預算定額的執行、監控與考核，無一不需要整個企業全員參與，齊抓共管。通過強化全面預算管理及考核，加強企業凝聚力，細化生產過程，找準問題的癥結并進行有效管控，才能最終達到降本增效、精益管理的目的，從而促進企業生產經營穩定健康的發展。